Nguồn: Trần Kim Dung (2015)
1.2.1.2. Phân tích cơng việc
Trần Kim Dung (2015): “Phân tích cơng việc là q trình nghiên cứu nội dung cơng việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt cơng việc”
Khi phân tích cơng việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp
cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho cơng việc. Bảng tiêu chuẩn công việc giúp ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để hồn thành cơng việc tốt nhất.
Nói chung phân tích cơng việc sẽ cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, giúp cho nhà quản trị tuyển dụng, chọn lựa, đào tạo huấn luyện, đánh giá nhân viên, xác định giá trị công việc, trả công khen thưởng đúng người đúng việc, được minh họa theo hình 1.3.
Phân tích cơng việc
Bảng
mơ tả công việc
Bảng
tiêu chuẩn công việc
Tuyển dụng, lựa chọn Đào tạo, huấn luyện Đánh giá nhân viên Xác định giá trị nhân viên Trả cơng lao động
Hình 1.3: Mơ tả phân tích cơng việc
Nguồn: Trần Kim Dung (2015)
Phân tích cơng việc sẽ đưa ra sự mô tả công việc kỹ lưỡng, rõ ràng, đồng thời đánh giá được tần suất, tầm quan trọng của các hành vi nhiệm vụ và đánh giá chính xác về kỹ năng, khả năng và những đặc điểm khác cần có trong cơng việc, mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức trong việc thực hiện cơng việc. Ngồi ra phân tích cơng việc cịn có mối liên hệ chặt chẽ với hoạt động quản trị nguồn nhân lực như: (1) tuyển dụng và tuyển chọn, nhờ có thơng tin phân tích cơng việc mà những người tuyển dụng có thể lựa chọn và tìm thấy được người lao động thích hợp cho cơng ty và khi nghiên cứu tuyển chọn phải đánh giá những kỹ năng và khả năng quan trọng nhất cần có để thực hiện cơng việc; (2) đào tạo và phát triển nghề nghiệp để xây dựng nên những chương trình đào tạo hiệu quả thì cần biết về những kỹ năng nào là cần thiết cho công việc cũng như giúp người lao động chuyển đổi hiệu quả từ giai đoạn nghề nghiệp này giai đoạn nghề nghiệp khác; (3) lương bổng, vì lương bổng thường đi đơi với trách nhiệm và nghĩa vụ trong cơng việc. Do đó, để đưa ra một mức lương bổng phù hợp thì cần phải đánh giá chính xác những trách nhiệm và nghĩa vụ cần có
của mỗi cơng việc. Tuy nhiên, phân tích cơng việc hiệu quả cũng có thể giúp các cơng ty thay đổi hay nói cách khác là cơ cấu lại cơng việc và các quá trình hoạt động sản xuất để đáp ứng các yêu cầu thay đổi trong môi trường khơng ổn định.
Tóm lại, phân tích cơng việc là xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc; các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt cơng việc; các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hồn thành cơng việc; mối tương quan giữa cơng việc đó với cơng việc khác ở doanh nghiệp mình. Để xác định cơng việc cơng ty cần có hệ thống bảng mơ tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc cho các nhân viên phân chia công việc rõ ràng; trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi song hành. Ngồi ra, thơng tin từ phân tích cơng việc được sử dụng để định hướng cho q trình tuyển dụng và hồn thiện việc bố trí nhân viên; lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên; xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng cơng việc và hệ thống tiền lương; hồn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên và xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo của doanh nghiệp.
1.2.1.3. Tuyển dụng
John M. Ivancevich (2010): “ Tuyển dụng là tập hợp các hoạt động của tổ chức sử dụng để thu hút các ứng viên tìm việc có khả năng và phẩm chất cần thiết để giúp tổ chức hồn thành các mục tiêu” [19, tr.258]
Q trình tuyển dụng bắt đầu bằng nỗ lực tìm người có các khả năng và thái độ hợp với công việc. Việc các ứng cử viên có đáp ứng các nỗ lực tuyển dụng hay không phụ thuộc vào thái độ của họ đối với những công tác, nhiệm vụ trong công việc mới, những kinh nghiệm nghiệp vụ mà họ đã có trước đó có đáp ứng với u cầu của doanh nghiệp hay khơng. Tuyển dụng cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố tác động bên ngồi như quy định của chính phủ, tình trạng thị trường lao động, thành phần của lực lượng lao động và vị trí địa lý của doanh nghiệp. Ngồi ra, quan điểm của tổ chức về các yêu cầu tuyển dụng, các chính sách và các quy trình, hình ảnh của tổ chức cũng ảnh hưởng đến tuyển dụng.
Tuyển dụng có thể từ nguồn ứng viên nội bộ của doanh nghiệp thường được đánh giá là đáng tin cậy bởi vì tổ chức đã nắm được ít nhiều thơng tin về lý lịch của họ, nắm được phong cách làm việc và thành tích đã có tại doanh nghiệp và họ đã quen dần với phong cách làm việc riêng có của doanh nghiệp hoặc từ nguồn ứng viên bên ngoài. Tuy nhiên, hiện nay việc tuyển dụng ứng viên bên trong doanh nghiệp thường tuyển chọn các vị trí quản lý.
Khi tổ chức đã cạn kiệt nguồn ứng viên bên trong, thì có thể tuyển dụng từ bên ngồi. Có nhiều phương pháp tuyển dụng từ bên ngồi như quảng cáo trên phương tiện truyền thơng, tuyển dụng qua các trung tâm giới thiệu việc làm, tuyển dụng các sinh viên tốt nghiệp ở các trường đại học, cao đẳng, trung học
chuyên nghiệp, các cơ sở dạy nghề. Ngoài ra, ngày nay việc tuyển dụng nhân viên còn được thực hiện qua mạng internet. Tuy nhiên cũng có thể thay thế cho việc tuyển dụng thêm người băng cách yêu cầu nhân viên làm thêm giờ, thuê nhân cơng tạm thời,...
Trình tự thực hiện tuyển dụng có thể gồm các bước: (1) chuẩn bị tuyển dụng; (2) thông báo; (3) thu nhận, nghiên cứu hồ sơ; (4) phỏng vấn sơ bộ; (5) kiểm tra trắc nghiệm; (6) phỏng vấn lần hai; (7) xác minh, điều tra; (8) khám sức khỏe và (9) ra quyết định tuyển dụng. Trong các bước trên, việc kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn được cho là quan trọng, vì đây là kỹ năng tuyển chọn hữu hiệu, giúp cho nhà quản trị chọn đúng người cho đúng việc và giúp cho mỗi người hiểu rĩ hơn về năng lực của mình, chọn được một nghề hoặc một công việc phù hợp. Kiểm tra, trắc nghiệm là việc đánh giá ứng viên về mặt kiến thức, hiểu biết, sự khéo léo, thể lực, tâm lý và sở thích, thành tích, kiểm tra thực hiện cơng việc, qua phương pháp định lượng. Phương pháp này sẽ thuận lợi khi một ứng viên với tiêu chuẩn mẫu hoặc so với ứng viên khác trong q trình tuyển chọn.
Có thể khẳng định tuyển dụng là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Tuyển dụng là q trình lựa chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Làm tốt việc tuyển dụng và chọn người lao động phù hợp với cơng việc sẽ có nghĩa là làm giảm số lượng người lao động thuyên chuyển công tác, nâng cao sự hài lịng của nhân viên cũng như hiệu quả của cơng ty. Sau khi tuyển dụng, sẽ bố trí cơng việc cho người được tuyển dụng, trên cơ sở phân tích cơng việc. Việc được phân cơng phù hợp với chuyên môn và phù hợp với sở thích của người lao động thì hiệu quả công việc sẽ cao, người lao động sẽ làm việc lâu dài tại công ty và ngược lại nếu công việc được phân cơng khơng phù hợp thì người lao động sẽ nghỉ việc, nhảy việc hoặc làm việc không hiệu quả, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty.
1.2.2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo thường được sử dụng khi đề cập đến việc hướng dẫn cho mọi người cách thức thực hiện những nhiệm vụ liên quan đến cơng việc hiện tại, trong khi phát triển nói đến việc hướng dẫn cho con người các kỹ năng rộng hơn khơng chỉ hữu ích cho cơng việc hiện tại mà cịn chuẩn bị cho họ có năng lực để nhận trách nhiệm lớn hơn trong công việc tương lai.
Các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thể hiện những nỗ lực nhằm giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt khi nhân viên thực hiện công việc không đáp ứng được các tiêu chuẩn hoặc khi nhân viên nhận công việc mới; cập nhật các kỹ năng, kiến thức khi doanh nghiệp thay đổi kỹ thuật công nghệ; hướng dẫn cơng việc cho nhân viên mới; tránh tình trạng quản lý lỗi thời, cũng như chuẩn bị đội ngũ quản lý, chuyên môn kế cận và thỏa mãn nhu
cầu phát triển của nhân viên. Nhóm chức năng này, có hai hoạt động chủ yếu là (1) định hướng nghề nghiệp và (2) đào tạo và phát triển.
1.2.2.1. Định hướng phát triển nghề nghiệp
Theo John M. Ivancevich (2010), dẫn theo Greenhaus đã đưa ra một định nghĩa về nghề nghiệp: “Nghề nghiệp là một kiểu kinh nghiệm có liên quan đến cơng việc (như những mô tả công việc, trách nhiệm công việc, quyết định và những giải thích chủ quan về những sự kiện liên quan đến công việc) và hoạt động xảy ra theo chu trình cơng việc của một người.” và “Định hướng nghề nghiệp tức là định hướng, chỉ dẫn cho nhân viên hiểu biết về công việc, công ty, đồng nghiệp và nhiệm vụ của họ.” [19; tr.504-505]
Cơng ty có thể giúp cho nhân viên phát triển nghề nghiệp thông qua các hoạt động như: hội thảo, cố vấn nghề nghiệp; thiết lập các mục tiêu nghề nghiệp của công ty, cung cấp thông tin về các cơ hội nghề nghiệp, tạo nhiều cơ hội cần thiết cho nhân viên nhằm đạt được các ưu tiên phát triển nghề nghiệp; cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên biết về năng lực thực hiện công việc và các khả năng phát triển nghề nghiệp của họ; đặt ra các yêu cầu, tiêu chuẩn cao, tạo cơ hội cho nhân viên làm việc độc lập, sáng tạo đồng thời có sự quan tâm, ủng hộ cao đối với nhân viên trong công việc. Điều này sẽ giúp nhân viên, đặc biệt là các nhân viên mới tuyển hình thành các thói quen làm việc tốt, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để họ có thể thăng tiến, phát triển nghề nghiệp sau này.
1.2.2.2. Đào tạo và phát triển
John M. Ivancevich (2010): “Đào tạo là q trình thay đổi có hệ thống hành vi của nhân viên làm sao giúp các nhân viên đạt được những mục tiêu của công ty. Đào tạo tức là chỉ bảo các kỹ năng và khả năng cần có của các cơng việc hiện tại. Nó có một chương trình định hướng hiện tại và giúp nhân viên thành thạo các kỹ năng và khả năng cụ thể cần có nếu muốn thành cơng trong cơng việc. ” [19; tr.508]
Đào tạo có vai trị quan trọng đối với nhân viên hiện tại và mới. Giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn trên cơ sở cải tiến năng lực, cập nhật các kỹ năng và kiến thức mới cho nhân viên, phương pháp làm việc mới, cơng nghệ mới. Ngồi ra, đào tạo sẽ giúp phát huy tính chủ động và tinh thần trách nhiệm của nhân viên, giúp củng cố văn hóa tổ chức; định hướng cơng việc, thỏa măn nhu cầu phát triển cho nhân viên và giúp tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường.
Phân loại đào tạo: theo nội dung đào tạo, có đào tạo theo định hướng công việc và đào tạo theo định hướng doanh nghiệp. Theo cách thức tổ chức đào tạo, có các loại hình đào tạo chính quy, đào tạo tại chức.
Phương pháp đào tạo: có phương pháp đào tạo phổ biến trên lớp học, đào tạo phổ biến tại nơi làm việc.
Quy trình đào tạo bao gồm các bước quan trọng sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo: là phân tích khoảng cách giữa kiến thức, kỹ năng năng lực cần thiết thực hiện cơng việc với hiện trạng, trên cơ sở đó xác định phải đào tạo khi nào, ở đâu, nội dung gì và bao nhiêu người;
Bước 2: Lên kế hoạch và chuẩn bị, bao gồm xác định mục tiêu đào tạo, lựa chọn đối tượng đào tạo, xây dựng nội dung, lựa chọn hình thức, phương pháp đào tạo, lựa chọn giáo viên, dự tính chi phí đào tạo, cơ sở vật chất,....
Bước 3: Tổ chức thực hiện đào tạo, căn cứ vào kế hoạch và kết quả chuẩn bị, tổ chức thực hiện đào tạo, theo dõi tiến độ, điều chỉnh nếu cần thiết;
Bước 4: Đánh giá hiệu quả đào tạo, có thể kết hợp các yếu tố theo phản ứng của người học, những kiến thức kỹ năng tiếp thu được, mức độ ứng dụng vào thực hiện công việc, kết quả tổ chức đạt được.
Xác định nhu cầu
Đánh giá Lên kế
hoạch và
hiệu quả chuẩn bị
Thực thi kế hoạch
Hình 1.4: Quy trình đào tạo nguồn nhân lực
Nguồn: Trương Thu Hà (2008)
Đào tạo giúp sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Thông qua đào tạo giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình một cách tự giác với thái độ tốt hơn cũng như khả năng thích ứng của người lao động với cơng việc hiện tại cũng như trong tương lai.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có quan hệ mật thiết và không thể tách rời. Bản chất của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đều là những hoạt động giúp nâng cao trình độ, tác động đến hành vi nghề nghiệp của người lao động. Khác biệt cơ bản là đào tạo định hướng vào việc bù đắp những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng thực hiện cơng việc hiện tại của cá nhân, cịn phát triển là sự chuẩn bị những kiến thức cho việc thực hiện công việc trong tương lai.
Trên cơ sở đó, tác giả sẽ khơng tách rời hai hoạt động này mà thống nhất thành hoạt động chung là đào tạo và phát triển nghề nghiệp.
1.2.3. Duy trì nguồn nhân lực
1.2.3.1. Đánh giá thực hiện công việc của người lao động
Đánh giá hiệu quả công việc là hoạt động được sử dụng để đánh giá xem một người lao động làm việc hiệu quả ở mức nào. Mục đích của việc đánh giá là cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn và so với người khác. Khi nhận viên nhận được thơng tin phản hồi họ có thể họ có thể sử dụng chúng cho việc cải thiện kết quả thực hiện của họ. Ngoài ra, chúng cịn kích thích động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, lập kế hoạch nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, phát triển nhân viên, hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Những yếu tố hiệu quả công việc mà công ty căn cứ vào để đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động được gọi là tiêu chí đánh giá (chất lượng cơng việc, khối lượng cơng việc, chi phí để hồn tất cơng việc).
Có nhiều phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc gồm phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp bảng điểm, phương pháp lưu giữ, phương pháp quan sát hành vi, phương pháp quản trị theo mục tiêu, phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc theo các chỉ số thực