II. Giải pháp góp phần hồn thiện công tác tổ chức đấu thầu tạ
1.2 Nội dung biện pháp
Để cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất, BQLDA cần phải kiện toàn hệ thống cơ cấu tổ chức, thay đổi các mối quan hệ giữa các phịng ban trong Cơng ty:
- BQLDA nên cải tiến cơ cấu tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ mới.
Để phù hợp với nhiệm vụ mới, và phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các phòng, BQLDA nên đổi hai phịng: Phịng Kỹ thuật, Phịng Giải phóng mặt bằng và xây dựng lập hai phòng mới là Phòng Giám sát thi cơng và Phịng Đền bù. Đồng thời thành lập thêm Tổ đấu thầu dưới sự quản lý của Phịng Kế hoạch để có thể thực hiện công tác đấu thầu một cách chuyên nghiệp hơn.
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của BQLDA hiện nay:
Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức của BQLDA sau khi đã thay đổi:
Đinh Thị Cẩm Vân QTKD Công nghiệp 43B 59
Trưởng Ban Phó ban Phụ trách Kế hoạch Phó ban Phụ trách Thi cơng P.Kế
hoạch P.Vật tư P.Giám sát thi
cơng P.Đề bù chính P.Tài -Kế tốn P.hành chính -tổng hợp Tổ Đấu Phó ban Phụ trách
Kế hoạch Phó ban Phụ trách Thi cơng
P.Kế
hoạch P.Vật tư P.Kỹ thuật P.GPMB
XD P.Tài chính -Kế tốn P. Hành chính- Tổng hợp Trưởng Ban
Chức năng, nhiệm vụ của các phịng mới:
Phịng Đền bù sẽ có chức năng, nhiệm vụ: giải quyết các công việc liên quan đến vấn đề về mặt bằng, địa điểm xây dựng cơng trình.
Phịng Giám sát thi cơng có chức năng, nhiệm vụ: kiểm tra, đơn đốc q trình thi cơng cơng trình của các Nhà thầu và xử lý các vấn đề liên quan đến hiện trường cơng trình.
Tổ đấu thầu: hoạt động dưới sự quản lý của Phòng Kế hoạch, trực tiếp thực hiện các cơng việc trong q trình đấu thầu.
Trong Tổ đấu thầu thì có thể có sự phân chia cơng việc như sau:
Bảng 9: Phân chia công việc tại tổ đấu thầu
TT Hạng mục công việc Số người thực hiện
1 Lập kế hoạch đấu thầu 02
2 Lập hồ sơ mời thầu 01
3 Kiểm soát hồ sơ và hợp đồng 01
Số lượng cán bộ trong Tổ đấu thầu tối thiểu cần 4 người. Mỗi cán bộ sẽ đảm nhận các cơng việc khác nhau nhưng họ có thể hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong q trình tiến hành cơng việc như mở thầu,…
- Chun mơn hố các cơng việc tại các phòng của BQLDA.
Việc quản lý các công việc tại BQLDA nên phân định theo từng cấp và có sự chun mơn hố, chia bớt trách nhiệm cho cấp dưới. Trong mỗi phòng, nhiệm vụ được phân chia cụ thể theo nhóm thực hiện. Hàng tuần nên có những buổi họp giao ban để phổ biến cơng việc, thơng tin cơng việc giữa các phịng với nhau. Như vậy, mỗi cán bộ của BQLDA có thể nắm
vững những tổng quan cũng như tình hình chung của toàn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết cơng việc.
- Hàng tuần đều có báo cáo tổng hợp về tiến độ chung của các dự án.
Mỗi phòng đều có báo cáo riêng và hàng tuần có báo cáo theo tuần về tiến độ chung của các dự án. Chính vì vậy, khơng chỉ cấp trên mà cả cán bộ có thể nắm bắt được tình hình chung của từng dự án. BQLDA cần thực hiện báo cáo chi tiết và có báo cáo tổng kết chung cho từng dự án, báo cáo năm cần đưa ra phương hướng và giải pháp thực hiện.
- BQLDA cần chủ động cho các phòng triển khai thực hiện kế hoạch.
Khi có kế hoạch cho một dự án mới, Ban lãnh đạo BQLDA phổ biến nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng cho các Trưởng phòng một cách rất tổng quát. Các phịng sẽ dựa vào nội dung tổng qt đó vạch ra kế hoạch chi tiết cho từng cán bộ trong phịng của mình.
- BQLDA phải khơng ngừng nâng cao năng lực của chính mình.
Muốn vậy, BQLDA cần phải nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu, bằng cách:
+ Thường xuyên mở các lớp tập huấn ngắn ngày do BQLDA tổ chức hay thuê các giáo viên ở các Trường đại học, chuyên viên ở Vụ đấu thầu của Bộ Kế hoạch - Đầu tư, …
+ Thành lập đoàn đi tham khảo học tập về đấu thầu ở các đơn vị bạn như Cơng ty Điện lực Hồ Chí Minh,…
+ Cử cán bộ có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực đi đào tạo tại nước ngoài về đấu thầu để sau này về làm cán bộ nòng cốt cho BQLDA trong đấu thầu.
Đặc biệt chú trọng đến đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành đấu thầu cho cán bộ vì có thể có các gói thầu có sự tham gia của các Nhà thầu nước ngồi để tránh được những tình huống khó xử do trình độ ngoại ngữ kém.
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh mà mỗi chuyên gia như một bộ phận của cỗ máy ấy. Cỗ máy muốn hoạt động đạt hiệu suất tối
đa thì địi hỏi mỗi bộ phận cũng phải hồn hảo nhất, có nghĩa là các chuyên gia phải chuyên sâu một công việc và hiểu biết tổng thể nhiều lĩnh vực. Đây là một yêu cầu quan trọng của các chuyên gia khi tham gia đấu thầu, đặc biệt là đấu thầu quốc tế. Vì các chun gia chính là những người trực tiếp bóc tách cơng việc từ hồ sơ thiết kế, xây dựng bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, … và đặc biệt là cơng tác xét thầu.Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chuyên gia đấu thầu là rất quan trọng, chẳng hạn như: nhóm chuyên gia về thị trường chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường; nhóm chuyên gia về kinh tế chịu trách nhiệm về nội dung kinh tế của các dự án đấu thầu, họ phải là các chuyên gia giỏi quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, lợi nhuận và hiệu quả mang lại của dự án; nhóm chuyên gia về kỹ thuật công nghệ thi công tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của các loại hồ sơ, đòi hỏi phải được đào tạo chuyên sâu thông qua thực tiễn chỉ đạo thi công tại các cơng trình xây dựng (đó là các chun gia đã từng tham gia các dự án thi cơng theo tiêu chuẩn quốc tế). Nhóm chun gia về thiết bị thi công chịu trách nhiệm về việc lựa chọn thiết bị phù hợp cho dự án, tính tốn chi phí thiết bị.
- BQLDA cũng có biện pháp bố trí sử dụng cán bộ hợp lý.
Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu thiếu nên các cán bộ thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc, phải làm việc ngồi giờ,… Chính điều đó làm ảnh hưởng khơng tốt đến hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ. Vì vậy, BQLDA phải bố trí hợp lý đúng người, đúng việc” và có thể tuyển thêm các cán bộ mới.
BQLDA cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực (thưởng, phạt vật chất) để khuyến khích, động viên các cán bộ làm việc với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao.
BQLDA nên bố trí cho mỗi cán bộ một bàn làm việc với đầy đủ các thiết bị như: máy vi tính nối mạng,… Mỗi phịng nên có tối thiểu một máy in, một máy điều hồ khơng khí, …
1.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
Để giải pháp trên có thể thực hiện trong thực tế thành cơng thì cần có các điều kiện sau:
- Để làm được điều này trước tiên BQLDA cần mở rộng quy mô đặc
biệt về nhân sự và năng lực chuyên mơn tổng hợp cao.
- Có các chính sách khuyến khích cho các cán bộ làm ngồi giờ: Cơng ty tăng thêm các khoản phụ cấp cho các cán bộ làm thêm giờ.
- Cơng ty đầu tư thêm kinh phí cho các hoạt động của BQLDA như
mở các lớp tập huấn về chuyên môn, đi thực tế, đào tạo ngồi cơng việc,…
- Các phịng ban trong BQLDA có sự đồn kết, hợp tác trong cơng
việc, trong đời sống hàng ngày.