2.2.1. Hình thức Nhật ký chung
2.2.1.1. Tổng quan về hình thức Nhật ký chung
Theo hình thức này, sổ kế toán tổng hợp bao gồm Sổ NKC, Sổ Cái TK. Sổ NKC được ghi theo trình tự thời gian, căn cứ để ghi vào sổ NKC đó là các chứng từ kế toán hoặc bảng kê chứng từ. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu số phát sinh ghi ở NKC là căn cứ đối chiếu với số liệu ghi ở sổ Cái TK. Sổ Cái TK là sổ kế toán tổng hợp được ghi theo nội dung kinh tế, căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK là các chứng từ kế toán đã được ghi vào NKC, mỗi một TK được mở cho một hay nhiều trang của Sổ Cái. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái là căn cứ đối chiếu với số liệu được ghi ở NKC.
Sau khi số liệu được đối chiếu khớp đúng, kế toán căn cứ vào số liệu ghi ở Sổ Cái để ghi vào BCTC
Sổ chi tiết của hình thức này cũng gồm nhiều loại sổ khác nhau, thông thường mỗi một TK ít nhất là một sổ chi tiết để theo dõi các thông tin phuc vụ quản trị doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu
Ghi cuối tháng
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp.
Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì dồng thời với việc ghi vào Sổ NKC, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Trường hợp đơn vị mở các Sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ, tùy khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng sổ Nhật ký
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nhật ký chung
Sổ Cái
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào Sổ Cái các TK cho phù hợp, sau khi đã loại trừ số trùng lặp (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) được dùng để lập BCTC.
2.2.1.2 Thực hành ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc được lập như ở hình thức CTGS kế toán tiến hành ghi vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái TK 111, cụ thể như sau:
Công ty TNHH Hoàng Hưng
Lô A14-KCN Phú Tài-Quy Nhơn-Bình Định
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 12/2009
ĐVT: Đồng
Chứng từ DIỄN GIẢI Đã
ghi Thứ Số Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh
SH NT Nợ Có PTG229. 0021 03/12 Rút TGNH nhập quỹ R 1 2 111 1121 700.000.000 700.000.000 PC15/12 08/12 Trả tiền mua CCDC R 34 331111111 858.000 858.000 PC28/12 11/12 Trả tiền vận R 5 331111 4.000.000
chuyển vải 6 111 4.000.000 PC29/12 12/12 Trả tiền xăng xe ô tô R 7 8 331111 111 3.324.000 3.324.000 PTI251 .0125 30/12 Vay ngắn hạn nhậpquỹ R 109 111 3111 310.000.000 310.000.000 … … … … Cộng phát sinh 9.758.042.939 9.758.042.939 Sổ này có 01 trang Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH Hoàng Hưng
Lô A14-KCN Phú Tài-Quy Nhơn-Bình Định
SỔ CÁI TK: 111 – Tiền mặt VNĐ ĐVT: Đồng Chứng từ DIỄN GIẢI NKC Số hiệu TKĐƯ Số tiền SH NT Trang dòng Nợ Có Số dư đầu tháng 12 201.214.093 PTG2 29.0021 03/12 Rút TGNH nhập quỹ 01 2 1121 700.000.000 PC 15/12 08/12 Trả tiền mua CCDC 01 3 331111 858.000
PC 28/12 11/12 Trả tiền vận chuyển vải 01 5 331111 4.000.000 PC 29/12 12/12 Trả tiền xăng xe ô tô 01 7 331111 3.324.000 PTI25. 0125 30/12 Vay ngắn hạn nhậpquỹ 01 10 3111 310.000.000 … … … … Cộng phát sinh 5.110.000.000 4.648.042.939 Số dư cuối tháng 12 663.171.154 Sổ này có 01 trang Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2. Hình thức Nhật ký – Sổ Cái
2.2.2.1. Tổng quan về hình thức Nhật ký – Sổ Cái
Theo hình thức này, sổ kế toán tổng hợp của doanh nghiệp chỉ có một cuốn sổ cơ bản đó là cuốn Nhật ký – Sổ Cái. Nhật ký – Sổ Cái vừa được ghi theo trình tự thời gian, vừa được ghi theo nội dung kinh tế, căn cứ để ghi vào Nhật ký – Sổ Cái đó là các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ. Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái để có cơ sở đối chiếu với bảng tổng hợp, đối chiếu giữa phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, kế toán căn cứ vào số liệu của Sổ Cái để ghi vào hệ thống BCTC.
Sổ chi tiết của hình thức này cũng bao gồm nhiều sổ kế toán, mỗi TK ít nhất là một sổ kế toán tùy theo đặc điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế và yêu cầu quản doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Ghi chú: Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu
Ghi cuối tháng
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký – Sổ Cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký – Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ). Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng TK trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng TK tương ứng.
Hình thức Nhật ký – Sổ Cái thường được vận dụng ở các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, ví dụ như các doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, đơn vị hành chính sự nghiệp cấp 3.
2.2.2.2 Thực hành ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ (thẻ) kế
toán chi tiết Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
Nhật ký-Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
PHẦN 3
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VỀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG HƯNG
VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN CÒN LẠI
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Hoàng Hưng, sau khi tìm hiểu và nghiên cứu về công tác kế toán kết hợp với vốn kiến thức đã học em xin có một số nhận xét như sau:
3.1. NHỮNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀNG HƯNG
Với quy mô SXKD Công ty TNHH Hoàng Hưng đã tổ chức xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ, có cơ cấu hợp lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tập trung thành một phòng riêng cho nên công tác kế toán được chuyên môn hóa sâu. Mặt khác, kế toán tập trung còn có ưu điểm nữa là tất cả chứng từ đều tập trung ở phòng kế toán để có phương pháp xử lý thống nhất. Phòng kế toán có thể phân công nhiệm vụ rõ ràng, mỗi kế toán có một phần hành cụ thể, giữa các phần hành được kế toán phối hợp khéo léo tạo động lực thúc đẩy quá trình triển khai, khai thác các nghiệp vụ theo đúng chế độ hiện hành. Công ty đã trang bị cho phòng kế toán hệ thống máy vi tính đầy đủ do đó rất thuận tiện cho việc ghi chép, tổng hợp số liệu của từng kế toán viên cũng như kế toán trưởng.
Nhờ áp dụng hình thức kế toán máy mà công tác hạch toán kế toán ở Công ty trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Thêm vào đó, sự hỗ trợ của phần mềm máy tính trong công tác kế toán sẽ tạo điều kiện cung cấp, xử lý và cập nhật số liệu kế toán được nhanh chóng, chính xác, đảm bảo yêu cầu bảo mật và phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo. Do đó mặc dù khối lượng công việc khá lớn nhưng phòng kế toán có thể giải quyết tốt, luôn tạo ra được mối liên hệ mật thiết với các phòng ban khác trong Công ty, đảm bảo sự thống nhất giữa các phòng ban về kế hoạch SXKD.
Như thế, phòng kế toán có thể cung cấp các BCTC một cách nhanh nhất cho các nhà lãnh đạo khi cần thiết, góp phần tham mưu cho lãnh đạo để có thể đưa ra các quyết định phù hợp trong công tác quản lý của Công ty.
Đồng thời, bộ máy quản lý tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng phù hợp với điều kiện, quy mô SXKD của Công ty. Các phòng ban có thể tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo kịp thời, tạo điều kiện nâng cao uy tín của Công ty, tăng niềm tin vào Công ty của công nhân viên và cơ quan nhà nước hay các nhà đầu tư, đối tác…
Mấy năm gần đây tinh hình kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển theo chiều hướng tích cực, một phần không nhỏ đó là nhờ vào hoạt động tốt của công tác kế toán của Công ty.
Mặc dù thế, công tác kế toán của Công ty cũng còn nhiều tồn tại và bất cập cần được xử lý và thay đổi.
Để có thể phát huy hết năng lực của từng cán bộ kế toán, giảm áp lực cho nhân viên kế toán thì cần bố trí thêm nhân viên cho phòng kế toán. Cần tránh việc kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, từ đó nhân viên kế toán có điều kiện chuyên sâu lĩnh vực mình phụ trách.
Ngoài việc tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán cần thực hiện tốt công tác kiểm kê đảm bảo cho các số liệu kế toán được chính xác. Thường xuyên cập nhật và làm theo chế độ kế toán mới, chú ý áp dụng phần mềm kế toán cho phù hợp với chế độ kế toán.
3.2. NHẬN XÉT VỀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN CÔNG TY ÁP DỤNG VÀ CÁC HÌNH THỨC CÒN LẠI HÌNH THỨC CÒN LẠI
Hình thức kế toán Công ty TNHH Hoàng Hưng đang áp dụng
Hình thức ghi sổ mà Công ty đang áp dụng đó là hình thức Chứng từ ghi sổ. Qua thời gian thực tập tại Công ty em nhận định rằng hình thwucs này là phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD của Công ty và từ đó tạo điều kiện cho công tác kế toán tại đơn vị đạt hiệu quả cao.
Sở dĩ Công ty áp dụng hình thức này là do ở hình thức này có những ưu điểm sau: - Thứ nhất, hình thức này đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ ghi chép, dễ đối chiếu số liệu từ đó làm tăng hiệu quả của công tác kế toán
- Thứ hai, hình thức này con cho phép quản lý từng khoản mục liên quan đến các phần hành kế toán một cách chặt chẽ. Điều này là phù hợp với một Công ty có quy mô lớn khi mà có nhiều nghiệp vụ phát sinh nhưng lại liên quan đến nhiều phần hành kế toán khác nhau.
- Thứ ba, việc áp dụng hình thức CTGS thích hợp với việc áp dụng công tác kế toán trên máy vi tính của Công ty.
Tuy nhiên, hình thức CTGS cũng có những khuyết điểm như: việc ghi chép trùng lặp, tốn nhiều thời gian và phải sử dụng nhiều sổ sách. Không những thế, việc áp dụng hình thức này đòi hỏi các kế toán phải có trình độ để có thể xử lý số liệu một cách chính xác và cần phải chuyên môn hóa trong công tác kế toán.
Mặc dù còn tồn tại nhiều khuyết điểm nhưng nhờ vào việc vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán của BTC mà công tác kế toán của Công ty đã được thực hiện có hiệu quả
Các Hình thức kế toán còn lại
Ta xét xem nếu Công ty TNHH Hoàng Hưng áp dụng các hình thức ghi sổ kế toán khác thì công tác kế toán của Công ty có đạt hiệu quả cao hay không.
- Nếu Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung sẽ không phù hợp bởi vì khi áp dụng hình thức này Công ty sẽ không quản lý được các phần hành kế toán một cách chặt chẽ như hình thức CTGS mặc dù hình thức này vẫn có thể áp dụng kế toán máy dể xử lý số liệu kế toán. Như thế sẽ làm công tác kế toán không đạt hiệu quả cao do có thể dẫn đến thiếu xót trong quá trình hạch toán mà đặc biệt đối với những Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế như Công ty TNHH Hoàng Hưng thì điều đó lại càng dễ xảy ra.
- Nếu Công ty áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ Cái cũng chẳng phù hợp bởi vì hình thức này chỉ phù hợp đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, sử dụng ít TK. Trong khi đó, Công ty TNHH Hoàng Hưng lại là Công ty có quy mô lớn, là loại hình SXKD nên nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều, sử dụng nhiều TK trong quá trình hạch toán.
Như vậy việc áp dụng hình thức CTGS là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công ty TNHH Hoàng Hưng
KẾT LUẬN
Sau đợt thực tập tổng hợp, em cảm thấy mình đã tích lũy được một ít kinh nghiệm nhỏ bé trong công tác kế toán của các Công ty thực tế ngoài thị trường. Thông qua đó, em thấy rằng không phải toàn bộ kiến thức em học đều được áp dụng một cách sơ cứng mà ngược lại chúng có sự vận dụng một cách thích hợp, linh hoạt vào từng trường hợp cụ thể của từng Công ty khác nhau. Đồng thời qua đợt thực tập này em đã nhận thức được phần nào các vấn đề cơ bản trong kinh doanh mà trước đây những điều em biết còn quá ít để xử lý các tình huống xảy ra tại một Công ty. Do đó, có thể khi ra trường phần nào em còn bỡ ngỡ nhưng với những gì mà em tích lũy được trong đợt thực tập tổng hợp này và xa hơn là dợt thực tập cuối khóa sẽ giúp em phần nào thích nghi được công việc của mình.
Em xin chân thành gởi lời cảm ơn sâu sắc đến TS. Nguyễn Thị Mai Hương và tập thể các anh, chị ở các phòng ban của Công ty mà đặc biệt là các anh, chị ở phòng kế toán đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Công ty để em hoàn thành bài báo cáo này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hướng dẫn lập chứng từ kế toán và ghi sổ kế toán ( Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Nhà xuất bản Tài chính
2. Tài liệu của Công ty TNHH Hoàng Hưng 3. Tạp chí kế toán