CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
3.1 Khảo sát hiện trạng và yêu cầu
3.1.4 Khảo sát yêu cầu
3.1.4.1 Yêu cầu chức năng của hệ thống
Hệ thống gồm có 4 thành phần chính:
Phần dành cho nhân viên phòng quản trị:
- Tạo và quản trị các tài khoản người dùng trong hệ thống. Phần dành cho nhân viên phòng đào tạo:
- Quản lý sinh viên, khoa, chuyên ngành thuộc khoa, các lớp thuộc khoa, giảng viên thuộc khoa. Thông tin sinh viên gồm mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính và địa chỉ. Một sinh viên phải trực thuộc một lớp trong khoa. Thông tin của một lớp cần quản lý gồm có mã lớp, sỉ số, tên lớp. Thơng tin của khoa gồm có mã khoa, tên khoa. Mỗi khoa sẽ có một số chuyên ngành đào tạo. Mỗi chuyên ngành được quản lý bởi tên và mã chuyên ngành. Mỗi một lớp thuộc khoa thì phải thuộc một chuyên ngành của khoa đó.
- Phát sinh các lớp học phần được mở cho các học học phần (môn học) tương ứng: đầu mỗi học kỳ nhân viên phòng đào tạo sẽ phát sinh các lớp học phần được mở trong học kỳ để cho sinh viên chọn đăng ký. Mỗi lớp học phần sẽ mở cho một học phần duy nhất và mở trong một học kỳ và năm học duy nhất. Thông tin mỗi lớp học phần gồm có mã lớp học phần, khoa mà học phần trực thuộc, các môn tiên quyết, tên giảng viên dạy, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày học, tiết học, và sỉ số sinh viên.
- Thực hiện quản lý và phân công giảng viên dạy các học phần.
- Thực hiện khóa/hủy các lớp học phần theo qui tắc quản lý các lớp học phần. Phần dành cho sinh viên:
Sinh viên có thể kết nối từ xa đến hệ thống để:
- Đăng ký các học phần được phép đăng ký trong học kỳ hiện hành. - Xem và in các kết quả của các học phần đã học
- Xem thời khóa biểu học của một học kỳ nào đó hoặc xem thời khóa biểu theo tuần.
Phần dành cho giảng viên:
Giáo viên có thể kết nối từ xa đến hệ thống để:
- Xem lịch dạy theo tiến độ học kỳ nào đó hoặc xem thời khóa biểu theo tuần. - Xem, in, và xuất ra tập tin excel danh sách các sinh viên đã đăng ký các lớp học phần mà giáo viên được phân công giảng dạy.
- Nhập, in, và xuất các kết quả điểm cho các sinh viên ở các học phần đang dạy hoặc vừa kết thúc.
3.1.4.2 Các ràng buộc và quy tắc quản lý
Các lớp học phần chỉ được phép chấp nhận mở lớp khi số sinh viên đã đăng ký đạt được số tối thiểu (20 sinh viên) và không vượt qua 60 sinh viên.
- Quy tắc quản lý lớp học phần: một học phần được mở nhiều lớp học phần khác nhau cho cùng một học kỳ, mỗi lớp học phần ứng với mỗi một giáo viên được phần công giảng dạy, ngày học và tiết học khác nhau. Các lớp học phần được mở ra cho sinh viên đăng ký trước 1 tháng so với thời điểm bắt đầu học, khi đó học phần đó có trạng thái là “chờ sinh viên đăng ký”. Khi số sinh viên đăng ký bằng sỉ số tối đa thì trạng thái của học phần được chuyển sang “đã đủ sinh viên”. Khoảng trước 2 tuần khi các lớp học phần bắt đầu học, nhân viên phịng đào tạo sẽ ra sốt sỉ số sinh viên đăng ký các lớp học phần, nếu lớp nào có sỉ số đăng ký lớn hơn sỉ số tối thiểu thì chuyển trang thái của lớp học phần đó sang “Chấp nhận mở lớp”, ngược lại (số đăng ký nhỏ hơn tối thiểu thì chuyển sang “chờ hủy”
- Trong thời gian đăng ký học phần mơn học mà lớp học đó chưa được nhân viên phịng đào tào khóa (đồng ý mở) thì sinh viên có thể thực hiện hủy học phần đã đăng ký. Nếu sinh viên viên muốn hủy học phần khi lớp học phần đã khóa thì sinh viên phải đề đơn xin hủy khi đó giáo vụ khoa là người thực hiện hủy hộ. Khi quá trình đăng ký các học phần của một sinh viên được hồn tất thì hệ thống quản lý học phần sẽ gửi thông tin công nợ tới hệ thống thanh tốn (billing system) để sinh viên thực hiện đóng học phí.
- Các lớp học phần có ba trạng thái: “chờ sinh viên đăng ký”, “chấp nhận mở lớp”, “đang chờ hủy”. Trạng thái “đang chờ hủy” chỉ tồn khoảng 1 tuần, sau 1 tuần chờ hủy là được xóa khỏi hệ thống.
- Giảng viên không thể chỉnh sữa lại điểm số trong hệ thống ngay khi vừa nhập xong điểm số. Trong trường hợp có sai sót trong khi nhập điểm thì giáo sư phải qua một qui trình chỉnh sửa điểm. Tuy nhiên trong hệ thống này chưa yêu cầu có chức năng chỉnh sữa điểm.
- Một học kỳ sinh viên chỉ có thể đăng ký tối đa 10 học phần.
3.1.4.3 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống
- Hệ thống yêu cầu quản trị viên.
- Người quản trị chương trình phân quyền người dùng đối với chương trình, quản trị hệ thống và khắc phục sự cố.
- Người quản trị có thể thay đổi mật khẩu để vào chương trình sử dụng hệ thống dữ liệu.
- Người quản trị chịu trách nhiệm về bảo mật của hệ thống. - Hệ thống đảm báo tính dễ sử dụng cho người dùng. - Hệ thống có màu sắc chủ đạo của trường.
- Tốc độ truy suất phải đạt ở tốc độ chấp nhận được.
- Hệ thống phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin dữ liệu và tính tồn vẹn dữ liệu, tính sẳn dùng và tính chống thối thác.
- Sao lưu và khơi phục. - Lưu trữ dữ liệu.
3.1.4.4 Các yêu cầu khác
Do kinh phí hạn hẹp nên trường khơng đủ khả năng thay đổi tồn bộ hệ thống trong cùng một lúc. Trường sẽ giữ lại cơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có về danh mục học phần mà trong đó lưu trữ tồn bộ thơng tin về mơn học. Đây là một CSDL quan hệ và có thể truy cập bằng các câu lệnh SQL thông qua các server của trường. Hiệu suất của
hệ thống cũ này rất kém nên hệ thống mới phải bảo đảm truy cập dữ liệu trên hệ thống cũ một cách hợp lý hơn. Hệ thống mới sẽ đọc các thông tin học phần trên CSDL cũ nhưng sẽ không cập nhật chúng.