2. Quy trình kế tốn tốn tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
2.5. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ
2.5.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ
Công ty tiến hành xác định kết quả tiêu thụ vào cuối tháng, sau khi đã tổng hợp toàn bộ số liệu của công ty và của các chi nhánh gửi về. Công thức xác định kết quả tiêu thụ như sau:
Lợi nhuận hoạt động tiêu thụ hàng hố = Tổng doanh thu bán hàng - Chiết khấu thương mại - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp
TỔNG CƠNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642
CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Tháng 12 năm 2007
Đvt: đồng
STT Nội dung chứng từ TKĐƯ PS Nợ PS Có
Số kỳ trước chuyển sang 0 0
1 Tiền mặt 111 332.796.689
2 Tiền gửi ngân hàng 112 496.579.965
3 Tạm ứng 114 43.268.716
4 Hao mòn TSCĐ 214 983.862.897
5 Phải trả cho người bán 331 259.854.186 6 Thuế và các khoản phải nộp Ngân sách 333 78.855.754 7 Phải trả công nhân viên 334 1.073.746.581 8 Phải trả, phải nộp khác 338 204.011.850
… …………………………………. …… ………………. ………………..
Xác định kết quả kinh doanh 911 3.672.976.638
Phát sinh trong kỳ 3.672.976.638 3.672.976.638
Luỹ kế phát sinh năm 40.856.912.151 40.856.912.151
Số dư cuối kỳ 0 0
Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng
Các số liệu từ các sổ cái TK 511, TK 632, TK 641, TK 642 trong tháng sau khi cộng sổ được tự động kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả theo sơ đồ hạch toán như sau:
Sơ đồ 6: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ
632 Kết chuyển giá vốn 911 511 641 642 hàng bán Kết chuyển chi phí bán hàng Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển lỗ 421 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
Kết chuyển lãi
Cuối tháng, số dư các tài khoản doanh thu, chi phí được kết chuyển tự động vào sổ chi tiết và sổ cái TK 911 của tháng đó. Sau đây là trích mẫu sổ cái TK 911 của tháng 12:
Biểu số 25: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911
TỔNG CƠNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
Tháng 12 năm 2007
Đvt: Đồng
STT Nội dung chứng từ TK
ĐƯ PS Nợ PS Có
Số dư kỳ trước chuyển sang 0 0
1 Lợi nhuận chưa phân phối 421 4.847.638.796
2 Doanh thu bán hàng 511 590.467.580.294
3 Giá vốn hàng bán 632 578.649.213.674 4 Chi phí bán hàng 641 3.297.751.186 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3.672.976.638
Phát sinh trong kỳ 590.467.580.294 590.467.580.294 Luỹ kế phát sinh trong năm 6.304.157.400.507 6.304.157.400.507
Số dư cuối kỳ 0 0
Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng
PHẦN 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
1. Đánh giá khái quát về cơng tác kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
Ra đời và hoạt động trong cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mơ của Nhà nước, công ty xăng dầu Hàng không Việt nam đã không ngừng đổi mới và hoàn thiện để phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại. Khẳng định được vị thế độc quyền của mình trên thị trường xăng dầu Hàng khơng trong nước, nhưng khơng phải vì thế mà cơng ty khơng tích cực nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường. Cơng ty đã nhanh chóng tiếp thu những thành tựu khoa học kỹ thuật mới của nền kinh tế thị trường, học hỏi và vận dụng một cách sáng tạo vào quá trình kinh doanh và quản lý của mình. Thành tích đạt được là rất đáng kể, tuy nhiên, cơng ty cũng còn rất nhiều điểm tồn tại cần phải khắc phục. Một khi đánh giá được thành tích để phát huy, tìm hiểu được tồn tại để dần dần điều chỉnh, khi đó, cơng ty sẽ ngày càng lớn mạnh trên thị trường xăng dầu trong nước cũng như quốc tế.
1.1. Ưu điểm
* Về tổ chức cơng tác kế tốn tiêu thụ
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty được thực hiện theo mơ hình nửa tập trung nửa phân tán. Kế tốn tại các xí nghiệp có nhiệm vụ hạch tốn số liệu tại đơn vị mình để cuối tháng chuyển kết quả về cho văn phịng chính nhằm giảm bớt khối lượng cơng việc cho kế tốn tại văn phịng chính. Tại văn phịng chính, mỗi cán bộ kế tốn đảm nhận một hay nhiều phần hành khác nhau trong đó có riêng một kế tốn tổng hợp số liệu của các xí nghiệp chuyển về. Số liệu sau khi được tổng hợp, được chuyển sang cho kế toán các
phần hành cập nhật vào máy tính. Các kế tốn các phần hành thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu với nhau để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Như vậy, nhờ có mối liên hệ chặt chẽ giữa các phần hành mà cơng tác kế tốn tiêu thụ tại cơng ty được thực hiện khá hiệu quả, đóng góp một phần khơng nhỏ cho việc xác định kết quả trong kỳ và công tác lập kế hoạch cho năm sau.
* Về nhân viên kế toán
Cán bộ, cơng nhân viên phịng kế tốn đều có trình độ chun mơn, nắm chắc các ngun lý kế tốn. Họ ln được tập huấn, đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề, cũng như nâng cao khả năng tiếp cận khoa học kỹ thuật. Đồng thời, với sự thay đổi trong chế độ kế tốn của Nhà nước, cơng tác hướng dẫn, đào tạo ln được triển khai kịp thời. Điều đó cũng cho thấy, Ban lãnh đạo công ty rất chú ý đến công tác đào tạo, phổ biến kiến thức cho cán bộ, cơng nhân viên trong cơng ty. Bên cạnh đó, hình thức tổ chức cơng tác kế toán tập trung, nửa phân tán đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo trong cơng tác hạch tốn kế tốn các phần hành cũng như là xác định kết quả kinh doanh cuối cùng. Hình thức này cịn tạo điều kiện cho việc phân cơng, phân nhiệm, chun mơn hố cơng việc đối với nhân viên kế tốn, điều đó giúp cho các nhân viên kế tốn phát huy được tinh thần trách nhiệm cao, tính làm việc độc lập, khơng ỷ lại vào người khác và phát huy được năng lực chun mơn của mình, từ đó, góp phần tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn được gọn nhẹ, tiết kiệm, hoạt động có hiệu quả mặc dù khối lượng cơng việc kế tốn là rất lớn. Như vậy, với đội ngũ kế tốn có kinh nghiệm, có năng lực và trình độ, phịng kế tốn đã xử lý các nghiệp vụ kế tốn nói chung và các nghiệp vụ kế tốn tiêu thụ nói riêng một cách linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả, cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác và có chất lượng cho cơng tác lãnh đạo và quản lý cuả công ty.
* Về vận dụng tin học trong hạch tốn
Hệ thống cơng nghệ thơng tin đang ngày càng phát triển và nhanh chóng trở thành cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho con người. Sớm nhận thức được điều đó, ngay từ khi mới thành lập, phịng thống kê tin học của cơng ty đã tiến hành nghiên cứu và thử nghiệm thành cơng phần mềm kế tốn máy phù hợp với đặc điểm kinh doanh đặc thù của công ty. Công ty áp dụng kế tốn máy trong cơng tác hạch tốn kế tốn, chính vì vậy, cơng việc kế toán được tiến hành đơn giản, gọn nhẹ hơn rất nhiều. Đầu tiên, kế tốn cơng ty căn cứ vào chứng từ gốc, tiến hành nhập dữ liệu vào máy qua cửa sổ nhập dữ liệu. Chương trình sẽ cập nhật, phân loại xử lý thơng tin và in ra các sổ kế toán (như sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ nhật ký chung) và các báo cáo tài chính. Phần mềm kế tốn này được hồn thiện dần dần trong q trình hạch tốn. So với phần mềm Fast accounting, phần mềm kế tốn này đã thể hiện được tính ưu việt của mình:
- Việc sữa chửa sai sót được tiến hành đơn giản (được phép sửa trực tiếp trên cửa sổ nhập dữ liệu).
- Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán cũng an toàn và thuận tiện. - Các phần hành kế toán được thiết lập khá rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc của các cán bộ kế tốn.
* Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ từ khâu mua hàng đến khâu bán hàng được lập khá đầy đủ. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi cập nhật dữ liệu vào máy tính để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ. Sau khi cập nhật, chứng từ được phân loại theo từng phần hành để kế toán phần hành đó bảo quản và lưu trữ. Chứng từ trong trường hợp bán cho các doanh nghiệp cơng nghiệp và khách hàng lẻ thì các xí nghiệp giữ, chỉ nộp cho văn phịng chính các báo cáo bán hàng để văn phịng cơng ty hạch toán xác định
kết quả cuối cùng. Việc xuất hàng cho các chi nhánh được phản ánh qua phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các hoá đơn bán hàng nội bộ. Các chứng từ này được lưu trữ tại cơng ty và tại xí nghiệp làm căn cứ theo dõi chính xác lượng hàng đã xuất và đã bán được. Như vậy, việc luân chuyển chứng từ được thực hiện khá chặt chẽ, tạo điều kiện cho cơng tác hạch tốn được rõ ràng, chính xác và nâng cao tính kiểm tra, kiểm sốt trong nội bộ cơng ty.
* Về hình thức ghi sổ và hệ thống sổ sách kế toán
Cơng ty hiện đang áp dụng hình thức nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này là khá đơn giản, phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty là các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày và với khối lượng lớn. Các loại sổ theo đó cũng được thiết kế tn theo hình thức ghi sổ. Các cột chính ở các sổ tương đối tuân thủ quy định của Nhà nước. Hệ thống sổ được lập khá đầy đủ, các sổ chi tiết mở cho từng đối tượng, tạo điều kiện thuận tiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, nhanh nhạy cho Ban quản lý.
* Về hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của cơng ty nhìn chung đã tn thủ đúng theo quyết định 15 của Bộ Tài Chính, gồm các tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết. Các tài khoản nếu Nhà nước không quy định tài khoản chi tiết thì cũng được cơng ty thiết kế chi tiết đến từng đối tượng, thuận lợi cho việc hạch toán và xác định kết quả cuối cùng cho từng đối tượng. Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng thêm nhiều tài khoản trung gian để hạch toán (như TK 136 - thanh toán giá vốn hàng giao; TK 336 - tiền thu bán hàng) để theo dõi mối quan hệ thanh tốn nội bộ giữa văn phịng chính với các chi nhánh đơn vị trong cả nước.
1.2. Nhược điểm
* Về tổ chức cơng tác kế tốn tiêu thụ hàng hố
Cơng ty xăng dầu Hàng Khơng có nhiều xí nghiệp hạch tốn phụ thuộc khơng hạch tốn đến kết quả cuối cùng. Các đơn vị này nằm ở nhiều vùng khác nhau. Vào cuối mỗi tháng, các xí nghiệp gửi các thông tin đã tập hợp và hạch tốn được trong tháng cho Văn phịng chính qua mạng Internet. Chính vì vậy, việc hạch tốn tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại cơng ty gặp rất nhiều khó khăn, đơi khi khơng hồn thành về mặt thời gian.
* Về nhân viên kế toán
Số lượng các nhân viên kế tốn tại văn phịng cơng ty có thể nói là nhiều, nhưng so với khối lượng công việc lớn như vậy, nên 1 kế tốn đơi khi phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau. Điều này làm tăng khối lượng công việc cho mỗi nhân viên và có thể dẫn đến sự giảm sút hiệu quả làm việc.
* Về tin học trong hạch toán
Từ khi thiết lập đến nay, tuy đã có nhiều cố gắng hồn thiện phần mềm, nhưng bên cạnh những ưu điểm phần mềm kế tốn cơng ty cịn nhiều điểm chưa được hồn thiện. Vì đặc thù dữ liệu kế tốn được lưu trữ qua nhiều năm, mặc dầu vậy, hiện nay, phần mềm kế tốn cơng ty chưa có hệ thống ngăn chặn virut hiệu quả, đôi khi virut xâm nhập, làm ẩn thơng tin, gây khó khăn rất nhiều cho cơng tác kế tốn.
* Về cơng tác lập và luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ được bảo quản ở cả công ty và xí nghiệp. Trong trường hợp bán hàng cho khách hàng cơng ty trực tiếp ký hợp đồng, xí nghiệp gửi các hố đơn chứng từ cần thiết về cho cơng ty, trong đó hố đơn để cơng ty gửi trực tiếp cho khách hàng, cịn các chứng từ cần thiết được cơng ty lưu giữ làm căn cứ hạch toán cuối tháng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho
việc kiểm tra và giám sát của công ty được chặt chẽ hơn, tuy nhiên, do sự cách trở về mặt địa lý, các hố đơn đơi khi không được giao kịp thời cho khách hàng.
* Về hình thức ghi sổ và sổ sách kế tốn
+ Hệ thống sổ sách tại công ty tương đối đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu thơng tin cho cơng tác hạch tốn cũng như quản lý. Tuy nhiên, trong đó, cơng ty chưa mở thêm các sổ phản ánh kết quả kinh doanh của từng xí nghiệp để theo dõi kết quả kinh doanh của từng đơn vị, từ đó, đưa ra biện pháp chỉ đạo hợp lý.
+ Trường hợp công ty bán hàng qua kho chi nhánh, xí nghiệp thì hầu hết các chi nhánh, xí nghiệp nộp báo cáo bán hàng, thu tiền vào cuối tháng. Điều này dẫn đến cơng việc kế tốn bán hàng tại văn phịng cơng ty rất bận rộn vào những ngày cuối tháng và gây ra chậm trễ cho cơng tác hạch tốn tại công ty. Trường hợp bán lẻ tại các chi nhánh, xí nghiệp thì nhân viên cửa hàng bán lẻ lập bảng kê xuất hàng hoá (bán lẻ) hay báo cáo bán hàng và gửi về công ty khơng theo một quy định mang tính thống nhất. Điều này gây khó khăn cho cơng ty, ảnh hưởng khơng tốt đến cơng tác quản lý và hạch tốn kế tốn.
+ Các sổ cái được thiết lập khơng có cột ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ, điều này gây rất nhiều khó khăn cho cơng tác đối chiếu, kiểm tra định kỳ.
* Về hệ thống tài khoản kế toán
+ Việc sử dụng nhiều tài khoản trung gian để hạch tốn như tại cơng ty tuy giúp thuận tiện trong việc theo dõi quan hệ thanh toán nội bộ nhưng làm tăng khối lượng cơng việc cho kế tốn.
+ Cơng ty sử dụng tài khoản 151 - hàng đang đi trên đường để phản ánh hàng gửi tại các kho cảng đầu nguồn. Trong đó, các TK được chi tiết như sau:
TK 1511: giá trị hàng mua gửi tại kho cảng đầu nguồn TK 1512: chi phí mua hàng
Theo tính chất của TK 151 là tài khoản dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho cảng của công ty. Như vậy, dùng tài khoản này để phản ánh hàng gửi tại kho cảng đầu nguồn là khơng chính xác. Vì hàng hố này cơng ty đã chấp nhận thanh toán, đã nhận từ các tàu chuyên chở đã nhập hàng vào kho cảng của công ty chứ không phải là hàng đang đi trên biển.
+ Việc cơng ty phản ánh chi phí mua hàng vào TK 1512 là không đúng theo chế độ. Theo quy định, các chi phí mua hàng phải được phản ánh vào TK 1562 - chi phí mua hàng.
+ Tuy giá cả mặt hàng xăng dầu đang biến động liên tục song công ty vẫn chưa sử dụng TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tạo điều kiện cho công ty tránh được 1 khoản tổn thất khơng đáng có từ việc giảm giá của hàng hoá. Điều này cũng làm cho việc hạch toán xác định kết quả kinh doanh cuối cùng là chưa chính xác.
* Về thanh tốn cơng nợ