cung cấp bao gồm giá, loại hàng hóa nhập vào, điều khoản, thời gian giao, hình thức giao và
vận chuyển, số lượng đơn hàng, chất lượng quy định, hình thức thanh tốn, … e) Quản lý hợp đồng.
- Co.op quản lý hợp đồng thơng qua chu trình: Tạo PR, tạo đơn hàng, gửi đơn hàng cho nhà cung cấp, nhận hàng, thanh tốn cho nhà cung cấp.
f) Tổng quan quy trình thu mua của Co.op Mart:Trước khi mua hàng Trước khi mua hàng
- Xác định nhu cầu thơng qua hệ thống điện tốn quản trị toàn bộ các siêu thị
- Tổng kho tiếp nhận đề xuất mua hàng của từng siêu thị
- Kiểm tra nguồn cung ứng dựa trên dữ liệu về nhà cung cấp trong hệ thống
- Tiến hành trao đổi, thỏa thuận với nhà cung ứng
- Nếu là hàng hóa mua lần đầu thì siêu thị sẽ yêu cầu nhà cung ứng gửi mẫu để kiểm tra, sau đó tiến hành kiểm tra nông trại, nhà xưởng.
Khi mua hàng
- Hai bên chốt số lượng và giá cả
- Siêu thị chuẩn bị đơn hàng và đặt hàng bằng fax, có xác nhận của đại diện siêu thị và xác nhận của nhà cung ứng về các điều khoản mua bán.
- Nhà cung ứng vận chuyển hàng đến kho tổng hoặc đến từng siêu thị (kèm theo hóa đơn đỏ) tùy theo thỏa thuận giữa hai bên. Thông thường các mặt hàng số lượng nhiều mua từ các tập đồn lớn như Unilever, P&G hay Nestle thì đưa hàng về kho tổng, các lượng hàng ít hơn thì đưa về kho của từng siêu thị có nhu cầu.
3.4.3 Sản xuất
a) Đối với hàng hóa là nhãn hiệu riêng Co.opmart (Insource)
Co.op sẽ làm việc với nơi sản xuất mà họ đã thuê (OEM) để sản xuất nhãn hàng riêng, theo lượng đặt hàng đã định sẵn. Thiết lập lịch trình sản xuất, quy định thời gian bắt đầu sản xuất, thời
giao giao hàng về kho. Quy trình này được kiểm sốt và quản lý chặt chẽ từ khâu chuẩn bị nguyên liệu, quá trình sản xuất đến khi đưa vào kinh doanh với chất lượng đảm bảo. Tiếp đó sẽ là các phân đoạn xử lý tại kho trước khi vận chuyển đến kho của hệ thông siêu thị.
b) Đối với hàng hóa thu mua từ các nhà cung cấp (Outsource)
Sau khi hàng hóa được tiếp nhận tại kho tổng, hàng hóa được xử lý như sau:
- Nhân viên siêu thi kiểm tra hàng hóa tại kho tổng, khi hàng đến từng siêu thị thì tiếp tục kiểm tra 1 lần nữa trước khi nhập hàng.
- Hàng lỗi, hư hỏng sẽ được trả ngay khi nhận hàng nếu phát hiện ngay lúc đó.Trường hợp trưng bày lên kệ rồi mới phát hiện lỗi thì làm phiếu trả hàng để trả về Nhà cung cấp, hàng thực phẩm tươi sống thì Nhà cung khơng chấp nhận trả hàng sau khi trưng bày. Khơng chỉ kiểm tra hàng hóa về mặt giấy tờ, Saigon Co.op cịn có một bộ phận chuyên trách theo sát quy trình thực hiện kiểm nghiệm với từng dịng sản phẩm, đi thực tế kiểm tra tại đơn vị sản xuất, nếu thấy có dấu hiệu làm hàng giả, hàng nhái thì kiên quyết từ chối nhận hàng.
3.4.4 Quản trị kho bãi và tồn kho.
Theo Chopra Sunil và Pter Meindl (2006), “Một chuỗi cung ứng phải đạt được sự cân bằng giữa mức độ sẵn có và chi phí hàng tồn kho.” Thách thức đối với không chỉ đối với Co.op Mart mà bao gồm các nhà quản trị chuỗi cung ứng phải làm thế nào sản phẩm phải luôn được liên tục mà khơng bị tình trạng thiếu hụt và hơn nữa là tránh tình trạng tồn qua quá nhiều dẫn đến phát sinh ra nhiều chi phí.
a) Quản trị kho bãi
Quy trình này được Co.op Mart chia thành hai công đoạn là:
- Công đoạn tổ chức và sắp xếp hàng hóa trong kho.
- Cơng đoạn tổ chức và sắp xếp hàng hóa trên các kệ hàng. Hai cơng đoạn này được thực hiện song song với nhau. Cụ thể:
(1) Công đoạn tổ chức và sắp xếp hàng hóa trong kho:
Để xây dựng được thành cồn và giữu vững uy tín trong lịng khách hàng, thì chúng ta phải quan tâm đến rất nhiều yếu tố. Trong đó, phần hàng hóa là một yếu tố vơ cùng quan trọng. Để đảm bảo rằng hành hóa trong kho ln ln đầy đủ để có thể chuyển giao đến kho siêu thị mọi lúc thì ta cần phải thực hiện một quy trình bao gồm các bước: thiết kế kho, quản lý kho và dự trữ kho. Cụ thể:
Cơng đoạn này gồm 3 phần chính.
Thiết kế kho: bộ phận tại kho của Co.opmart tiến hành hoạch định lịch trình làm đầy hàng
hóa để đáp ứng mục tiêu hàng hóa ln có sẵn trong kho
Quản lý kho: do một đội ngũ thực hiện thay phiên với nhau, việc kiểm tra năng suất lao động được
thực hiện kiểm tra thủ công bởi quản lý với đảm bảo rằng ln có hàng dự trữ trong kho phục vụ cho những nhu cầu đột ngột của khách hàng. Nhiệm vụ chính của nhân viên trong quản lý kho là kiểm kê số lượng hàng hóa và làm đầy hàng khi cần thiết bằng các phần mềm hỗ trợ và thủ công.
Dự trữ kho: Đối với từng siêu thị, Saigon Co.op đã trang bị kho để dự trữ hàng ngay tại chỗ
nhằm đảm bảo lượng hàng cung cấp luôn luôn phong phú và dồi dào. Với tổng kho trung tâm phân phối và kho thực phẩm tươi sống đơng lạnh dự trữ ở Bình Dương và thành phố Hồ Chí Minh, Saigon Co.op bảo đảm quản lý và kiểm sốt tốt chất lượng hàng hóa, điều phối và luân chuyển kịp thời trên toàn hệ thống các cửa hàng thực phẩm, khơng để xảy ra tình trạng sốt hàng vào những đợt cao điểm.
Hàng hóa được nhập vào liên tục mỗi ngày. Các nhà cung cấp lớn giao hàng về tổng kho ở Bình Dương, sau đó mới từ tổng kho về các kho tại chỗ của siêu thị. Riêng các nhà cung cấp vừa và nhỏ thì giao hàng trực tiếp tại các kho tại chỗ của siêu thị. Tiền hàng được thanh toán tùy theo hợp đồng đối với từng nhà sản xuất, thơng thường là thanh tốn cuối tháng một lần và hai lần 01 tuần. Được biết 98% lượng tiền được thanh toán bằng cách chuyển khoản.
Hàng hóa sau khi được vận chuyển đến kho của siêu thị sẽ được nhân viên trưng bày tại các quầy hàng. Việc thiết kế các kệ hàng đóng một vai trị vơ cùng quan trọng. Nếu trưng bày sản phẩm một các logic và đẹp, điều nay sẽ thu hút ánh nhìn của người mua hơn. Cụ thể, hàng hóa sẽ được phân theo từng loại, đặt cố định tại các kệ hàng, nhằm giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm trong quá
trình mua sắm. Hàng hóa phải ln được duy trì trong trạng thái lắp đầy để đảm bảo cung cấp đầy đủ cho khách hàng mỗi khi họ cần.
Công đoạn này gồm 3 phần chính.
Thiết kế các kệ hàng: Việc thiết kế này nhằm phân loại kệ, cách tiếp cận của khách hàng đến từng
kệ hàng trong siêu thị, công đoạn dán nhãn, ký hiện và lên lịch trình làm đầy hàng hóa trên kệ.
Quản lý kệ hàng: Cơng đoạn này thực hiện việc bày trí kệ hàng, ký hiệu, dán nhãn, lịch
trình làm đầy kệ hàng theo cơng đoạn thiết kế đã thực hiện trước đó.
Dự trữ kệ hàng: Đảm bảo kệ hàng luôn đucợ làm đầy mọi lúc để đáp ứng nhu cầu khách
hàng.
Ngoài ra mỗi siêu thị trong chuỗi đều có hệ thống kho riêng với kích thước phù hợp cho chính siêu thị đó. Mỗi kho gồm 3 bộ phận: Bộ phận nhập, Bộ phận trung chuyển, Bộ phận xuất
Ngồi ra mỗi siêu thị trong chuỗi đều có hệ thống kho riêng với kích thước phù hợp cho chính siêu thị đó. Mỗi kho gồm 3 bộ phận:
+Bộ phận nhập
+Bộ phận trung chuyển +Bộ phận xuất
b) Quản trị tồn kho