Đối với thanh toán thông qua chuyển khoản: Chủ yếu là nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán tiền thuê gia công, nộp thuế cho cơ quan Nhà Nước.
* Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: được thực hiện sau khi quá trình mua hàng xảy ra nên để kiểm soát tốt việc thanh toán này cần có cái nhìn tổng quát về cả quá trình mua hàng.
Công tác mua hàng này thực tế do Phòng kinh doanh thực hiện và chịu trách nhiệm nên mọi chứng từ chứng minh đều phải được Trưởng phòng kinh doanh và Giám đốc duyệt nhưng vì số tiền chi trả lớn nên trước khi thanh toán, kế toán cần kiểm tra lại các chứng từ này.
Ban đầu phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất hay đơn đặt hàng xem xét nhu cầu những hàng hóa này thực tế cần thiết.
Giai đoạn từ lúc đàm phán để gửi đơn đặt hàng cho đến khi đơn đặt hàng đã được nhà cung cấp chấp thuận, trong đó đã đàm phán tất cả các điều kiện giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và thông thường thời hạn thanh toán là sau 2 đến 3 tháng.
*Mẫu chứng từ hóa đơn bán hàng:
CỤC THUẾ BÌNH ĐỊNH Mẫu số: 02GTTT3/001 Kí hiệu: 41AB/12P HÓA ĐƠN BÁN HÀNG ( Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 13 tháng 3 năm 2013 Đơn vị bán hàng: ... Địa chỉ: ... Số tài khoản: ... MS:... Điện thoại :... MST: ... Họ tên người mua:
Tên đơn vị :Công ty TNHH MTV cấp thoát nước Bình Định. Địa chỉ: 146 Lý Thái Tổ- TP Quy Nhơn.
Mã số thuế: 4100258955
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Tài khoản:...
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Đầu chống nhiễu Cái 20 10.000 200.000
2 Mainboaid G31 Cái 01 1.270.000 1.270.000
3 Mực sạc máy in Hộp 01 100.000 100.000
4 RubanLQ 300 Cái 10 120.000 1.200.000
5 Mực in HP12A Hộp 12 780.000 9.360.000
6 Cáp đầu kim Cái 01 1.250.000 1.250.000
7 Đầu kim LQ300 Cái 01 1.050.000 1.050.000
8 Mực photocopy 450i Hộp 01 350.000 350.000
9 Cable máy in USB Sợi 01 50.000 50.000
Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: 14.830.000
Số tiền viết bằng chữ:( Mười bốn triệu, tám trăm ba mươi ngàn đồng).
Người mua hàng Người bán hàng
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Đến thời hạn thanh toán, kế toán ngân hàng tiền mặt sau khi kiểm tra bộ chứng từ: Gồm Hoá đơn và phiếu nhập kho để xem số hàng hóa mua nhập kho có đúng với số ghi trên hoá đơn (về chủng loại, số lượng...) hay không? Kiểm tra các chứng từ có đồng bộ không nhằm tránh hiện tượng nhân viên thu mua sử dụng các chứng từ cũ hay kế toán ngân hàng tiền mặt gian lận thanh toán hai lần cho cùng một lần mua. Sau khi kiểm tra xong kế toán tiền mang bộ chứng từ này sang giám đốc ký duyệt và lập uỷ nhiệm chi.
Uỷ nhiệm chi gồm có 3 liên:
+ Một liên giao cho thẳng cho ngân hàng của nhà cung cấp.
+ Liên 2 để thanh toán nội bộ lưu tại kế toán công nợ (đối với bán hàng). + Liên còn lại lưu tại kế toán ngân hàng, tiền mặt.
*Thực tế Uỷ nhiệm chi ở đơn vị như sau:
Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn số: …… Liên 2:
Chi nhánh: ……… Loại tiền:……….
ỦY NHIỆM CHI Ngày 18 Tháng 03 Năm 2013 Đơn vị trả tiền :Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Bình Định...
Số tài khoản: 4300201002835...điện thoại:...
Tại ngân hàng: Nông nghiệp và phát triển nông thôn Bình Định...
Đơn vị thụ hưởng: ...
CMT/hộ chiếu:...Ngày cấp:...
Nơi cấp:...Điện thoại:...
Số tài khoản: 4308201001610...
Tại ngân hàng: Nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Phú Tài...
Số tiền bằng số: 7.892.994.000 Số tiền bằng chữ:( Bảy triệu tám trăm chín mươi hai ngàn, chín trăm chín mươi bốn đồng chẵn). Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng hóa. Đơn vị trả tiền ngân hàng A ngân hàng B 2.3.2.2 Đối với tiền mặt Đối với chi tiền mặt tại công ty có một số nghiệp vụ như: Chi trả lương cho cán bộ công nhân viên, Thanh toán tạm ứng, mua hàng hóa, chi lặt vặt...
* Trường hợp thanh toán tiền lương: Thông thường công ty phải vay ngân hàng để thực hiện khoản chi trả này. Như vậy sẽ bao gồm 3 nghiệp vụ :
+ Vay ngân hàng
+ Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt + Thanh toán lương.
Đến kỳ hạn trả lương Phòng TCHC_LĐTL chuyển bảng tổng hợp thanh toán lương đến Phòng kế toán-tài chính. Bảng tổng hợp thanh toán lương gồm 4 chữ ký: Người lập biểu, Trưởng phòng tổ chức, Kế toán trưởng, Giám đốc công ty. Đây là bảng tổng hợp lương chi tiết của các Xí nghiệp và khối văn phòng công ty. Các bảng lương chi tiết có đầy đủ 3 chữ ký của: Người lập, Trưởng bộ phận, Trưởng phòng TCHC_LĐTL.
Việc tính lương tại các xí nghiệp: Mỗi xí nghiệp có một nhân viên thực hiện việc bấm giờ theo dõi số giờ công của nhân viên và gửi về phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính nhân sự thực hiện việc theo dõi nhân sự, xây dựng định mức giờ công, theo dõi thời gian khối lượng công việc, lập bảng lương.
Sau khi nhận bảng thanh toán lương có đầy đủ chữ ký từ phòng tổ chức kế toán ngân hàng tiền mặt sẽ chuyển toàn bộ chứng từ này để kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Đồng thời lập khế ước vay tại ngân hàng, trên khế ước vay có cam kết vay với mục đích để trả lương và công ty phải thực hiện chi trả theo đúng mục đích đó.
Khi ngân hàng chấp nhận cho vay sẽ đóng dấu "Đã cho vay" vào Bảng thanh toán lương tránh việc cá nhân sử dụng lại chứng từ này để vay tiền, kế toán ngân hàng tiền mặt lập Giấy lĩnh tiền mặt với số tiền bằng số phải trả cho công nhân viên trong kỳ để rút tiền về nhập quỹ tiền mặt để trả lương và nhận giấy báo (Nợ) của ngân hàng về số tiền đã rút.
+ Quy trình rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: Các thủ tục được thực hiện như phần trình bày mục thủ tục kiểm soát đối với thu tiền mặt.
+ Quy trình chi tiền thanh toán lương: Các thủ tục được thực hiện như phần trình bày mục thủ tục kiểm soát đối với chi tiền mặt.Tuy nhiên còn có thêm khâu: Trả lương cho công nhân.
Thủ quỹ tiến hành chi trả lương cho công nhân viên căn cứ theo bảng tổng hợp thanh toán lương đã được duyệt (theo số tiền ghi trên phiếu Chi). Sau đó người phụ trách các bộ phận trực tiếp ký và nhận số tiền tương ứng với số tiền cho bộ phận mình phụ trách trên bảng lương tổng hợp.
Sau đó người phụ trách của từng bộ phận thực hiện việc trả lương cho từng phân xưởng, từng tổ, từng nhân viên ký nhận vào các bảng lương chi tiết .
Khi trả lương xong giao phiếu Chi và bảng thanh toán lương có chữ ký của người nhận cho phòng kế toán.
* Thanh toán tạm ứng
Khi nhân viên công tác về tập hợp các hoá đơn GTGT(nếu có) hoặc các hoá đơn tàu xe, nơi trọ...và giấy thanh toán tạm ứng để kế toán ngân hàng tiền mặt kiểm
tra các chứng từ này về sự hợp lệ của các hoá đơn GTGT, kiểm tra lại số tiền trên hoá đơn có phù hợp với số tiền trên giấy thanh toán tạm ứng ... Sau đó chuyển đến kế toán trưởng (hoặc phó phòng kế toán) ký duyệt sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ này và thông thường các chứng từ này được ký bởi Phó phòng kế toán. Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng nếu nhân viên tạm ứng thiếu kế toán tiền viết phiếu chi với lý do chi trả tiền tạm ứng thiếu, nếu dư viết phiếu thu với lý do hoàn tạm ứng.
2.3.3 Thủ tục kiểm soát số dư bằng tiền* Đối với tiền mặt tại quỹ * Đối với tiền mặt tại quỹ
Đối với Công ty cổ TNHH MTV Cấp thoát nước Bình Định lượng tiền mặt tại quỹ chiếm tỷ trọng ít vì vậy công tác kiểm soát như sau:
- Thực hiện kiểm kê quỹ nhưng không được công ty thực hiện thường xuyên. - Cuối tháng kế toán ngân hàng tiền mặt tổng hợp sổ chi tiết tiền mặt tiến hành
đối chiếu với sổ Quỹ.
* Đối với tiền gửi, tiền vay ngân hàng
Cuối mỗi tháng các ngân hàng sẽ gửi Thư xác nhận số dư tài khoản và sổ chi tiết tài khoản của công ty tại ngân hàng.
Cụ thể: Đối với ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Trang 32
THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ
Kính gửi: Công ty Cổ TNHH MTV Cấp thoát nước Bình Định. Địa chỉ: 146 Lý Thái Tổ-TP Quy Nhơn.
Chúng tôi xin thông báo số dư các tài khoản của Quý khách mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Bình Định, chi nhánh TP Quy Nhơn đến hết ngày 31/12/2012 như sau:
TÀI KHOẢN SỐ DƯ GHI CHÚ
10021485
10022513 (USD) ***VNĐ *** 613.99.861
TP Quy Nhơn Ngày 3/1/2013 TL Giám đốc
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN TẠI CÔNG TUY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC BÌNH ĐỊNH
3.1. NHẬN XÉT CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC BÌNH ĐỊNH
3.1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền
Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm (thủ tục kiểm
soát được thực hiện) Hạn chế
Khoản thu tiền được ghi sổ là số tiền Công ty thực tế nhận được (tính có thật)
- Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Cụ thể: Cách ly giữa người giữ tiền (Thủ quỹ) và người ghi sổ (kế toán ngân hàng tiền mặt).
- Đối chiếu phiếu thu với các hoá đơn tương ứng.
- Người thực hiện cân đối là kế toán ngân hàng tiền mặt.Việc cân đối này được thực hiện rất đơn giản, qua loa bằng cách nhận các chứng từ do ngân hàng gửi đến và
- Nhân viên kế toán cân đối với tài khoản ngân hàng.
điều chỉnh sổ sách nếu có sai lệch.
Các khoản thu tiền đều được ghi sổ theo số thực tế nhận được (tính đầy đủ)
- Tách biệt trách nhiệm giữa người ghi sổ và người quản lý tiền.
- Sử dụng giấy báo nhận tiền (giấy lĩnh tiền mặt, giấy báo Có) có xác nhận để làm căn cứ ghi sổ.
- Việc đối chiếu giữa các nhân viên không chặt chẽ và không thường xuyên, chỉ được kế toán tổng hợp kiểm tra vào cuối kỳ - Không thực hiện việc gửi báo cáo hàng tháng cho khách hàng
Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn
Áp dụng một hệ thống tài khoản đầy đủ.
Việc chi tiết đối với tài khoản 111 theo từng ngân hàng (như 1112, 1113) là không cần thiết Các khoản thu tiền
được phản ánh kịp thời
Không tồn tại một nhân viên độc lập thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ và nhập quỹ tiền mặt mà việc kiểm tra này được thực hiện vào cuối kỳ do kế toán tổng hợp thực hiện.
Các khoản thu tiền được ghi vào sổ chi tiết đúng đắn và được
- Kiểm tra nội bộ dưới hình thức cộng tổng các khoản thu ở sổ Quỹ và đối
Kế toán tổng hợp vừa là người lên sổ Cái đồng thời là người đối chiếu
tổng hợp chính xác chiếu với sổ Cái.
- Tách biệt trách nhiệm giữa việc ghi sổ chi tiết tiền mặt với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu.
với sổ Quỹ.
3.1.2. Đối với nghiệp vụ chi tiền
Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm (thủ tục kiểm
soát được thực hiện) Nhược điểm
Các khoản chi tiền được sử dụng đúng mục đích hay số tiền được ghi sổ là của:
+ Hàng hoá và dịch vụ thực tế nhận được + Khoản tiền phải trả cho số nhân viên thực có.
- Tách biệt trách nhiệm giữa:
+ Kế toán công nợ, kế toán ngân hàng tiền mặt và thủ quỹ.
+ Giữa nhân viên theo dõi chấm công, tính lương và trả lương
- Các chứng từ thanh toán đều được kiểm tra trước khi lập phiếu chi .
- Việc đối chiếu lẫn nhau giữa các nhân viên không được thực hiện thường xuyên
- Phòng tổ chức hành chính vừa thực hiện tuyển dụng, theo dõi nhân sự đồng thời thực hiện tính và lập bảng lương. Như vậy có thể dẫn đến trường hợp tình trạng khai khống số lượng nhân viên, số giờ công.
Nghiệp vụ chi tiền mặt được phê chuẩn đúng đắn
Các phiếu chi, uỷ nhiệm chi được ký duyệt
Tuy nhiên không phải tất cả các nghiệp vụ đều được ký duyệt hoặc không đủ tất cả các chữ ký nhất là những khoản tạm ứng. Các nghiệp vụ chi tiền
đều được ghi sổ
- Phiếu chi và các chứng từ thanh toán đều được đánh số trước
- Không chuẩn bị bảng cân đối (bảng điều hoà số dư) với ngân hàng.
- Tách biệt chức trách nhiệm ghi sổ (kế toán ngân hàng tiền mặt) và trách nhiệm quản lý tiền (thủ quỹ).
-Việc ghi sổ không được kiểm tra thường xuyên
Các nghiệp vụ chi tiền đều được phân loại đúng đắn
Như nghiệp vụ thu tiền Như nghiệp vụ thu tiền
Các nghiệp vụ chi tiền được đánh giá đúng đắn
-Phòng kế toán thanh toán lương theo bảng lương do phòng hành chính lập nhưng quá trình tính toán không được kiểm tra lại. Các nghiệp vụ chi tiền
được vào sổ đúng kỳ
Không thường xuyên ghi sổ ngay khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán được thực hiện mà các chứng từ này thường dồn vào cuối kỳ
Các nghiệp vụ chi tiền được phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tương ứng và chúng được tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổng hợp.
Kiểm tra nội bộ dưới hình thức cộng tổng các khoản chi tiền ở sổ Quỹ và đối chiếu với sổ Cái.
3.1.3 Đối với số dư vốn bằng tiền:
3.1.3.1 Ưu điểm:
- Lượng tiền thu về được chuyển đến nơi cất trữ tập trung .
- Khu vực của người thu tiền (phòng của thủ quỹ) được tách biệt và ngăn cách ra khỏi văn phòng
3.1.3.2 Nhược điểm:
- Không quy định hạn mức tồn quỹ.
- Việc kiểm kê quỹ không được thực hiện thường xuyên, đôi khi chỉ đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi với sổ Cái, sổ chi tiết tiền mặt với sổ Cái. Mọi công việc đối chiếu này đều do kế toán tổng hợp thực hiện nên không mang tính khách quan.
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC BÌNH ĐỊNH
Về cơ bản việc kiểm soát chu trình tiền ở công ty được thực hiện khá tốt những sai sót hay gian lận xảy ra là do việc đối chiếu không được thực hiện thường xuyên dẫn đến trường hợp: Ban đầu chỉ sai sót, gian lận xảy ra do một nghiệp vụ nhưng không được phát hiện, điều chỉnh kịp thời dẫn đến hậu quả là các sai sót tiếp tục sai theo kiểu "dây chuyền". Nguy hiểm hơn là các chứng từ tuy đầy đủ các chữ ký nhưng vẫn được lưu chuyển bình thường điều này là kẻ hở cho gian lận xảy ra. Vì vậy, yêu cầu đối với công tác hoàn thiện là phải làm sao để xác định những khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực hiện cho tốt.
Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ở Công ty:
3.2.1. Tăng cường tính độc lập và năng lực cho Ban kiểm soát
Công ty cần phải tăng cường chức năng, quyền hạn của ban kiểm soát, coi trọng ban kiểm soát với tư cách là thanh tra của chủ sở hữu và có toàn quyền kiểm tra doanh nghiệp, đặc biệt là tài chính; họ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ càng để có thể phát hiện được những khoản chi phí bất hợp lý, chi vượt định mức, những chứng từ giả mạo (nếu có). Trưởng ban kiểm soát phải là chuyên gia tài chính, có đạo đức, phấm chất tốt và nhất thiết phải không thuộc biên chế phòng tài chính kế toán. Kiểm soát viên cần phải được đào tạo bài bản về kiến thức và phương pháp
làm việc của một kiểm soát viên thực thụ, cần có quy định về công tác đào tạo đối với kiểm soát viên khi được bầu vào Ban kiểm soát. Việc đào tạo có thế kết hợp với