2.2.2.1 Chứng từ sử dụng gồm:
Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho - phiếu xuất kho
2.2.2.2 Thủ tục nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH
Biên Thùy.
* Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: theo quy định tất cả nguyên vật liệu khi về đến công ty thì đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận được hoá đơn của người bán hoặc của nhân viên mua nguyên vật liệu mang về, ban kiểm nghiệm của công ty sẽ đối chiếu với kế hoạch thu mua và kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách sản xuất của nguyên vật liệu để nhập kho
Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán lập phiếu nhập kho theo phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và thủ kho mới hợp lệ
o Phiếu nhập kho nguyên vật liệu được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần, trong đó:
Liên 1: Lưu tại quyển
Liên 2: Giao cho người nhập hàng
Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán
o Người lập phiếu nhập kho ghi cột tên chủng loại, quy cách và số lượng nhập theo chứng từ
CỤC THUẾ TP. HẢI PHÒNG Mẫu số: 01GTKT6/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 02AD/11P Liên 2: Giao người mua Số: 0022501
Ngày 19 tháng 09 năm 2011
Đơn vị bán hàng:Công ty TNHH Minh Khương Mã số thuế: 0200995232
Địa chỉ: Khu 4 – TT Tiên Lãng – Hải Phòng
Điện thoại:………Số tài khoản:……….. Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Biên Thùy Mã số thuế: 0200120311
Địa chỉ:Tân Lập – Đoàn Lập – Tiên Lãng – Hải Phòng
Hình thức thanh toán: TM. Số tài khoản:……… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Xi măng PCB 30 Tấn 15.8 1.140.000 18.012.000
Cộng tiền hàng: 18.012.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.801.200 Tổng cộng tiền thanh toán: 19.813.200 Số tiền bằng chữ: Mười chín tám trăm mười ba nghìn hai trăm đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên
Ví dụ minh hoạ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0003747 ngày 20 tháng 09 năm 2011, kế toán lập PNK như sau:
CTY TNHH BIÊN THÙY
Tân Lập- Đoàn Lập - TL - HP
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 19 tháng 09 năm 2011
Số: 109
Họ và tên người giao: Phạm Thị Thu Hương NỢ CÓ
Theo.HĐ GTGT số 3747 ngày 19 tháng 09 năm 2011
152 111
Của: Cty TNHH Minh Khương Nhập tại kho: Công ty TNHH Biên Thùy
Stt Tên hàng Đơn vị tính lượngSố Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú
1 Xi măng Tấn 15.8 1.140.000 18.012.000
Nhập ngày 19 tháng 09 năm 2010
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, các đội trưởng lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường, phòng kế hoạch thị trường xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL để duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu nguyên vật liệu có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là nguyên vật liệu xuất kho theo định kì thì không cần phải qua xét duyệt của ban lãnh đạo công ty. Sau đó phòng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho thủ kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu ghi thẻ kho, kí phiếu xuất kho chuyển cho kế toán ghi sổ và bảo quản lưu trữ
- phiếu xuất kho theo, phiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập thành 3 liên, đặt lên giấy than viết 1 lần trong đó:
o Liên 1: Lưu tại quyển
o Liên 2: Giao cho người nhận hàng
o Liên 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ
- Trên phiếu xuất kho người lập phiếu ghi cột tên chủng loại, quy cách, số lượng xuất theo yêu cầu, thủ kho ghi cột thực xuất, kế toán ghi cột đơn giá và thành tiền. Phiếu xuất kho phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng và chính xác,
không tẩy xoá, đầy đủ số lượng giá trị nguyên vật liệu và có đầy đủ chữ ký của người xuất
Ví dụ: Ngày 22 tháng 09 năm 2011, theo yêu cầu của công trình trường tiểu học Đoàn Lập công ty đã xuất kho cho công trình 15.8 tấn xi măng.
CTY TNHH BIÊN THÙY Tân Lập- Đoàn Lập - TL - HP
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 22 tháng 09 năm 2011
Số: 112
Họ và tên người nhận hàng: Đỗ Văn Minh NỢ CÓ
Lý do xuất kho: Xuất cho Công trình TH Đoàn Lập
154 152
Xuất tại kho Cty TNHH Biên Thùy Địa điểm: Đoàn lập – Tiên Lãng
Stt TÊN HÀNG Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 Xi măng Tấn 15.8 1.140.000 18.012.000
Cộng: 18.012.000
Bằng chữ: Mười tám triệu không trăm mười hai nghìn đồng chẵn./.
Nhập ngày 22 tháng 09 năm 2010
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.2.3 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH
Biên Thùy.
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi thẻ song song.
Thẻ kho
PNK NVL PXK NVL
Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Tại kho:
Thủ kho mở thẻ kho cho từng danh điểm nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng
Cơ sở lập thẻ kho: căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, cuối tháng, thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho và số lượng nhập – xuất – tồn trên thẻ kho phải khớp với số lượng nhập – xuất – tồn trên sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Mỗi thẻ kho được dùng cho 1 thứ nguyên vật liệu cùng nhãn hiệu quy cách ở cùng một kho, phòng kế toán lập thẻ và ghi chỉ tiêu tên nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày
Cột A ghi số thứ tự
Cột B ghi ngày tháng của phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
Cột C, D ghi số hiệu cổ phiếu của phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Cột E ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cột F ghi ngày nhập kho, xuất kho Cột 1 ghi số lượng nhập kho
Cột 2 ghi số lượng xuất kho
Cột 3 ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập hoặc cuối mỗi ngày
Cột G theo định kỳ nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho
Sau mỗi lần kiểm kê, phải điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế, kiểm kê theo chế độ quy định
Ví dụ: Ngày 20/09 nhập kho NVL 234 kg Inox giá nhập kho 76.700đ/kg. Phiếu nhập kho số 110.
Ngày 22/09 xuất số 463.8 kg cho công trình TT GDTX Tiên Lãng theo phiếu xuất kho số 111. Biết công ty tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, trong kho còn 465.8kg hàng tồn.
CỤC THUẾ TP. HẢI PHÒNG Mẫu số: 01GTKT6/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 02AD/11P Liên 2: Giao người mua Số: 0022505
Ngày 20tháng 09 năm 2011
Đơn vị bán hàng:Công ty TNHH Minh Khương Mã số thuế: 0200995232
Địa chỉ: Khu 4 – TT Tiên Lãng – Hải Phòng
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Biên Thùy Mã số thuế: 0200120311
Địa chỉ:Tân Lập – Đoàn Lập – Tiên Lãng – Hải Phòng
Hình thức thanh toán: TM. Số tài khoản:……… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Inox kg 234 76.700 17.947.800
Cộng tiền hàng: 17.947.800 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.794.780 Tổng cộng tiền thanh toán: 19.742.580 Số tiền bằng chữ: Mười chín bẩy trăm bốn mươi hai nghìn năm trăm tám mươi đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên)
CTY TNHH BIÊN THÙY
Tân Lập- Đoàn Lập - TL - HP
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 20 tháng 09 năm 2011
Số: 109
Họ và tên người giao: Phạm Thị Thu Hương NỢ CÓ
Theo.HĐ GTGT số 0277 ngày 20 tháng 09 năm 2011
152 111
Stt Tên hàng Đơn vị tính lượngSố Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú
1 Inox Kg 234 76.700 17.947.800
Cộng: 17.947.800
Bằng chữ: Mười bẩy triệu chín trăm bốn mươi bẩy nghìn tám trăm đồng chẵn./.
Nhập ngày 20 tháng 09 năm 2010
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CTY TNHH BIÊN THÙY Tân Lập- Đoàn Lập - TL - HP
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 22 tháng 09 năm 2011
Số: 111
Họ và tên người nhận hàng: Đỗ Văn Minh NỢ CÓ
Lý do xuất kho: Xuất cho Công trình TTGDTX Tiên Lãng
154 152
Xuất tại kho Cty TNHH Biên Thùy Địa điểm: Đoàn lập – Tiên Lãng
Stt TÊN HÀNG Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 Inox Kg 463.8 76.700 35.753.000 Cộng: 35.753.000
Bằng chữ: Ba mươi năm triệu bảy trăm năm mươi ba nghìn đồng chẵn./.
Nhập ngày 22 tháng 09 năm 2010
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho NVL lập the kho cho vất tư Inox.
Đơn vị: Công ty TNHH Biên Thùy Mẫu số: S09- DNN
Địa chỉ: Đoàn lập – Tiên Lãng – HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO(SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 01/09 Tờ số: 06
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Inox - Đơn vị tính: Kg - Mã số: 02 Số TT NT SH Diễn giải Ngày nhập Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 465.8 20/09 110 Nhập Inox 20/09 234 ……… …………. 22/09 111 Xuất Inox cho
công trình
22/09 463.8 236
Cộng cuối kỳ 30/09 236
Ngày 30 tháng 09 năm 2011
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Tại phòng kế toán
Sổ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán chi tiết vật tư thực hiện, mỗi sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở cho một danh điểm vật tư theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị
• Cơ sở lập sổ chi tiết nguyên vật liệu: căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, cuối ngày, cuối tháng, kế toán tính ra số lượng và giá trị tồn kho của từng danh điểm. Số lượng nhập – xuất – tồn trong tháng trên sổ chi tiết phải khớp với thẻ kho của cùng danh điểm
• Phương pháp ghi sổ chi tiết
o Cột A, B ghi số hiệu ngày tháng của chứng từ nhập kho, xuất kho o Cột C ghi diễn giải nội dung của chứng từ dùng để ghi sổ
o Cột D ghi số hiệu tài khoản đối ứng
o Cột 1 ghi đơn giá (giá vốn) của một đơn vị vật liệu nhập kho, xuất kho o Cột 2 ghi số lượng nguyên vật liệu nhập kho
o Cột 3 căn cứ vào hoá đơn, PNK ghi giá trị (số tiền vật liệu nhập kho) (cột 3 = cột 1 x cột 2)
o Cột 4 ghi số lượng sản phẩm vật liệu xuất kho
o Cột 5 ghi giá trị vật liệu xuất kho (cột 5 = cột 1 x cột 4) o Cột 6 ghi số lượng vật liệu tồn kho
o Cột 7 ghi giá trị vật liệu tồn kho (cột 7 = cột 1 x cột 6)
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu
o Cơ sở lập : căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, mỗi danh điểm nguyên vật liệu được ghi một dòng trên bảng tổng hợp, cuối tháng cộng sổ, số liệu phải khớp với sổ cái TK 152
o Phương pháp ghi sổ
Cột A ghi số thứ tự nguyên vật liệu
Cột B ghi tên quy cách nguyên vật liệu theo sổ chi tiết, nguyên vật liệu (mỗi thứ ghi 1 dòng)
Cột 1 ghi giá trị tồn đầu kỳ (số liệu dòng tồn đầu kỳ ở cột 7 trên sổ nguyên vật liệu)
Cột 2 ghi giá trị nhập trong kỳ, số liệu dòng cộng cột 3 trên sổ chi tiết nguyên vật liệu
Cột 3, giá trị xuất trong kỳ (lấy số liệu dòng cộng cột 5 trên sổ chi tiết nguyên vật liệu)
Cột 4, giá trị tồn cuối kỳ lấy số liệu tồn cuối kỳ ở cột 7 trên sổ chi tiết nguyên vật liệu
Sau khi ghi xong, tiến hành cộng bảng tổng hợp. Số liệu trên dòng tổng cộng được đối chiếu với số liệu trên sổ cái của các tài khoản 152 .v.v…
o Số liệu cột 1 đối chiếu với số dư đầu kỳ o Số liệu cột 2 đối chiếu với số phát sinh nợ o Số liệu cột 3 đối chiếu với số phát sinh có o Số liệu cột 4 đối chiếu với số dư cuối kỳ
Đơn vị: Công ty TNHH Biên Thùy
Địa chỉ: Đoàn Lập- Tiên Lãng- Hải Phòng
Mẫu số S08- DNN
( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/092006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản:152
Tháng 09 năm 2011
ĐVT: Đồng
STT Tên quy cách vật liệu Số tiền
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
A B 1 2 3 4 Xi măng 36.138.000 18.012.000 36.138.000 18.012.000 ……….. Inox 35.680.000 17.947.800 35.588.000 18.039.800 ……… Tôn mạ màu 35.910.000 18.150.000 36.300.000 17.760.000 ……….. Thép 18.139.000 18.139.000 Sơn 17.680.000 17.680.000 Cộng 107.728.000 63.082.800 118.026.000 52.784.800 Ngày 30 tháng 9 năm 2011 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Dùng để phản ánh tổng giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi Có TK 152, ghi Nợ TK 621,). Bảng nguyên vật liệu gồm các cột dọc phản ánh các loại nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên vật liệu.
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng phản ánh trong bảng phân bổ nguyên vật liệu theo từng đối tượng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên Có cuả TK 152. Số liệu của bảng phân bổ nguyên vật liệu đồng thời được sử dụng để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm.
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Tháng 09 năm 2011
Số: ...
STT Ghi Có các TK Tài khoản 152 Tài khoản 142 Tài khoản 242 Giá hạch toán Giá thực tế
A B 1 2 5 6
1 TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 17.947.800 17.947.800
... Cộng 17.947.800 17.947.800 Ngày 30 tháng 09 năm 2011 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
2.2.3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Biên Thùy
Đơn vị: Công ty TNHH Biên Thùy
Địa chỉ: Đoàn Lập – Tiên Lãng – Hải Phòng
Mẫu số 07- VT
( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/092006 của Bộ trưởng BTC
2.2.3.1 Sổ nhật ký chung:
- Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, PNK, PXK nguyên vật liệu kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung
o Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh