CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1 Phân tích hệ thống về chức năng
3.1.1 Sơ đồ phân rã chức năng
Từ q trình khảo sát và phân tích các nghiệp vụ, ta xác định được các chức năng của hệ thống :
(1) Lập hóa đơn đơn hàng từ nhà cung cấp
(2) Lập báo cáo thống kê danh sách hàng nhập về (3) Lập phiếu nhập kho
(4) Lập phiếu xuất kho
(5) Thống kê danh sách hàng tờn kho (6) Lập hóa đơn bán hàng
(7) Quản lý hàng hóa trong cửa hàng (8) Tổng hợp hóa đơn
(9) Lập báo cáo doanh thu theo ngày (10) Thống kê bán hàng
(11) Quản lý nhân sự
(12) Thống kê danh sách hàng xuất kho
(13) Thống kê doanh thu cửa hàng hàng tháng Gom nhóm các chức năng :
(2.1) Lập hóa đơn đơn hàng từ nhà cung cấp
Quản lý bán hàng của Sách giáo dục.
(2.2) Lập báo cáo thống kê danh sách hàng nhập về
(2.3) Lập phiếu nhập kho
(2.4) Lập phiếu xuất kho Bộ phân kho
(2.6) Thống kê danh sách hàng xuất kho
(2.5) Thống kê danh sách hàng tờn kho
(3.1) Lập hóa đơn bán hàng (3.2) Quản lý hàng hóa trong cửa hàng
Bộ phận bán hàng (3.3) Tổng hợp hóa đơn
(3.4) Lập báo cáo doanh thu theo ngày
(1.1) Quản lý nhân sự
Bộ phận quản lý (1.2) Thống kê doanh thu cửa
hàng hàng tháng
(4.1) Thống kê bán hàng Báo cáo thống kê
Hình 3.8: Sơ đồ phân rã chức năng
Đặc tả từng chức năng mức lá :
Quản lý nhân sự :
- Tên gọi: Quản lý nhân sự - Input:
• Tài khoản nhân viên
- Output:
• Những thay đổi về thơng tin nhân viên, điều chỉnh mức lương,
- Xử lý:
• Bộ phận quản lý có quyền xem xét sửa đổi các thơng tin về nhân
viên nếu các thơng tin đó sai lệch, hoặc khi nhận được những yêu cầu từ nhân viên bộ phận quản lý sẽ có trách nhiệm tiếp thu và thực hiện những yêu cầu đó.
Thống kê doanh thu của cửa hàng :
- Tên gọi: Thống kê doanh thu của cửa hàng hàng tháng - Input:
• Tổng hợp hóa đơn bán hàng hàng ngày của bộ phận bán hàng
trong một tháng - Output:
• Doanh thu của cửa hàng trong một tháng
- Xử lý:
• Bộ phận quản lý sẽ lấy số liệu dựa trên các tổng hợp hóa đơn bán
hàng hàng ngày mà bộ phận bán hàng đã tổng hợp lại sau đó thống kê ra ra số doanh thu của cửa hàng trong vòng một tháng
Lập hóa đơn đơn hàng từ nhà cung cấp:
- Tên gọi: Lập hóa đơn đơn hàng từ nhà cung cấp - Input:
• Dựa trên số hàng đã nhập từ nhà cung cấp
• Hóa đơn của số hàng đã nhập từ nhà cung cấp - Xử lý:
• Bộ phận kho có trách nhiệm tiếp nhận số lượng hàng hóa đã
nhận từ nhà cung cấp, sau khi nhận hàng và kiểm tra sẽ lập hóa đơn xác nhận ng̀n gốc, thơng tin, số lượng hàng đã nhập từ nhà cung cấp.
Lập báo cáo thống kê danh sách hàng nhập về :
- Tên gọi: Lập báo cáo thống kê danh sách hàng nhập về - Input:
• Các mặt hàng đã nhận từ nhà cung cấp
- Output:
• Báo cáo thống kê danh sách hàng nhập về
- Xử lý:
• Bộ phận kho sau khi đã nhận hàng từ nhà cung cấp sẽ có trách
nhiệm thống kê danh sách hàng hóa đã nhập và báo cáo với bộ phận quản lý
Lập phiếu nhập kho :
- Tên gọi: Lập phiếu nhập kho - Input:
• Các mặt hàng đã nhận từ nhà cung cấp
• Phiếu nhập kho - Xử lý:
• Tiếp nhận các mặt hàng sau đó xuất phiếu hàng hóa đã nhập vào
kho
Lập phiếu xuất kho :
- Tên gọi: Lập phiếu xuất kho - Input:
• Các mặt hàng được yêu cầu
- Output:
• Phiếu xuất kho các loại mặt hàng cho đơn vị yêu cầu
- Xử lý:
• Bộ phận kho sẽ tiếp nhận yêu cầu lấy những mặt hàng có trong
kho, nếu những mặt hàng được yêu cầu được kho đáp ứng sẽ lập phiếu xuất kho có ghi ngày giờ xuất kho và chữ ký của những bên đại diện
Thống kê danh sách hàng tồn kho:
- Tên gọi: Thống kê danh sách hàng tờn kho - Input:
• Các mặt hàng cịn lại qua các lần xuất kho
- Output:
- Xử lý:
• Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra các mặt hàng có trong kho
và đưa ra số liệu để kiểm tra xem hàng những mặt hàng nào cịn tờn trong kho và trong thời gian bao lâu, sau đó đưa ra danh sách để có biện pháp xử lý hàng tờn.
Lập hóa đơn bán hàng:
- Tên gọi: Lập hóa đơn bán hàng - Input:
• Danh sách các mặt hàng khách hàng đã lựa chọn
- Output:
• Hóa đơn ghi số lượng và đơn giá của từng loại hàng
- Xử lý:
• Bộ phận bán hàng sẽ có trách nhiệm kiểm kê về mặt hàng khách
hàng đã lựa chọn, nếu khơng có vấn đề sẽ tiến hành lập hóa đơn và thanh tốn với khách hàng
Quản lý hàng hóa:
- Xử lý : Nhân viên trong cửa hàng phải có trách nhiệm quản lý mọi mặt hàng trong cửa hàng tránh xảy ra những trường hợp không mong muốn.
Tổng hợp hóa đơn:
- Mỗi ngày, sau khi kết thúc công việc, bộ phận bán hàng sẽ phải tổng hợp lại số hóa đơn đã xuất trong ngày làm việc đó
Lập báo cáo doanh thu theo ngày:
- Tên gọi : Lập báo cáo doanh thu theo ngày - Input
• Tổng số hóa đơn bán hàng trong ngày
- Output
• Doanh thu của cửa hàng trong ngày hơm đó
- Xử lý:
• Bộ phận bán hàng dựa vào số lượng hóa đơn bán hàng trong vịng
một ngày để đưa ra doanh thu của ngày hơm đó