CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
4.6. Thiết kế Kiểm soát
4.6.2. Các giải pháp được đề xuất để khắc phục các điểm hở
- Phân rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí trong bản mơ tả cơng việc.
- Tạo thêm một kho tạm để kiểm hàng có nghĩa là sẽ cho tất cả hàng hóa vào kho tạm này chỉ để lại những mặt hàng đã bày trên kệ đúng số lượng và đúng vị trí. Tiến hành kiểm hàng ở kho tạm và dán mã thông qua , mặt hàng nào được dán mã và kiểm thì sẽ chuyển ra trưng bày đúng vị trí. Lên báo cáo chốt tờn theo thời điểm.
- Cần xác định số lượng mua hàng dựa trên số lượng tồn kho tối đa và tối thiểu, trên lịch sử bán hàng. Nắm được số lượng hàng bán ra từng ngày và từng thời điểm trong năm.
- Khi đàm phán ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nên đưa ra các điều khoản về chất lượng một cách rõ ràng cũng như các trường hợp đổi,trả hàng hóa.
- Trang bị thêm thiết bị quét mã vạch cầm tay để có thể kiểm tra mã hàng có đúng với hàng hóa hay khơng.
- Bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh cần xác định quy cách, tiêu chuẩn đóng gói đối với các hàng hóa .
- Phiếu nhập hàng sau khi kiểm tra cần có chữ ký cả phân viên kiểm hàng , quản lý và người giao hàng.
- Yêu cầu nhân viên kinh doanh cần thận trọng kiểm tra kỹ khi lập phiếu chi dựa trên phiếu nhập hàng.
- Trong phần mềm khi thu ngân thanh toán với nhà cung cấp khi nhập mã nhà cung cấp thì phải hiện ln thơng tin của nhà cung cấp đó. Chú ý ghi rõ thanh tốn theo từng phiếu chi nào nào.
- Mỗi một chứng từ khi giao dịch xong ngoài lưu về mặt vật chất cần được nhập vào hệ thống và có ghi rõ thơng tin của từng chứng từ( lưu dưới dạng ảnh, hoặc nhập thông tin trực tiếp,,,).
- Yêu cần bảo vệ kiểm tra thật kỹ hóa đơn với danh sách mua hàng. - Gián thông báo yêu cầu khách hàng kiểm tra quy cách hàng hóa, tiêu
chuẩn bao bì trước khi mua hàng.
- Trước mỗi ca làm việc, yêu cầu thu ngân kiểm đếm và viết biên bản bàn giao số tiền với nhau. Quy định mọi giao dịch bán hàng phải in ra hóa đơn. Dựa vào số liệu lưu trữ trên phần mềm bán hàng, có thể dễ dàng phát hiện ra số lượng tiền thiếu hụt là bao nhiêu, vào thời điểm
nào, do nhân viên thu ngân nào thực hiện, tương ứng với số lượng hàng hóa bán ra.
- Cần kiểm tra định kỳ , bảo dưỡng các máy móc.
- Bộ phận kỹ thuật phải túc trực 24/24h để giảm quyết sửa chữa những vấn đề về máy móc, thiết bị. Khi cần có liên lạc ngay. Thời gian giải quyết vấn đề nhiều nhất là 10 phút (Đặc biệt là máy quét mã vạch của thu ngân,…) , cần thiết có thể thay mới thiết bị.
- Cần lắp đặt các thiết bị bị động chống cháy nổ ( Bình cứu hỏa, thiết bị tự phun nước khi có khói,…).
- Tổ chức các đợt huấn luyện thực tập về phịng cháy chữa cháy cho tồn thể nhân viên.
- Cần chú ý phân việc cho nhân viên vệ sinh cửa hàng mỗi ngày, sắp xếp gọn gàng, lau dọn quầy kệ, đảo date hàng thường xuyên. Ngoài ra, cũng cần áp dụng các biện pháp đặt bẫy chuột hoặc dùng thuốc diệt mối, kiến, gián để đảm bảo chất lượng hàng hóa của mình.
- Đối với nhân viên , nên trang bị đồng phục riêng và yêu cầu họ không được mang túi xách vào trong siêu thị. Đồng thời, bố trí camera giám sát .
- Lắp đặt hệ thống camera theo dõi số lượng khơng cần nhiều các vị trí nhất thiết:
- Quầy thu ngân (Theo dõi cả thu ngân và khách hàng với tình trạng hàng khơng thanh tốn hoặc thanh tốn mà khơng vào phần mềm) - Các nơi có trưng bày những mặt hàng nhỏ dễ bỏ túi (Những mặt hàng
- Yêu cầu nhà cung cấp in sẵn mã vạch trên bao bì sản phẩm thì họ mới nhập hàng.
- Lắp đặt camera, cổng từ và gắn chip từ chống trộm cho các mặt hàng nhỏ, có giá trị cao. u cầu khách hàng gửi đờ vào tủ có khóa riêng trước khi vào mua sắm. Siêu thị khi phát hiện ra khách hàng lấy trộm sản phẩm thường chụp ảnh và tự giữ họ lại. Cần tuân thủ pháp luật và để việc xử lý tội phạm cho các cơ quan chức năng với những mặt hàng có giá trị lớn.
- Trang bị thêm tem an ninh chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để khi khách hàng có ý định mang hàng ra mà chưa được thanh toán và khử từ trên tem an ninh chống trộm thì hệ thống báo động sẽ phát huy tác dụng.
- Sử dụng mã vạch in sẵn trên bao bì sản phẩm hoặc dùng tem vỡ để dán, đờng thời yêu cầu thu ngân và bảo vệ kiểm tra lại tên hàng hóa đơn với thực tế sau khi khách mua hàng.
- u cầu hệ thống có tính bảo mật cao.
- Khi xảy ra những tin đồn không hay về siêu thị thì giám đốc cũng như các bộ phận điều hành ra mặt giải thích với khách hàng. Bên cạnh đó cần nhờ sự can thiệp của phát luận để tìm và xử lý người tung tin.
4.6.3. Các kết quả thiết kế kiểm soát
Kịch bản khắc phục một vài vết hở như sau:
- Tránh trường hợp dữ liệu đang nhập bị mất đi khi mất điện hay hỏng phần cứng. Xây dựng server dự phòng, dữ liệu tự động sao lưu lại và
khi mất điện hay mất dữ liệu tại máy đang làm việc, người dùng có thể truy cập vào server dự phòng để lấy lại.
- Trường hợp như nếu một tài khoản nào đó được đăng ký trong hệ thống, khi chưa được admin hay người quản trị phân quyền thì chưa được phép thực hiện một vài hành động. Ví dụ như nhân viên quản lí kho được quyền thêm, sửa, xóa các mặt hàng có trong kho. Nhưng với một user mới được tạo ra chưa phân quyền thì khơng được phép thay đổi hay thậm chí là đọc nội dung trong hệ thống. Điều này đảm bảo tính riêng tư, bí mật của hệ thống.
4.7. Thiết kế xử lý
4.7.1. Thiết kế xử lý chức năng Thống kê kinh doanh theo ngày
4.7.1.1. Đặc tả tiến trình
- Đầu vào: Ngày cần thống kê kinh doanh. - Đầu ra: Bản thống kê kinh doanh theo ngày. - Process:
- o Bước 1: Lựa chọn chức năng Thống kê kinh doanh bằng cách chọn button “Thống kê kinh doanh” trong form “Phần mềm quản lý bán hàng Sách”.
- o Bước 2: Trong form “Thống kê kinh doanh”, chọn ngày muốn thống kê kinh doanh.
- o Bước 3: Chọn button “In” trong form “Thống kê kinh doanh” để bắt đầu thống kê.
- o Bước 4: Lấy các hóa đơn có ngày bằng với ngày đã chọn trong bảng “HOA DON” bao gờm {Mã hóa đơn, Tên nhân viên, Thời gian}.
- o Bước 5: Kiểm tra xem có bản ghi nào khơng. Nếu khơng có chuyển sang Bước 6. Nếu có chuyển sang Bước 7.
- o Bước 6: Thơng báo khơng có hóa đơn rời kết thúc.
- o Bước 7: Lấy chi tiết các hóa đơn trong bảng “CHI TIET HOA DON” có “Mã hóa đơn” trùng với “Mã hóa đơn” đã được lấy ở Bước 4. - o Bước 8: Hiện báo cáo rồi kết thúc.
4.7.1.2. Cấu trúc phân tầng
- Chức năng Thống kê kinh doanh theo ngày sẽ được thiết kế theo mơ hình phân lớp:
Hình 6.7: Chức năng Thống kê kinh doanh theo ngày sẽ được thiết kế theo mơ hình phân lớp
4.7.2. Thiết kế xử lý chức năng lập hóa đơn bán hàng
Physical DFD
Trong đó:
-DF1: Thơng tin hàng hóa khi quét Barcode
Đầu vào: các thông tin chi tiết của mặt hàng được mua, thơng tin của người lập hóa đơn
Đầu ra: In hóa đơn Process:
Bước 1: Chọn chức năng lập hóa đơn
Bước 2: Quét sản phẩm từ máy quét Barcode để biết được thông tin chi tiết của từng mặt hàng, nhập thơng tin của người lập hóa đơn
Bước 3: Thơng báo cho khách về tổng tiền của hóa đơn, thu tiền và in hóa đơn đưa cho khách hàng
4.7.3. Thiết kế xử lý chức năng thêm hàng hóa
Physical DFD
Trong đó:
-TB1: Thông báo thêm thành công
-TB2: Thông báo không thêm thành cơng
Đặc tả tiến trình
Đầu vào: các thơng tin chi tiết của mặt hàng cần thêm vào.
Đầu ra: Thêm được thơng tin chi tiết của mặt hàng mà mình muốn thêm Process:
Bước 1: Chọn chức năng Quản lý hàng hóa
Bước 2: chọn vào button Thêm để thêm mặt hàng, điền đầy đủ các thông tin của mặt hàng trên form quản lý hàng hóa
Bước 3: bấm nút OK nếu thêm được thì sẽ hiện thơng báo thêm thành cơng mặt hàng đó vào bảng SÁCH cịn nếu khơng thêm được thì sẽ thơng báo thêm thất bại.
4.7.4. Thiết kế xử lý chức năng sửa hàng hóa
Physical DFD
Trong đó:
-TB1: Thơng báo sửa thành công
-TB2: Thông báo không sửa thành công
Đầu vào: các thông tin chi tiết của mặt hàng đã được thêm trong bảng SÁCH Đầu ra: Sửa được thơng tin chi tiết của mặt hàng mà mình muốn sửa
Process:
Bước 1: Chọn chức năng Quản lý hàng hóa
Bước 2: chọn vào button sửađể sửa mặt hàng mà mình muốn sửa, điền đầy đủ các thông tin muốn sửa của mặt hàng trên form quản lý hàng hóa
Bước 3: bấm nút OK nếu sửa được thì sẽ hiện thơng báo sửa thành cơng mặt hàng đó vào bảng SÁCH (sang bước 4) cịn nếu khơng thêm được thì sẽ thơng.