II, Tỡnh hỡnh thực tế kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng tư
1. Kế toỏn quỏ trỡnh bỏn hàng.35
1.3 Hạch toỏn chi tiết quỏ trỡnh bỏn hàng.40
Cụng ty sử dụng tài khoản 511 - Doanh thu bỏn hàng phản ỏnh toàn bộ doanh thu về hàng bỏn trong kỳ theo giỏ bỏn ghi trờn hoỏ đơn.
Khi cú khỏch đến mua hàng hoặc cú lệnh xuất hàng của giỏm đốc, trưởng phũng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu của khỏch hàng và lượng hàng tồn kho để nhõn viờn thống kờ kế hoạch của phũng kế hoạch xuất phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập làm 3 liờn :
- Một liờn được giữ ở phũng kế hoạch làm chứng từ theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh biến động của thành phẩm, đỏp ứng yờu cầu quản lý, thống kờ cuả phũng kế hoạch.
- Khỏch hàng cầm hai liờn đến phũng kế toỏn, kế toỏn tiờu thụ căn cứ vào tớnh hợp lý, hợp phỏp hoỏ của phiếu xuất kho để viết hoỏ đơn ( GTGT ) cho khỏch hàng. Mộu xuất kho như sau :
Đơn vị : Cụng ty vật tư kỹ thuật xi măng Mẫu số : 02 - VT
QĐ số : 1141 - TC/QĐCĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 1/11/1995 của BTC
PHIẾU XUẤT KHO Sẩ B52
Ngày 9 thỏng 3 năm 2002 Nợ TK ….
Cú TK …..
Họ tờn người nhận hàng : Anh Nhượng
Địa chỉ < bộ phận > : 108 - Giải Phúng - Hà Nội Lý do xuất kho : Xuất bỏn
Xuất tại kho : Kho 3 - kho Giỏp Bỏt S T T Tờn, nhón hiệu quy cỏch phẩm chất vật tư (sản Mó số Đơn vị Số lượng Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Tấn 10 780.000 7.800.000 Cộng 7.800.000
Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ) : bẩy triệu tỏm chăm nghỡn đồng chẵn.
Xuất ; ngày 9 thỏng3 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Phụ trỏch cung tiờu Người nhận Thủ kho Khi bỏn hàng cụng ty sử dụng “ hoỏ đơn (GTGT) ” hoỏ đơn này được lập làm 3 liờn
+ Liờn 1 : lưu trữ ở phũng kế toỏn (hoỏ đơn đen ) +Liờn 2 : giao cho khỏch hàng ( hoỏ đơn đỏ ) + Liờn 3 : dựng để thanh toỏn ( hoỏ đơn xanh )
Nếu khỏch hàng trả tiền ngay, kế toỏn lập phiếu thu. Phiếu thu ( làm 3 liờn đặt giấy than viết một lần ) được chuyển cho kế toỏn trưởng ký duyệt rồi sau đú chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đó nhận đủ tiền ghi trờn phiếu thu, thủ quỹ ký tờn vào phiếu thu đú. Thủ quỹ giữ lại một liờn phiếu thu để ghi sổ quỹ, 1 liờn giao cho khỏch hàng, 1 liờn lưu trữ tại nơi lập phiếu. Khỏch hàng cầm hoỏ đơn bỏn hàng, 1 phiếu xuất kho, phiếu thu ( đó cú đầy đủ chữ ký )xuống kho lấy hàng. Thủ kho kiểm tra tớnh chất hợp lý, hợp phỏp của hoỏ đơn GTGT, phiếu xuất kho và phiếu thu, nếu hợp lệ sẽ giao hàng cho khỏch hàng theo số lượng ghi trờn hoỏ đơn.
Nếu khỏch hàng thanh toỏn bằng sộc thỡ khỏch hàng phải nộp sộc cho kế toỏn tiờu thụ để ghi số sộc vào sổ đăng ký sộc và lấy chữ ký của kế toỏn trưởng.
Nếu khỏch hàng chưa trả tiền ngay thỡ trờn hoỏ đơn bỏn hàng ở phần “ hỡnh thức thanh toỏn ’’ kế toỏn ghi thanh toỏn sau : thủ kho căn cứ vào hoỏ đơn GTGT và 7phiếu xuất kho này giao cho khỏch hàng.
Sau khi xuất kho xi măng cho khỏch hàng, thủ kho ký xỏc nhận vào phiếu xuất kho và lưu tại kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho nguyờn tấc mỗi hoỏ đơn một dũng. Định kỳ, thủ kho phải gửi chứng từ xuất kho cho kế toỏn tiờu thụ, sau đú kế toỏn tiờu thụ sẽ ghi vào sổ chi tiết hàng hoỏ, sổ chi tiết TK 511
HOÁ ĐƠN ( GTGT )
Liờn 1 (lưu )
Ngày 9 thỏng 3 năm 2002 Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty vật tư kỹ thuật xi măng
Địa chỉ : km 6 - Giải Phúng - Phương Liệt - Thanh Xuõn - Hà Nội Mó số thuế
Họ và tờn người mua hàng : Anh Nhượng Đơn vị
Địa chỉ : 208 - Giải Phúng Hỡnh thức thanh toỏn : Tiền mặt ST
T Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Xi măng Bỉm Sơn Cộng Tấn 10 780.000 7800.000 7800.000 Cộng tiền hàng 7800.000
Thuế xuất GTGT : 10% tiền thuế GTGT 780.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn 8580.000
Số tiền viết bằng chữ : Tỏm triệu năm trăm tỏm mươi nghỡn đồng chẵn.
Cột giỏ xi măng xuất kho trong kỳ đến cuối thỏng kế toỏn mới cú số liệu phản ỏnh, trong kỳ hạch toỏn kế toỏn chỉ phản ỏnh định khoản và số lượng.
Hàng ngày ở kho căn cứ vào khối lượng xi măng thực nhập, thực xuất trờn cỏc hoỏ đơn để ghi vào thẻ kho một cỏch chớnh xỏc, kịp thời.
Cuối thỏng thủ kho tiến hành kiểm kờ xi măng trong kho nếu khớp là đỳng. Sau đú, thủ kho dựng số liệu này đối chiếu với số liệu của kế toỏn tiờu thụ.
Tại phũng kế toỏn : Khi nhận được phiếu xuất kho, hoỏ đơn (GTGT) kế toỏn tiờu thụ vào sổ theo dừi tiờu thụ theo định kỳ, sổ chi tiết khỏch hàng, sau đú cawn cứ vào cỏc chứng từ hoỏ đơn trờn để nhập số liệu vào mỏy vi tớnh, cuối thỏng in ra
thành tổng hợp thành “ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho xi măng “ theo dừi cả về chỉ tiờu số lượng và giỏ trị (Mẫu sau ).
Cuối thỏng, kế toỏn số liệu với thẻ kho theo từng loại xi măng ( mẫu sau ), nếu số liệu khớp là đỳng.
Như vậy chỳng ta thấy rằng việc hạch toỏn chi tiết tại phũng kế toỏn và kho là hoàn toàn độc lập với nhau, chỉ đến cuối thỏng số liệu trờn cơ sở kế toỏn chi tiết mới được đối chiếu với nhau một lần, nếu số liệu khớp là đỳng.
Đơn vị : Cụng ty vật tư kỹ thuật xi măng
Địa chỉ : 348 - Đường Giải Phúng -Thanh Xuõn - Hà Nội Mẫu số : 01 - VT
Ban hành theo quy định số : 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chớnh
PHIẾU NHẬP KHO
Số : …… Ngày 10/03/2002
Nợ ….. Cú ….. Tờn người giao hàng : Lờ Văn An
Nhập tại kho : 5 - Giỏp Bỏt STT
Tờn nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật
tư (hàng hoỏ ).
Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 . Xi măng Bỉm Sơn Tấn 100 760.000 76.000.000
Tổng cộng 100
Nhập ngày 10/3/2002
Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho < ký, họ tờn > < ký, họ tờn > < ký, họ tờn >
Đơn vị : Cụng ty vật tư kỹ thuật xi măng Ban hành theo QĐ Tờn kho : kho 3 - Giỏp Bỏt
Số : 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC
THẺ KHO
Ngày lập thẻ 15/3/2002 Tờ số : 09
Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư : Xi măng Bỉm Sơn Đơn vị tớnh : Tấn
TT Chứng từ Diễn giải Ngày xuất Số lượng Số hiệu Ngày thỏng Nhập Xuất Tồn 1. 2. 9/3 10/3 Tồn đầu thỏng Xuất kho cho
anh Nhượng Nhập kho 100 10 900 890 990 Tổng cụng Tồn 100 10 990
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Thủ kho Khi cú cỏc chứng từ chứng tỏ hàng đó được tiờu thụ như hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu xuất kho… đồng thời viết bút toỏn phản ỏnh giỏ vốn hàng bỏn, xớ nghiệp ghi nhận doanh thu tiờu thụ.
Để theo dừi quỏ trỡnh vận động của tiền hàng, kế toỏn phải quản lý việc thanh toỏn và thu hồi tiền bỏn hàng. Đối với trường hợp bỏn hàng trực tiếp tại kho của cụng ty theo cỏc hợp đồng đó ký, sau khi nhận được hoỏ đơn bỏn hàng,nếu khỏch hàng thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, chứng từ ban đầu mà kế toỏn lập là : phiếu thu (mẫu sau ).
Đơn vị : Cụng ty vật tư kỹ thuật xi măng Mẫu số : 01 - TT Địa chỉ : 348 - Đường Giải Phúng - TX - HN Ban hành theo QĐ : 141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC PHIẾU THU Ngày 16/3/2002 Quyển số : 09… Số : 13… Nợ 111 Cú 131 Họ và tờn người nộp tiền : Anh Nhượng
Đơn vị : Cụng ty xõy dựng số 5 Hà Nội Địa chỉ : 208 - Giải Phúng
Lý do nộp tiền : Nộp tiền mua hàng
Số tiền : 8.580.000 đồng < viết bằng chữ : tỏm triệu năm trăm tỏm mươi ngàn đồng chẵn >
Kốm theo : một chứng gốc
Kế toỏn trưởng Người lập biểu <ký, họ tờn > < ký, họ tờn >
Đó nhận đủ số tiền : Tỏm triệu năm trăm tỏm mươi ngàn đồng chẵn. Ngày 16/03/2002
Thủ quỹ ( ký, họ tờn )
Phiếu thu được kế toỏn lập làm 2 liờn : 1 liờn giao cho khỏch hàng, 1 liờn được lưu lại tại quyển. Nếu khỏch hàng thanh toỏn bằng sộc thỡ chứng từ ban đầu là bảng kờ nộp sộc. Khi cụng ty thu được sộc, phải nộp vào ngõn hàng mà cụng ty mở tài khoản, chậm nhất là 10 ngày sau khi nhận được sộc. Bảng kờ nộp sộc được lập làm 2 liờn : 1 liờn lưu lại cụng ty, 1 liờn ngõn hàng của cụng ty giữ. Khi ngõn hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản của cụng ty, ngõn hàng sẽ gửi giấy bỏo cú về
cụng ty. Nhận được giấy bỏo cú, kế toỏn sẽ phản ỏnh số tiền đú vào TK 112 và tài khoản cú liờn quan.
Đối với cỏc khỏch hàng mua hàng trả chậm ( mua chịu ) kế toỏn cụng nợ dựa vào cỏc chứng từ như hoỏ đơn bỏn hàng để phản ỏnh vào bờn nợ TK 131 trờn sổ theo dừi cụng nợ và lập chứng từ ghi sổ phản ỏnh doanh thu tiờu thụ. Khi khỏch hàng thanh toỏn cỏc khoản nợ đối với cụng ty, kế toỏn dựa vào cỏc chứng từ phỏt sinh như : phiếu thu tiền mặt, cỏc loại sộc… để phản ỏnh vào bờn cú TK 131 trờn sổ chi tiết theo dừi cụng nợ. Cuối thỏng, kế toỏn tổng hợp số liệu trờn sổ chi tiết theo dừi cụng nợ của cụng ty sẽ xỏc định được tổng số nợ phỏt sinh trong kỳ và tổng số nợ chưa được thanh toỏn cũn tồn đến cuối kỳ của mỗi khỏch hàng.
Lờy số liệu thực tế tại cụng ty trong thỏng 03/2002 theo hoỏ đơn GTGT số 9701 ngày 12/03/2002, xuất bỏn cho anh Nhượng - 208 - Giải Phúng, với tổng trị giỏ chưa cú thuế GTGT là : 7.800.000 đồng,với thuế suất 10%, tổng số tiền ghi trờn húa đơn là : 8.580.000 đồng
Căn cứ vào số liệu này được kế toỏn ghi vào sổ chi tiết cụng nợ, sổ chi tiết TK 511, sổ chi tiết TK 133, chứng từ ghi sổ và sổ cỏi TK 131, TK 511, theo định khoản :
Nợ TK 131 : 8580.000 Cú TK 511 : 7.800.000 Cú TK 33311 : 780.000
Để theo dừi việc tiờu thụ xi măng của cỏc đại lý, cửa hàng chi nhỏnh… kế toỏn cụng ty sử dụng “ Bảng kờ hoỏ đơn chứng từ hàng hoỏ, dịch vụ bỏn ra “ cho từng chi nhỏnh, đại lý, cửa hàng… từng ngày.
Sau đú cuối thỏng tổng hợp ở từng bộ phận, rồi đến cụng ty tổng hợp chung toàn bộ ( Mẫu sau ).
Mẫu số 02/GTGT
BẢNG Kấ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA
Ngày thỏng năm 2002
Tờn cơ sở kinh doanh : Cụng ty vật tư kỹ thuật xi măng Mó số thuế : Địa chỉ : 348 Giải Phúng - Thanh Xuõn - Hà Nội
Chứng từ Tờn khỏch hàng Chủng loại Số
lượng Đơn giỏ
D/S bỏn chưa thuế Thuế GTGT D/S cú thuế Số NT Cộng
Người lập biểu Ngày thỏng năm Thủ trưởng đơn vị
Ở cụng ty vật tư kỹ thuật xi măng khỏch hàng mua khối lượng hàng hoỏ lớn được chiết khấu 2%, khi khỏch hàng thanh toỏn, kế toỏn cụng ty lập phiếu chi chiết khấu cho khỏch hàng.
VD : Theo hoỏ đơn GTGT số 03460 ngày 18/03/2002 xuất bỏn cho cụng ty xõy lắp I với số lượng 10 tấn, giỏ bỏn 760.000đ /tấn, tổng số tiền là 7.600.000, chiết khấu 2% là 152.000 đồng. Cụng ty trừ cho khỏch hàng, cụng ty cũn phải thu của khỏch hàng với số tiền là : 7.600.000 - 152.000 = 7.448.000 đ < chưa cú thuế GTGT > cả thuế VTA là : 7448.000 + 760.000 = 8.208.000 đồng
Kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu thu, phiếu chi để kế toỏn vào sổ nhật ký chung, sổ cỏi, cuối kỳ kết chuyển vào TK 911.
2.Kế toỏn xỏc định kết quả kinh doanh.
2.1. Kế toỏn chi phớ bỏn hàng
Là một doanh nghiệp thương mại cũng như bao doanh nghiệp thương mại khỏc, cỏc hoạt động kinh doanh chủ yếu của cụng ty vật tư kỹ thuật xi măng là bỏn hàng. Với một mạng lưới cửa hàng rộng khắp thành phố, hàng ngày cỏc nghiệp vụ bỏn hàng của cụng ty thường xuyờn diễn ra, đồng thời với cỏc nghiệp vụ bỏn hàng đú là những chi phớ nảy sinh trong quỏ trỡnh bỏn hàng tại cửa hàng và đại lý, chi nhỏnh mà chi phớ đú gọi là chi phớ bỏn hàng, chớnh vỡ vậy mà đối với cụng ty vật tư
kỹ thuật xi măng thỡ chi phớ bỏn hàng chiếm một lượng rất lớn trong cỏc khoản chi phớ của một kỳ hạch toỏn.
Để tập hợp và kết chuyờnr chi phớ bỏn ghàng, kế toỏn cụng ty sử dụng TK 641 và TK này được mở chi tiết đến tài khoản cấp 5. Chi phớ bỏn hàng tại cỏc đại lý tự tinh toỏn cũn chi phớ bỏn hàng tại cỏc trung tõm, cửa hàng và xớ nghiệp vận tải của cụng ty được gửi về cụng ty.
VD Trong thỏng 03/2002 chi phớ bỏn hàng được hạch toỏn như sau : - Chi phớ nhõn viờn bỏn hàng
Nợ TK
6411 938.065.293 Cú TK
334
- Chi phớ vật liệu, bao bỡ dựng phục vụ bảo quản hàng hoỏ Nợ TK 6412 13.294.611
Cú TK 152
- Xuất cụng cụ đồ dựng phục vụ cho bỏn hàng Nợ TK 6413 19.332.750
Cú TK 153
- Trớch khấu hao tài sản cố định dựng cho bỏn hàng Nợ TK 6414 148.847.983
Cú TK 214
- Chi phớ vận chuyển hàng
+ Chi phớ do xớ nghiệp vận tải của cụng ty thực hiện kế toỏn phản ỏnh vào tài khoản phải trả nội bộ số tiền mà xớ nghiệp vận tải bỏ ra để vận chuyển hàng.
Nợ TK 6415 325.815.227 Cú TK 336
+ chi phớ của chủ hàng thuờ ngoài hoặc do khỏch hàng tự vận chuyển Nợ TK 6415
Cú TK 111,112,113 + Chi phớ bốc dỡ
Nếu chi phớ do xớ nghiệp vận tải thực hiện kế toỏn ghi : Nợ TK 6417 109.906.879
Nếu chi phớ do thuờ ngoài Nợ TK 6417
Cú TK 111,112,331
_ Chi phớ bằng tiền khỏc như : chi phớ bảo hiểm hàng hoỏ, chi phớ giới thiệu sản phẩm hàng hoỏ, tuyờn truyền, quảng cỏo, khuyến mại, tiếp thị…
Nợ TK 6418 2.752.146.952 Cú TK 111,112,131
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641
Thỏng 3/2002 NT
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phỏt sinh SH NT Nợ Cú CF nhõn viờn CF vật liệu bao bỡ CF dụng cụ đồ dựng CF khấu hao TSCĐ CF vận chuyển hàng CF bốc dỡ CF khỏc bằng tiền Cộng phỏt sinh K/ ch CF bỏn hàng Dư cuối thỏng 334 152 153 214 111 111 111 - 911 - 938.065.293 13.294.611 19.332750 148.847.938 8.599.929.117 830.643.678 2.752.146.958 15.816.046.399 15.816.046.399
Người lập biểu Ngày … thỏng … năm 2001 < ký, họ tờn > Kế toỏn trưởng
< ký, họ tờn >
2.2 Kế toỏn tập hợp chi phớ quản lý doanh nghiệp
Để tập hợp chi phớ quản lý doanh nghiệp được tập hợp như sau : - Chi phớ nhõn viờn quản lý
Nợ TK 6421 1.274.624.368 Cú TK 334
Nợ TK 6422 26.266.023 Cú TK 152
- Chi phớ đồ dựng văn phũng Nợ TK 6423 31.035.393 Cú TK 111
- Chi phớ khấu hao TSCĐ Nợ TK 6424 22.766.095 Cú TK 214
- Trả thuế nhà đất của cửa hàng Tõn lạc chi nhỏnh Hoà Bỡnh và cỏc khoản phớ, lệ phớ, thuế mụn bài
Nợ TK 6425 31.099.309 Cú TK 111
- Chi phớ trả tiền điện nước, chi phớ sửa chữa tài sản của bộ mỏy văn phũng, trang bị bảo hộ lao động, chi phớ bảo hiểm và cỏc chi phớ dịch vụ mua ngoài khỏc
Nợ TK 6428 675.200.286 Cú TK 111
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642
Thỏng 3 / 2002 NT ghi Chứng từ Diễn giải TK đối Phỏt sinh SH NT Nợ Cú CF nhõn viờn quản lý CF vật liệu đồ dựng CF đồ dựng văn phũng