Tại cụng ty, nghiệp vụ xuất kho chủ yếu là xuất kho NVL cho sản xuất và hoạt động quản lý. Căn cứ vào phiếu xuất kho NVL và cỏc chứng từ liờn quan của từng nghiệp vụ phỏt sinh mà kế toỏn định khoản cho phự hợp
- Xuất kho NVL phục vụ cho sản xuất: căn cứ vào phiếu xuất kho và mục
đớch sử dụng kế toỏn hạch toỏn như sau:
Nợ TK 621, 623, 627…: giỏ trị NVL xuất kho Cú TK 152 : giỏ trị NVL xuất kho
Quy trỡnh nhập liệu vào phần mềm là nhấn Ctrl + S để lưu dữ liệu vừa nhập và Esc để thoỏt khỏi phõn hệ.
2.2.3. Kế toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan đến kiểm kờ tại cụng ty:
Hàng thỏng, kế toỏn và thủ kho đều so sỏnh đối chiếu số liệu trờn Thẻ kho với cỏc Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sau đú cuối mỗi quý, Cụng ty tiến hành tổ chức kiểm kờ ở tất cả cỏc kho, mỗi kho được lập một bảng kiểm kờ bao gồm 3 người: 1thủ kho,1thống kờ, 1 kế toỏn vật liệu. Kế toỏn thực hiện so sỏnh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tỡm ra nguyờn nhõn vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt hay bị hỏng. Kết quả kiểm kờ được ghi vào “ Biờn bản kiểm kờ hàng húa” do phũng Tài chớnh – Kế toỏn lập. Cuối kỳ kiểm kờ, biờn bản được gửi lờn phũng kế toỏn, kế toỏn tập hợp số liệu tớnh giỏ trị và xỏc định chờnh lệch thừa thiếu hay bị hỏng cho từng loại.
Trong trường hợp sau khi kiểm kờ cú vật tư thiếu hoặc thừa:
Chờnh lệch thừa = Số liệu tồn kho kiểm - Số liệu tồn kho sổ thiếu kờ sỏch
Sau đú kế toỏn, nhập liệu kiểm kờ vào phần mềm kế toỏn. Do Cụng ty sử dụng giỏ thực tế đớch danh để hạch toỏn NVL xuất kho nờn khi định khoản vào phần mềm, kế toỏn phản ỏnh cả về mặt số lượng lẫn giỏ trị NVL thực tế đó xuất kho. Kế toỏn nhập liệu theo đường dẫn :
Từ màn hỡnh chớnh của phần mềm kế toỏn : nhấn vào “Sổ kế toỏn” chọn “Sổ tổng hợp” Tiếp tục chọn “Bảng kiểm kờ cuối quý”. Nhập tài khoản và ngày thỏng sau đú nhập số liệu đó kiểm kờ. Cuối cựng, sau khi điều chỉnh số liệu thực tế, kế toỏn nhấn F5 để mỏy tớnh tớnh lại và nhấn Ctrl + P để in
Kế toỏn ghi : Nợ TK 1381
Cú TK 152:
Khi phỏt hiện nguyờn nhõn ,kế toỏn điều chỉnh lại : Nợ TK 621
Cú TK 1381
Tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh sau khi được hạch toỏn vào phần mềm kế toỏn thỡ chương trỡnh sẽ tự động kết chuyển vào sổ kế toỏn chi tiết và sổ kế toỏn
tổng hợp. Cuối thỏng, kế toỏn phải vào Nhật ký chứng từ. Để cú thể xem cỏc sổ tổng hợp đú, từ giao diện màn hỡnh chớnh, kế toỏn vào theo đường dẫn:
Bỏo cỏo tài chớnh -> Nhật ký chứng từ số … -> Bảng kờ số …
Từ giao diện chớnh của phần mềm chọn Bỏo cỏo tài chớnh xuất hiện danh sỏch cỏc hỡnh thức ghi sổ chọn Nhật ký chứng từ. Từ đú, kế toỏn vật tư chọn Nhật
ký chứng từ số 7 để xem và kiểm tra số liệu đó khớp đỳng hay chưa. Kế toỏn cú
thể chọn Từ ngày -> Đến ngày để xem số liệu ngày thỏng mà mỡnh cần
Tương tự như Nhật ký chứng từ số 7.Sau khi chọn hỡnh thức Nhật ký
chứng từ, kế toỏn vật tư chọn Bảng kờ số 4 , chọn ngày thỏng cần xem. Nhấn Ctrl + P nếu muốn in và Esc khi muốn thoỏt khỏi phõn hệ
Sau khi kiểm tra Nhật ký chứng từ số 7 và Bảng kờ số 4, Kế toỏn tiếp tục kiểm tra Sổ cỏi. Lựa chọn tài khoản 152, từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010, mỏy sẽ tỡm kiếm và hiển thị Sổ cỏi mà Kế toỏn cần. Phần mềm kế toỏn Vietsun eAccounting là phần mềm tự động hoàn toàn. Sau khi kế toỏn nhập liệu cỏc phõn hệ cần thiết, cuối thỏng mỏy sẽ tự động kết chuyển vào cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp, nờn kế toỏn cú thể theo dừi Sổ cỏi theo thỏng, theo quý hay theo năm tựy vào yờu cầu quản lý của cụng ty. Do đú, trong phạm vi khúa luận này, em xin giới thiệu Sổ cỏi TK 152 thỏng 01 năm 2010
2.3 Đỏnh giỏ thực trạng cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty CP DƯỢC-VTYT Nghệ An
2.3.1 Đỏnh giỏ thực trạng cụng tỏc kế toỏn NVL tại cụng ty:
Với bề dày kinh nghiệm phỏt triển trờn 50 năm, Cụng ty CP Dược – VTYT Nghệ An đó tỡm được chỗ đứng cho riờng mỡnh, một vị thế khỏ vững chắc trờn thị trường thuốc tõn dược trong nước. Qua thời gian thực tập, cú điều kiện đi sõu nghiờn cứu tỡm hiểu cụng tỏc kế toỏn vật liệu và phõn tớch tỡnh hỡnh quản lý sử dụng vật liệu ở cụng ty, em thấy rằng, bộ mỏy kế toỏn núi chung, phần hành cụng
tỏc kế toỏn vật liệu núi riờng đó đỏp ứng được yờu cầu quản lý vật liệu trong cụng ty.
2.3.2. Những ưu điểm cần phỏt huy :
Trong những năm vừa qua, bộ phận kế toỏn tại cụng ty cổ phần Dược – VTYT Nghệ An luụn là một trong những bộ phận hoạt động hiệu quả và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng tại cụng ty đạt được những ưu điểm nổi bật sau:
- Nhỡn chung, hệ thống kế toỏn của cụng ty được tổ chức một cỏch khoa học. Hỡnh thức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn hoàn toàn phự hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mụ của cụng ty. Với đặc điểm kinh doanh đa dạng cỏc mặt hàng và phạm vi thị trường rộng lớn nhưng toàn bộ cỏc hợp đồng mua bỏn và thanh toỏn đều được thực hiện thụng qua phũng kế toỏn tại cụng ty. Việc ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn đảm bảo quỏ trỡnh tổ chức kế toỏn xuyờn suốt, nhanh chúng và chớnh xỏc.
- Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức hợp lý. Cỏc nhõn viờn đều được đào tạo qua chuyờn ngành kế toỏn và đảm nhiệm một số phần hành nhất định gúp phần tăng tớnh chuyờn mụn hoỏ cao cho cụng việc. Với tinh thần làm việc hăng say, nhiệt tỡnh và thỏi độ hoà nhó trong cụng việc, nhõn viờn phũng kế toỏn đó gúp phần tạo lũng tin ở khỏch hàng, đem đến sự thành cụng cho doanh nghiệp.
- Kế toỏn cụng ty luụn tuõn thủ chặt chẽ chế độ kế toỏn. Cỏc văn bản phỏp luật được cập nhật thường xuyờn và ỏp dụng hiệu quả.
- Cụng tỏc kế toỏn được thực hiện trờn mỏy tớnh cựng sự trợ giỳp hiệu quả của phần mềm Vietsun eAccounting làm cho khối lượng cụng việc giảm bớt và nõng cao tớnh chuyờn nghiệp của hoạt động kế toỏn
- Cụng ty tổ chức hệ thống chứng từ và luõn chuyển chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20 thỏng 3 nănm 2006 của Bộ trưởng Bộ
Tài Chớnh. Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đều được lập chứng từ đầy đủ, nội dung chứng từ trung thực, đỏnh số thứ tự rừ ràng. Bờn cạnh đú, cỏc chứng từ được kiểm tra, giỏm sỏt chặt chẽ. Kế hoạch luõn chuyển chứng từ tương đối tốt, cỏc chứng từ được phõn loại, hệ thống hoỏ theo trỡnh tự thời gian trước khi đưa vào khõu lưu trữ.
- Trờn cơ sở những tài khoản thống nhất của Nhà Nước ban hành, kế toỏn cụng ty đó lựa chọn những tài khoản thớch hợp để đưa vào vận dụng một cỏch hợp lý. Đồng thời, kế toỏn cũng xõy dựng những tài khoản chi tiết thớch hợp giỳp cho việc theo dừi cỏc đối tượng kế toỏn thuận lợi, cụng việc ghi chộp, quản lý, phản ỏnh thụng tin được đầy đủ, kịp thời..
- Hỡnh thức ghi sổ là Nhật ký – Chứng từ phự hợp đặc điểm hoạt động kế toỏn tại cụng ty. Việc trang bị mỏy tớnh và hỗ trợ của phần mềm kế toỏn đảm bảo cho cụng tỏc ghi sổ tại cụng ty.
- Bỏo cỏo tại cụng ty được lập theo đỳng quy định của Bộ Tài Chớnh. Căn cứ vào cỏc số liệu sau khi khoỏ sổ, kế toỏn tiến hành lờn bỏo cỏo đỳng nội dung, phương phỏp và trỡnh bày nhất quỏn giữa cỏc kỳ kế toỏn.
- Cụng tỏc kiểm kờ hàng hoỏ được tổ chức thường xuyờn, định kỳ và khi cú nhu cầu kiểm tra. Việc kiểm tra giỳp cụng ty quản lý tốt hàng hoỏ, đồng thời giỳp kế toỏn cú những bỳt toỏn điều chỉnh kịp thời khi cú hiện tượng thừa thiếu xảy ra.
- Hệ thống kho tàng của Cụng ty được sắp xếp hợp lý, khoa học tạo thuận lợi cho việc nhập, xuất, kiểm kờ, bảo quản vật liệu đảm bảo chất lượng đầu vào. Từ đú tạo điều kiện nõng cao chất lượng sản phẩm sản xuất, tạo thế mạnh trong việc cạnh tranh trờn thị trường
2.3.3 . Những hạn chế trong cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty:
Bờn cạnh những thế mạnh núi trờn, cụng tỏc kế toỏn vật liệu ở Cụng ty cũng cũn một số hạn chế cần khắc phục và tiếp tục hoàn thiện.
- Hiện nay, Cụng ty khụng tiến hành lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho mà chỉ lập dự phũng nợ phải thu khú đũi.Việc lập dự phũng trong kinh doanh là để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chớnh trong cỏc trường hợp xảy ra do cỏc nguyờn nhõn khỏch quan giảm giỏ vật tư
- Phương phỏp hạch toỏn chi tiết vật liệu hiện tại ở Cụng ty là phương phỏp ghi thẻ song song. Phương phỏp này cú ưu điểm là đơn giản, thuận tiện, dễ làm, cú khả năng cung cấp thụng tin nhanh chúng, chớnh xỏc đỏp ứng yờu cầu quản trị vật liệu. Tuy nhiờn, phương phỏp này cũng bộc lộ những hạn chế nhất định, nú thớch hợp với những doanh nghiệp cú ớt chủng loại vật tư, khối lượng cỏc nghiệp vụ xuất, nhập ớt. Song, ở Cụng ty, chủng loại vật liệu rất nhiều, khối lượng cỏc nghiệp vụ nhập, xuất hàng ngày lớn. Do vậy mà khối lượng cụng việc hàng ngày của kế toỏn rất nặng nề, hơn nữa lại ghi chộp trựng lắp chỉ tiờu số lượng giữa kế toỏn và thủ kho
- Cụng ty khụng sử dụng TK 151 “Hàng đi đường” để theo dừi hàng đang đi đường thuộc sỡ hữu của cụng ty.Cụng ty chỉ hạch toỏn hạch toỏn số hàng này khi hàng đó được chuyển về kho của cụng ty.Điều này sẽ làm cho việc phản ỏnh chỉ tiờu giỏ trị hàng tồn kho trờn BCTC thiếu chớnh xỏc
2.3.4 . Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL tại cụng ty CP Dược – VTYT Nghệ An :
Trong thời gian thực tập tại Cụng ty CP Dược – VTYT Nghệ An, em đó cú cơ hội được tỡm hiểu thực tế cụng tỏc kế toỏn NVL núi riờng và cụng tỏc kế toỏn núi chung thực hiện tại Cụng ty. Cựng với những kiến thức đó học được tại trường, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau, nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL tại Cụng ty.
í kiến 1: Thay đổi phương phỏp hạch toỏn chi tiết vật liệu, chuyển từ phương phỏp ghi thẻ song song sang phương phỏp ghi sổ số dư.
Hiện tại Cụng ty ỏp dụng phương phỏp ghi thẻ song song trong kế toỏn chi tiết vật liệu. Phương phỏp này cú ưu điểm là đơn giản, dễ làm, nú phự hợp với cỏc
doanh nghiệp cú ớt chủng loại vật tư, khối lượng cỏc nghiệp vụ nhập, xuất khụng nhiều, trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn chưa cao. Trong khi đú, ở Cụng ty CP Dược – VTYT Nghệ An, vật liệu rất phong phỳ về mặt chủng loại, quy cỏch, tần suất cỏc nghiệp vụ nhập, xuất hàng ngày rất lớn. Khối lượng cụng việc ghi chộp của kế toỏn phõn bổ khụng đều, mọi cụng việc thường dồn vào cuối thỏng do cuối thỏng kế toỏn mới xuống kho nhận chứng từ. Chớnh vỡ vậy, phương phỏp ghi thẻ song song hiện tại ở Cụng ty cần phải được thay bằng phương phỏp ghi sổ số dư. Phương phỏp ghi sổ số dư cú thể giảm nhẹ được cụng việc cho kế toỏn vỡ chỉ theo dừi chỉ tiờu giỏ trị khụng theo dừi chỉ tiờu khối lượng. Và phương phỏp này cũng cho phộp kế toỏn cung cấp số liệu nhanh chúng và kịp thời vỡ cụng việc được dàn đều trong thỏng. Hạch toỏn theo phương phỏp này cú hạn chế là muốn cú thụng tin cụ thể về từng thứ vật liệu thỡ phải xem ở thẻ kho, trường hợp xảy ra sai lệch thỡ việc tra cứu, kiểm tra số liệu sẽ phức tạp, khú khăn,. Song với trỡnh độ và khả năng, kinh nghiệm của kế toỏn và thủ kho cựng với hệ thống danh điểm vật liệu khoa học, thống nhất đơn giỏ hạch toỏn đó được xõy dựng thỡ nhược điểm này cú thể khắc phục được.
Phương phỏp này yờu cầu phũng kế toỏn theo dừi và phản ỏnh từng thứ vật liệu về chỉ tiờu giỏ trị cũn thủ kho vẫn quản lý về số lượng .
-Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phỏt sinh trong ngày, trong kỳ và phõn loại theo từng nhúm như quy định, sau đú lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất .
Thủ kho phải ghi đầy đủ cỏc chỉ tiờu trong phiếu rồi giao cho kế toỏn kốm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Cuối thỏng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng ), sau đú chuyển trả cho kế toỏn
Sổ số dư là một loại sổ do kế toỏn mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm , cuối mỗi thỏng giao thủ kho ghi một lần. Thụng qua đú kế toỏn kiểm tra và tớnh thành tiền
-Tại phũng kế toỏn : khi nhận được cỏc chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận chứng do nhõn viờn phụ trỏch kho chuyển lờn , kế toỏn NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất như ở phương phỏp trờn cho từng kho để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiờu giỏ trị.
Cuối thỏng , khi sổ số dư đó được thủ kho chuyển lờn , kế toỏn căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đó ghi vào đơn giỏ từng thứ vật liệu tớnh ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trờn cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trờn bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toỏn tổng hợp.
í kiến 2: Về lập dự phũng giảm giỏ NVL Cụng ty nờn tiến hành lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho núi chung và cho NVL núi riờng. Việc lập dự phũng sẽ giỳp cho cụng ty cú được khoản để bự đắp khi NVL bị giảm giỏ. Việc lập dự phũng được thực hiện như sau: Số dự phũng cần lập dựa trờn số lượng của mỗi loại HTK theo kiểm kờ và thực tế diễn biến giỏ trong năm cú sự kết hợp với dự bỏo giỏ sẽ diễn biến trong niờn độ tiếp theo.
Mức dự phũng cần phải Số lượng hàng tồn Mức chờnh lệch = x
giảm lập cho niờn độ (n+1) kho mỗi loại giỏ mỗi loại
Cuối niờn độ kế toỏn nếu cú những chứng cứ chắc chắn về giỏ trị thực tế của vật liệu tồn kho thấp hơn giỏ thị trường, kế toỏn lập dự phũng giảm giỏ vật liệu: Nợ TK 632
Cú TK 159: Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu phải lập cuối kỳ kế toỏn năm nay lớn hơn khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu được lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch lớn hơn được lập thờm, kế toỏn ghi:
Nợ TK 632
Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu phải lập cuối kỳ kế toỏn năm nay nhỏ hơn khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toỏn ghi: