Căn cứ vào nhu cầu thực tế cho sản xuất, quản đốc phõn xưởng sẽ xỏc định số NVL cần thiết để dựng cho sản xuất rồi bỏo lờn Phũng Đảm bảo chất lượng. Từ đú, Phũng Đảm bảo chất lượng kiểm tra số lượng mà quản đốc phõn xưởng bỏo cú đỳng và hợp lý khụng, nếu đỳng như yờu cầu cho sản xuất thỡ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải gồm đầy đủ cỏc chữ ký của : Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho, Kế toỏn trưởng, Giỏm đốc.
Phiếu xuất kho được lập thành 5 liờn, trong đú :
Liờn 1: Giao cho phũng Tài chớnh – Kế toỏn làm chứng từ gốc Liờn 2: Giao cho phũng Kế hoạch
Liờn 3 : Giao cho phũng Đảm bảo chất lượng Liờn 4 : Giao cho thủ kho để lập Thẻ kho
Liờn 5 : Giao cho cỏn bộ tại phõn xưởng nhận vật tư xuất kho
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tiến trỡnh xuất kho và quy trỡnh luõn chuyển phiếu xuất kho
TRÁCH NHIỆM SƠ ĐỒ TIẾN TRèNH Thủ kho
Thủ kho
Người kiểm tra Người vận chuyển Người giao hàng Thủ kho Kế hoạch Người vận chuyển Người giao hàng Thủ kho Kho vận Kế toỏn tài vụ ================================================== Nhận húa đơn, chứng từ/ viết bỏo cỏo lụ
Cấp phỏt
Ký nhõn/giao chứng từ
Trừ thẻ kho
Kế hoạch
(Nguồn : lấy từ phũng Đảm bảo chất lượng ) 2.2.2. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu:
Kế toỏn chi tiết NVL tại cụng ty sử dụng cỏc chứng từ kế toỏn để làm căn cứ hạch toỏn như: húa đơn GTGT,phiếu nhập kho( dựa Mẫu 01-VT), phiếu xuất kho(dựa trờn Mẫu 02-VT)…
Kế toỏn NVL tại cụng ty sử dụng phương phỏp Thẻ song song để hạch toỏn chi tiết.Trờn cơ sở cỏc chứng từ nhập xuất vật tư, kế toỏn và thủ kho phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của NVL vào thẻ kho và sổ chi tiết NVL. Theo phương phỏp này, cụng viờc quản lý vật tư được tiến hành song song ở kho và ở phũng kế toỏn
Tại kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp hàng ngày tỡnh hỡnh nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng loại vật tư. Mỗi một loại vật tư được theo dừi riờng trờn một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giỳp cho việc ghi chộp, kiểm tra đối chiếu được dễ dàng. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất để ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dũng, cuối ngày tớnh ra số tồn kho NVL. Định kỳ (cuối thỏng), kế toỏn xuống kiểm tra việc ghi sổ của thủ kho và ký xỏc nhận vào thẻ kho
Tại phũng kế toỏn:
Kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất và sử dụng phần mềm kế toỏn Vietsun để nhập số liệu vào cỏc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đú, phần mềm kế toỏn cho phộp tự động tập hợp vào Sổ chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập-xuất –tồn. Sổ chi tiết vật tư theo dừi tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất được ghi trờn một dũng, gồm cả chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Cuối thỏng, kế toỏn phải đối chiếu phần số lượng trờn sổ chi tiết vật tư và đối chiếu giỏ trị trờn Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn để cú thể phỏt hiện và điều chỉnh cỏc sai sút kịp thời. Khi
cần xem xột số liệu trờn sổ sỏch, kế toỏn vào phần “Sổ kế toỏn”, tiếp đú chọn “Sổ
chi tiết vật tư” rồi nhập mó vật tư, chọn ngày cần xem, chương trỡnh sẽ lọc ra và
đưa kết quả hiển thị ở màn hỡnh. Để in sổ kế toỏn thực hiện lệnh“Ctrl +P”
* Tại kho : Khi hàng về , căn cứ vào húa đơn GTGT, nhõn viờn tiếp liệu đưa cho phũng Tài chớnh – Kế toỏn làm cơ sở tiến hành nhập kho
Trờn cơ sở chứng từ gốc là húa đơn GTGT , bộ phận kiểm nghiệm thuộc phũng Kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra về chủng loại, chất lượng, quy cỏch phẩm chất vật tư sau đú lập phiếu Kiểm nghiệm .
Tiếp theo, căn cứ vào húa đơn GTGT và phiếu Kiểm nghiệm đó lập, phũng Tài chớnh – Kế toỏn tiến hành lập phiếu nhập kho.
Sau khi nhận được lệnh xuất hàng bao gồm Húa đơn GTGT và phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ từ phũng Đảm bảo chất lượng, Thủ kho tiến hành xuất kho và lập phiếu xuất kho theo yờu cầu của lệnh xuất hàng.
Sau khi nhận được phiếu nhập kho và phiếu xuất kho do phũng vật tư gửi đến thỡ thủ kho sẽ vào thẻ kho.
* Tại phũng kế toỏn :
Sau khi đó đối chiếu với số liệu nhập xuất tồn trờn thẻ kho, kế toỏn tiến hành nhập liệu vào mỏy vi tớnh và phần mềm kế toỏn sẽ tự động cung cấp cho kế toỏn cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo yờu cầu quản lý.
Kế toỏn tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toỏn. Cỏch nhập liệu được thực hiện theo đường dẫn sau :
Từ màn hỡnh giao diện chớnh của phần mềm chọn :
Kế toỏn chi tiết -> kế toỏn hàng húa -> Nhập hàng húa mua nội địa
Sau đú, kế toỏn bấm Ctrl + N để nhập mới và điền thụng tin theo yờu cầu,
Biểu 2.7: Màn hỡnh đường dẫn vào nhập kho mua NVL
Sau khi nhập cỏc thụng số theo yờu cầu , kế toỏn bấm Ctrl + S để lưu dữ liệu. Khi muốn in phiếu, kế toỏn nhấn Ctrl + P.
Kế toỏn sẽ tiến hành nhập liệu vào mỏy :
kế toỏn chi tiết -> kế toỏn hàng húa -> xuất kho sản xuất
Sau đú nhấn Ctrl + N để thờm mới thờm mới
`
Sau khi hoàn thành nhập liệu , kế toỏn nhấn Ctrl + S để lưu số liệu vào phần mềm kế toỏn. Khi cần in để xem, kế toỏn nhấn Ctrl + P.
Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, mỏy sẽ tự động nhập cỏc bỳt toỏn kết chuyển tiếp theo và tự động lờn sổ sỏch
Muốn xem và in cỏc sổ kế toỏn cuối thỏng, cuối quý hoạc cuối năm kế toỏn vào theo đường dẫn sau : Từ màn hỡnh chớnh của phần mềm, kế toỏn chọn :
Sổ kế toỏn -> Sổ chi tiết
- >Sổ tổng hợp
Cuối thỏng , kế toỏn phải đối chiếu phần số lượng trờn Sổ chi tiết vật tư với Thẻ kho để cú thể phỏt hiện ra sai sút và điều chỉnh kịp thời. Khi cần xem số liệu trờn sổ sỏch, kế toỏn vào phần “Sổ kế toỏn”, chọn “Sổ chi tiết”, tiếp đú chọn “Sổ chi tiết hàng húa, vật tư” rồi nhập tài khoản vật tư, hàng húa, chọn ngày cần xem, chương trỡnh sẽ lọc và hiển thị kết quả cần tỡm; Để in sổ, kế toỏn nhấn “Ctrl
+ P”
Sau khi kiểm tra Sổ chi tiết Vật tư , Kế toỏn đối chiếu với bảng tổng hợp Nhập- Xuất – Tồn để đảm bảo sự khớp đỳng.
2.2.3 Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu
Kế toỏn tổng hợp NVL tại cụng ty sử dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn. Đõy là phương phỏp theo dừi vật tư thường xuyờn liờn tục căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất kho để chi vào tài khoản vật tư
2.2.3.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng:
a, Tài khoản sử dụng:
-TK 152: “Nguyờn vật, vật liệu” : tài khoản này dựng để phản ỏnh giỏ trị hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của NVL theo giỏ gốc.
-TK 331 : phải trả người bỏn : dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn với cỏc nhà cung ứng vật tư
-TK 133: thuế GTGT đầu vào được khấu trừ : dựng để phản ỏnh số tiền thuế được khấu trừ của cụng ty khi cụng ty mua ngoài nguyờn vật liệu.
Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng cỏc TK liờn quan khỏc như tk 111, tk 112, tk 621, tk 623, tk627, tk 141, tk 136…..
b, Chứng từ sử dụng: - Húa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho (theo mẫu phần mềm căn cứ vào mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (theo mẫu phần mềm căn cứ vào mẫu 02-VT) - Biờn bản kiểm kờ vật tư
2.2.3.2. Kế toỏn tăng nguyờn vật liệu:
- Nhập kho NVL mua ngoài trường hợp hàng và húa đơn cựng về: Căn cứ vào chứng từ và húa đơn cú liờn quan, kế toỏn hạch toỏn :
Nợ TK 152 : giỏ mua ghi trờn húa đơn (chưa bao gồm thuế GTGT) Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ
Sau khi nhận húa đơn GTGT và phiếu kiểm nghiệm thủ kho tiến hành nhập kho
Sau đú kế toỏn tiến hành nhập liệu vào phần mềm nghiệp vụ . Tương tự như trờn, từ màn hỡnh chớnh của phần mềm, kế toỏn vào Kế toỏn chi tiết chọn Kế
toỏn hàng húa, chọn tiếp Nhập hàng mua nội địa. Xuất hiện màn hỡnh phiếu nhập
kho, nhấn Ctrl + N để thờm mới, điền đầy đủ cỏc thụng tin, nhấn Thuế GTGT trờn thanh Menu của phiếu nhập để khai bỏo thuế GTGT. Kết thỳc nhập liệu, nhấn C trl + S để lưu, Esc để thoỏt khỏi phõn hệ. Khi cần in, nhấn Ctrl + P
- Nhập kho nguyờn vật liệu do khụng dựng hết trong quỏ trỡnh sản xuất: Trong trường hợp này, phũng Kế hoạch sản xuất chịu trỏch nhiệm nhận lại NVL để làm thủ tục nhập kho, căn cứ vào phiếu xuất kho cho lụ NVL trước đú và số thực nhập lần này, cỏn bộ phụ trỏch sẽ lập phiếu nhập kho cho số NVL trả lại đú, kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 152: số vật liệu dựng khụng hết Cú TK 621
- Trong trường hợp NVL của Cty là phế liệu thu hồi từ thanh lý, nhượng bỏn trong quỏ trỡnh SX thỡ số phế liệu đú sẽ được tạm để trong kho chờ bỏn.
2.2.3.3. Kế toỏn giảm nguyờn vật liệu:
Tại cụng ty, nghiệp vụ xuất kho chủ yếu là xuất kho NVL cho sản xuất và hoạt động quản lý. Căn cứ vào phiếu xuất kho NVL và cỏc chứng từ liờn quan của từng nghiệp vụ phỏt sinh mà kế toỏn định khoản cho phự hợp
- Xuất kho NVL phục vụ cho sản xuất: căn cứ vào phiếu xuất kho và mục
đớch sử dụng kế toỏn hạch toỏn như sau:
Nợ TK 621, 623, 627…: giỏ trị NVL xuất kho Cú TK 152 : giỏ trị NVL xuất kho
Quy trỡnh nhập liệu vào phần mềm là nhấn Ctrl + S để lưu dữ liệu vừa nhập và Esc để thoỏt khỏi phõn hệ.
2.2.3. Kế toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan đến kiểm kờ tại cụng ty:
Hàng thỏng, kế toỏn và thủ kho đều so sỏnh đối chiếu số liệu trờn Thẻ kho với cỏc Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sau đú cuối mỗi quý, Cụng ty tiến hành tổ chức kiểm kờ ở tất cả cỏc kho, mỗi kho được lập một bảng kiểm kờ bao gồm 3 người: 1thủ kho,1thống kờ, 1 kế toỏn vật liệu. Kế toỏn thực hiện so sỏnh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tỡm ra nguyờn nhõn vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt hay bị hỏng. Kết quả kiểm kờ được ghi vào “ Biờn bản kiểm kờ hàng húa” do phũng Tài chớnh – Kế toỏn lập. Cuối kỳ kiểm kờ, biờn bản được gửi lờn phũng kế toỏn, kế toỏn tập hợp số liệu tớnh giỏ trị và xỏc định chờnh lệch thừa thiếu hay bị hỏng cho từng loại.
Trong trường hợp sau khi kiểm kờ cú vật tư thiếu hoặc thừa:
Chờnh lệch thừa = Số liệu tồn kho kiểm - Số liệu tồn kho sổ thiếu kờ sỏch
Sau đú kế toỏn, nhập liệu kiểm kờ vào phần mềm kế toỏn. Do Cụng ty sử dụng giỏ thực tế đớch danh để hạch toỏn NVL xuất kho nờn khi định khoản vào phần mềm, kế toỏn phản ỏnh cả về mặt số lượng lẫn giỏ trị NVL thực tế đó xuất kho. Kế toỏn nhập liệu theo đường dẫn :
Từ màn hỡnh chớnh của phần mềm kế toỏn : nhấn vào “Sổ kế toỏn” chọn “Sổ tổng hợp” Tiếp tục chọn “Bảng kiểm kờ cuối quý”. Nhập tài khoản và ngày thỏng sau đú nhập số liệu đó kiểm kờ. Cuối cựng, sau khi điều chỉnh số liệu thực tế, kế toỏn nhấn F5 để mỏy tớnh tớnh lại và nhấn Ctrl + P để in
Kế toỏn ghi : Nợ TK 1381
Cú TK 152:
Khi phỏt hiện nguyờn nhõn ,kế toỏn điều chỉnh lại : Nợ TK 621
Cú TK 1381
Tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh sau khi được hạch toỏn vào phần mềm kế toỏn thỡ chương trỡnh sẽ tự động kết chuyển vào sổ kế toỏn chi tiết và sổ kế toỏn
tổng hợp. Cuối thỏng, kế toỏn phải vào Nhật ký chứng từ. Để cú thể xem cỏc sổ tổng hợp đú, từ giao diện màn hỡnh chớnh, kế toỏn vào theo đường dẫn:
Bỏo cỏo tài chớnh -> Nhật ký chứng từ số … -> Bảng kờ số …
Từ giao diện chớnh của phần mềm chọn Bỏo cỏo tài chớnh xuất hiện danh sỏch cỏc hỡnh thức ghi sổ chọn Nhật ký chứng từ. Từ đú, kế toỏn vật tư chọn Nhật
ký chứng từ số 7 để xem và kiểm tra số liệu đó khớp đỳng hay chưa. Kế toỏn cú
thể chọn Từ ngày -> Đến ngày để xem số liệu ngày thỏng mà mỡnh cần
Tương tự như Nhật ký chứng từ số 7.Sau khi chọn hỡnh thức Nhật ký
chứng từ, kế toỏn vật tư chọn Bảng kờ số 4 , chọn ngày thỏng cần xem. Nhấn Ctrl + P nếu muốn in và Esc khi muốn thoỏt khỏi phõn hệ
Sau khi kiểm tra Nhật ký chứng từ số 7 và Bảng kờ số 4, Kế toỏn tiếp tục kiểm tra Sổ cỏi. Lựa chọn tài khoản 152, từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010, mỏy sẽ tỡm kiếm và hiển thị Sổ cỏi mà Kế toỏn cần. Phần mềm kế toỏn Vietsun eAccounting là phần mềm tự động hoàn toàn. Sau khi kế toỏn nhập liệu cỏc phõn hệ cần thiết, cuối thỏng mỏy sẽ tự động kết chuyển vào cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp, nờn kế toỏn cú thể theo dừi Sổ cỏi theo thỏng, theo quý hay theo năm tựy vào yờu cầu quản lý của cụng ty. Do đú, trong phạm vi khúa luận này, em xin giới thiệu Sổ cỏi TK 152 thỏng 01 năm 2010
2.3 Đỏnh giỏ thực trạng cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty CP DƯỢC-VTYT Nghệ An
2.3.1 Đỏnh giỏ thực trạng cụng tỏc kế toỏn NVL tại cụng ty:
Với bề dày kinh nghiệm phỏt triển trờn 50 năm, Cụng ty CP Dược – VTYT Nghệ An đó tỡm được chỗ đứng cho riờng mỡnh, một vị thế khỏ vững chắc trờn thị trường thuốc tõn dược trong nước. Qua thời gian thực tập, cú điều kiện đi sõu nghiờn cứu tỡm hiểu cụng tỏc kế toỏn vật liệu và phõn tớch tỡnh hỡnh quản lý sử dụng vật liệu ở cụng ty, em thấy rằng, bộ mỏy kế toỏn núi chung, phần hành cụng
tỏc kế toỏn vật liệu núi riờng đó đỏp ứng được yờu cầu quản lý vật liệu trong cụng ty.
2.3.2. Những ưu điểm cần phỏt huy :
Trong những năm vừa qua, bộ phận kế toỏn tại cụng ty cổ phần Dược – VTYT Nghệ An luụn là một trong những bộ phận hoạt động hiệu quả và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng tại cụng ty đạt được những ưu điểm nổi bật sau:
- Nhỡn chung, hệ thống kế toỏn của cụng ty được tổ chức một cỏch khoa học. Hỡnh thức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn hoàn toàn phự hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mụ của cụng ty. Với đặc điểm kinh doanh đa dạng cỏc mặt hàng và phạm vi thị trường rộng lớn nhưng toàn bộ cỏc hợp đồng mua bỏn và thanh toỏn đều được thực hiện thụng qua phũng kế toỏn tại cụng ty. Việc ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn đảm bảo quỏ trỡnh tổ chức kế toỏn xuyờn suốt, nhanh chúng và chớnh xỏc.
- Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức hợp lý. Cỏc nhõn viờn đều được đào tạo qua chuyờn ngành kế toỏn và đảm nhiệm một số phần hành nhất định gúp phần tăng tớnh chuyờn mụn hoỏ cao cho cụng việc. Với tinh thần làm việc hăng say, nhiệt tỡnh và thỏi độ hoà nhó trong cụng việc, nhõn viờn phũng kế toỏn đó gúp phần tạo lũng tin ở khỏch hàng, đem đến sự thành cụng cho doanh