II. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN
2.4.1 Hỡnh thức Nhật ký chung
sỏch gồm: Sổ nhật ký, sổ cỏi và cỏc sổ chi tiết cần thiết. Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tõm là sổ Nhật Ký Chung theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và định khoản kế toỏn của nghiệp vụ đú, sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ nhật ký để ghi vào Sổ cỏi, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 theo từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
+ Nhật ký chung bao gồm cỏc loại sổ: - Nhật ký chung
- Sổ cỏi
- Sổ, bảng tổng hợp chi tiết
+ Ưu điểm: Hỡnh thức Nhật ký chung phự hợp với mọi loại hỡnh đơn vị
hạch toỏn.
+ Nhược điểm: đú là khụng thuận tiờn cho việc phõn cụng ghi chộp của kế
toỏn, quỏ trỡnh ghi chộp bị trựng lặp do vậy phải xử lý trựng lặp nhất là đối với cỏc sổ nhật ký đặc biệt.
Sơ đồ 5: Quy trỡnh hạch toỏn tiền lƣơngtheo hỡnh thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu
Nhật ký đặc biệt
Bảng chấm cụng,thanh toỏn lương,BHXH,phiếu chi lương...
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
TK 334, 338
Sổ cỏi TK 334, 338
Bảng cõn đối TK
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338
2.4.2 Hỡnh thức Nhật ký - Sổ cỏi : Là hỡnh thức kế toỏn trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ, cỏc loại sổ cũng như hỡnh thức Nhật Ký Chung. Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn này là: Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cỏi. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cỏi là cỏc chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
+ Nhật ký - Sổ cỏi bao gồm cỏc loại sổ: - Nhật ký- sổ cỏi
- Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
+ Ưu điểm: Nhật ký - Sổ cỏi là hỡnh thức kế toỏn trực tiếp, đơn giản, sử
dụng ớt tài khoản, số lương phỏt sinh ớt, phự hợp với cỏc doanh nghiệp cú quy mụ vừa và nhỏ, mụ hỡnh quản lý chung một cấp, cần ớt lao động kế toỏn .
+ Nhược điểm:Chỉ thớch hợp với quy mụ doanh nghiệp nhỏ kinh doanh
ngành thương mại .
- Đối với cỏc doanh nghiệp lớn, cỏc doanh nghiệp sản xuất cụng nghiệp, xõy dựng, vận tải... phải sử dụng nhiều tài khoản kế toỏn thỡ khụng thể ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ cỏi được (Vỡ sổ sẽ dài "bất tận").
- Dễ phỏt sinh lệch dũng (rõu ụng nọ cằm bà kia) do dũng quỏ dài, dũng kẻ khụng trựng nhau...Việc ghi sổ lóng phớ (1 dũng rất dài chỉ ghi vài cột đối ứng) - Ghi sổ cỏi quỏ chi tiết, mất thời gian, việc tổng hợp để phõn tớch số liệu kế toỏn khú khăn, thiếu khoa học.
Sơ đồ 6: Quy trỡnh hạch toỏn tiền lƣơng theo hỡnh thức Nhật ký-Sổ cỏi
Ghi chỳ :
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối thỏng Sổ quỹ Bảng chấm cụng,thanh toỏn lương,BHXH… Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết TK 334, 338 Nhật ký- Sổ cỏi TK 334, 338
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338
2.4.3 Hỡnh thức Nhật ký-chứng từ: Hỡnh thức này cú đặc trưng riờng về số lượng và loại sổ. Trong hỡnh thức Nhật Ký - Chứng Từ cú 10 Nhật Ký Chứng lượng và loại sổ. Trong hỡnh thức Nhật Ký - Chứng Từ cú 10 Nhật Ký Chứng Từ, được đỏnh số từ Nhật Ký- Chứng Từ số 1-10. Hỡnh thức kế toỏn này nú tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo bờn Cú của cỏc tài khoản kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo tài khoản đối ứng Nợ. Nhật Ký - Chứng Từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian với cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toỏn tổng hợp với hạch toỏn chi tiết trờn cựng một sổ kế toỏn và trong cựng một quỏ trỡnh ghi chộp.
+ Nhật ký - Chứng từ bao gồm cỏc sổ sỏch: - Nhật ký chứng từ
- Bảng kờ
- Sổ cỏi
- Sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết
Nhật ký - Chứng từ: Cú 10 nhật ký chứng từ, từ số 1 đến số 10 .
Bảng kờ: Cú 10 bảng kờ đỏnh số thứ tự từ 1 dến 11 khụng cú bảng kờ số 7. Bảng phõn bổ: Cú 4 bảng phõn bổ, từ số 1 đến số 4.
+ Ưu điểm: Kết hợp chặt chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt
sinh theo trỡnh tự thời gian với việc hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
Sử dụng cỏc mẫu sổ in sẵn cú quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiờu quản lý kinh tế tài chớnh và lập bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ được ỏp dụng trong cỏc doanh nghiệp cú quy mụ lớn, loại hỡnh kinh doanh phức tạp, cú trỡnh độ kế toỏn cao.
Một trong những đặc trưng của hạch toỏn kế toỏn là ghi nhận thụng tin phải cú căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toỏn là bằng chứng xỏc minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh đó phỏt sinh. Phương phỏp chứng từ kế toỏn là một cụng việc chủ yếu của tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở cỏc đơn vị.
+ Nhược điểm: Khụng thuận tiện cho việc cơ giới húa cụng tỏc kế toỏn, khụng phự hợp với đơn vị cú quy mụ nhỏ, ớt nhõn viờn kế toỏn, khụng đều đặn.
Sơ đồ 7: Quy trỡnh hạch toỏn tiền lƣơng theo hỡnh thức Nhật ký-chứng từ
Ghi chỳ:
: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ hoặc cuối thỏng
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết TK 334, 338 Bảng chi tiết TK 334, 338 Bảng phõn bổ Bảng kờ số 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ số 1, 7, 10 Bảng cõn đối kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh
Sổ cỏi TK 334, 338
Bảng chấm cụng,thanh toỏn lương,BHXH, phiếu chi
2.4.4 Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ: Là hỡnh thức kế toỏn Chứng Từ Ghi Sổ được hỡnh thành sau cỏc hỡnh thức Nhật Ký Chung và Nhật Ký Sổ Cỏi. Nú tỏch việc hỡnh thành sau cỏc hỡnh thức Nhật Ký Chung và Nhật Ký Sổ Cỏi. Nú tỏch việc ghi Nhật Ký với việc ghi sổ cỏi thành 2 bước cụng việc độc lập, kế thừa để tiện cho phõn cụng lao động kế toỏn, khắc phục những hạn chế của hỡnh thức Nhật Ký Sổ Cỏi. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ. Chứng từ này do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp cỏc chứng từ gốc cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
+ Chứng từ ghi sổ bao gồm cỏc loại sổ sỏch:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cỏi
- Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
+ Ưu điểm: Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ thớch hợp với mọi loại quy mụ của
doanh nghiệp, kết cấu sổ sỏch đơn giản, dễ ghi chộp, phự hợp với cả kế toỏn thường và kế toỏn mỏy.
+ Nhược điểm:
- Đũi hỏi kế toỏn viờn, kế toỏn trưởng phải đối chiếu khớp đỳng số liệu giữa Chứng từ ghi sổ với Chứng từ ghi sổ khỏc do cỏc đồng nghiệp khỏc, ở phần hành kế toỏn khỏc lập trước khi ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cỏi.
- Trỡnh độ kế toỏn viờn tương đối đồng đều.
- Khi và chỉ khi đó ghi số liệu vào sổ cỏi mới ghi ngày thỏng vào chỗ: Đó ghi sổ cỏi ngày....trờn Chứng từ ghi sổ, như vậy mới khỏi bị sai sút, ghi trựng .
Sơ đồ 8: Quy trỡnh hạch toỏn tiền lƣơng theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Bảng chấm cụng,thanh toỏn lương,BHXH,phiếu chi lương… Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn
cựng loại Sổ kế toỏn chi tiết
TK 334, 338 Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi TK 334, 338 Bảng cõn đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
CHƢƠNG II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CễNG TY XNK VẬT TƢ TÀU THỦY
I.KHÁI QUÁT VỀ CễNG TY
1.1 Lịch sử hỡnh thành cụng ty:
Cụng ty XNK Vật Tư Tàu Thủy (Shimex) là doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị thành viờn thuộc Tập đoàn cụng nghiệp tàu thủy Việt Nam. Cụng ty được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 28/04/1994 với tờn gọi là cụng ty XNK Vật Tư Tàu Thuỷ theo quyết định số 552/QĐ/TCCB-LĐ Ngày 28/04/1994 của Bộ giao thụng vận tải. Với:
Tờn cụng ty: Cụng ty XNK Vật Tư Tàu Thuỷ
Tờn tiếng anh: SHIP MATERIAL EXPORT – IMPORT COMPANY
Tờn giao dịch: SHIMEX
Đặt trụ sở chớnh tại: Số 4 Phan Đỡnh Phựng, Phường Hạ Lý, Quận Hồng Bàng,Thành Phố Hải Phũng.
Căn Cứ Quyết định số 583/QĐ-CNT – ĐMDN ngày 31/03/2008 Chủ tịch hội đồng quản trị Tập đoàn Cụng nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam về việc thực hiện cổ phần hoỏ Cụng Ty Xuất Nhập Khẩu Vật Tư Tàu Thuỷ.
1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của cụng ty:
Mục Tiờu hoạt động:
Cụng ty xuất nhập khẩu vật tư tàu thuỷ được huy động và sử dụng vốn cú
hiệu quả trong việc phỏt triển sản xuất kinh doanh nhằm mục tiờu thu lợi nhuận tối đa, tạo cụng ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống cho người lao động. Đúng gúp cho ngõn sỏch nhà nước và phỏt triển cụng ty ngày càng lớn mạnh.
Ngành, nghề kinh doanh của cụng ty:
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị cho ngành đúng tàu thuỷ.
- Chế biến kinh doanh cỏc mặt hàng từ gỗ.
- Đúng mới và sửa chữa cỏc phương tiện vận tải thuỷ, phỏ dỡ tàu cũ, dịch
vụ cung ứng hàng hải .
- Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị xõy dựng, vật tư và vật liệu xõy dựng.
- Sản xuất mỏy múc thiết bị, vật tư phục vụ đúng tàu mới và sửa chữa cỏc
phương tiện vận tải thuỷ.
- Kinh doanh XNK vật tư nụng nghiệp bao gồm: Phõn bún cỏc loại, mỏy
múc cụng cụ phục vụ nụng nghiệp.
- Kinh doanh phỏt triển nhà và bất động sản, kinh doanh dịch vụ hạ tầng cơ
sở khu cụng nghiệp.
- Kinh doanh XNK thiết bị vật tư, phương tiện vận tải bộ phục vụ giao
thụng vận tải .
- Khai thỏc cầu, cảng, kho, bói, bốc dỡ hàng hoỏ, hàng lỏng và container.
- Gia cụng cơ khớ và nấu luyện sắt thộp phế liệu.
- Kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoỏ thuỷ, bộ.
- Xõy dựng cỏc cụng trỡnh cụng nghiệp và dõn dụng, san lấp mặt bằng.
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy cụng ty XNK Vật tƣ tàu thủy P. Kế toỏn P. Kinh Doanh P. kế Hoạch P. Vận Tải P. Quản lý dự ỏn P. Hành chớnh P. Bảo vệ KCN tàu thuỷ An Hồng
Với mụ hỡnh đơn giản gọn nhẹ như trờn tạo ra rất nhiều thuận lợi cho Cụng ty trong hoạt động kinh doanh của mỡnh. Giỏm đốc trực tiếp chỉ đạo toàn bộ sẽ nhanh chúng thu hồi được thụng tin phản hồi chớnh xỏc, kịp thời từ đú phỏt huy điểm mạnh, hạn chế những mặt yếu kộm trong cụng tỏc quản lý điều hành Cụng ty. Mọi quyết định của giỏm đốc sẽ nhanh chúng thực hiện một cỏch cú hiệu quả.
● Chức năng, nhiệm vụ của từng phũng: Giỏm Đốc
- Giỏm đốc: Là người đại diện cho cụng ty,quản lý cụng ty theo chế độ một thủ trưởng. Giỏm đốc phụ trỏch chung mọi mặt của cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước cơ quan Nhà nước và cơ quan chủ quản cấp trờn về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty .
- Phú giỏm đốc: Là người giỳp việc cho giỏm đốc, được giỏm đốc phõn cụng nhiệm vụ và cụng việc cụ thể.
- Phũng kinh doanh : Phũng này thực hiờn chức năng kinh doanh, cú nghĩa vụ tỡm bạn hàng, nguồn hàng để ký kết hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ một cỏch chủ động theo cỏc hỡnh thức liờn doanh liờn kết, ký hợp đồng hợp tỏc đầu tư uỷ thỏc và nhận uỷ thỏc xuất nhập khẩu. Cụ thể phũng kinh doanh trước khi xuất khẩu mặt hàng nào đú trước hết phải liờn hệ ký hợp đồng trong nước nhằm thu gom hàng sau đú ký hợp đồng với đối tỏc nước ngoài trờn hai khung hợp đồng (Hợp đồng ngoại thương và hợp đồng uỷ thỏc) và làm thủ tục xuất nhập khẩu và giao hàng cho khỏch hàng đồng thời cũng phải làm thủ tục thanh toỏn với nước ngoài, sau đú thanh toỏn hợp đồng trong nước chức năng của phũng này là tư vấn, thực hiện và dự thảo cho giỏm đốc cỏc hợp đồng trong nước, hợp đồng ngoại thương.
Phũng kế hoạch kinh doanh được coi là phũng chủ lực trong cụng ty, kết quả kinh doanh của cụng ty phụ thuộc rất nhiều vào năng lực hoạt động của cả phũng, cũng như của từng thành viờn. Nhiệm vụ chớnh của phũng là thu gom hàng hoỏ trong nước và làm cỏc nghiệp vụ ngoại thương xuất khẩu hàng.
- Phũng kế toỏn tài chớnh: Cú chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thụng tin kế toỏn một cỏch kịp thời, chớnh xỏc và đầy đủ giỳp giỏm đốc ra quyết định đỳng đắn. Theo dừi sỏt sao tài sản và tỡnh hỡnh biến động của cỏc loại tài sản, quản lý chặt chẽ việc dựng vật tư, tiền vốn trong kinh doanh xuất nhập khẩu.
nhất, xỏc định giỏ cả của cỏc mặt hàng bỏn ra, xỏc định kết quả của cỏc hoạt động kinh doanh cuối kỳ kế toỏn phũng kế toỏn tài chớnh chịu trỏch nhiệm tổng hợp cỏc quyết toỏn và duyệt quyết toỏn với Tổng cụng ty cũng như cỏc cơ quan ban ngành khỏc. Phũng kế toỏn tài chớnh cú thể núi là một cỏnh tay cố vấn quan trọng cho ban giỏm đốc cụng ty trong lĩnh vực hoạt động tài chớnh kế toỏn và lựa chọn phương hướng kinh doanh.
- Phũng Kế hoạch: Là cơ quan tham mưu tổng hợp cho giỏm đốc cụng ty về cụng tỏc kế hoạch tổ chức sản xuất lao động tiền lương, chế độ về hành chớnh, văn thư bảo mật, đảm bảo an toàn cho cụng ty, đảm bảo sức khoẻ cho cỏn bộ cụng nhõn, phương tiện làm việc...
- Phũng quản lý dự ỏn: Tham mưu cho Giỏm đốc lập bỏo cỏo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, bỏo cỏo quyết toỏn khi dự ỏn hoàn thành đưa vào khai thỏc, sử dụng.
Như vậy, cỏc phũng ban chức năng trong cụng ty cú mối quan hệ hết sức chặt chẽ với nhau và cũng phối hợp thực hiờn cỏc hoạt động kinh doanh khỏ nhịp nhàng ăn ý, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cụng ty, mục tiờu của cụng ty.
1.2.2 Tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh:
♦ Vấn đề tài chớnh:
Ngay từ khi mới thành lập, vốn kinh doanh của cụng ty cũn rất hạn hẹp trong khi đú việc vay vốn ngõn hàng lại gặp nhiều khú khăn.
Cựng với quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển, vốn của cụng ty đó được bổ sung một cỏch đỏng kể, cụng ty luụn tỡm tới sỏng tạo để cú được mức doanh thu cao gúp phần tăng vốn kinh doanh cho cụng ty hay tỏi đầu tư vào một số hàng truyền thống nhằm đem lại lợi nhuận. Cú thể thấy tỡnh hỡnh nguồn vốn của cụng ty qua 3 năm từ năm 2008- 2010 như sau:
Biểu 1.2.2: TèNH HèNH NGUỒN VỐN CỦA CễNG TY (2008 - 2010)
Đơn vị : VNĐ
Năm 2008 2009 2010
Tổng vốn 16.219.160.000 14.198.137.000 19.165.000.000
Nguồn: Bỏo cỏo của Cụng ty 2010
Qua bảng trờn ta thấy tỡnh hỡnh nguồn vốn của cụng ty thay đổi khụng đỏng kể qua cỏc năm. Nhưng năm 2009 thỡ nguồn vốn của cụng ty giảm xuống do nền kinh tế thế giới khủng hoảng dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của