Mặc dù đạt được những thành công đáng kể song trong quá trình hoạt động của công ty cũng có những hạn chế :
Tổ chức bộ máy quản lý :
- Cơ cấu tổ chức nhân sự chưa đạt được tính kinh tế vì tương quan giữa yêu cầu công việc và trình độ chuyên môn của các bộ phận quản lý còn chênh lệch.
- Việc trao đổi thông tin, sự truyền thông giữa các phòng ban chức năng bị hạn chế làm giảm sự gắn kết trong toàn bộ công ty.Do đó không tạo ra sự thống nhất hành động cao và rất khó để quy kết trách nhiệm cụ thể khi có sự cố xảy ra. - Việc bố trí và sử dụng lao động trong các phòng ban chức năng còn nhiều bất
cập như việc bố trí nhân viên không phù hợp với năng lực và sở trường của họ,dẫn đến việc thực hiện công việc khó khăn,kết quả đạt được không như mong muốn hoặc có chăng thì phải tốn một khoảng kinh phí để đào tạo lại hoặc làm công tác hướng nghiệp.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực :
- Công tác tuyển dụng gặp nhiều khó khăn vì mặt bằng tiền lương còn thấp so với các công ty của đối thủ cạnh tranh.
- Trình độ chuyên môn của nhân viên các tổ chưa cao chỉ được đào tạo các lớp bồi dưỡng chuyên môn ngắn hạn.Chưa dự đoán cung cầu nhân lực tên thị trường lao đọng để đặt ra các chính sách đào tạo dài hạn.
- Thiếu công tác đánh giá nhu cầu đào tạo thường xuyên của công ty.Những mong đợi, nhu cầu đào tạo của nhân viên chưa thật sự được quan tâm.
- Còn thiếu sự liên kết đào tạo với các trường cao đẳng, đại học để thu hút thêm nhân tài trong các lĩnh vực đang còn thiếu của công ty như : Marketing, Kế toán…
Hệ thống về tiền lương - Chính sách động viên , khen thưởng :
- Bầu không khí làm việc trong ở một vài phòng ban chức năng vẫn còn nặng nề, công ty chưa xây dựng được bầu không khí vui vẻ, thoải mái trong công việc ở tất cả các phòng ban.Vẫn còn tình trạng chỉ làm việc khi có mặt của tổ Trưởng,hoặc đôi khi không có thái độ nghiêm túc trong công việc.
- Mức độ quan tâm đến gia đình của nhân viên chưa nhiều như vợ, chồng, con cái…về các vấn đề việc làm, chính sách hỗ trợ…
- Vẫn còn tình trạng không đồng thuận giữa các nhân viên, họ nhận thấy rằng một số đối tượng được trao thưởng nhiều hơn so với các đồng nghiệp khác hoặc không thật sự phù hợp để được khen thưởng.
2.5 ĐÈ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC :
Tại mỗi doanh nghiệp dù công tác quản trị nguồn nhân lực có tốt đến mấy cũng tồn tại khuyết điểm, quan trọng là doanh nghiệp quan tâm khắc phục những mặt khuyết đó chứ không phải chỉ tập trung duy trì những mặt tích cực hiện tại. Sự linh hoạt thay đổi trong công tác quản trị nguồn nhân lực phù hợp với đặc điểm của từng nhân viên,từng bộ phận, từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực con ở mức độ cao nhất kết quả kèm theo sẽ là doanh thu cao, đem lại lợi nhuận ngày một nhiều hơn. Dựa trên những dữ liệu thu thập được cũng như thực tế quan sát thì tôi xin đề xuất một số biện pháp nhằm cải thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty.
2.5.1 Tổ chức bộ máy quản lý :
Ban lãnh đạo
- Cần rút ngắn khoảng cách hiện tại giữa ban lãnh đạo và nhân viên có thể bằng cách như tổ chức liên hoan công ty vào những dịp lễ lớn trong năm như : 2/9 , 8/3, Tết âm lịch…điều này giúp gia tăng lòng trung thành của tất cả nhân viên, nâng cao hiệu quả làm việc.
- Cần giao quyền, nhiệm vụ và sắp đặt vị trí đúng ngươiog đúng việc, tránh đặt những mối quan hệ làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của công ty.
- Cần tạo điều kiện cho các Tổ trưởng, tổ phó ngành hàng tiếp tục theo đuổi việc học để công ty có được đội ngũ lãnh đạo cấp trung đều đạt trình độ cao đẳng, đại học.
Tổ trưởng – phó các ngành hàng
- Cần tự giác nâng cao nhận thức của bản thân trong việc tiếp tục nâng cao trình độ quản lý, năng lực tổ chức quản lý điều hành công việc của mình bằng việc theo học các chương trình quản lý tại các trường đại học. Thường xuyên bồi bổ chuyên môn và nghiệp vụ để giúp siêu thị ngày càng vươn xa hơn nữa.
- Thường xuyên khuyến khích công nhân viên trong cấp dưới đạt kết quả cao trong công việc.Tạo cơ hội cho các nhân viên trẻ có năng lực nhận nhiệm vụ một cách tốt nhất. Phân công đúng người đúng việc.
- Mỗi tổ trưởng, tổ phó cần nhiệt tình hơn trong việc hướng dẫn nhân viên mới, tránh các trường hợp đuổi việc nhân viên đặc biệt là tổ thu ngân.Ra sức xây dựng mối liên kết giữa các tổ tránh tình trạng canh tranh không lành mạnh giữa các tổ gây mất đoàn kết trong tổ, cần đoàn kết tôn trọng hợp tác lẫn nhau và luôn đặt lợi ích công ty lên hàng đầu.
Cơ chế điều hành
Cần đạt hai yêu cầu :
- Yêu cầu cân đối : cân đối về số người theo khối lượng công việc, hiện nay một số bộ phận cần thêm nhân sự như : Marketing, kế toán, Vi tính…điều này giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc của các bộ phận cũng như của công ty. - Yêu cầu linh hoạt : phải có cơ cấu tổ chức và những quy định linh hoạt, có thể
điều chỉnh để đáp ứng kịp thời, có hiệu quả các yêu cầu về nguồn nhân lực của tổ chức. Ví dụ : Khi Gíam đốc và Phó giám đốc không có mặt thì ai sẽ là người thay quyền quản lý và xử lý các giấy tờ trong các trường hợp khẩn cấp…
2.5.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực :
- Xem đào tạo như là một trong những nguồn động viên chứ không phải là một đòi hỏi, việc này giúp nhân viên thoải mái và hăng hái tự hoàn thiện trình độ, nghiệp vụ và đào tạo.
- Mỗi thành viên trong công cần tự giác phát triển năng lực của bản thân chủ yếu về thái độ, kỹ năng và kiến thức.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc thi tay nghề để các cán bộ công nhân viên được nâng cao trình độ chuyên môn của mình
- Số lượng cán bộ có trình độ đại học trong đội ngũ cán bộ quản lý còn quá ít và chưa đồng đều trong chuyên môn đào tạo do đó đòi hỏi công ty phải có kế hoạch bồi dưỡng cán bộ nâng cao trình độ chuyên môn.Đối với cán bộ chủ chốt đó là Ban giám đốc, các tổ trưởng tổ phó các tổ nếu ai đã có bằng đại học thì đơn vị nên tổ chức cho một số cán bộ đó học thêm nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và cơ sở lý luận theo hình thức vừa học vừa làm và đào tạo các bậc trên đại học hoặc văn bằng 2.
- Tổ chức các khóa hội thảo nội bộ để san sẻ kinh nghiệm làm việc đặc biệt các công việc đòi hỏi tính nghiệp vụ cao như dịch vụ chăm sóc khách hàng, nhân viên thu ngân.
Đối với công ty :
- Đào tạo nhân viên cần chú ý về mặt kiến thức phải bao hàm cả ba yếu tố : kiến thức tổng hợp, kiến thức chuyên ngành và kiến thức đặ thù.
- Cần chủ động liên kết với các trung tâm, trường dạy nghề để tuyển chọn được lao động phù hợp và giúp cho việc đào tạo nghề hiệu quả hơn.
- Thường xuyên đổi mới chương trình giảng dạy, tăng cường thời lượng thực hành và đầu tư trang thiết bị phục vụ quá trình học tập, thực hành cho học viên. - Xem xét ý kiến tán thành và phản đổi của nhân viên đối với từng loại hình đào
tạo trước khi quyết định bạn sẽ áp dụng loại hình đào tạo nào cho nhân viên của mình.
- Lựa chọn phương pháp đào tạo mới phù hợp với thời gian và cách học của nhân viên như : học qua mạng, lớp học buổi tối, học từ xa.
2.5.3 Tiền lương - Chính sách động viên , khen thưởng
- Xây dựng và bảo quản quỹ lương và quỹ các tổ cần minh bạch, công khai tạo sự tin tưởng cho nhân viên.
- Môi trường làm việc của nhân viên : công ty cần đảm bảo các điều kiện an toàn theo quy định về bảo hộ lao động do Nhà nước ban hành, chăm lo khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm y tế, các phương tiện dụng cụ làm việc phải được đáp ứng đầy đủ.
- Công ty cần định hướng xây dựng và phát triển một bầu không khí văn hóa tại nơi làm việc lâu dài và trên cơ sở tin tưởng lẫn nhau, thực hiện một cơ cấu tổ chức linh hoạt hiệu quả. Xây dựng bầu không khí thoải mái trong lao động, xây dựng khối đoàn kết từ dưới lên trên, phát huy sức mạnh tập thể, khơi dậy khả năng sáng tạo trong lao động của tất cả nhân viên.
- Khen thưởng cán bộ công nhân viên, phải kịp thời và nghiêm minh. Tạo niềm tin cho công nhân viên vào sự lãnh đạo của cán bộ quản lý.
- Quan tâm đến gia đình cán bộ, nhân viên nhiều hơn như: tổ chức các sự kiện cho gia đình của họ có thể tham gia và giúp họ tìm hiểu thêm về công ty của bạn, tổ chức các kỳ nghỉ và các buổi liên hoan cho gia đình của họ, hỗ trợ học phí cho con của họ…
- Tạo điều kiện cho tất cả cán bộ, nhân viên đều có cơ hội thăng tiến trong công việc, giúp tăng lòng trung thành của nhân viên đối với công ty.
PHẦN 3 : MÔ TẢ NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP :
3.1 NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG :
Năm tuần trải qua công việc thực tập tại công ty TNHH Saigon co.op Nhiêu Lộc tôi được sự hướng dẫn nhiệt tình từ mọi người trong công ty đặc biệt là chị trưởng phòng Tổ chức-hành chính.Tôi đã học tập được nhiều kỹ năng và kinh nghiệm có ích cho công việc sau này.Cụ thể tôi được hướng dẫn các công việc sau :
Tuần thứ nhất :
- Lưu trữ công văn đến – đi, ghi sổ, đóng dấu công văn.
- Lưu trữ danh sách học viên, nhân viên thuyên chuyển, nghỉ việc. - Lưu trữ quyết định nâng lương cơ bản, nâng lương chức danh. - Làm thẻ nhân viên.
Tuần thứ hai :
- Lập biểu mẫu bảng liệt kê tài liệu trong hồ sơ nhân viên. - Photo bảng liệt kê tài liệu trong hồ sỏ nhân viên.
- Kiểm tra và liệt kê tài liệu trong hồ sơ nhân viên. - Lưu trữ bảng tính lương cán bộ công nhân viên.
Tuần thứ ba :
- Đặt, nhận và kiểm tra văn phòng phẩm từ nhà cung cấp.
- Liệt kê hồ sơ hết hạn hợp đồng lao động và nghỉ việc. - Kiểm tra và lưu trữ sổ bảo hiểm xã hội và sổ lao động.
Tuần thứ tư :
- Kiểm tra biên bản nhận quà tặng tri ân khách hàng. - Lập danh sách những biên bản bị thiếu.
- Gửi danh sách đề nghị cho nhân viên công ty đi học việc tại trung tâm huấn luyện Saigon co.op.
Tuần thứ năm :
- Kiểm tra biên bản chiết khấu thương mại. - Thu hồi phiếu quà tặng.
- Kiểm tra phiếu giao hàng.
- Kiểm tra hóa đơn thanh toán đính kèm coupon sinh nhật khách hàng.
3.2 KẾT QUẢ CÔNG VIỆC ĐÃ ĐÓNG GÓP CHO CÔNG TY :
Sau thời gian năm tuần thực tập, tôi đã hoàn thành được một số nhiệm vụ được giao và đạt được kết quả như sau :
- Lưu và đóng dấu công văn đến – đi và ghi vào sổ tiếp nhận công văn đến – đi. Tôi đã lưu trữ lại tất cả những công văn, tránh thất lạc và công ty sẽ dễ tìm khi cần đến.
- Lưu trữ quyết định nâng bậc lương, nâng lương cơ bản, nâng lương chức danh.Việc này giúp cho phòng tổ chức hành chính sẽ dễ cập nhật bậc lương của cán bộ, công nhân viên khi tính tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội và những lần nâng lương tiếp theo.
- Kiểm tra và sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ cán bộ, nhân viên của công ty.Trong quá trình làm việc nhân viên có thể chuyển qua các tổ và phòng ban khác nên việc kiểm tra sẽ giúp sắp xếp lại đúng danh sách nhân viên.Đồng thời tránh thất lạc
hồ sơ nhân viên và giúp dễ phân công lịch làm việc cho từng bộ phận và cá nhân.
- Liệt kê được toàn bộ những tài liệu trong hồ sơ của tất cả cán bộ, nhân viên.Bao gồm liệt kê : bằng cấp, sơ yếu lý lịch, bảng cam kết bảo mật thông tin công ty, tờ khai bảo hiểm xã hội, sổ bảo hiểm xã hội, giấy khám sức khỏe…khi liệt kê như vậy tôi sẽ giúp công ty biết được nhân viên nào thiếu giấy tờ nào quan trọng cần bổ sung.Ba loại giấy tờ quan trọng tôi kiểm tra giúp hạn chế rủi ro cho công ty là : giấy khám sức khỏe của nhân viên nếu không có cần thông báo cho nhân viên bổ sung nếu không bị cơ quan địa phương kiểm tra đột xuất sẽ bị phạt hành chính.Tiếp đến là sổ bảo hiểm xã hội của nhân viên để công ty căn cứ đóng tiền bảo hiểm xã hội và hoàn trả sổ cho nhân viên khi họ nghỉ việc.Cuối cùng là hợp đồng lao động giúp công ty tính tiền lương xem nhân viên nào là nhân viên học việc, nhân viên khoán việc, nhân viên chính thức.
- Kiểm tra sổ lao động và hợp đồng lao động mới, sau đó để vào đúng từng hồ sơ còn thiếu.
- Giúp công ty nhận đúng số lượng và mẫu mã văn phòng phẩm đã đặt và phân ra theo đề xuất giảm thất thoát văn phòng phẩm và đáp ứng kịp thời nhu cầu của các bộ phận.
- Kiểm tra toàn bộ biên bản chiết khấu tháng 12 năm 2011.Giúp chuyển giao cho phòng kế toán đúng số liệu để trừ ra số tiền phải tính thuế thu nhập doah nghiệp. - Tôi đã sử dụng phần mềm quản lý thu hồi toàn bộ phiếu quà tặng tháng 11,12
năm 2011 và tháng 1 năm 2012.Giúp phòng kế toán kịp thời bàn giao lại cho các Co.op thành viên thu hồi tiền về cho công ty.
- Kiểm tra toàn bộ phiếu giao hàng tháng 1 năm 2012 đúng với số lượng phiếu mà phòng bảo vệ giao để tính tiền lương cho nhân viên giao hàng.
- Kiểm tra số tiền trên hóa đơn và phần trăm trên coupon sử dụng máy tính tính ra số tiền được giảm có đúng hay không, sau đó tính tổng lại và so sánh với biên bản bàn giao của tổ thu ngân.
Tuy chỉ làm được một số việc như trên nhưng tôi hi vọng đã đóng góp được một phần nhỏ trong guồng máy công việc của công ty và sự hài lòng từ phía công ty về những việc tôi đã làm.
3.3 NHỮNG KỸ NĂNG ĐÃ THỰC HIỆN :
- Sử dụng thiết bị văn phòng như máy vi tính, máy in, máy photocopy.
- Kỹ năng giao tiếp.Làm quen và trò chuyện với các nhân viên trong công ty cũng như cách học hỏi trong công việc.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề.Trong thời gian đầu thực tập tôi có in sai danh sách nhân viên và tôi đã nhờ sự chỉ dẫn của chị trưởng phòng tổ chức hành chính hướng dẫn lại cho tôi cách in. Khi thu hồi phiếu quà tặng có một số phiếu chưa được xuất nên không thu hồi được tôi đã nhờ chỉ trưởng phòng kế toán hướng