V. Hoạch định phạm vi:
1. Thời gian tiến trình dự án và xác định tiến độ tới hạn: 27
Theo sơ đồ PERT ta có các tiến trình thực hiện công việc và thời gian thực hiện các
tiến trình đó như sau:(t = ngày) -A-B-C-F-G
t = tA+ tB + tC + tF + tG = 190 -D-E-C-F-G
t = tD + tE + tC + tF + tG = 162
Vậy đường găng hay tiến trình tới hạn của dự án là: -A-B-C-F-G
Vậy thời gian thực hiện dự án là: 190 ngày. Vẽ lại sơ đồ PERT với đường găng của dự án:
Bài tập nhóm lớn Nhóm 5
28
2. Thời gian rỗi ( thời gian dự trữ của dự án):
Thời gian nhàn rỗi của các hoạt động :(T= ngày)
• Đối với hoạt động A : TS = 0 • Đối với hoạt động B : TS = 0 • Đối với hoạt động C : TS = 0 • Đối với hoạt động D : TS =28 • Đối với hoạt động E : TS = 0 • Đối với hoạt động F : TS = 0 • Đối với hoạt động G : TS = 0
29
3. Lập phương án phân bổ nguồn lực cho dự án:
Độ dài thời gian
30 tuần Hoạt động A(5) D(0.9) B(0.9) E(1) C(17.5) F(2.3) G(1.2) 175 3 0 675 80 4 0 3 0 3 5
Bài tập nhóm lớn Nhóm 5 30 4. Rút ngắn thời gian dự án: Ta có: CV HĐT ai mi bi ti Δt ci(triệu đồng) Phương sai δ2 Đường găng A - 33 35 37 35 2 5 0.44 Có B A 5 6 7 6 0 0 0.11 Có C B, E 120 125 130 125 8 3 2.78 Có D - 4 6 8 6 0 0 0.44 E D 6 7 8 7 0 0 0.11 F C 14 16 18 16 1 6 0.44 Có G F 6 8 10 8 0 0 0.44 Có
Min Ci = Min (CA, CC, CF) = Min (5, 3, 6) = 3 Rút ngắn hoạt động C với thời gian T = 4 (ngày)
Sơ đồ PERT với tC = 121 :
Hoạt động găng: A, B, C, F, G Đường găng: A-B-C-F-G
Tổng thời gian: 35 + 6 + 121 + 16 + 8 = 186 (ngày) Tổng chi phí: 4 x 3 = 12 (triệu đồng)
31
Xác suất rút ngắn thời gian của dự án như sau: Ta có:
Phương sai: δ2 = (b-a)2/36
Độ lệch chuẩn: δ = √ δ2
Giá trị Z của phân phối xác suất chuẩn tại T = 186 ngày là:
Z = D - µ - 0.5 = 1.45
√ δ 2
Tra bảng phân phối chuẩn với giá trị Z, xác định được xác suất để hoàn thành dự án
trong thời hạn 186 ngày là: F ( 1.45) = 0.9265 = 92.65% Vậy xác suất có thể thực hiện dự án với còn 186 ngày là 92.65%.
CV ai bi Phương saiδ2 A 33 37 0.44 B 5 7 0.11 C 120 130 2.78 D 4 8 0.44 E 6 8 0.11 F 14 18 0.44 G 6 10 0.44
Bài tập nhóm lớn Nhóm 5
32
VII. Xây dựng cơ cấu tổ chức dự án:
Cơ cấu tổ chức dự án: nhân lực dự kiến khoảng 117 người. Gồm 3 bộ phận:
- Công nhân sản xuất trực tiếp: 110 người.
33
VIII. Mẫu hợp đồng mua ngoài hoặc thuê ngoài:
Tên công ty Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Số:... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban ngày 25/09/1989 của hội đồng nhà nước.
- Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội Đồng Bộ Trưởng quy định
chi tiết thi hành Pháp Lệnh hợp đồng kinh tế.
- Hôm nay ngày.... tháng... năm... Tại công ty... Đại diện hai bên gồm:
Bên A (bên mua)
Đại diện: công ty...
Mã số thuế: Địa chỉ: Điện thoại: Số tài khoản: Ngân hàng: Do ông(bà): Chức vụ:...-Làm đại diện Bên B (bên bán)
Đại diện: công ty...
Mã số thuế: Địa chỉ: Điện thoại: Số tài khoản: Ngân hàng: Do ông (bà): Chức vụ:...-Làm đại diện
Theo giấy uỷ quyền số ... của công
ty...
Sau khi bàn bạc hai Bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế theo các điều khoản sau:
Điều 1 : Mặt hàng - Số lượng - Giá cả.
Bên B đồng ý bán cho Bên A những mặt hàng sau Stt Đk *độ dày* chiều
dài
Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng
Thuế
Thanh toán
Điều 2 : Quy cách phẩm chất
Bên B giao hàng cho Bên A đúng chất lượng và đúng quy cách theo điều 1
Sản phẩm không đúng chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật Bên B có trách nhiệm đổi lại. Điều 3: Giao nhận - Vận chuyển - Bốc xếp
Nhóm thực hiện: Flowers - 50 -Bài tập lớn môn: Quản trị dự án GVHD: Nguyễn Văn
Bài tập nhóm lớn Nhóm 5 34 - Giao nhận: ... - Khi nhận hàng: ... - Vận chuyển: ... - Bốc xếp: ...
Điều 4 : Hình thức thanh toán. ...
...
Điều 5 : Thanh lý hợp đồng
- Hợp đồng sẽ được tự động thanh lý sau khi Bên B giao đủ số lượng cho Bên A và Bên A thanh toán toàn bộ giá trị Hợp đồng cho Bên B.
Điều 6 : Các thoả thuận chung
- Hai bên cam kết thực hiện các điều khoản của hợp đồng. Mọi sửa đổi bổ sung đối với
hợp đồng đều phải lập thành văn bản và có sự đồng ý của cả hai bên. Nếu bên nào không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ hợp đồng thì sẽ bị phạt...% giá trị hợp đồng
bị vi phạm và phải bồi thường toàn bộ giá trị thiệt hại cho bên kia do việc vi phạm của
mình.
- Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được các Bên giải quyết thông qua thương lượng trên tinh thần hợp tác và hiểu biết lẫn nhau. Trong trường hợp các bên không tự giải quyết được, tranh chấp sẽ được đưa ra Toà Án Kinh Tế có thẩm quyền xét xử. Phán quyết
của toà an là quyết định cuối cùng, các Bên phải tuân thủ thực hiện. Chi phí trọng tài sẽ do bên thua kiện chịu.
Điều 7 : Hiệu lực hợp đồng
- Hợp đồng được lập thành ... bản, có cùng giá trị pháp lý. Mỗi bên giữ.... bản.
- Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày kí kết cho đến khi Bên A thanh toán toàn bộ giá trị
hợp đồng cho Bên B.
35
Bài tập nhóm lớn Nhóm 5
37
Kết luận:Dựa vào phân tích trên ta thấy NPV>0 và IRR> tỉ suất chiết khấu. Vậy dự án được chấp nhận.
Bài tập nhóm lớn Nhóm 5
38
X. Các thủ tục cần thiết khi kết thúc dự án:
1. Khái quát về kết thúc dự án:
a. Các lý do kết thúc dự án: công trình nhà máy được xây dựng xong và đi vào hoạt động.
b. Cách kết thúc dự án b:dự án được dừng lại vì đã hoàn thành công và đạt mục tiêu đề ra
c. Các vấn đề khi kết thúc dự án:
- Đưa nhà máy đi vào hoạt động để sản xuất phân bón đưa tới người tiêu thụ
- Thỏa thuận và giá bán ra thị trường
- Trách nhiệm với cộng việc mới của nhân viên sau khi dự án hoàn thành
- Trả nợ lãi vay
- Trả lương, phần thưởng cho nhân viên....
2. Tiến trình kết thúc dự án
a. Kết thúc về mặt hợp đồng
Xem xét đánh giá các dữ liệu về hợp đồng:
- Tiến độ của công việc được hợp đồng
- Các yêu cầu thảy đổi hợp đồng
- Các tài liệu mà nhà cung cấp đã chuyển giao cho dự án nếu có
- Các tài liệu cuối cùng, hóa đơn, giấy thanh toán
- Kết quả của kiểm tra và thanh tra về hợp đồng
Đánh giá toàn diện tiến trình mua sắm
Mục đích của cô ng tác đ ánh giá là rút kinh n ghiệmc ho nhữn g điểm tốt
vàchưa tốt trong suốt tiến trình mua sắm
Hoàn tất kết thúc hợp đồng
Các hợp đồng đựoc xem là hoàn tất khi có mộ t hồ sơ dữ liệu về hợp đồnggồm có một tập hợp đầy đ ủ các dữ liệu về tài chính cũng như thông tin về hiệu quả và mứcđộ chấp nhận của sản phẩm hay dịch vụ mua ngoài
b. Tiến trình kết thúc hành chính dự án
Lập kế hoạch hoàn tất công việc: bao gồm công tác hành chính và công tác hợp đồng
39
Văn phòng tổ chức dự án: tổ chức cuộc họp, Thực hiện các công việc nhân sự cần
thiết, đánh giá thành tích nhân sự, tái bố trí nhân sự
Các hướng dẫn và các thủ tục: Đón g cửa kết thúc văn phòng dự án, chấm
dứt các thủ tục báo cáo, hoàn tấtlưu trữ file về dự án.
Tài chính : Hoàn tất và chính thức hoá các tài liệu tài chính và lưu trữ,Đánh
giá các chi phí và chi phí cuối cùng, thu tiền bán hàng và các khoản nợ còn lại
Xác định dự án: Xây dựng tài liệu cuối cùng về báo cáo phạm vi, chuẩn bịWBS cuối
cùng và các file.
Các kế hoạch và ngân sách quỹ
Kiểm soát công việc: Kết thúc tất cảcác đơnđặt hàng và các công việc
Đánh giá dự án và kiểm soát: Đảm bảo việc hoà thành các công việc,c h uẩ n
bị b á o c á o đ án h g i á c u ố i cù n g , t iế n hàn h cuộ c h ọ p đ á n h g i á c uố i
cùng, kết thúc các thủ tục về báo cáo tiến triển, tài chính và nhân sự.
Báo cáo cho nhà quản trị cấp cao và khách hàng Marketing và quản lý hợp đồng
Mở rộng kinh doanh mới
Kiểm soát số liệu lưu trữ của dự án
Mua sắm và thần phụ
Tài liệu hoá các vấn đề kĩ thuật....
Kiểm tra kết quả của dự án:
Sự thông qua cuối cùng của khách hàng về tất cả các kết quả là dấu hiệu dự án hoàn tất
Xem xét tiêu chuẩn đánh giá dự án:
Sau khi dự án kết thúc dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra từ trước khi thực
hiện dự án đểđánh giá sự thành công của dự án
Giải phong nguồn nhân lực
Nhân sự cần được phân bổ lại sau khi kết thúc dự án
Các phương tiện hợp đồng và kế toán
Các nhà quản trị dự án cần đảm bảo rằng tất cả các phương diện hợp đồng đã được
giải quyết và quyết toán cuối cùng của dự án đã được hoàn tất
Hoàn tất các tài liệu
Bài tập nhóm lớn Nhóm 5
40 Tiến hành đánh giá sau dự án
Quản trị dự án luôn có đánh giá sau thực hiện dự án để xác định các điểm tố t v à
c h ư a tố t t r o n g q u á t r ì n h t hự c h iệ n đ ồ n g t hờ i rú t r a b à i họ c k i n h nghiệm từ dự án
Báo cáo cuối cùng về dự án
Đây là công việc cuối cùng mà nhà quản trị dự án phải thực hiệntrước khi kết thúc dự
án- để viết báo cáo cuối cùng tóm tắt lịch sử của sự án và so sánh giá tình hình thực
hiện.Đây là nhiệm vụ mà nhà quản trị không thể dịch chuyển cho người khác. Hình thức báo cáo không quan trọng bằng nội dung báo cáo
Kết thúc hoàn tất về dự án
Dự án được công bố là đã kết thúc và tất cả các tài liệu đã hoàn tất. sự
kếtt h ú c dự án p h ả i đ ự ơ c t r u yề n t h ô n g c h o t ấ t c ả n h ữ n g a i t h a m g i a
v à o dự án,các nhà quản trị nên từ chố i bất k ỳ công việc nào về dự án vì các mụctiêu dự án đã được đáp ứng, các điều khoản trong hoạch đ ịnh phạm vi đã được thực hiện
41
XI. Suy nghĩ nghề giám đốc dự án:
- Nghề giám đốc dự án:
+ Giám đốc dự án chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án. + Đưa ra các quyết định cho sự thành công của dự án. + Phối hợp với các bộ phận chức năng để hoàn thành dự án.
+ Là người ra quyết định về các ngân sách, các bản kế hoạch, các lịch trình của dự án. + Cần phải có các đặc tính: • Uy tín • Sự nhảy cảm • Tác phong lãnh đạo • Khả năng chế ngự stress
• Đồng thời cần phải có đạo đức trong nghề nghiệp.
• Tránh những trường hợp đưa ra những quyết định sai lầm về kế hoạch dự án.