Tổ chức nhân sự của bộ phận kế toán:
Kế toán trưởng của công ty : Võ Thị Mộng Loan
Kế toán tổng hợp : - Võ Duy Tuấn
- Hồng Thị Kim Nhung - Võ Thị Thu Hà
Thủ quỹ : Mạc Thị Anh Trâm
Kế toán Ngân hàng: Huỳnh Viết Cường
Kế toán thanh toán quỹ tiền mặt: Phan Thị Thúy.
Kế toán TSCĐ kho nội bộ : Nguyễn Thị Xuân
Kế toán chi phí : Nguyễn Thị Tân Phương
Kế toán bán hàng : Cao Hải Yến
SƠ ĐỒ 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN:
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP ( Phó phòng kế toán) Kế toán thanh toán quỹ tiền mặt Kế toán ngân hàng kho hàng Kế toán TSCĐ kho nội bộ Kế toán chi phí Kế toán hàng bán Thủ quỹ Kế toán các cửa hàng Kế toán Tổng kho
Phần mềm Kế toán mà công ty sử dụng: SAP
PHẦN II: NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC TẬP 1. CÔNG VIỆC TRỰC TIẾP THỰC HIỆN
1.1. In, photocopy, sang chụp tài liệu
Đây là công việc tôi được giao làm nhiều nhất trong thời gian thực tập. Các tài liệu như các hồ sơ cần thiết khi đăng ký xin thử việc vào công ty, hoặc các chứng từ cần phải sao in hai bản, ví dụ: thư mời nhận việc, thư cảm ơn…
Nhận xét: + Trước khi in hoặc photocopy, phải kiểm tra trong máy còn giấy hay không, là loại giấy trắng hai mặt hay là giấy đã dùng một mặt rồi. Vì trong tất cả các hồ sơ đều phải sử dụng giấy trắng hai mặt. Giấy đã dùng một mặt chỉ sử dụng cho các văn bản cá nhân hoặc nội bộ trong nhóm để tiết kiệm chi phí.
+ Phải kiểm tra kỹ thông tin ghi trong các tài liệu trước khi bấm lệnh “In” để tránh lãng phí.
+ Trong quá trình in và photocopy, tôi đã được tiếp xúc với nhiều
loại giấy tờ của công như: đơn dự tuyển, bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự , chương trình thử việc... Nhờ vậy mà tôi đã được biết các loại giấy tờ đó bao gồm những nội dung gì.
1.2. Sắp xếp hồ sơ:
Công việc của tôi là sắp xếp theo thứ tự ngày nộp đơn vào công ty của người đăng kí dự tuyển.
Sau khi đã tiếp nhận đầy đủ một số lượng đơn dự tuyển cần thiết thì Bộ phận nghiệp vụ sẽ sắp xếp ngày cụ thể để trực tiếp phỏng vấn những ứng cử viên dự tuyển. Lúc này thì người dự tuyển sẽ được gọi điện thoại trực tiếp để nhận ngày và giờ để đến phỏng vấn.
Khi kết thúc phần phỏng vấn, các lãnh đạo của công ty sẽ họp bàn và đưa ra quyết định sẽ tuyển ai và vào chức vụ gì dựa vào Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty.
Hình 4: Bảng KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính cung cấp)
1.3. Chuyển phát nhanh:
Sau khi quyết định sẽ tuyển dụng nhân viên nào và vào vị trí nào thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ gửi cho ứng cử viên đó THƯ MỜI NHẬN VIỆC và CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC. Còn đối với những ứng cử viên không được chọn sẽ nhận được THƯ CẢM ƠN của công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên.
Công việc của tôi đó là sắp xếp các lá thư đó vào phong bì và ghi đúng họ tên và địa chỉ của người được nhận. Sau đó mang xuống phòng Văn thư đóng dấu để chuyển ra bưu điện.
Hình 6: CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính cung cấp)
Nhận xét về công việc:
Cần phải hết sức cẩn thận trọng việc gi họ và tên của người được nhận. Chỉ cần một chút nhầm lẫn hoặc sai sót sẽ ảnh hưởng đến lúc gửi, chậm trễ thời gian đã đề ra của công ty.
Qua đây cũng biết thêm được các công đoạn khi muốn xin vào thực tập ở một cơ quan thì phải làm những gì và như thế nào. Tự rút kinh nghiệm cho bản thân cần phải làm hồ sơ kĩ lưỡng và cẩn thận trong mọi giấy tờ
2. CÔNG VIỆC TÌM HIỂU THÊM
Ngoài những công việc ở phòng Tổ chức – Hành chính, tôi cũng được xuống phòng Kế toán – Tài chính để tìm hiểu một số việc.
2.1. Kiểm tra số liệu:
Vì vào thời gian cuối năm, mọi sổ sách chứng từ của phòng Kế toán – Tài chính cần phải đối chiếu rất nhiều, đối với một sinh viên kiến tập như tôi thì được giao cho nhiệm vụ kiểm tra số liệu.
Công việc như sau:
- Tôi sẽ được nhận 1 bảng thông tin số liệu của chi nhánh Kon – Tum và 1 bảng số liệu của phòng Kế toán đã kiểm tra và tính lại. Công việc của tôi là đối chiếu số liệu của hai bên có khớp với nhau chưa. Nếu chưa khớp thì tick lại để báo lại với kế toán để họ đối chiếu kiểm tra và kịp thời giải quyết.
2.2. Đếm Hóa đơn:
Mỗi ngày phòng kế toán phải nhận một lượng hóa đơn lớn từ các cửa hàng bán đem về.Vì vậy việc kiểm tra số lượng hóa đơn để so với bản kê là vô cùng quan trọng
Công việc như sau:
Tôi được nhận từng xấp hóa đơn của từng cửa hàng. Vừa đếm hóa đơn xem đã đủ số lượng hay chưa và kiểm tra xem hóa đơn đó có đúng với bản kê của cửa hàng hay không.
Đa số thì tùy vào từng cửa hàng sẽ có bán thêm các loại Diezel hoặc Gas, thì những hóa đơn đó sẽ được tách ra riêng để tiện kiểm tra.
Hình 8: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG CHO KHÁCH MUA LẺ (Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài chính cung cấp).
3. NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC BẢN THÂN 3.1. Ưu điểm 3.1. Ưu điểm
- Nắm bắt công việc khá nhanh, hoàn thành và giao đúng thời hạn; chủ động
yêu cầu người hướng dẫn giao thêm nếu hoàn thành công việc sớm.
- Nhanh chóng hòa đồng với các anh chị nhân viên trong cùng một bộ phận
và các anh chị ở các bộ phận khác.
- Luôn đúng giờ, đảm bảo kỷ luật lao động, có thái độ tích cực với công việc
được giao.
3.2. Khuyết điểm
- Chưa được tiếp xúc sâu sát tới bộ phận kế toán-chuyên môn của mình.
3.3. Khó khăn
- Được nhận thực tập ở một bộ phận không liên quan nhiều đến chuyên ngành kế toán do thực tập đúng thời điểm phòng Kế toán – tài chính phải tổng kết hạch toán cuối năm, bên cạnh đó số lượng người xin thực tập vào phòng khá đông nên cũng khó để được nhận vào thực tập.
- Chưa biết nhiều từ ngữ chuyên môn trong lĩnh vực dịch vụ mà tôi đang thực hiện.
3.4. Thuận lợi
- Ngoài các công việc in ấn, phô-tô bình thường thì tôi đã được giao một số
công việc quan trọng như một nhân viên thực thụ vẫn thường làm.
- Nhanh chóng làm quen với công việc, linh hoạt và thân thiện giúp tôi làm
quen được với các anh chị trong công ty và nhận được nhiều thiện cảm của các bác làm việc lâu năm nên đôi khi cũng được mọi người giúp đỡ rất nhiệt tình.
3.5. Kinh nghiệm, bài học đúc kết
Tôi cảm thấy khi làm việc tại một công ty với thành phần nhân lực vừa có những người làm việc lâu năm và những người mới vào nghề, nhưng hoạt động của công ty vẫn rất ổn định. Những người trẻ thì luôn biết lắng nghe trao dồi những kinh nghiệm của những người làm lâu năm, còn các bác rất nhiệt tình truyền lại những gì mình đã làm được cho các anh chị. Một môi trường làm việc hết sức chuyên nghiệp.
Mặc dù không được làm việc trực tiếp tại bộ phận kế toán nhưng đoi khi tôi vẫn được xuống phòng kế toán để giúp các anh chị làm môt số công việc lặt vặt. Tuy không nhiều nhưng nó giúp tôi tự nhắc nhở bản thân phải cẩn thận đối với từng con số - phương châm nghề nghiệp của bản thân đối với công việc liên quan đến các con số này.
Tôi đã biết được những quy trình cơ bản của việc tổ chức tuyển nhân sự và nguồn nhân lực của công ty, những kinh nghiệm tự rút ra cho bản thân khi bước vào một môi trường thực tế, làm việc chuyên nghiệp thì thái độ và cách làm việc của mình phải như thế nào để nhận được thiện cảm từ mọi người.
3.6. Định hướng sắp tới
Trong đợt thực tập này tôi chưa được làm quen với một số công việc kế toán như ghi các loại sổ kế toán, tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp... Vì vậy, trong thời gian tới tôi sẽ phải học thêm để rèn luyện thêm những kỹ năng này.
KẾT LUẬN
Qua gần 2 tháng được thực tập nhận thức tại công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên, tôi nhận thấy đây là một khoảng thời gian giúp tôi rèn luyện nhiều kỹ năng quan trọng. Đối chiếu với những mục tiêu mà tôi đã đề ra trước khi tập huấn, tôi nhận thấy như sau:
Mục tiêu 1: Cố gắng hòa nhập nhanh chóng với mô hình làm việc thực tiễn.
Học tập, rèn luyện tác phong và thái độ làm việc như một nhân viên thực thụ của công ty. Do có sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các anh chị trong bộ phận mà tôi thực tập đã giúp tôi đạt được mục tiêu này ở mức 90%
Mục tiêu 2: Củng cố những kiến thức chuyên môn, đồng thời học hỏi thêm
những kiến thức thực tế mà ở trưởng tôi chưa được tiếp cận. Việc vận dụng những kỹ năng mềm, khả năng tiếng Anh cũng như những kiến thức cơ bản tại nhà trường nên mục tiêu này tôi đạt 90%. Đồng thời học hỏi thêm nhiều kiến thức thực tế mà nhà trường chưa giảng dạy, tôi nhận thấy mình đạt 80%.
Mục tiêu 3: Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong
công ty, rèn luyện thêm kỹ năng giao tiếp. Nhờ hoàn thành khá tốt các công việc được giao và luôn chan hòa với các anh chị trong công ty nên bản thân tôi đánh giá mục tiêu này mình đạt 95%.
Mặc dù không được thực tập trực tiếp tại bộ phận đúng với chuyên ngành của mình nhưng tôi đã cố gắng vận dụng tất cả những kiến thức, kỹ năng đã học tại trường để áp dụng vào thực tế vào công ty. Tại Công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên, tôi đã được tiếp thu và biết những kỹ năng sau:
- Kỹ năng tự phân chia thời gian và công việc để có thể hoàn thành công
việc nhanh nhất và có hiệu quả nhất
- Kỹ năng đối soát số liệu giữa các bản kê.
- Nâng cao kỹ năng giao tiếp, biết cách ứng xử giữa những anh chị trẻ và
các bác lớn tuổi trong công ty.
- Học hỏi thêm kỹ năng xử lý tình huống trong công việc.
Ngoài ra, tôi cũng đã chủ động liên lạc, tìm hiểu những thông tin ở bộ phận kế toán để bổ sung thêm cho vốn kiến thức của mình. Có thể nói khoảng thời gian được thực tập tại Công ty Xăng Dầu Bắc Tây Nguyên,. đã cho tôi rất nhiều kinh nghiệm quý
báu, dù thời gian không dài nhưng đã góp phần trang bị cho tôi hành trang để tôi tự tin hơn trong công tác thực tiễn sau này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quy định Chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của phòng Tổ chức – Hành chính của công ty.