Các công việc văn phòng: - CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC H- 123docz.net

2 CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠ

2.2.2Các công việc văn phòng:

 Mô tả:

Trƣớc khi photo chứng từ, tôi xác định chứng từ cần photo có mấy mặt, cần photo bao nhiêu bản. Có 2 cách để photo:

 Đặt chứng từ vào ngăn nằm trên nắp máy photo (lƣu ý phải gỡ hết kim bấm), chỉnh cho chứng từ ngay ngắn sau đó chọn trên màn hình khổ giấy cần photo (A4), chọn một mặt hay hai mặt. Sau đó nhấn nút “Start”.

 Mở nắp máy photo, đặt úp mặt chứng từ cần photo tiếp xúc với mặt kính, đóng nắp máy. Sau đó, chọn khổ giấy, chọn một mặt hay hai

mặt rồi nhấn “Start”. Nếu chọn hai mặt thì sau khi máy đã quét mặt trƣớc, mở nắp, úp mặt kia lại, nhấn “Start” lần hai.

 Kinh nghiệm:

Biết cách sử dụng máy photo.

Đôi khi máy cũng xảy ra trục trặc (kẹt giấy, làm nhàu nát chứng từ…) nên đối với những chứng từ là giấy mỏng thì không nên chọn cách photo thứ nhất mà nên chọn cách thứ hai để an toàn hơn.

Khi photo nhiều chứng từ sẽ dễ bị nhầm lẫn nên cần chú ý sắp xếp rõ ràng cẩn thận để tránh sai sót (có thể lật úp những chứng từ đã photo rồi).

2.2.2.2 Scan

 Mô tả:

Mở chƣơng trình “Máy Scan” trên máy vi tính lên.

Quay ngƣợc và lật úp mặt chứng từ vào khay, sắp xếp cho ngay ngắn. Nhấn nút “Scan” trên màn hình vi tính, lƣu file đã scan.

 Kinh nghiệm: Biết sử dụng máy scan.

Lƣu ý cần để chứng từ thẳng (canh sát lề trái hoặc lề phải) để scan lên chứng từ sẽ đẹp hơn.

Đôi khi chứng từ bị máy scan cuốn vào làm nhàu nát thì phải tắt nguồn của máy ngay, nhẹ nhàng cẩn thận kéo chứng từ ra sau đó vuốt cho chứng từ thẳng hoặc photo lại trƣớc khi scan tiếp tục.

Đối với những chứng từ là giấy mỏng thì ta cũng nên photo ra trƣớc rồi mới scan để tránh làm rách chứng từ quan trọng.

Hình 10 – Máy Scan

2.2.2.3 Fax

 Mô tả:

Đặt chứng nằm ngang, ngửa mặt chữ cần fax lên trên. Sau đó, nhấn số điện thoại của công ty cần fax rồi nhấn “Start”.

Đợi đến khi nghe tín hiệu phát ra từ máy thì chứng từ đó đã fax thành công.

 Kinh nghiệm:

Cũng nhƣ photo và scan thì khi fax cũng cần chú ý để chứng từ ngay thẳng.

Nên kiểm tra số fax cẩn thận trƣớc khi fax để tránh nhầm với số điện thoại bàn.

Mỗi khi fax chứng từ cần phải in “Report” ra để dễ dàng trong việc theo dõi và quản lý những chứng từ đã đƣợc fax đi.

2.2.2.4 Đóng mộc dấu Ngân hàng và mộc tên Giám đốc

Sau khi đã xin chữ kí Giám đốc thì đối với một số chứng từ quan trọng (L/C, thông báo L/C…) cần phải đóng thêm mộc dấu Ngân hàng và mộc tên của Giám đốc. Những mộc này đƣợc đặt ở phòng Hành chánh. Cách đóng dấu các mộc này nhƣ sau:

+ Mộc tên Giám đốc đƣợc đóng ở dƣới chữ ký, hơi lệch sang phải.

+ Mộc dấu của Ngân hàng thì đóng lệch qua trái 1/3 của chữ ký.

Và sau khi đóng dấu lên mỗi chứng từ thì phải ghi vào một cuốn sổ với các nội dung nhƣ: đã đóng dấu lên chứng từ nào, của bộ phận nào và của công ty nào. Làm nhƣ vậy để tránh việc các con dấu bị đóng lên những chứng từ không cần thiết.

Hình 11 - Mộc Ngân hàng và mộc tên Giám đốc

3 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỒ PHẦN ACB – CHI NHÁNH VĂN LANG THƢƠNG MẠI CỒ PHẦN ACB – CHI NHÁNH VĂN LANG

3.1 Thuận lợi và khó khăn

Những thiếu sót, những bỡ ngỡ ban đầu là điều không thể tránh khỏi đối với bản thân tôi nói riêng và các bạn sinh viên thực tập nói chung. Tuy nhiên, nhờ có sự giúp đỡ từ phía nhà trƣờng và cơ quan thực tập thì quá trình thực tập của tôi đã diễn ra khá suôn sẻ. Tôi xin tổng kết lại một số thuận lợi và khó khăn mà tôi đã gặp phải trong thời gian qua.

3.1.1 Thuận lợi

Công việc thực tập đúng với chuyên ngành đƣợc đào tạo trong trƣờng nên đây là cơ hội để tôi ứng dụng những gì đã học ở nhà trƣờng vào công việc thực tế.

Môi trƣờng làm việc năng động, chuyên nghiệp.

Do bộ phận ít ngƣời mà khối lƣợng công việc khá nhiều nên đã tạo điều kiện để phụ giúp các chị và tiếp xúc với công việc nhiều hơn.

Các Anh Chị đều là những nhân viên tận tụy và nhiệt tình nên đã truyền đạt cho tôi rất nhiều kinh nghiệm và kiến thức thực tế mà sách vở chƣa truyền tải đƣợc.

Quan sát các các Chị tiếp xúc với khách hàng giúp tôi học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm trong cách giao tiếp và ứng xử.

3.1.2 Khó khăn

Do khối lƣợng công việc lớn nên đôi khi các Anh Chị không có nhiều thời gian để giải đáp những thắc mắc. Vì thế tôi luôn phải chú ý nhằm nắm bắt những cơ hội thuận lợi để trao đổi với họ.

Vì tính chất bảo mật và phân quyền trong hệ thống thông tin trong ngân hàng nên tôi chƣa có cơ hội làm việc nhiều trên các phần mềm chuyên dụng. Các bƣớc liên quan đến phần mềm chuyển hồ sơ lên cấp cao hơn (KSV, Hội sở), tôi chỉ đƣợc quan sát mà không trực tiếp xử lý.

3.2 Đánh giá bản thân

3.2.1 Ƣu điểm

Tôi đã thích nghi khá tốt trong môi trƣờng làm việc mới này và có đƣợc sự quan tâm cũng nhƣ cảm tình của một số anh chị làm chung.

Đi làm đầy đủ và đúng giờ nhƣ một nhân viên thực thụ. Tác phong ăn mặc nghiêm túc, lịch sự.

Chịu khó quan sát, chú ý lắng nghe để học hỏi kinh nghiệm.

Năng động và nhiệt tình nên hoàn thành tƣơng đối tốt công việc đƣợc giao.

Vui vẻ, hòa đồng với mọi ngƣời nên tạo đƣợc nhiều mối quan hệ mới và biết đƣợc cách làm việc trong một tập thể.

3.2.2 Khuyết điểm

Nhiều lúc do không tập trung chú ý nên làm việc còn sai sót, quá vội vàng dẫn đến thiếu cẩn thận.

Chƣa biết cách quản lý thời gian nên sắp xếp công việc không hợp lý. Vẫn còn thiếu tự tin, lúng túng trong giao tiếp khi gặp phải một số khách hàng khó tính.

Trong một số trƣờng hợp không có tính dứt khoát, chƣa biết cách từ chối. Kiến thức còn hạn hẹp nên gặp nhiều khó khăn trong việc hiểu và xử lý các công việc chuyên môn.

Vốn từ chuyên ngành bằng tiếng Anh còn hạn chế.

3.3 Kinh nghiệm tự đúc kết

Khoảng thời gian bảy tuần thực tập tại bộ phận Thanh toán Quốc tế – Ngân hàng ACB quả là một trải nghiệm vô cùng quý báu đối với tôi. Đó là cơ hội để tôi học hỏi, trau dồi nhiều điều bổ ích cho bản thân về nghiệp vụ thanh toán quốc tế nói riêng và các giao dịch khác của ngân hàng nói chung. Đồng thời môi

trƣờng công sở cũng là một “lớp học” đã bồi dƣỡng cho tôi những kĩ năng mềm mà không lý thuyết hay sách vở nào có thể điễn đạt hết đƣợc. Cụ thể nhƣ sau:

 Tác phong làm việc

Giờ giấc là một trong những yếu tố quan trọng thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc của ngƣời lao động. Tuy chỉ là sinh viên thực tập nhƣng tôi luôn đề cao và tuân thủ giờ làm việc cũng nhƣ những quy định khác của doanh nghiệp nhƣ trang phục, thái độ…

Tôn trọng nội quy nơi làm việc cũng là cách để tôi hòa nhập nhanh chóng vào văn hóa công sở tại ngân hàng và để lại ấn tƣợng tốt đẹp về sinh viên Đại học Hoa Sen trong mắt doanh nghiệp.

 Giao tiếp nội bộ

Hòa đồng, lịch sự trong giao tiếp với các anh chị ở ngân hàng là một cách để giữ mối quan hệ tốt đẹp. Có nhƣ vậy thì mới tạo đƣợc không khí làm việc cởi mở, hợp tác và hiệu quả.

Tinh thần cầu tiến, thái độ khiêm tốn giúp tôi nhận đƣợc sự chỉ dạy tận tình của những nhân viên đi trƣớc giàu kinh nghiệm.

Hơn hết, việc tạo lập và duy trì cho bản thân những mối quan hệ xã hội tốt đẹp, bền vững sẽ là một “tài sản” quý giá trong tƣơng lai.

 Giao tiếp bên ngoài

Giao dịch viên là đại diện cho hình ảnh của ngân hàng. Do vậy, thái độ niềm nở, nhiệt tình, tác phong chuyên nghiệp là những điều bắt buộc phải có trong quá trình làm việc với khách hàng. Đặc biệt, đối với những khách hàng khó tính, tôi càng phải cố gắng ý thức vai trò của mình nhằm để lại ấn tƣợng tốt nhất trong tâm trí khách hàng.

Các khách hàng đến giao dịch thƣờng xuyên thì nên ghi nhớ tên của họ, tên công ty, các loại giao dịch họ thƣờng sử dụng để quy trình phục vụ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Hơn nữa, điều này tuy nhỏ nhƣng mang đến sự hài lòng rất lớn cho khách hàng vì họ cảm thấy đƣợc quan tâm và chăm sóc tận tình.

 Nghiệp vụ

Nắm vững các kiến thức chuyên ngành là điều vô cùng quan trọng đối với một Thanh toán viên để có thể giải quyết công việc suôn sẻ. Chính vì thế,

tôi luôn nhắc nhở bản thân phải tập trung, chú ý quan sát nhằm học hỏi, trau dồi thật nhiều kiến thức làm nền tảng cho công việc tƣơng lai.

Yếu tố ngoại ngữ cũng là một thế mạnh đối với bất kì công việc nào không riêng gì công việc ở bộ phận Thanh toán Quốc tế. Trình độ càng đƣợc nâng cao thì khả năng hiểu và giải quyết công việc càng nhanh nhạy, ít sai sót.

Luôn đặt mình trong tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận trong thao tác nhƣng phải đảm bảo nhanh nhẹn, không làm chậm trễ quá trình thực hiện công việc.

KẾT LUẬN

Kỳ thực tập nhận thức đã trôi qua với nhiều gặt hái về kiến thức, kinh nghiệm cũng nhƣ những kĩ năng và các mối quan hệ xã hội. Tôi cảm thấy bản thân mình thật may mắn vì đƣợc trải nghiệm ở môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp tại một trong những ngân hàng hàng đầu Việt Nam. Đây cũng là một bƣớc đệm cần thiết để mỗi sinh viên chuẩn bị cho mình hành trang trên con đƣờng sự nghiệp. So với các mục tiêu đã đề ra, tôi nhận thấy thời gian hai tháng tuy không dài nhƣng đủ để tôi đã hoàn thành các mục tiêu mà mình đề ra:

 Đã thực hiện nghiêm túc những quy định tại nơi làm việc.

 Hòa nhập với môi trƣờng công sở, học hỏi và làm quen với công việc chuyên ngành .

 Vận dụng đƣợc những kiến thức đã học vào thực tiễn.

 Nâng cao khả năng giao tiếp và nhạy bén trong cách ứng xử.

 Hoàn thành đúng chuẩn, đúng hạn báo cáo thực tập, kết thúc tốt đẹp kỳ thực tập nhận thức.

Nhìn lại thời gian vừa qua, tôi đã nhận thức đƣợc nhiều điều mình cần phải học, phải trau dồi thêm trong tƣơng lai để trở thành một ứng viên tiềm năng trong môi trƣờng đầy cạnh tranh của lĩnh vực ngân hàng.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Sách

PGS.TS Trần Hoàng Ngân – TS. Nguyễn Minh Kiều, Thanh Toán Quốc Tế, NXB Lao động – Xã hội, năm 2012.

 Web

1. http://www.acb.com.vn 2. http://www.acbjobs.com.vn 3. http://www.fpts.com.vn

PHỤ LỤC

Hồ sơ chuyển tiền bằng điện trả sau của công ty Hóa chất Thiên Việt đã thanh toán tại ACB.