Hoạt động cho doanh nghiệp vay để thanh toán L/C hàng nhập là một hoạt động tín dụng trong vay ngắn hạn tài trợ thương mại và ngân hàng thường cho doanh nghiệp vay bằng ngoại tệđể mở L/C cũng như thanh toán L/C hàng nhập.
Hình 3.4. Quy trình cho vay mở L/C Xác định giới hạn tín dụng Thanh toán cho khách hàng nước ngoài theo L/C nhập khẩuđã mở Thu nợ cho vay Lưu giữ hồ sơ vay mở L/C của khách Thanh lý hợp đồng
Các bước cụ thể của quy trình: Bước1: Xác định giới hạn tín dụng
Cán bộ khách hàng chủ động thu thập thông tin và hồ sơ tài liệu trực tiếp từ các doanh nghiệp hoặc từ nguồn khác (nếu có) để làm cơ sở phục vụ cho công tác xây dựng giới hạn tín dụng.
Cán bộ khách hàng kiểm tra tính đầy đủ, cập nhật hồ sơ và thông tin liên quan đến khách hàng và cho điểm, xếp hạng tín dụng khách hàng, bảng cho điểm và xếp hạng tín dụng phải có đầy đủ chữ ký của cán bộ khách hàng và trưởng phòng khách hàng.
Căn cứ vào tình hình thực tế, trên cơ sở thẩm định, đánh giá rủi ro tín dụng và kết quả chấm điểm, xếp hạng tín dụng khách hàng, cán bộ khách hàng lập báo cáo thẩm
định và đề xuất giới hạn tín dụng.
Sau khi hoàn tất báo cáo thẩm định và đề xuất giới hạn tín dụng, cán bộ khách hàng chịu trách nhiệm chuyển đầy đủ hồ sơ sang khâu phê duyệt giới hạn tín dụng và trình với chủ tịch hội đồng tín dụng xem xét để cấp giới hạn tín dụng tài trợ thương mại.
Căn cứ ý kiến đồng ý phê duyệt giới hạn tín dụng của cấp có thẩm quyền, cán bộ
khách hàng lập thông báo tác nghiệp giới hạn tín dụng, ký tắt các trang và trình trưởng phòng khách hàng ký, sau đó gởi phòng quản lý nợ kèm theo các hồ sơđể lưu giữ và cập nhật thông tin.
Phòng quản lý nợ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của thông báo tác nghiệp và bộ hồ
sơ phê duyệt giới hạn tín dụng kèm theo do phòng khách hàng gửi, nếu khớp, đúng ký xác nhận 1 bản trên thông báo tác nghiệp giới hạn tín dụng để trả lại phòng khách hàng, 1 bản chuyển sang bộ phận tài trợ thương mại.
Căn cứ thông tin nhận được, phòng quản lý nợ nhập dữ liệu về giới hạn tín dụng tài trợ thương mại, xếp hạng khách hàng vào hệ thống công nghệ, đảm bảo thông tin nhập vào hệ thống phải được thực hiện phân tách bởi cán bộ quản lý nợ và kiểm soát viên hoặc trưởng phòng quản lý nợ.
Bước 2. Lưu giữ hồ sơ vay mở L/C của khách hàng
Hồ sơ khách hàng:
Các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý (bản gốc hoặc bản sao có xác nhận của cơ
quan công chứng/ chứng thực có thẩm quyền hoặc có xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp)
Văn bản xác định người đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp (tổng giám đốc/ giám đốc, kế toán trưởng…)
Điều lệ hoạt động của doanh nghiệp (bản gốc hoặc có xác nhận sao y bản chính) Báo cáo tài chính qua các năm
Các giấy tờ khác (nếu có)
Hồ sơ quản lý nợ tại chi nhánh
Bản gốc thông báo phê duyệt giới hạn tín dụng của cấp có thẩm quyền
Bản gốc báo cáo thẩm định và đề xuất giới hạn tín dụng do phòng khách hàng lập Danh mục liệt kê hồ sơ tài liệu do phòng khách hàng lập.
Các hồ sơ khác có liên quan.
Bước 3. Thanh toán cho khách hàng nước ngoài theo L/C nhập khẩu đã mở
Ngay khi phía đối tác đòi tiền thanh toán hợp lệ theo các quy định tại L/C, cán bộ
phòng tác nghiệp thanh toán phải thông báo cho cán bộ khách hàng biết. Cán bộ khách hàng thông báo cho khách hàng thực hiện lập giấy nhận nợ (theo mẫu 3).
Sau khi nhận các giấy nhận nợ với nội dung phù hợp, cán bộ khách hàng chuyển tiếp sang cán bộ quản lý nợ.
Trường hợp thấy mọi điều kiện quy định tại hợp đồng tín dụng đều phù hợp, cán bộ quản lý nợ thực hiện mở tài khoản tiền vay, điền số tài khoản vay và ký nháy lên tất cả các giấy nhận nợ. Khi vay doanh nghiệp phải cam kết trong hợp đồng tín dụng:
Doanh nghiệp cam kết chấp nhận vô điều kiện để ngân hàng được toàn quyền ghi nợ tài khoản vay của doanh nghiệp để thanh toán cho nước ngoài trên cơ sởđiện/ chứng từđòi tiền hợp lệ của ngân hàng nước ngoài.
Trường hợp doanh nghiệp yêu cầu ngân hàng phát hành bảo lãnh nhận hàng/ ký hậu vận đơn thì doanh nghiệp phải cam kết không khiếu nại về tình trạng bộ chứng từ và chấp thuận một cách vô điều kiện để ngân hàng được toàn quyền ghi nợ tài khoản vay của doanh nghiệp
Số tiền nhận nợ là số tiền thực tế ngân hàng thanh toán cho nước ngoài, các chi phí khác (nếu có) và lãi vay tính từ ngày ngân hàng thanh toán cho nước ngoài.
Sau đó, cán bộ quản lý nợ chịu trách nhiệm thông báo tài khoản vay tới phòng thanh toán xuất nhập khẩu để thực hiện thanh toán cho nước ngoài; đồng thời cũng chuyển 1 giấy nhận nợ có đầy đủ số tài khoản vay và chữ ký xác nhận của cán bộ quản lý nợ và trưởng phòng quản lý nợ cho cán bộ khách hàng để cán bộ khách hàng gửi trả
cho khách hàng; bên cạnh đó phòng quản lý nợ cũng giữ lại một giấy nhận nợ cùng các chứng từ kèm theo để theo dõi.
Bước 4. Thu nợ cho vay.
Chậm nhất 10 ngày trước ngày đến hạn nợ, phòng quản lý nợ liệt kê các khoản nợ đến hạn để chuyển phòng khách hàng đểđôn đốc nhắc nợ.
Phòng khách hàng lập thông báo nợ đến hạn, thông báo nợ đến hạn được gửi tới khách hàng ít nhất 5 ngày làm việc trước ngày đến hạn của khoản vay
Trường hợp thấy khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn, tuỳ thuộc vào nguyên nhân chủ quan từ phía doanh nghiệp hoặc nguyên nhân khách quan, cán bộ
khách hàng đề xuất biện pháp thích hợp để cấp thẩm quyền quyết định, gồm:
Điều chỉnh tín dụng.
Đến hạn, cán bộ quản lý nợ tính toán, kiểm tra lại lãi, phí, giá trị nợđến hạn phải thu, chuyển trưởng phòng quản lý nợ (hoặc kiểm soát viên) kiểm soát lại và thông báo bộ phận kế toán để thu nợ.
Trường hợp nguồn thu không đủ, cán bộ quản lý nợ theo dõi việc hệ thống công nghệ tự động chuyển nợ quá hạn và thông báo kịp thời đến cán bộ khách hàng để phối hợp thực hiện theo quy trình xử lý nợ quá hạn.
Khi khoản vay bị chuyển thành nợ quá hạn, phòng quản lý nợ thông báo ngay phòng khách hàng để phòng khách hàng tiếp tục nhắc nợ khách hàng và đề xuất biện pháp thích hợp.
Tuỳ tính chất của khoản vay quá hạn, định kỳ ít nhất 1 tháng/ lần, cán bộ quản lý nợ phải tiếp tục gửi thông báo đòi nợđến doanh nghiệp cho tới khi doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ trả nợ ngân hàng.
Trường hợp xét thấy cần thiết hoặc tối đa sau ba lần nhắc nợ, cán bộ khách hàng phải đề xuất với trưởng phòng khách hàng tổ chức làm việc với đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp đểđòi nợ trực tiếp.
Mọi diễn biến trong suốt quá trình theo dõi khoản vay quá hạn, cán bộ khách hàng thực hiện rà soát phân tích nguyên nhân nợ quá hạn của khách hàng, thực hiện xếp hạng tín dụng lại doanh nghiệp, đề xuất thay đổi chính sách áp dụng với khách hàng như cắt giảm các chính sách ưu đãi đang áp dụng, tạm thời ngừng cho vay mới, thực hiện quản lý tài khoản tiền gửi vãng lai chặt chẽ hơn.
Trường hợp khoản vay /doanh nghiệp vay có nợ quá hạn kéo dài, khả năng thu nợ
gặp nhiều khó khăn, trưởng phòng khách hàng cân nhắc khả năng thay thế hoặc bổ sung cán bộđủ năng lực thực hiện theo dõi giám sát. Kế hoạch xử lý đối với các doanh nghiệp này cũng phải được cấp trên phụ trách trực tiếp thông qua.
Trường hợp khoản vay/ doanh nghiệp vay bị một bên thứ ba khởi kiện hoặc có nguy cơ bị tuyên bố phá sản, phòng khách hàng phải phối hợp chặt chẽ với phòng pháp chế rà soát lại toàn bộ hồ sơ vay nhằm có thể bảo vệ quyền lợi của ngân hàng.
Bước 5. Thanh lý hợp đồng
Sau khi toàn bộ nợ thuộc hợp đồng tín dụng đã được thu hồi đầy đủ, phòng quản lý nợ lập thông báo đóng hồ sơ vay để gửi phòng khách hàng.
Trường hợp hợp đồng tín dụng không có bảo lãnh nhưng chưa đủ điều kiện và / hoặc khách hàng chưa có nhu cầu nhận lại, cán bộ khách hàng ghi ý kiến và ký xác nhận trên bản thông báo đóng hồ sơ vay/ hồ sơ bảo lãnh và gửi lại cán bộ quản lý nợ lưu hồ
Hình 3.5. Quy trình bảo lãnh thanh toán 3.7.3. Quy trình bảo lãnh thanh toán
Cụ thể quy trình như sau:
Bước 1: Xác định điều kiện bảo lãnh:
Khi khách hàng muốn bảo lãnh, Chi nhánh sẽ xem xét khách hàng có đủ các điều kiện bảo lãnh không và quyết định bảo lãnh khi khách hàng có đủ các điều kiện sau:
Khách hàng có đề nghị bảo lãnh, mục đích đề nghị bảo lãnh hợp pháp
Có đầy đủ năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật .Có khả năng tài chính để thực hiện nghĩa vụđược bảo lãnh trong thời hạn cam kết
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơđề nghị bảo lãnh
Khách hàng đề nghị bảo lãnh phải cung cấp cho thanh toán viên tối thiểu các hồ sơ
sau:
Các hồ sơ liên quan chứng minh khách hàng đáp ứng đủ các điều kiện bảo lãnh. Văn bản (thư, điện tín) đề nghị bảo lãnh: văn bản đề nghị bảo lãnh của khách hàng phải nêu rõ các nội dung về mục đích, loại hình bảo lãnh, điều kiện thực hiện nghĩa vụ
bảo lãnh, điều kiện thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh của ngân hàng, bên nhận bảo lãnh, phạm vi bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh, giá trị bảo lãnh, tài sản đảm bảo cho nghĩa vụ của khách hàng, cam kết bồi hoàn.
Hình thức và nội dung bảo lãnh
Bảo lãnh ngân hàng phải được thực hiện bằng văn bản, bao gồm các hình thức: hợp đồng bảo lãnh, thư bảo lãnh, các hình thức khác mà pháp luật không cấm và phù hợp với thông lệ quốc tế như phát hành bảo lãnh bằng điện SWIFT, Telex...
Trên hợp đồng bảo lãnh hoặc thư bảo lãnh của ngân hàng phải có các nội dung tối thiểu sau:
Tên, địa chỉ Chi nhánh, khách hàng được bảo lãnh, bên nhận bảo lãnh. Ngày phát hành bảo lãnh và số tiền bảo lãnh.
Hình thức và các điều kiện thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh. Thời hạn bảo lãnh
Ngoài các nội dung trên, cam kết bảo lãnh có thể có nội dung khác như quyền và nghĩa vụ của các bên, giải quyết tranh chấp phát sinh, chuyển nhượng quyền, nghĩa vụ
Xác định điều kiện bảo lãnh Tiếp nhận hồ sơđề nghị bảo lãnh Thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
của các bên và các thào thuận khác phù hợp với quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế.
Trường hợp ngân hàng ký xác nhận bảo lãnh trên hối phiếu đòi nợ, hối phiếu nhận nợ thì nội dung cam kết của Chi nhánh phải phù hợp với quy định của luật các công cụ
chuyển nhượng và các quy định liên quan Vietcombank.
Nếu các bên có liên quan thoả thuận sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ bảo lãnh thì Chi nhánh sẽ thực hiện theo yêu cầu khách hàng.
Thời hạn bảo lãnh: thời hạn bảo lãnh được xác định từ khi phát hành bảo lãnh cho
đến thời điểm chấm dứt bảo lãnh được ghi trong cam kết bảo lãnh. Trường hợp cam kết bảo lãnh không ghi cụ thể thời điểm chấm dứt bảo lãnh thì thời điểm chấm dứt bảo lãnh
được xác định tại thời điểm nghĩa vụ bảo lãnh chấm dứt khi:
Khách hàng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụđối với bên nhận bảo lãnh. Ngân hàng đã thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh theo cam kết bảo lãnh
Việc bảo lãnh được huỷ bỏ hoặc thay thế bằng biện pháp bảo đảm khác.
Bên nhận bảo lãnh đồng ý bằng văn bản miễn thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh cho bên bảo lãnh hoặc nghĩa vụ bảo lãnh chấm dứt theo quy định của pháp luật.
Theo thoả thuận của các bên.
Việc gia hạn thời hạn bảo lãnh do các bên thoả thuận bằng văn bản trên cơ sởđảm bảo phù hợp với pháp luật và với quy định của Vietcombank.
Về mức phí bảo lãnh:
Chi nhánh và khách hàng thoả thuận mức phí bảo lãnh nhưng có tính đến mức độ
rủر ro liên quan đến giao dịch bảo lãnh. Trường hợp khách hàng chậm trả phí bảo lãnh thì việc phạt chậm này cũng do ngân hàng thương lượng với khách hàng.
Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
Trong thời hạn của bảo lãnh, chi nhánh thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh khi bên nhận bảo lãnh xuất trình yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh và các tài liệu, chứng từ kèm theo (nếu có), thoả mãn đầy đủ các điều kiện trong cam kết bảo lãnh của chi nhánh với bên nhận bảo lãnh.
Trường hợp các bên thoả thuận áp dụng các quy tắc, tập quán, thông lệ quốc tế về
bảo lãnh ngân hàng thì trình tự thực hiện bảo lãnh phải tuân thủ theo các quy tắc, tập quán và thông lệ quốc tếđó.
Ngay khi thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh, chi nhánh phải thông báo và ghi nợ cho bên
được bảo lãnh số tiền Chi nhánh phải trả thay, sau khi trừ phần thu hồi số tiền ký quỹ
(nếu có).
Bên nợ có nghĩa vụ hoàn trả ngay số tiền mà chi nhánh đã trả thay. Trong trường hợp chưa hoàn trả được cho Ngân hàng, bên nợ phải nhận nợ vay bắt buộc và chịu lãi suất phạt đối với khoản nợ Ngân hàng đã trả thay, tối đa bằng 150% lãi suất trong hợp
đồng vay vốn giữa khách hàng và bên nhận bảo lãnh hoặc lãi suất cho vay thông thường mà Ngân hàng đang áp dụng, kể từ ngày Chi nhánh thực hiện trả thay và điều này phải
được thông báo bằng văn bản / thoả thuận với bên nợ và là một điều kiện cần thiết để
bên nợđược bảo lãnh.
Trường hợp bảo lãnh hối phiếu đòi nợ, hối phiếu nhận nợ thì việc thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh và yêu cầu khách hàng hoàn trả tiền thực hiện theo quy định của Vietcombank luật các công cụ chuyển nhượng.
3.8. Một số minh hoạ cụ thể về quy trình tài trợ xuất nhập khẩu
Quy trình chiết khấu/ ứng trước bộ chứng từ hàng xuất
Công ty Kigifac ký hợp đồng xuất khẩu gạo với một đối tác ở Nhật Bản, khi công ty đã chuẩn bị đầy đủ và đúng các chứng từđã quy định trog L/C, công ty gởi bộ chứng từ (trong đó có hối phiếu) cho ngân hàng để nhờ chuyển cho ngân hàng của đối tác nước ngoài kèm theo đó là thư yêu cầu thanh toán chứng từ hàng xuất cho ngân hàng giữ lại. Trong thư yêu cầu thanh toán đó doanh nghiệp sẽ đánh dấu vào ô chiết khấu hoặc ứng trước và cam kết sẽ hoàn trả chiết khấu / ứng trước cho ngân hàng khi bộ chứng từđược thanh toán còn nếu đến hạn chiết khấu (60 ngày kể từ ngày nhận chiết khấu) ngân hàng nước đối tác chưa thanh toán thì ngân hàng sẽ làm thủ tục tính vào tài khoản nợ bắt buột của doanh nghiệp.
Khi nhận được thư yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thanh toán viên phòng thanh toán xuất nhập khẩu lập tờ trình chiết khấu trình ban lãnh đạo chi nhánh ký quyết
định chiết khấu / ứng trước cho doanh nghiệp, nếu bộ chứng từ thanh toán là trả ngay số
tiền chiết khấu từ 70 – 90% trị giá bộ chứng từ, nếu bộ chứng từ là trả chậm Ngân hàng chỉ chiết khấu cho doanh nghiệp khi nhận được điện của ngân hàng nước ngoài xác nhận
đã nhận bộ chứng từ. Sau khi có quyết định đồng ý của ban lãnh đạo, thanh toán viên và