Để khẳng định vị thế của mình trên thị trờng, công ty CEC Hà Nội luôn cố gắng nỗ lực để bảo vệ và phát huy hơn nữa thành quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các sản phẩm chất lợng hoàn hảo, đem lại cho khách hàng những sản phẩm đợc quản lý chất lợng toàn bộ với khẩu hiệu: an toàn - chất lợng - đúng hạn. Định hớng phát triển của công ty trong thời gian tới nh sau:
+ Tăng doanh thu 20%
+ Cải thiện điều kiện tài chính (khả năng sinh lời, khả năng thanh toán bằng tiền mặt, khả năng trả nợ, tín dụng và khả năng vay...)
+ Giữ vững khoảng cách và tìm cách vợt lên đối thủ cạnh tranh. + Tăng hiệu quả và năng suất.
+ Đạt và duy trì khả năng thoả mãn khách hàng ở mức độ cao. + Tận dụng đợc các cơ hội có thể có.
+ Tăng cờng tối u hoá công nghệ để nâng cao hoạt động.
+ Tăng cờng và cải thiện mối quan hệ với ngời lao động, phát triển nguồn nhân lực đẩy mạnh đào tạo và tái đào tạo.
+ Tăng cờng và cải thiện hệ thống thông tin nội bộ.
+ Tận dụng các nguồn vật t và giảm 40% số lần cung ứng vật t không phù hợp yêu cầu
+ Cải thiện các mối quan hệ khác nh với các đối tác quảng cáo, xúc tiến bán...
+ Cải thiện và tăng cờng mức độ bảo hiểm. + Cải thiện và tăng cờng hệ thống tổ chức.
+ Tận dụng tối đa các điều kiện thuận lợi (vị trí, mặt bằng...)
+ Tạo lập chế độ chính sách đãi ngộ hợp lý đối với lao động đến tuổi về hu, khuyến khích phát triển các tài năng trẻ, chuyển giao một phần trách nhiệm cho lực lợng trẻ có đủ bản lĩnh. Tăng cờng sự gắn bó giữa ngời lao động và công ty.
Trên cơ sở định hớng phát triển nh trên, công ty cần xây dựng chơng trình, kế hoạch thực hiện cụ thể nhằm đảm bảo vật t cho sản xuất đợc liên tục. Mà trớc hết, công ty cần phải có các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị hoạt động mua vật t. Để đạt đợc các mục tiêu chung của công ty trong các năm tới, đặc biệt mục tiêu về chất lợng sản phẩm và quản trị hoạt động mua vật t, phòng Marketing, phòng Kế hoạch và các phòng ban khác trong công ty cần phải phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng có hiệu quả.
(Biểu 10 ) định hớng phát triển kinh doanh của công ty CEC Hà Nội
STT Chỉ tiêu Đơn vị 2005 2006 % tăng
1 Tổng doanh thu Triệu đồng 18250 21240 116.4
2 Tổng quỹ lơng Triệu đồng 3467.5 3913.5 112.8
3 Lao động Ngời 78 84 107.7
4 Thu nhập bình quân Triệu đồng 1.82 1.87 102.8
5 Nộp ngân sách Triệu đồng 885.28 936.45 105.8
6 Lợi nhuận Triệu đồng 1277.5 1582.38 123.8
2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật t 2.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trờng
2.1.1 Cơ sở lí luận của biện pháp
Với nền kinh tế thị trờng hiện nay, khả năng mở rộng mối quan hệ làm ăn là rất lớn nhng cũng đầy bất trắc đối với doanh nghiệp. Nghiên cứu thị trờng là một biện pháp tích cực củng cố và mở rộng mối quan hệ cung ứng vật t. Nghiên cứu thị trờng, thu thập thông tin là quá trình tìm kiếm thông tin về các điều kiện môi trờng có liên quan. Thông tin thu đợc càng nhiều thì mức độ tin cậy càng cao. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào càng bỏ nhiều công sức cho việc nghiên cứu thị trờng phục vụ cho các quyết định sản xuất kinh doanh thì càng có khả năng tồn tại lâu hơn. Trong công tác đảm bảo vật t cũng vậy, ngoài mối quan hệ lâu dài ổn định với các nhà cung cấp truyền thống, doanh nghiệp còn cần biết những thông tin khác về sự biến động vật t, về loại vật t mới thay thế, về những nhà cung ứng mới tham gia thị trờng.
2.1.2 Nội dung biện pháp
Để hoàn thiện hơn công tác nghiên cứu thị trờng, khi tiến hành nghiên cứu thị trờng mua, công ty phải nghiên cứu đầy đủ, chính xác những thông tin về nhà cung ứng mà công ty đã có quan hệ, hoặc có ý định quan hệ kinh tế. Các thông tin cơ bản cần tìm hiểu là : giá cả, chất lợng, chủng loại, điều kiện thanh toán...Đồng thời phải tiến hành nghiên cứu các thông tin về tình hình tài chính, uy tín của nhà cung cấp...Công ty có thể áp dụng hai phơng pháp sau để thu thập thông tin:
+ Phơng pháp nghiên cứu tại chỗ: Đây là phơng pháp nghiên cứu thị trờng vật t từ việc phân tích các thông tin qua các báo cáo, báo chí, tạp chí, các ấn phẩm chuyên ngành, các tạp chí kinh tế nớc ngoài về sản xuất thiết bị nâng hạ, đặc biệt là qua mạng Internet. Từ đó công ty có thể so sánh, đánh giá đợc các nhà cung ứng và tìm ra đợc các nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất của công ty.
+ Phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng: Đây là phơng pháp nghiên cứu đòi hỏi công ty phải có chuyên viên phụ trách đến tận nơi sản xuất của nhà cung ứng để lấy các thông tin trực tiếp từ mắt nhìn, tai nghe. Sử dụng phơng pháp này công ty gặp phải một số khó khăn. Đó là sự hao tổn chi phí. Vì số lợng nhà cung ứng trên thị trờng đang và sẽ có quan hệ thơng mại với công ty là rất lớn, do đó công ty không thể luôn giám sát tất cả các nhà cung ứng đợc. Nếu không giám sát các nhà cung ứng sẽ che dấu những khuyết điểm của mình. Nh vậy công ty có thu thập đợc thông tin thì cũng là các thông tin không chính xác, không có giá trị. Nếu công ty
giám sát hết các nhà cung cấp thì chi phí cho công tác này sẽ rất tốn kém, điều này sẽ không khả thi.
Hoặc nghiên cứu thông qua việc tiếp xúc với khách hàng, các nhà đại lý bán
buôn, bán lẻ, tham gia các cuộc họp hội nghị chuyên ngành, cuộc họp khách hàng
của nhà cung ứng để thu thập thông tin. Từ đó có để chọn đợc nhà cung cấp thích
ứng.
Để đảo bảo tính khả thi, kiến nghị công ty nên kết hợp hai phơng pháp nghiên cứu tại chỗ và nghiên cứu tại hiện trờng. Đây là điểm mới của phơng án đề xuất so với phơng án mà công ty đang áp dụng, vừa tiết kiệm mà vẫn đảm bảo tính thực tế. Những nhà cung cấp có địa điểm gần công ty, công ty có thể áp dụng phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng. Còn những nhà cung ứng ở xa công ty nên áp dụng phơng pháp nghiên cứu tại chỗ.
+Cách thức lu trữ và sử lý thông tin: Các thông tin thu đợc từ các nguồn, các tài liệu nghiên cứu nh đề xuất ở trên sẽ đợc cập nhật vào hệ thống lu trữ và sử lý thông tin. Qua đó tạo điều kiện cho công ty có thể xem xét, kiểm tra và phân tích toàn bộ hoạt động cung ứng vật t của mình. Hiện nay công ty đang áp dụng cách thức sau: Các thông tin thu thập đợc đợc tập hợp tại phòng Marketing. Kết hợp với các thông tin về nhu cầu vật t do phòng vật t cung cấp, phòng Marketing sẽ tiến hành các hoạt động Marketing mua vật t. Phơng án đề xuất về cách thức lu trữ và sử lý thông tin mới nh sau: Phòng Marketing có nhiệm vụ phân loại các thông tin có ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động mua vật t, cung cấp cho phòng vật t. Khi đã xác định chính xác lợng vật liệu kỳ tới, phòng vật t phải thông báo cho phòng Marketing để phòng này tiếp tục thực hiện các hoạt động Marketing mua. So với phơng án hiện tại, phơng án mới có một điểm khác là có sự thông tin qua lại giữa hai phòng Marketing và phòng vật t. Nhờ vậy giúp cân đối nhu cầu vật t và nguồn cung của thị trờng. Qua đó, Phòng Marketing sẽ tiến hành đợc các hoạt động Marketing mua vật t một cách hiệu quả nhất.
Mô hình đang áp dụng:
Các thông tin Thu thập đợc
Các thông tin về nhu cầu vật t
Tiến hành các hoạt động Marketing mua vật t
Phòng
Công ty có thể cải tiến mô hình này theo hớng sau:
Mô hình cải tiến
Các thông tin thu thập đợc
Các thông tin Các thông tin về cung ứng về nhu cầu vật t Thông tin
Phản hồi Các hoạt động
Marketing mua
Để đảm bảo tính khách quan và tính chính xác trong xử lý thông tin, xử lý dữ liệu...công ty có thể đánh giá bằng phơng pháp cho điểm nh sau:
(Biểu 11) Bảng đánh giá nhà cung ứng của công ty
TT Chỉ tiêu đánh giá của công ty
với nhà cung ứng
Thang điểm cho tiêu chuẩn đánh giá
Tồi Tốt 1 Uy tín của nhà cung cấp 0 1 2 3 4 5 2 Hệ thống đảm bảo chất lợng 0 1 2 3 4 5 3 Chứng chỉ ISO 0 1 2 3 4 5 4 Khả năng bền vững về tài chinh 0 1 2 3 4 5 5 Chất lợng 0 1 2 3 4 5 6 Giá cả 0 1 2 3 4 5 7 Thời hạn giao hàng 0 1 2 3 4 5 8 Dịch vụ sau bán 0 1 2 3 4 5 9 Tổng số
Chỉ số đánh giá chọn nhà cung ứng:
I
c=(Tổng số điểm cho điểm)/40.Nếu hệ số
I
c càng gần 1 càng tốt. Thông thờng theo quan niệm thực tế điều tra cho thấy chỉ số này đạt 0.7 đến 0.8 là đạt yêu cầu, 0.9 trở lên là tốt, nhỏ hơn 0.5 là không đạt yêu cầu (tồi). Kết quả đánh giá nh sau:+ Nếu nhà cung ứng nào có kết quả đánh giá: Đạt yêu cầu trở lên thì công ty sẽ duy trì và bổ sung danh sách những nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn và yêu cầu cung ứng vật t cho công ty.
Phòng vật t
Cân đối nhu cầu vật t và nguồn cung của thị trờng Phòng
+ Nếu nhà cung ứng nào có kết quả đánh giá: Không đạt yêu cầu thì công ty loại bỏ ra khỏi danh sách những nhà cung ứng và đề nghị bổ sung (nếu có).
Để hoạt động nghiên cứu thị trờng đợc tiến hành một cách triệt để, công ty cần nghiên cứu thông tin cả về những ngời có cùng nhu cầu mua vật t với mình (lực lợng mua). Lực lợng mua có ảnh hởng lớn trong trờng hợp vật t khan hiếm. Đối thủ cạnh tranh cũng có thể lợi dụng tình huống này để gây khó khăn cho công ty. Thiếu vật t quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị gián đoạn, sản phẩm sẽ không đợc hoàn thành hoặc hoàn thành nhng không hoàn chỉnh, gây mất uy tín cho công ty. Để giải quyết trờng hợp này, công ty cần thực hiện các công việc sau:
+ Tiến hành dự báo những vật t khan hiếm.
+ Xác định những ngời cùng mua vật t với mình. Trong đó những ai là đối thủ cạnh tranh trực tiếp.
+ Tìm hiểu năng lực tài chính, hình thức thanh toán thờng áp dụng, uy tín trên thị trờng của lực lợng này cũng nh mối quan hệ của họ với các nhà cung cấp...
Qua đó, công ty dự kiến các cách đối phó. Rất khó có thể tác động trực tiếp
vào lực lợng mua này. Công ty thực hiện các biện pháp tác động vào lực lợng bán
(nh đã nêu ở trên) hoặc các biện pháp nâng cao uy tín cũng nh cải thiện mối quan
hệ thơng mại tốt đẹp với nhà cung ứng ngay từ thời điểm dự báo đợc sự khan hiếm
này.
2.1.3 Điều kiện thực hiện
Để thực hiện đợc biện pháp này cần phải có các điều kiện sau:
+ Tăng cờng đội ngũ cán bộ chuyên điều tra nghiên cứu thị trờng, với số lợng khoảng 4 ngời. Những ngời này sẽ trực thuộc phòng Marketing. Đây là những ngời đợc đào tạo, có kiến thức chuyên môn sâu, có kinh nghiệm nghề nghiệp và có tinh thần trách nhiệm.
+ Cần đầu t trang thiết bị máy móc và điều kiện làm việc thuận lợi cho việc thu thập thông tin nh: máy vi tính, phơng tiện xử lý thông tin chuyên nghiệp, phòng làm việc độc lập ...Có nh vậy công ty mới thu thập đợc đầy đủ các thông tin về thị trờng các yếu tố cần mua. Đó là cơ sở quan trọng để đa ra các quyết định lựa chọn nhà cung ứng vật t cho sản xuất kinh doanh của công ty một cách kịp thời và có hiệu quả.
2.2. Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu vật t 2.2.1. Cơ sở đề xuất
Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, phòng vật t sẽ phải xác định đợc nhu cầu vật t.Việc xác định nhu cầu vật t cho công ty là rất quan trọng, giúp công ty giảm sự tồn đọng, góp phần vào việc tăng hiệu quả sản xuất kinh trong khi vẫn đảo bảo đầy đủ nhu cầu vật t tại mọi thời điểm khi cần. Trên thực tế tại CEC Hà Nội, công tác hoạch định nhu cầu vật t đợc thực hiện ngày càng có hiệu quả, nhng vẫn còn nhiều hạn chế. Một trong những hạn chế đó là việc hoạch định nhu cầu thờng lớn hơn so với thực tế, điều này làm cho ứ đọng vốn, nhiều lần dẫn đến giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì vậy nhất thiết công ty phải có sự điều chỉnh công tác này.
2.2.2. Nội dung biện pháp
Để khắc phục những tồn tại trên, công ty có thể tham khảo hệ thống hoạch định nhu cầu vật t( MRP) nh sau:
MPR là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn dựa trên việc phân chia nhu cầu vật t thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Những thông tin thu thập đợc xử lý bằng máy tính. Chúng đợc thu thập từ ba tài liệu chủ yếu là: Lịch trình sản xuất; Bảng danh mục vật t; Hồ sơ dự trữ vật t.
Hiện nay, công ty đã có đầy đủ các yếu tố đầu vào để hình thành hệ thống này và các thông tin cũng đã đợc lu trữ trong máy tính. Mọi điều kiện về thu thập thông tin của công ty là tơng đối thuận lợi. Điều công ty hiện nay còn thiếu là một chơng trình máy tính để kết nối các thông tin này, hình thành chơng trình hoạch định cho mọi hoạt động cung ứng của mình. Chỉ còn một bớc cuối cùng này đợc hoàn thiện sẽ tạo điều kiện cho hoạt động lập kế hoạch cung ứng của công ty.
Sơ đồ: Sơ đồ hoạt động hệ thống hoạch định nhu cầu vật t
Đơn hàng dự báo Lịch trình sản xuất Hồ sơ hoá đơn vật t Hồ sơ vật t dự trữ Ch ơng trình hoạch định nhu cầu vật t Những thay đổi Lịch đặt hàng theo kế hoạch Xoá bỏ đơn hàng
Báo cáo nhu cầu vật t hàng ngày
Báo cáo về kế hoạch
Báo cáo đơn hàng thực hiện Các nghiệp vụ
Thiết kế Sự thay đổi
Tiếp nhận Rút ra
2.2.3. Hiệu quả biện pháp
Việc đa hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu vào hoạt động có thể giúp công ty hạn chế nhiều lợng vật t dự trữ. Tuỳ theo từng loại vật t ta có thể áp dụng các mô hình khác nhau: mô hình dự trữ bổ xung tức thời, mô hình có giá mua vật t thay đổi theo khối lợng, mô hình dự trữ có bảo hiểm, mô hình lợng đặt hàng kinh tế cơ bản( hay còn gọi là mô hình dự trữ tối u - EOQ)...Với việc áp dụng các mô hình dự trữ vào việc xác định lợng vật t hợp lý, sẽ đem lại cho công ty nhiều thuận lợi với chi phí nhỏ nhất, hạn chế lợng lu kho, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn.
ở đây, ta sẽ sem xét hiệu quả của việc nếu công ty vận dụng mô hình dự trữ tối u (EOQ) trong năm 2004 đối với một loại vật liệu chính là thép hợp kim ( nguồn nhập từ Tổng công ty Thép Việt Nam)
Nhu cầu (Q) về thép hợp kim năm 2004 345 tấn
Giá dự kiến(C): 7500đ/kg
Chi phí đặt hàng(P): 7000000đ/lần
Chi phí bảo quản tính theo giá mua(R): 0.01%/ngày(3.6%/năm)
Thời gian đặt hàng đến khi nhận hàng: 1 tháng
