Nội dung biện pháp

2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật t

2.1.2 Nội dung biện pháp

Để hoàn thiện hơn công tác nghiên cứu thị trờng, khi tiến hành nghiên cứu thị trờng mua, công ty phải nghiên cứu đầy đủ, chính xác những thông tin về nhà cung ứng mà công ty đã có quan hệ, hoặc có ý định quan hệ kinh tế. Các thông tin cơ bản cần tìm hiểu là : giá cả, chất lợng, chủng loại, điều kiện thanh toán...Đồng thời phải tiến hành nghiên cứu các thông tin về tình hình tài chính, uy tín của nhà cung cấp...Công ty có thể áp dụng hai phơng pháp sau để thu thập thông tin:

+ Phơng pháp nghiên cứu tại chỗ: Đây là phơng pháp nghiên cứu thị trờng vật t từ việc phân tích các thông tin qua các báo cáo, báo chí, tạp chí, các ấn phẩm chuyên ngành, các tạp chí kinh tế nớc ngoài về sản xuất thiết bị nâng hạ, đặc biệt là qua mạng Internet. Từ đó công ty có thể so sánh, đánh giá đợc các nhà cung ứng và tìm ra đợc các nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất của công ty.

+ Phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng: Đây là phơng pháp nghiên cứu đòi hỏi công ty phải có chuyên viên phụ trách đến tận nơi sản xuất của nhà cung ứng để lấy các thông tin trực tiếp từ mắt nhìn, tai nghe. Sử dụng phơng pháp này công ty gặp phải một số khó khăn. Đó là sự hao tổn chi phí. Vì số lợng nhà cung ứng trên thị trờng đang và sẽ có quan hệ thơng mại với công ty là rất lớn, do đó công ty không thể luôn giám sát tất cả các nhà cung ứng đợc. Nếu không giám sát các nhà cung ứng sẽ che dấu những khuyết điểm của mình. Nh vậy công ty có thu thập đợc thông tin thì cũng là các thông tin không chính xác, không có giá trị. Nếu công ty

giám sát hết các nhà cung cấp thì chi phí cho công tác này sẽ rất tốn kém, điều này sẽ không khả thi.

Hoặc nghiên cứu thông qua việc tiếp xúc với khách hàng, các nhà đại lý bán buôn, bán lẻ, tham gia các cuộc họp hội nghị chuyên ngành, cuộc họp khách hàng của nhà cung ứng để thu thập thông tin. Từ đó có để chọn đợc nhà cung cấp thích ứng.

Để đảo bảo tính khả thi, kiến nghị công ty nên kết hợp hai phơng pháp nghiên cứu tại chỗ và nghiên cứu tại hiện trờng. Đây là điểm mới của phơng án đề xuất so với phơng án mà công ty đang áp dụng, vừa tiết kiệm mà vẫn đảm bảo tính thực tế. Những nhà cung cấp có địa điểm gần công ty, công ty có thể áp dụng phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng. Còn những nhà cung ứng ở xa công ty nên áp dụng phơng pháp nghiên cứu tại chỗ.

+Cách thức lu trữ và sử lý thông tin: Các thông tin thu đợc từ các nguồn, các tài liệu nghiên cứu nh đề xuất ở trên sẽ đợc cập nhật vào hệ thống lu trữ và sử lý thông tin. Qua đó tạo điều kiện cho công ty có thể xem xét, kiểm tra và phân tích toàn bộ hoạt động cung ứng vật t của mình. Hiện nay công ty đang áp dụng cách thức sau: Các thông tin thu thập đợc đợc tập hợp tại phòng Marketing. Kết hợp với các thông tin về nhu cầu vật t do phòng vật t cung cấp, phòng Marketing sẽ tiến hành các hoạt động Marketing mua vật t. Phơng án đề xuất về cách thức lu trữ và sử lý thông tin mới nh sau: Phòng Marketing có nhiệm vụ phân loại các thông tin có ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động mua vật t, cung cấp cho phòng vật t. Khi đã xác định chính xác lợng vật liệu kỳ tới, phòng vật t phải thông báo cho phòng Marketing để phòng này tiếp tục thực hiện các hoạt động Marketing mua. So với phơng án hiện tại, phơng án mới có một điểm khác là có sự thông tin qua lại giữa hai phòng Marketing và phòng vật t. Nhờ vậy giúp cân đối nhu cầu vật t và nguồn cung của thị trờng. Qua đó, Phòng Marketing sẽ tiến hành đợc các hoạt động Marketing mua vật t một cách hiệu quả nhất.

Mô hình đang áp dụng:

Các thông tin Thu thập đợc

Các thông tin về nhu cầu vật t

Tiến hành các hoạt động Marketing mua vật t

Phòng

Công ty có thể cải tiến mô hình này theo hớng sau:

Mô hình cải tiến

Các thông tin thu thập đợc

Các thông tin Các thông tin về cung ứng về nhu cầu vật t Thông tin

Phản hồi Các hoạt động

Marketing mua

Để đảm bảo tính khách quan và tính chính xác trong xử lý thông tin, xử lý dữ liệu...công ty có thể đánh giá bằng phơng pháp cho điểm nh sau:

(Biểu 11) Bảng đánh giá nhà cung ứng của công ty

TT ^{Chỉ tiêu đánh giá của công ty}

với nhà cung ứng

Thang điểm cho tiêu chuẩn đánh giá

Tồi Tốt 1 Uy tín của nhà cung cấp 0 1 2 3 4 5 2 Hệ thống đảm bảo chất lợng 0 1 2 3 4 5 3 Chứng chỉ ISO 0 1 2 3 4 5 4 Khả năng bền vững về tài chinh 0 1 2 3 4 5 5 Chất lợng 0 1 2 3 4 5 6 Giá cả 0 1 2 3 4 5 7 Thời hạn giao hàng 0 1 2 3 4 5 8 Dịch vụ sau bán 0 1 2 3 4 5 9 Tổng số

Chỉ số đánh giá chọn nhà cung ứng:

I

Nếu hệ số

I

+ Nếu nhà cung ứng nào có kết quả đánh giá: Đạt yêu cầu trở lên thì công ty sẽ duy trì và bổ sung danh sách những nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn và yêu cầu cung ứng vật t cho công ty.

Phòng vật t

Cân đối nhu cầu vật t và nguồn cung của thị trờng Phòng

+ Nếu nhà cung ứng nào có kết quả đánh giá: Không đạt yêu cầu thì công ty loại bỏ ra khỏi danh sách những nhà cung ứng và đề nghị bổ sung (nếu có).

Để hoạt động nghiên cứu thị trờng đợc tiến hành một cách triệt để, công ty cần nghiên cứu thông tin cả về những ngời có cùng nhu cầu mua vật t với mình (lực lợng mua). Lực lợng mua có ảnh hởng lớn trong trờng hợp vật t khan hiếm. Đối thủ cạnh tranh cũng có thể lợi dụng tình huống này để gây khó khăn cho công ty. Thiếu vật t quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị gián đoạn, sản phẩm sẽ không đợc hoàn thành hoặc hoàn thành nhng không hoàn chỉnh, gây mất uy tín cho công ty. Để giải quyết trờng hợp này, công ty cần thực hiện các công việc sau:

+ Tiến hành dự báo những vật t khan hiếm.

+ Xác định những ngời cùng mua vật t với mình. Trong đó những ai là đối thủ cạnh tranh trực tiếp.

+ Tìm hiểu năng lực tài chính, hình thức thanh toán thờng áp dụng, uy tín trên thị trờng của lực lợng này cũng nh mối quan hệ của họ với các nhà cung cấp...

Qua đó, công ty dự kiến các cách đối phó. Rất khó có thể tác động trực tiếp vào lực lợng mua này. Công ty thực hiện các biện pháp tác động vào lực lợng bán (nh đã nêu ở trên) hoặc các biện pháp nâng cao uy tín cũng nh cải thiện mối quan hệ thơng mại tốt đẹp với nhà cung ứng ngay từ thời điểm dự báo đợc sự khan hiếm này.