2.2 Thực trạng về kiểm soát nội bộ
2.2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp
2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt
* Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Thành lập vào năm 2000, chính thức đi vào hoạt động vào năm 2001, cơng ty Fujikura Việt Nam đã xây dựng cho mình mơi trường văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao tính chính trực và phẩm chất đạo đức của nhân viên, thông qua các hành động cụ thể như: ban hành và phát sổ tay nhân viên cho tất cả nhân viên vào ngày đầu tiên khi nhân viên đó gia nhập vào công ty, nội dung sổ tay nhân viên bao gồm kỷ luật lao động, những hành xử nên có và khơng nên có, cùng với một số hướng dẫn khác giúp nhân viên ln có những hành xửđúng như: cách chào hỏi, cách mặc đồng phục, cách đội mũ bảo hiểm và lái xe gắn máy/xe đạp, cách sử dụng điện thoại cố định/điện thoại di động, phong cách làm việc, cách sử dụng các thiết bị văn phòng, nhà ăn, phòng hợp, tủđựng quần áo và phòng thay quần áo, thẻ nhân viên và máy chấm cơng, phịng y tế, máy photo, nhà vệ sinh, cách tiết kiệm năng lượng và giữ gìn vệ sinh môi trường, cách tham gia đào tạo/huấn luyện tại công ty, hướng dẫn làm việc, hướng dẫn xin nghĩ phép, “kỷ luật lao động” được trích trong điều lệ và quy định làm việc. Ngoài sổ tay nhân viên, tất cả các nhân viên còn được phát thêm sổ tay dinh dưỡng do bộ phận y tế trực thuộc phòng nhân sự ban hành, nội dung sổ tay dinh dưỡng đề cập đến vấn đề dinh dưỡng, giá trị dinh dưỡng của thực phẩm, những điều cần biết về thực phẩm, nguyên tắc bổ sung các dưỡng chất cần thiết cho cơ thể, dinh dưỡng cho phụ nữ mang thai, an toàn sức khỏe,…những nhân viên mới thường được đào tạo ban đầu trong thời gian 2 ngày trước khi nhân viên đó về bộ phận mình để làm việc, nội dung đào tạo bao gồm: nội quy công ty, an toàn lao động, kiến thức cơ bản về ISO, kế toán căn bản nếu như nhân viên đó là kỹ sư hay nhân viên văn phịng,…
Ngồi ra, cơng ty còn thường xuyên tổ chức các lớp tuyên truyền về luật lao động, luật dân sự - hình sự, an tồn giao thơng,..cho tất cả công nhân ở các chuyền trong nhà máy,…Bên cạnh đó, ban giám đốc và các nhà quản lý trong công ty luôn làm gương và nhắc nhở nhân viên cấp dưới tuân thủ các quy định, chuẩn mực của
công ty. Từ đó ta thấy được cơng ty đặc biệt quan tâm đến vấn đề xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp ổn định, phát triển và lành mạnh.
* Những hạn chế tồn tại
Ban lãnh đạo và các nhà quản lý đã có nhiều cố gắng trong việc xây dựng điều lệ và quy định làm việc tại công ty, thông tin này được đăng tải trên hệ thống mạng nội bộ nhằm giảm thiểu những xung đột lợi ích giữa ban lãnh đạo và các nhân viên tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số ít nhân viên chưa rõ về vấn đề này do những nguyên nhân sau: (1) ngày đầu tiên vào công ty, nhân viên được phát 1 bản điều lệ và quy định làm việc nhưng do phải đào tạo nhiều mục, thời lượng đào tạo ngắn, khơng có bước kiểm tra lại xem nhân viên mới đã hiểu rõ những vấn đề quan trọng hay chưa; (2) điều lệ và quy định làm việc được phát dưới dạng bảng photo giấy A4 nên trong quá trình làm việc nhân viên đã làm thất lạc; (3) nhân viên một số bộ phận chưa được hướng dẫn cách đăng nhập mạng nội bộđể tìm kiếm thơng tin.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp chưa có bước yêu cầu nhân viên ký cam kết tuân thủ các quy định trên nhằm ràng buộc trách nhiệm và nhấn mạnh tính chất quan trọng của vấn đề này.
Ngoài ra, doanh nghiệp chỉ mới đề cập đến vấn đề đạo đức nghề nghiệp cho một số bộ phận, một số nhân viên thông qua các lớp đào tạo ngắn hạn, chưa ban hành chính thức các văn bản, quy định cụ thể hoặc khẳng định các vấn đề liên quan đến vấn đề đạo đức nghề nghiệp cho từng bộ phận hay cho tồn cơng ty. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến việc ra quyết định hoặc làm giảm động cơ nhân viên hành động vì lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến công tác quản lý, làm giảm lòng tin và cản trở sự phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phụ lục 01 – Tổng hợp kết quả khảo sát về tính chính trực và các giá trị đạo đức
* Chính sách nhân sự và năng lực nhân viên
Từ khi thành lập đến nay, ban giám đốc và các nhà quản lý công ty Fujikura không ngừng xây dựng và phát triển những chính sách, quy định rõ ràng về cơng tác tuyển dụng và đào tạo. Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho tồn cơng ty do bộ phận nhân sự đảm nhiệm. Khi có nhu cầu tuyển dụng lao động, công ty sẽ tiến
hành tuyển dụng các nhân viên đáp ứng được các yêu cầu về: năng lực, trình độ chun mơn, tư cách đạo đức để vào làm việc tại công ty. Việc tuyển dụng được tiến hành công khai, và công bằng thông qua các bước tuyển dụng theo quy định về chính sách nhân sự của công ty tùy theo các chức vụ, vị trí được tuyển dụng. Khi tuyển dụng nhân viên mới cho các vị trí nhân viên quản lý, văn phòng hay kỹ sư, các ứng viên phải trãi qua 3 vòng phỏng vấn: vòng 1 là kiểm tra trình độ anh văn và vi tính đầu vào thơng qua các bài kiểm tra; vịng 2: là phỏng vấn trực tiếp với nhân viên tuyển dụng thuộc phòng nhân sự về: các kiến thức cơ bản, kinh nghiệm chuyên môn, sự phù hợp của nhân viên với mơi trường văn hóa cơng ty; vịng 3: là phỏng vấn trực tiếp với ban giám đốc, trưởng bộ phận và trưởng phòng nhân sự.
Về công tác đào tạo, cơng ty có những chính sách nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên thông qua các cuộc khảo sát định kỳ nhu cầu kiến thức của nhân viên. Việc huấn luyện, đào tạo được thực hiện tùy vào chức vụ và yêu cầu công việc như: tổ chức cho nhân viên tham gia học các lớp ngắn hoặc dài hạn ở bên ngoài, mời chuyên gia, giảng viên về giảng dạy tại công ty, động viên nhân viên tự nâng cao trình độ qua việc hỗ trợ về thời gian, chi phí học tập. Nhờ vào chính sách tuyển dụng và đào tạo hợp lý doanh nghiệp đã có được đội ngũ nhân viên có năng lực, trình độ chun môn và phù hợp với yêu cầu công việc đảm bảo “đúng người đúng việc”. Ngoài ra, tất cả các nhà quản lý và một số nhân viên có liên quan cịn được tham gia lớp đào tạo kiến thức kế toán, kiểm tốn cơ bản.
Bên cạnh đó, hằng năm cơng ty tổ chức 3 đợt đánh giá, khen thưởng về năng lực và chất lượng cơng việc của tồn thể nhân viên, trình tự thực hiện theo các bước sau: nhân viên tựđánh giá mình theo các chỉ tiêu đã được thiết kế sẵn, sau đó trình lên các cấp quản lý xem xét và đánh giá lại, điều này giúp khích lệđộng cơ làm việc và tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên, giúp nhân viên tự giác và ý thức hơn trong cơng việc của mình.
* Những hạn chế tồn tại
Hiện tại, doanh nghiệp chưa triển khai sâu rộng kế hoạch luân chuyển công việc, vị trí giữa các nhân viên trong bộ phận, hay giữa các cấp quản lý. Điều này sẽ
tạo nên một sự ù lì và lối mịn, lâu dài có thể dẫn đến việc nhân viên làm sai quy trình nhưng cũng khơng phát hiện ra, hay tạo sự nhàm chán trong công việc. Ở một số bộ phận, việc luân chuyển công việc chỉ dừng lại ở các cấp nhân viên. Bên cạnh đó, cùng với tính chất chuyên mơn hóa, mỗi người một việc, các nhân viên chưa biết rõ công việc của nhau, chưa nắm được hết tổng thể cơng việc của bộ phận mình dẫn đến một số bộ phận chưa có nhân viên sẵn sang thay thế các vị trí quan trọng.
Cũng theo kết quả khảo sát cho thấy, một số nhà quản lý khi bố trí cơng việc cho nhân viên còn thiếu bước phân tích kiến thức, kỹ năng của nhân viên và còn phụ thuộc nhiều vào cảm tính của nhà quản lý. Mặc khác, ở một số bộ phận, khi nhân viên nghỉ phép dài hạn hay nghỉ việc thì khơng có văn bản ln chuyển công việc, nhiệm vụ được xác nhận bởi các bên có liên quan. Trong nhiều trường hợp nhà người quản lý khơng thể kiểm sốt được là công việc đã được bàn giao đầy đủ chưa và người nhận bàn giao có thể hiểu được cơng việc đến mức độ nào dẫn đến trường hợp đùng đẩy trách nhiệm cho nhau khi phát sinh vấn đề gây ảnh hưởng chung đến công việc, mục tiêu của bộ phận.
Hiện tại, theo yêu cầu từ phía tập đồn, cơng ty chỉ mới triển khai các khóa tự học ngắn hạn trên mạng nội bộ về cách sử dụng thơng tin và chống rị rỉ thơng tin. Sau đó phịng đào tạo sẽ tổ chức công tác kiểm tra cho tất cả nhân viên bao gồm: ban giám đốc, các nhà quản lý, nhân viên văn phòng và kỹ sư. Kết quả kiểm tra sẽ được gởi về công ty mẹ, nên vấn đề tài sản thông tin của công ty chỉ được các nhân viên ngầm hiểu và làm theo. Về phía doanh nghiệp chưa có các chính sách, quy định cụ thể liên quan đến vấn đề này hay quyền sở hữu, phát triển phần mềm nội bộ.
Phụ lục 02 – Tổng hợp kết quả khảo sát về chính sách nhân sự, năng lực nhân viên.
* Ban kiểm soát
Hiện tại, công ty Fujikura Việt Nam chưa tổ chức một ban kiểm soát nội bộ độc lập. Tuy nhiên, định kỳ vào tháng 9 hằng năm có đồn kiểm sốt nội bộ của cơng ty mẹ từ Nhật qua để xem xét tình hình hoạt động của cơng ty. Nội dung kiểm sốt chủ yếu tập trung vào hoạt động sản xuất như: kiểm tra tính hợp lý của quy trình sản xuất, xác nhận sự tuân thủ các quy định về an toàn lao động, sự tác động
của hoạt động sản xuất tới môi trường bên ngồi,.. Sau khi xem xét và phân tích cụ thể các vấn đề, đồn kiểm sốt sẽ tiến hành tham mưu và tư vấn cho ban giám đốc các biện pháp: nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm, đảm bảo an tồn mơi trường…
Ngồi ra, hằng năm vào tháng 11, công ty cũng lập ra một ban kiểm soát nội bộ tạm thời để kiểm tra, đánh giá các bộ phận trong công ty về việc tuân thủ các quy định của hệ thống quản lý chất lượng ISO, TL 9000 như: việc tuân thủ trong công tác quản lý chứng từ, quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm,…Bên cạnh đó, cơng ty cịn chịu sự kiểm tốn của các khách hàng quan trọng về: điều kiện sản xuất, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực, các chính sách vềđiều kiện làm việc và nghĩ ngơi cho nhân viên để đảm bảo yêu cầu về chất lượng sản phẩm, hay sự minh bạch và trung thực của báo cáo tài chính nhằm chứng minh, thể hiện năng lực, sức khỏe về tình hình tài chính của cơng ty. Để đáp ứng những u cầu trên, doanh nghiệp đã lập ra một đoàn kiểm sốt nội bộ cơng ty mà thành viên là ban giám đốc và các trưởng bộ phận để tiến hành các hoạt động kiểm tra, giám sát toàn bộ nhà máy như: hoạt động tuần tra với mục tiêu là đảm bảo an toàn trong lao động và sản suất, hoạt động nhận thức chung về nơi làm việc và mơi trường làm việc. Từđó, ta thấy được ban lãnh đạo công ty đã đánh giá cao về vai trị của kiểm sốt nội bộ.
* Những hạn chế tồn tại
Doanh nghiệp chưa xây dựng cho mình một bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động độc lập.
Phụ lục 03 – Tổng hợp kết quả khảo sát về kiểm soát.
* Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Ban giám đốc và các nhà quản lý trong công ty Fujikura là những người am hiểu về ngành nghề, môi trường kinh doanh, và nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp, do đó họ ln thận trọng trong các quyết định kinh doanh và minh bạch trong các hoạt động sản xuất lẫn hoạt động tài chính. Theo truyền thống công ty, ngày đầu tiên hằng quý, công ty sẽ tổ chức cuộc hợp giữa ban giám đốc, các nhà quản lý, với tất cả nhân viên và công nhân trong công ty để báo cáo về: tình hình
hoạt động kinh doanh của cơng ty, tình hình chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng, cũng như báo cáo các vụ tại nạn lao động xảy ra trong quý vừa qua, công bố những thành tích đã đạt được hay những hạn chế vốn có cần khắc phục cũng như mục tiêu sắp tới cần đạt được của công ty.
Công ty luôn theo đuổi chính sách chất lượng “Đạt được sự thỏa mãn khách hàng là đảm bảo hạnh phúc cho nhân viên và thịnh vượng của Cơng ty ” thơng qua các tiêu chí: đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng, làm đúng ngay từđầu, giao hàng đúng thời hạn cho khách hàng, ưu tiên xử lý các yêu cầu đổi lại hàng của khách hàng, ln tn thủ và duy trì chính sách chất lượng ở từng khâu sản xuất từ kiểm tra chất lượng đầu vào, các công đoạn sản xuất, đến chất lượng sản phẩm đầu ra,…Chính những điều trên đã nói lên triết lý quản lý và phong cách điều hành của ban giám đốc công ty hiện nay là luôn đặt giá trị công ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành các hoạt động của doanh nghiệp.
* Những hạn chế tồn tại
Hiện tại doanh nghiệp đã xây dựng sơ đồ phân cấp trong hoạt động quản lý tổng thể - phụ lục 5, tuy nhiên sơđồ chưa thể hiện được mức độ chi tiết, còn chòng chéo và chưa rõ ràng, chưa có văn bản phân định quyền hạn cụ thể của từng chức vụ kèm theo. Bên cạnh đó, trong hai năm gần đây tại cơng ty ln có biến động về nhân sựở vị trí quản lý cấp cao như: phó giám đốc, giám đốc sản xuất, trưởng bộ phận gây ảnh hưởng khơng ít đến q trình quản lý và điều hành của doanh nghiệp.
Phụ lục 04 – Tổng hợp kết quả khảo sát về triết lý quản lý và phong cách điều hành.
* Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm.
Bản chất của cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý. Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của công ty Fujikura Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ tổ chức – phụ lục 5, hiện tại cơ cấu tổ chức này tương đối phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của công việc. Trong cơ cấu tổ chức, việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho từng bộ phận trong công ty được căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban.
Trong mỗi bộ phận đều có sơđồ tổ chức với sự phân định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi nhân viên – phụ lục 5. Mỗi nhân viên phải lập bảng mô tả hướng dẫn chi tiết cơng việc của mình và được xét duyệt kỹ càng bởi các trưởng bộ phận, thông tin này sẽ được chia sẽ công khai trên mạng nội bộ của công ty. Bên cạnh bảng mô tả công việc, ban giám đốc, các nhà quản lý và nhân viên phải lập bảng “nhiệm vụ và hành động”, trong đó đề ra 3 nhiệm vụ chính mà mỗi người phải thực hiện, song song với 3 nhiệm vụ đó là 3 hành động giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ, bảng “nhiệm vụ và hành động” này sẽđược các cấp quản lý phê duyệt kỹ càng, in ra, ép nhựa và