2.2 Thực trạng về kiểm soát nội bộ
2.2.2.3 Các hoạt động kiểm soát
* Kiểm sốt xử lý thơng tin và các nghiệp vụ
Hiện tại, doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm ERP – phần mềm quản lý doanh nghiệp để quản lý thông tin và đầu tư trang bị nhiều máy chủ. Tất cả các thông tin về công việc ở các bộ phận đều được lưu trữ và xử lý trực tiếp trên hệ thống máy chủ. Tất cả nhân viên tùy vào chức vụ, vị trí hay tính chất cơng việc mà được phân quyền trong việc chỉnh sữa, hoặc xóa dữ liệu trên phần mềm và hệ thống máy chủ. Trước khi sử dụng phần mềm, các nhân viên buộc phải đăng nhập tên người dùng và mật khẩu, lúc này hệ thống sẽ tựđộng ghi nhận lại nhật ký làm việc của người dùng.
Thông tin là dữ liệu đã được xử lý xong, mang ý nghĩa rõ ràng, kiểm sốt thơng tin chặt chẽ, đảm bảo các thông tin cung cấp cho các đối tượng liên quan chính xác và cần thiết, giúp cho các cấp quản lý phân tích, đánh giá các rủi ro. Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm sốt chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin bao gồm kiểm sốt dữ liệu đầu vào và kiểm sốt việc xử lý thơng tin. Trong đó, kiểm soát dữ liệu đầu vào gồm: phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ, các hoạt động và kiểm soát hệ thống chứng từ, số sách. Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ, hoạt động: công ty Fujikura đã xây dựng cho mình quy trình phê duyệt các nghiệp vụ và hoạt động một cách chặt chẽ, có hệ thống, phân định quyền hạn phê duyệt cho các cấp quản lý theo tính chất và giá trị của từng nghiệp vụ như: tất cả các yêu cầu mua hàng, lệnh mua hàng đều phải qua xét duyệt của cấp trên từ trưởng bộ phận đến ban giám đốc, tất cả các chứng từ thu-chi tiền đều phải qua người xét duyệt cuối cùng là tổng giám đốc công ty, giấy tham quan nhà xưởng dành cho các cá nhân bên ngoài phải qua xét duyệt của ban giám đốc,…có 2 hình thức phê duyệt chứng từ tùy theo các nghiệp vụ và các hoạt động như: phê duyệt trên mạng nội bộ công ty và phê duyệt chứng từ giấy.
Quy trình phê duyệt trên mạng nội bộ cơng ty: Quy trình phê duyệt theo hình thức mạng nội bộđược thiết lập theo sơ đồ tổ chức quản lý tổng thể của công ty, và thống nhất mặc định cấp phê duyệt theo mảng hoạt động, chức vụ, cấp bậc quản lý. Nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống mạng nội bộ công ty theo đúng tên người dùng đã được cấp và mật khẩu, nhập yêu cầu của mình trên phần mềm quản lý, sau khi thao tác xong, kiểm tra đầy đủ, chính xác nội dung các u cầu, đính kèm tập tin nếu có, … thì nhấn vào nút thực hiện, hệ thống sẽ tựđộng tạo số chứng từ cho thao tác đó và gởi một thưđiện tử tựđộng đến hộp thư của nhân viên thông báo nội dung yêu cầu đã được thực hiện và đang chờ cấp phê duyệt thứ nhất, đồng thời hệ thống cũng gởi một thưđiện tửđến cấp phê duyệt thứ nhất thông báo về nội dung yêu cầu để cấp phê duyệt đó kiểm tra và ra các quyết định kế tiếp,..cấp phê duyệt thứ nhất này sẽ phải đăng nhập vào hệ thống mạng, xem xét yêu cầu, và phê duyệt, hệ thống cũng sẽ gởi đồng thời ba thưđiện tử thông báo cho ba đối tượng: nhân viên yêu cầu, cấp phê duyệt thứ nhất, cấp phê duyệt thứ hai…quy trình diễn ra tương tự cho đến khi yêu cầu được cấp cuối cùng xét duyệt, mỗi bước thực hiện của các cấp xét duyệt đều được ghi nhận lại trên hệ thống và trong thời gian này nhân viên vẫn có thể đăng nhập hệ thống để xem tình trạng xét duyệt của yêu cầu.
Quy trình phê duyệt trên chứng từ giấy: Quy trình này tương đối đơn giản hơn, nhân viên lập phiếu yêu cầu thu – chi tiền, phiếu yêu cầu thanh toán ghi rõ nội dung nghiệp vụ, kèm theo đầy đủ các chứng từ cần thiết, ký tên và trình lên cho trưởng bộ phận kiểm tra và phê duyệt, tùy theo bộ phận mà các cấp xét duyệt sẽ khác nhau, điều này chủ yếu dựa vào sơ đồ tổ chức của công ty, và cấp xét duyệt cuối cùng là tổng giám đốc, lúc này chứng từ mới gọi là có hiệu lực và chuyển xuống cho bộ phận kế toán hay các bộ phận khác có liên quan.
Căn cứ vào tính chất khác nhau của từng nghiệp vụ, hoạt động nên các hình thức phê duyệt khác nhau. Sau đây là sự khác nhau cơ giữa hai hình thức xét duyệt:
Phê duyệt trên mạng nội bộ công ty Phê duyệt trên chứng từ giấy
Áp dụng cho các nghiệp vụ, hoạt động không liên quan trực tiếp đến việc thu – chi tiền
Áp dụng cho các nghiệp vụ, hoạt động liên quan trực tiếp đến việc thu – chi tiền
Cấp phê duyệt cuối cùng không nhất thiết là tổng giám đốc mà căn cứ vào quyền hạn của ban giám đốc và các nhà quản lý, căn cứ vào tính chất và giá trị kinh tế của từng nghiệp vụ và có quy định rõ trong cơ cấu tổ chức của công ty.
Cấp phê duyệt cuối cùng bắt buộc phải là tổng giám đốc, trừ khi tổng giám đốc đi cơng tác và có ủy quyền cho phó giám đốc xét duyệt.
Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách: Cơng ty Fujikura, đang dần hồn thiện việc kiểm sốt chứng từ, sổ sách của công ty như: các phiếu yêu cầu thu – chi tiền, phiếu yêu cầu thanh toán trước khi đưa xuống phịng kế tốn điều phải qua xét duyệt cuối cùng của tổng giám đốc và phải kèm theo đầy đủ các chứng từ cần thiết, hợp lý; các chứng từ trong một tháng được đánh được đánh số liên tục theo ngày và đóng quyển lưu trữ theo tháng. Các chứng từ được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều cơng dụng khác nhau như hóa đơn xuất khẩu gồm 4 liên: liên 1-lưu cuốn, liên 2-giao khách hàng, liên 3-giao kế toán, liên 4- dùng khai hải quan; Phiếu nhập kho gồm 2 liên: liên 1 – bộ phận đảm bảo chất lượng in, kiểm tra vật tư, ghi nhận tình trạng vật tư, chuyển cho bộ phận kho cùng với vật tư, liên 2-chuyển cho bộ phận mua hàng kẹp vào phiếu yêu cầu thanh toán chuyển cho bộ phận kế toán,…
* Những hạn chế tồn tại
Do tính chất tài chính của nghiệp vụ, việc phê duyệt chứng từ giấy với bắt buộc cấp phê duyệt cuối cùng là tổng giám đốc, hiện tại công ty chưa xây dựng cho mình một văn bản quy định hay quy trình phê duyệt chứng từ giấy và các cấp phê duyệt ở từng bộ phận. Các cấp phê duyệt chủ yếu dựa vào sơ đồ tổ chức công ty (phụ lục 5), nhưng hiện tại sơ đồ tổ chức vẫn cịn chồng chéo một số vị trí, chức vụ
và công việc của các cấp quản lý điều này gây khó khăn cho nhân viên trong việc trình ký chứng từ.
Về việc sử dụng phần mềm kế toán: nhân sự bộ phận kế toán gồm 5 người nhưng hiện tại đang sử dụng chung hai tên người dùng và hai mật khẩu, điều này rất khó trong việc rạch rịi các chức năng xem, thêm, sữa, xóa hay việc theo dõi nhật ký làm việc, và ghi nhận các dấu vết kế tốn trong q trình làm việc.
Về việc đánh số thứ tự chứng từ, kiểm soát chứng từ trong bộ phận kế toán: Trong một tháng các chứng từ được đánh số liên tục không phân biệt là phiếu thu, phiếu chi, hay việc nhân viên kế toán chưa kiểm soát được sựđầy đủ của chứng từ đối với các yêu cầu thanh toán trước và bổ sung chứng từ khi có.
Hệ thống đánh số trong phần mềm chỉ được thiết kế giới hạn trong 6 chữ số: theo quy định cách đánh số chứng từ trong bộ phận kế toán như sau: 2 số đầu là năm hiện hành, 2 số tiếp theo là tháng, 2 số cuối là số chứng từ. nhưng hiện tại do quá trình phát triển của doanh nghiệp, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, lượng chứng từ trong tháng đã vượt con số 100, và quy định đánh số khơng cịn phù hợp nữa, đều này gây khó khăn cho việc đánh số thứ tự chứng từ thu- chi, và cơng tác truy tìm chứng từ. Hệ thống thông tin kế toán hiện tại chỉ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu vốn có của một hệ thống thơng tin kế tốn như: tính kịp thời, hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn còn bộc lộ một số hạn chế như: giới hạn về ký tự trong phần diễn giải cho từng nghiệp vụ phát sinh, chưa có được sơ đồ hạch toán chi tiết và sổ tay kế toán đểđảm bảo các nghiệp vụđược ghi sổ một cách thống nhất.
Một hạn chế nữa là phần mềm hiện tại không cho phép xem hay kết xuất các dữ liệu của nhiều năm, chỉđược xem trong cùng một năm.
Bên cạnh đó, nội bộ các phòng ban có liên quan chưa xây dựng quy định cụ thể về quy trình và thời hạn luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận dẫn đến ùn tắt công việc ở các khâu hay các bộ phận xử lý thông tin cuối.
Về hệ thống phần mềm: Việc phát triển phần mềm quản lý được công ty áp dụng cách đây 4 năm (2008) cho tất cả các bộ phận trong công ty (trừ bộ phận nhân sự) đã và đang trong q trình hồn thiện nên đơi khi ở một vài bộ phận các báo cáo
kết xuất từ phần mềm chưa đáp ứng được với các yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp. Hệ thống chỉ báo lỗi khi nhập dữ liệu bị trùng hay trình tự nhập liệu về thời gian bị đảo lộn trong trường hợp nhập thời gian của các kỳ trước. một số phần hành không báo lỗi khi tải dữ liệu khơng đúng quy định của phần mềm, ngồi ra hệ thống khơng có chức năng tự động tổng kết và báo cáo cho người dùng về danh sách các nghiệp vụ sai sót, hay thời gian, nội dung việc thêm, sữa, xóa dữ liệu.
Phụ lục 10 – Tổng hợp kết quả khảo sát về kiểm soát xử lý thơng tin.
* Kiểm tra độc lập, phân tích và sốt xét lại.
Hoạt động kiểm tra độc lập được tổ chức ở công ty Fujikura thường xuyên chủ yếu tập trung vào các nội dung như: tuân thủ 5S, 4M, an toàn lao động, an toàn sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhận thức chung về môi trường làm việc hay hoạt động kiểm tra độc lập định kỳ với nội dung như: sự tuân thủ các quy định, quy trình sản xuất của cơng ty, sự tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, ISO 14001:2000, TL 9000, sự tuân thủ các quy định, yêu cầu của các khách hàng quan trọng,…Ngoài ra, hoạt động phân tích rà sốt hay sốt xét lại cũng được thực hiện thường xuyên định kỳ hằng tháng, hằng quý thông qua các báo cáo của các bộ phận, trong các báo cáo này ln có cột so sánh giữa thực tế với kế hoạch, và giữa thực tế tháng này hay quý này với cùng kỳ năm trước như: báo cáo tình hình biến động nhân sự, báo cáo về tình hình sản xuất, báo cáo tình hình đơn hàng và số lượng hàng bán, báo cáo về tình hình tồn kho, báo cáo tình trạng lãi/ lỗ của cơng ty, báo cáo về tình hình chất lượng sản phẩm và sự phàn nàn của khách hàng, báo cáo về tình hình tai nạn lao động,…Tổng hợp các báo cáo trên sẽ cho ban giám đốc cái nhìn tổng quan về tình hình chung của cơng ty, mỗi bộ phận có theo đuổi mục tiêu chung của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không, và cũng từđó giúp cho ban giám đốc và các nhà quản lý có thể nhận thấy những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện để có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch hay có những điều chỉnh thích hợp.
Đầu năm 2011, theo chính sách cơng ty u cầu tất cả nhân viên đề xuất ý kiến để cải tiến cho cơng việc của mình, của các bộ phận được tốt hơn hay những ý kiến
góp phần làm giảm chi phí cơng ty thơng qua mức khuyến khích vật chất cho các cá nhân hay các nhóm. Với sự hổ trợ của bộ phận hệ thống thông tin, công ty đã xây dựng một phần mềm nội bộ hổ trợ cho việc thực hiện và quản lý các cải tiến này. Bên cạnh đó, ban giám đốc cũng đã trang bị một số máy tính cơng cộng để cơng nhân có thể thao tác và theo dõi ý kiến cải tiến của mình. Hằng tháng, bộ phận đào tạo sẽ tập hợp các cải tiến đã được duyệt để lên báo cáo trình ban giám đốc ký duyệt và gởi chứng từ xuống bộ phận kế toán để duyệt chi tiền sang kiến cho các cá nhân hay nhóm theo danh sách đính kèm. Tồn bộ nhà máy sẽ chia ra làm nhiều nhóm nhỏ gồm có 2 mảng chính là gián tiếp và trực tiếp, mỗi tháng sẽ có phần thưởng cho 1 nhóm xuất sắc nhất trong mỗi mảng.
Phụ lục 11 – Tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm tra độc lập, phân tích và sốt xét lại
5S (Seiri – sàng lọc, Seition – sắp xếp, Seiso – sạch sẽ, Seiketsu – săn sóc, Shitsuke – sẵn sàng).
4M (Man – Con người, Material – vật tư , Machine – máy móc, thiết bị, Method – phương pháp).
2.2.2.4 Thông tin và truyền thông
Phầm mềm kế tốn cơng ty Fujikura đang sử dụng là phần mềm ERP - Enterprise Resource Planning, Bắt đầu từ năm 2008 phần mềm này được cơng ty mua sử dụng và th bên ngồi bảo trì hằng năm, ngồi ra cịn có bộ phận hệ thống theo dõi giám sát hằng ngày nên hiệu quả sử dụng tương đối ổn định, ít gặp các sự cố bất thường, đảm bảo việc cung cấp thơng tin là chính xác và kịp thời, đây khơng chỉ là phần mềm dành riêng cho kế toán mà là một phần mềm tích hợp, được sử dụng cho nhiều chức năng khác nhau: quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, quản lý tồn kho, …tất cả các chức năng đều có sự liên kết chặt chẽ và liên thơng với nhau. Phần mềm ERP được cài trên máy chủđặt tại phòng hệ thống, mỗi máy con đều được cấp một tên người dùng theo mã số nhân viên. Nhân viên phải đăng nhập tên người dùng và mật khẩu trước khi muốn sử dụng phần mềm này, và hệ thống sẽ tựđộng ghi lại nhật ký làm việc của mỗi người dùng khi đăng nhập vào
hệ thống. Yếu tố bảo mật thông tin được công ty đặt lên hàng đầu với những quy định cụ thể: chỉ có nhân viên bộ phận hệ thống thông tin mới có quyền và chức năng xử lý dữ liệu trên máy chủ, và có phân quyền rõ ràng tùy theo chức vụ, vị trí từng nhân viên của bộ phận hệ thống. Ở từng bộ phận các chức năng nhập, xem, sữa, xóa, ở từng máy con chỉ được áp dụng cho một số phần hành liên quan đến cơng việc của mình và chỉ được xem dưới dạng báo cáo các phần hành liên quan đến các công việc của bộ phận khác, các phịng ban khác khơng truy cập được các phần hành của bộ phận kế toán, cấm tuyệt đối nhân viên khơng được sử dụng USB bên ngồi, cá nhân để kết nối với máy tính; khuyến khích chỉ sử dụng hộp thưđiện tử cho mục đích cơng việc, … Mỗi nhân viên sẽ được cấp một máy tính với tên người dùng riêng biệt, khi nhân viên nghĩ việc và thay thế nhân viên mới thì nhân viên mới sẽ được bộ phận hệ thống cấp một tên người dùng cho chính mình trước