I. Giới thiệu khái quát về công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nộ
3. Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh
Khi chuyển sang kinh doanh thích ứng với nền kinh tế thị trờng, cơng ty cần phải có một bộ máy chỉ đạo kinh doanh ngọn nhẹ và nhạy bén để các bộ phận trong cơ cấu tổ chức có thể liên hệ mật thiết với nhau đảm bảo tính đồng bộ của tồn bộ hệ thống. Vì vậy, trớckia tocontap có 10 phịng quản lý, 1992 có 7 phịng hiện nay sắp xếp thu gọn cịn lại 4 phịng, đồng thời cơng ty cũng phải giải thể những phòng kinh doanh kém hiệu quả, thành lập một số phòng kinh doanh mới năng động và hiệu quả hơn.
Hiện nay Cơng ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nh sau:
Hà nội – 2004
Phó tổng giám đốc Phịng tổ chức và
quản lý lao động Tổng giám đốc
Nhiệm vụ các phòng ban:
+ Tổng giám đốc là ngời đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật và bộ thơng mại về các hoạt động và hiệu quả kinh doanh tồn cơng ty. Điều hành quản lý cơng ty theo luật doanh nghiệp và các quy định khác có liên quan theo thoả ớc lao động, hợp đồng lao động, quy chế điều khiển của cơng ty.
+ Phó giám đốc là ngời trực tiếp giúp tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc về sự uỷ quyền đó.
+ Phịng tổ chức và quản lý lao động: tổ chức quản lý lao động của công ty theo nhiệm vụ của công ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của tổng giám đốc trên cơ sở nắm vững các quy định về tổ chức, lao động tiền lơng quy định của bộ luật lao động.
Làm kế hoạch tuyển dụng lao động theo mục đích sản xuất kinh doanh, giải quyết khiếu nại, vớng mắc về quyền lợi của ngời lao động trong công ty, bảo vệ chính trị nội bộ phịng gian bảo mật.
Phịng tổng hợp Phịng hành chính quản trị Phịng tài chính kế tốn Các đơn vị thuộc cơng ty Phịng kinh doanh XNK1… XNK 8 Các chi nhánh tại các tỉnh
+ Phòng tổng hợp: tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại sản xuất kinh doanh. Thu thập nắm bắt thông tin mới nhất trong và ngồi nớc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Tìm hiểu, tìm kiếm đối tác để hợp tác kinh doanh cho công ty, phiên dịch, biên dịch các tài liệu giúp tổng giám đốc nắm đợc tình hình diễn biến hàng ngày.
Thống kê và lập bảng biểu hớng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh, xây dựng kế hoạch quý, tháng, năm.
Tổng hợp và phân tích các dữ liệu, số liệu phát sinh, cung cấp cho tổng giám đốc kịp thời điều chỉnh sản xuất kinh doanh, làm các báo cáo định kỳ trình tổng giám đốc, bộ chủ quản, các cơ quan quản lý nhà nớc có liên quan. Tập trung những ý kiến bằng văn bản công việc có liên quan chung đến tổng giám đốc xem xét quyết định
Theo dõi đôn đốc ghi sổ những hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua giấy phép và tờ khai hải quan để từ đó giám đốc có thể nắm chắc hoạt động XNK của các phịng kinh doanh. Hàng tháng vào ngày 04 cung cấp các số liệu thực hiện kim ngạch của từng phịng để tính lơng.
+ Phịng kế tốn tài chính:
Với chức năng giám đốc đồng tiền thơng qua việc kiểm sốt quản lý tiền vốn và tài sản của cơng ty. Phịng có chức năng:
• Hớng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách theo dõi hoạt động của đơn vị, theo quyđịnh của chế độ báo cáo thống kê kế tốn hạch tốn nội bộ, theo quy định của cơng ty và hớng dẫn của bộ tài chính.
• Kiểm tra, kiểm sốt các phơng án kinh doanh đã đợc Tổng giám đốc duyệt. Thờng xuyên đối chiếu chứng từ để các đơn vị hạch tốn chính xác. Tham gia góp ý và chịu trách nhiệm về các kiến nghị của Hà nội – 2004
mình về từng phơng án kinh doanh cụ thể xác định kết quả kinh doanh để tính trả lơng cho các đơn vị. Xây dựng phơng thức quy chế, hình thức cho vay vốn, giám sát theo dõi việc sử dụng vốn vay của công ty và bảo lãnh ngân hàng. Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng hợp đồng, phơng án nhằm ngăn chặn nguy cơ sử dụng vốn kém hiệu quả, huặc mất vốn, khơng để tình trạng này xảy ra vì bng lỏng quản lý, vi phạm ngun tắc quản lý tài chính tiền tệ.
• Lập quỹ dự phòng để giải quyết các phát sinh bất lợi trong sản xuất kinh doanh. Chủ động sử lý khi có những thay đổi về tổ chức nhân sự lao động có liên quan đến tài chính.
+Phịng hành chính quản trị: chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính văn th lu trữ dữ liệu, hồ sơ chung, ph- ơng tiện thiết bị đã mua sắm để phục vụ cho quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh trong tồn cơng ty có hiệu quả và tiết kiệm.
Ngồi ra phịng cịn có chức năng khác nh:
Cất trữ bảo quản, giữ gìn những tài sản hiện có khơng để h hỏng mất mát, xuống cấp huặc xảy ra cháy nổ.
Đề xuất mua sắm các phơng tiện làm việc và các nhu cầu sinh hoạt của cơng ty, sửa chữa, bảo vệ an tồn cơ quan.
Duy trì thời gian làm việc, giữ gìn vệ sinh đảm bảo mơi trờng công ty sạch đẹp. Đáp ứng nhu cầu cần thiết của lãnh đạo và các phịng ban trong cơng ty về điều kiện làm việc nh chống nóng, chống mất cắp và có biện pháp ngăn ngừa kẻ trộm đột nhập vào cơ quan lấy tài liệu.
+ Phòng kinh doanh: với ngời đại diện là trởng phòng đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng, uỷ thác theo phơng án kinh doanh đã đợc giám đốc duyệt và phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về sự uỷ nhiệm đó.
Phịng kinh doanh XNK1: chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng sản phẩm bằng giấy, từ giấy nh bột giấy, giấy báo, vở, giấy than, giấy in, các loại máy vi tính, máy in laser và phụtùng…
Phịng kinh doanh XNK 2: chuyên kinh doanh các loại văn phòng phẩm, đồ dùng học sinh, dụng cụ thể thao. Các mặt hàng gốm sứ, mỹ nghệ sơn mài. Các loại đồ dùng bằng nhựa, các dụng cụ cầm tay trong gia đình và cho cơng việc nội trợ, nhạc cụ, đồ chơi trẻ em.
Phòng kinh doanh XNK 3: chuyên kinh doanh các mặt hàng may mặc, hàng dệt kim, hàng len dạ, các nguyên vật liệu dùng cho ngành dệt nh bông tự nhiên, bông tổng hợp, tơ len tự nhiên, tơ len nhân tạo…
Phòng XNK 4: chuyên kinh doanh các mặt hàng về thiết bị điện, điện tử hàng gia dụng, thiết bị văn phòng, cáp điện các loại…
Phịng XNK7: chun kinh doanh các mặt hàng nơng lâm sản… Phịng XNK8: chun kinh doanh XNK các mặt hàng nơng sản, thuỷ sản, thủ cơng mỹ nghệ tạp phẩm.
Ngồi các mặt hàng chun doanh nh trên các phòng còn XNK các mặt hàng khác khi có nguồn hàng và thị trờng thích hợp đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả phòng XNK 5 sát nhập vào phòng XNK 8.