Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại cơng ty bách hố số 5 Nam Bộ.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức quản lí điều hành mọi hoạt động của công ty là Ban giám đốc đứng đầu là ông Lê Thanh Thủy, cơng ty cịn có hai phó giám đốc giúp việc.Một phó giám đốc phụ trách bán bn, cịn một phó giám đốc phụ trách siêu thị. Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ủynhiệm. Giám đốc là ngời tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vạch chiến lợc sản xuất kinh doanh và ra các quyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của cơng ty trớc pháp luật và cu quan quản lí nhà nớc. Phó giám đốc cơng ty là ngời giúp việc giám đốc công ty và chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đợc phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết quả các công việc đợc giao.
Các bộ phận nghiệp vụ chức năng:
-Phịng kế tốn tài vụ : có nhiệm vụ hạch tốn tồn bộ q trình kinh doanh của cơng ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết quả hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc cơng ty.
GIáM ĐốC Phó GĐ phụ trách siêu thị phụ trách bán bnPhó GĐ Tổ chức hành chính Kế hoạch nghiệp vụ Kế tốn tài vụ Bảo vệ Hành chínhVăn thKhai thác hàng Kho vận Kế tốn kép Kế tốn đơn Siêu thị Quầy hàng gian ngồi
-Phịng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị trờng. Nghiên cứu đánh giá thị trờng đối thủ cạnh tranh... để giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.
Riêng bộ phận kho vận : có nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản, dự trữ hàng hóa để hoạt động bán hàng của cơng ty có thể diễn ra thờng xuyên liên tục.
-Phịng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm quản lí về khâu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chun mơn cho đội ngũ nhân viên, bố trí sắp xếp vị trí cơng tác phù hợp năng lực của từng ngời.Phịng tổ chức hành chính gồm 5 ngời:
01 trởng phịng tổ chức duyệt lao động tiền lơng.
01phó phịng làm cơng tác lao động tiền lơng.
01chủ tịch đồn làm cơng tác bảo hộ lao động, thi đua khen thởng, chăm sóc sức khỏe cán bộ cơng nhân viên.
01 làm cơng tác kế tốn hành chính.
01 làm công tác văn th lu trữ .
- Tổ bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh ở các quầy siêu thị. Đây là những bộ phận đóng vai trị rất quan trọng vào sự thành cơng của công ty. Họ là những ngời bán hàng, thu tiền, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Họ là bộ mặt của cơng ty, là nền móng văn hóa tổ chức cơng ty. Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng cịn có nhiệm vụ tiếp nhận những thơng tin từ khách hàng và phản hồi lại cho ban giám đốc cơng ty để có những kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời với nhu cầu ngời tiêu dùng và tình hình thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Đây là mơ hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc đợc sự truyền đạt một cách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan.
2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty .
Đặc điểm về môi trờng kinh doanh bên ngồi của cơng ty.
-Điều kiện tự nhiên:
Cơng ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đun vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ của thủ đô Hà Nội. Cơng ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai mặt tiền của phố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đơ.Vị trí này đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty.
Đây là điều kiện thuận lợi cho cơng ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của cả nớc, là địa phung có tốc độ phát triển cao với tốc độ tăng trởng bình quân đạt gần 10%/ năm. Thu nhập của ngời dân Hà Nội đứng thứ hai trong cả nớc, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều này rất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị trờng, sức tiêu thụ của hàng hóa. Mặt khác, các yếu tố khác nh: lạm phát, thất nghiệp, sự phát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại, ...ở mức lí tởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thung mại.
Phải nói rằng, cơng ty đang hoạt động trong một môi trờng kinh tế đầy thuận lợi hun hẳn các địa phung khác. Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đã đem lại cho cơng ty khơng ít khó khăn nhất định. Do sức mua của thị trờng lớn, khả năng thanh tốn của ngời tiêu dùng cao nên cơng ty ln phải tìm kiếm những nguồn cung ứng có chất lợng cao phong phú đồng thời cơng ty luôn gặp căn bệnh muôn thở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn lu động.
Ngồi ra, cơng ty cịn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh không lành mạnh nh: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả...
-Điều kiện chính trị xã hội:
Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà nớc với số dân gần 3 triệu ngời. Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các tổ chức kinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội. Hà Nội còn là một địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn lợt khách du lịch trong và ngoài nớc tới tham gia, học tập, công tác...Đây là khả năng tiềm tàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng đối với thị trờng Hà Nội. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nói chung và Cơng ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng nên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nên doanh thu đáng kể.
Ngồi ra các chính sách khá thơng thống và cởi mở của Hà Nội cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt động.
- Đối thủ cạnh tranh: Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có nhiều thành
phần tham gia nên công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế Nhà nớc và t nhân.
Đặc điểm môi trờng kinh doanh bên trong của doanh nghiệp:
-Điều kiện tài chính:
Khi mới thành lập tổng số vốn ban đầu của cơng ty là 530.000.000 VNĐ. Trong đó :
+ Vốn cố định: 230.000.000 VNĐ +Vốn lu động: 300.000.000 VNĐ
So với thực tế kinh doanh thì đây là số vốn nhỏ bé, khơng đáp ứng đủ yêu cầu kinh doanh nên cơng ty ln phải tìm cách huy độngvốn từ nhiều nguồn khác nhau nh vốn vay từ các tổ chức tín dụng, vốn góp của cán bộ cơng nhân viên trong công ty, ngồi ra cịn vốn đợc bổ sung từ lợi nhuận hàng năm của cơng ty. Ngồi việc kinh doanh thung mại, cơng ty cịn đầu t vốn để cải tạo, nâng cấp, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị nội thất trong công ty để từng bớc chuyển sang hoạt động kinh doanh với quy mô lớn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nhìn chung trong những năm gần dây bằng một loạt các biện pháp trên, công ty đã bảo toàn và sử dụng tốt nguồn vốn của mình, đảm bảo thu nhâp cá nhân cho ngời lao động, thc hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc và hoàn thành các nghĩa vụ mà sở thơng mại giao cho. Đến năm 2000, nguồn vốn kinh doanh của cơng ty dần dần lớn lên nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh và nâng cao khả năng tự chủ tài chính của cơng ty. Vốn cố định đã là 1.500.000.000 VNĐ và vốn lu dộng là 3.000.000.000 VNĐ..
-Nhân sự :
Hiện nay, Cơng ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động. Đây là công ty thung mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động mang tính chất thung mại, dịch vụ của cơng ty hoạt động bán hàng địi hỏi sự khéo léo, mềm mỏng. Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận, khai thác hàng. Số lao động có trình độ đại học là 49 ngời chiếm 31,61%; số lao động có trình độ trung cấp là 81 ngời, chiếm tỉ lệ 52,26%. Số lao động su cấp là 18 ngời, chiếm 11.61%. Còn lại là cha qua đào tạo.
Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 ngời chiếm 23,2%, trung cấp chính trị là 12 ngời, su cấp chính trị là 28 ngời. Cơng ty thành lập từ rất lâu đời, nên đội ngũ lao động hoạt dộng từ thời bao cấp còn khá lớn do vậy đội ngũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động dới 30 tuổi là 32 ngời chiếm tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50 tuổi là 123 ngời ,chiếm tỉ lệ 79,35%. Nh vậy số lao động của cơng ty đang bị già hóa, số lao động đứng tuổi là khá lớn với tuổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi.
Hàng năm, lợng sinh viên các trờng trung cấp và đại học đến công ty thực tập khá đông, đặc biệt là vào các dịp trớc Tết. Những sinh viên này đã đáp ứng khá lớn cho công ty về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ. Hơn nữa, lao động này lại rất trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phí tiền cơng khơng nhỏ cho cơng ty. Đây là lợng lao động khơng chính thức chiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng đáng kể số lao động của công ty nhng đều là lao động ngắn hạn.
Nhìn chung, cơng ty rất chú trọng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên. Công ty thờng xuyên mở các lớp bồi dỡng nghiệp vụ tổ
chức đào tạo và đào tạo lại cho CBCNV tồn cơng ty. Tuy nhiên, số lao động trẻ có trình độ chun mơn cịn chiếm tỉ trọng nhỏ là do công ty phải kế thừa đội ngũ lao động từ thời bao cấp để lại và để giải quyết thấu đáo vấn đề này không phải là dễ. Cơng ty đã rất nỗ lực đa dạng hóa các loại hình dịch vụ để có thể bố trí cơng việc cho tất cả các lao động trong công ty, không để trờng hợp nào phải nghỉ chờ việc.
Mặc dù kể từ khi thành lập công ty đã thu đợc những kết quả đáng kể tạo đợc tiếng tăm trên thị trờng, nhng trong công ty hiện nay, ngời lao động thiếu khả năng sáng tạo, đa số đều chịu sự điều hành làm việc theo những qui định sẵn có. Cơng ty cha có biện pháp cụ thể khuyến khích tính sáng tạo trong lao động. Các vấn đề kích thích cha đợc quan tâm, đặc biệt là vấn đề kích thích vật chất cho ngời lao động. Điều này thể hiện ở mức thu nhập bình quân của mỗi ngời so nới mặt bằng chung cịn thấp. Mỗi lao động tiến trong cơng ty mỗi kì chỉ đợc thởng 60.000 đồng một con số quá ít ỏi nên cha kích thích đợc sự hăng say, phấn đấu của ngời lao động. Các mức khốn của cơng ty cho các quầy còn cao so với khả năng thực hiện của nó nên khả năng đạt đợc hay vợt mức đặt ra là thấp.
Vấn đề bố trí lao động cha có tính khoa học. Các phịng ban bộ phận vẫn có nui thừa thiếu lao động.VD: phịng kế tốn có năm lên tới 15 ngời.
Công tác đào tạo và phát triển nhân sự đã đợc thực hiện nhng chỉ tập trung ở một số bộ phận, cha nhân rộng ra tồn cơng ty. Cơng việc tuyển dụng nhân sự tuy không đợc làm thờng xun nhng nó ảnh hởng khơng nhỏ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc này cơng ty làm cịn cha tốt. Trong khâu tuyển dụng nhân sự công ty bỏ qua việc phỏng vấn, mặc dù có thể tiết kiệm đợc thời gian và chi phí nhng khơng xác định rõ đựợc năng lực, sở trờng, nguyện vọng của ngời lao động .
Nhìn chung qua hệ thống các chỉ tiêu trên ta thấy hiệu quả sử dụng lao động của cơng ty tăng rõ rệt, nó góp phần đa công ty không ngừng lớn mạnh. Lợi thế của cơng ty, đó là lực lợng nhân sự có mối liên kết khá chặt chẽ, có sự hiểu biết và mối quan hệ tốt, có ý chí vun lên.Tuy nhiên để cơng ty đứng vững trong cu chế thị trờng và ngày càng phát triển thì cơng ty cần phải có những thay đổi đáng kể trong chính sách nhân sự. Các chỉ tiêu đều có những u và nhựơc điểm riêng, cơng ty cần tìm cách phát huy u điểm và khắc phục nhợc điểm của những chỉ tiêu đó.
-Loại hình, ngành nghề và mặt hàng kinh doanh của công ty:
Là một doanh nghiệp nhà nớc kinh doanh tổng hợp nhiều loại hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của ngời dân và các tổ chức kinh tế xã hội. Hoạt động chính của cơng ty là thực hiện công tác bán buôn bán lẻ hàng hóa. Bên cạnh đó,
cơng ty cịn là đại lý nhận bán hàng ủy thác cho các doanh nghiệp, công ty khác nh Unilever, công ty đồ hộp Hạ Long, nhà máy thuốc láThăng Long, nhà máy rợu vang Thăng Long, các hãng bánh kẹo khác.
Là công ty kinh doanh tổng hợp, nên ngành hàng, mặt hàng kinh doanh rất đa dạng phong phú và cũng rất phức tạp. Có thể chia thành một số ngành hàng nh sau:
+Lơng thực, thực phẩm: đồ uống, đồ hộp, bánh kẹo đờng sữa, cà phê chè, thuốc lá, ha,ng đông lạnh, hàng chế biến, hàng tui sống, rau quả
+Hàng may mặc: quần áo, mũ, tất, chăn bông gối đệm.... +Đồ gia dụng: điện gia dụng, đồ dùng gia đình....
+Đồ điện tử: đồng hồ, máy tính, đài cassette, máy ảnh, tai nghe... +Văn hóa, văn phịng phẩm: bút, sách, giấy..
+Hàng da giày, túi sách, ví cặp, balơ... +Các loại kim, cu khí và các loại khác
Các mặt hàng trên của cơng ty đều là những hàng có chất lợng cao, đợc lấy trực tiếp từ những nhà sản xuất, đại lí nhập khẩu từ nớc ngồi. Sau khi nghiên cứu thu thập thơng tin về khách hàng tình hình biến động của thị trờng, cơng ty sẽ có kế hoạch khai thác nguồn hàng cũng nh kế hoạch mua bán cho ngời mua hàng của khách hàng, hàng hóa trong siêu thị của cơng ty chủ yếu phục vụ nhu cầu thông th- ờng cho ngời tiêu dùng, trong đó hàng thực phẩm chiếm từ 80 – 88% phổ mặt hàng, còn hàng phi thực phẩm chiếm 15 –20% (thờng là các mặt hàng thuộc sản phẩm công nghiệp nhẹ phục vụ tiêu dùng nh giầy dép đồ gia dụng.....)
Do kinh doanh nhiều mặt hàng kinh doanh rộng lớn nên cơng ty khó tránh khỏi sự trùng lặp trong cu cấu và mặt hàng kinh doanhvới các đun vị trong và ngoài quốc doanh. Điều này làm cho tính cạnh tranh trên thị trờng ngày càng gay gắt và mặt hàng đầu t khơng có chiều sâu.
Để đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho kinh doanh của mình, cơng ty đã chủ động tìm kiếm và kiếm hợp đồng mua hàng hóa tận nguồn tại các đơn vị sản xuất nên giá mua rẻ, giảm nhiều đợc trong chi phí mua hàng. Bên cạnh đó cơng ty cịn đợc cung ứng sản phẩm bởi các nguồn hàng đáng tin cậy nh các bạn hàng truyền thống, các cu sở tự tìm đến giới thiệu hàng hóa, đặt quan hệ kí kết hợp đồng mua bán hay kí gửi hàng hóa, đề nghị cơng ty làm đại lí. Ngồi ra, một phần hàng hóa là do mua từ nguồn nhập khẩu theo con đờng tiểu ngạch, nguồn hàng trôi nổi trên thị trờng. Nh- ng cho dù hàng hóa đợc cung ứng từ các nguồn nào, theo con đờng nào thì vấn đề chất lợng và giá cả hàng hóa đợc cơng ty đặc biệt quan tâm, đảm bảo chất lợng phù hợp với giá cả, và đảm bảo chữ tín trong kinh doanh.