IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI.
2. Hoạt động giám sát:
Với một khối lợng hợp đồng khá lớn, trung bình mỗi ngày phải thực hiện 1, 5 hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng chồng chéo lên nhau, có những hợp đồng ký kết trớc nhng lại thực hiện sau, phơng thức vận tải, ph- ơng thức thanh tốn đa dạng. Mỗi phơng thức lại địi hỏi phải có những bớc cơng việc khác nhau. Đấy là cịn cha nói đến cịn có nhiều vấn đề khác phát sinh. Vậy làm sao cơng ty có thể theo dõi giám sát đợc tất cả các công việc cần phải làm, để đảm bảo rằng sẽ khơng có một cơng việc nào bị bỏ quyên, hay q uyền lợi của cơng ty có thể bị vi phạm mà cơng ty khơng có những nhắc nhở hoặc phản ứng kịp thời.
1. Giám sát việc tiến hành giao hàng của nhà cung cấp : ngày hàng rời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, hàng ngày về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà cung cấp, thông báo về vận tải, thông báo ngày hàng cập cảng quy định
2. Giám sát q trình thực hiện hợp đồng của cơng ty: giám sát quá trình xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng hoá tại ga, cảng.
Trình tự các cơng việc cần giám sát phụ thuộc vào những gì mà ngời mua và ngời bán thoả thuận trong hợp đồng. Chẳng hạn, thanh tốn có thể phải thực hiện trớc khi kết thúc hợp đồng hay sau khi đã nhận đợc các chứng từ về vận tải chứng tỏ nhà cung cấp đã gửi hàng đi. Cũng có thể thanh tốn sẽ phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng.
VD: Hợp đồng số 321/KH _97 quy định: Thanh toán bằng TT:20 % giá trị hợp đồng thanh toán trớc 20 ngày, 80 % thanh toán vào lúc giao nhận hàng.
+ Thiết lập một hệ thống giám sát thủ công : thông qua việc lập các bộ hồ sơ theo dõi hợp đồng .
Bộ hồ sơ theo dõi này sẽ đợc phân thành hai loại : Hồ sơ theo dõi hợo đồngnhập khẩu thành phẩn và hồ sơ theo dõi hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu và đợc giao cho hai ngời theo dõi.
Trên bộ hồ sơ theo dõi này sẽ ghi : tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số lợng, phơng thức thanh toán, ngày xếp hàng dự kiến, số lần giao hàng. Và một phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng .
Nội dung của phiếu này nh sau:
1 2 Hợp đồng số
Hoá đơn thơng mại Vận đơn
Phiếu đóng gói
Phiếu kiểm tra chất lợng Giấy chứng nhận chất lợng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờ khai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho
Cột (1) giúp ngời theo dõi hợp đồng nắm bắt đợc những chứng từ nào đã có, chứng từ nào cịn thiếu và chứng từ nào là khơng cần có. Bằng cách đánh dấu vào cột này, các chứng từ đã nhận đợc sẽ đánh dấu (v), cột (2) dùng để ghi chú: ngày nhận chứng từ, có những sửa đổi chứng từ hay khơng.
Hàng ngày nhân viên theo dõi hợp đồngsẽ tham khảo thờng xuyên hồ sơ này để xem có hoạt động giám sát nào cần làm. công việc quan sát trọng tâm nhất vẫn là thời gian biểu về các sự kiện và công việc, giám sát thời gian hàng về. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố gắng giữ liên lạc thờng xuyên với các bộ phận khác của cơ quan để đảm bảo mọi thơng tin từ phía ngời xuất khẩu phải đợc chuyển giao cho bộ phận này. Khi đó thơng tin này đợc bộ phận giám sát sử dụng để kiểm tra mọi việc cần làm liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đờng biển), CIP (đờng không), các điều kiện này đã rút ngắn các công việc mà công ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ: nh thuê tàu đến
cảng xuất khẩu để chở hàng, mua bảo hiểm....... Các công việc này thuộc trách nhiệm của ngời xuất khẩu, điều này cũng có nghĩa là cơng ty khơng thể theo dõi, quan sát đợc các công việc này nh: việc chuẩn bị hàng hóa, việc thuê tàu, xếp hàng lên tàu, cũng nh q trình hàng hóa trên đờng vận chuyển. Có chăng cơng ty cũng chỉ nắm bắt đợc ngày hàng sẽ rời cảng xếp hàng và ngày hàng dự định cập cảng qua các thông báo của ngời xuất khẩu.
Nhiều khi có những hợp đồng đã bị vi phạm thời gian giao hàng mà bộ phận giám sát vẫn không nắm bắt đợc, chỉ đến khi nhận đợc thông báo giao hàng của ngời xuất khẩu, kiểm tra lại hồ sơ hợp đồng mới phát hiện ra.
Việc giám sát đợc thời gian biểu cho tất cả các hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất khó khăn bởi số lợng hợp đồng tơng đối lớn.