I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CễNG TY XIMĂNG HẢI PHềNG.
4. Đặc điểm tổ chức hạch toỏn kế toỏn:
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty xi măng Hải Phũng Kế TOáN TR ENG PHA PHSNG PHA PHSNG K.TOáN CôNG TY K.TOáN CáC PHCN KT CHI NHáNH KT CHI NHáNH K.TOáN VậT T KT TIềN L ơNG K.TOáN TSCđ KT THANH TOáN THN QUU K.TOáN CHI PHí KT TANG HIP K.TOáN TIAU THO Kế TOáN
Phũng kế toỏn tài chớnh của cụng ty chịu sự lónh đạo của giỏm đốc cụng ty và chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của kế toỏn trưởng.
Phũng kế toỏn gồm cú 23 người và 15 người kế toỏn tại cỏc phõn xưởng, phũng ban.
Đứng đầu là kế toỏn trưởng : Cú nhiệm vụ chỉ dạo điều hành hướng dẫn kiểm tra toàn bộ cụng tỏc kế toỏn tài chớnh của toàn nhà mỏy. Phõn tớch hoạt động kinh doanh, tham mưu giỳp giỏm đốc nhà mỏy về cỏc vấn đề cú liờn quan đến tài chớnh kế toỏn và đỏnh giỏ kiểm kờ cỏc phương ỏn kinh doanh.
Giỳp việc cho kế toỏn trưởng cú 1 phú phũng phụ trỏch kế toỏn tổng hợp và 1 phú phũng phụ trỏch về tiờu thụ sản phẩm.
* Kế toỏn vật tư : Cú nhiệm vụ theo dừi trỡnh tự nhập xuất vật tư và
thiết bị. Căn cứ vào cỏc phiếu nhập xuất kho gửi về kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ. Sau đú vào sổ chi tiết vật liệu cho từng sản phẩm. Cuối quý căn cứ vào số liệu xuất, kế toỏn lập sổ cỏi cỏc TK 152, TK 153, TK 133 và cỏc TK khỏc cú liờn quan.
* Kế toỏn tiền lương và bảo hiểm xó hội : hàng thỏng căn cứ vào
cỏc bảng chấm cụng, phiếu kờ sản lượng và bảng tớnh lương từ cỏc kế toỏn phõn xưởng đưa lờn để duyệt tiền lương. Vào bảng tổng hợp tiền lương sau đú tiến hành tổng hợp chi phớ tiền lương vào cỏc khoản trớch theo luương như BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ nhà nước quy định cho từng đối tượng lao động. Cuối quý kế toỏn lập bảng phõn bổ tiền lương và BHXH, kế toỏn trực tiếp sử dụng và theo dừi cỏc TK 334, TK 335, 338 ...
* Kế toỏn tài sản cố định : Từ cỏc chứng từ gốc như : Biờn bản bàn
giao TSCĐ trờn sổ chi tiết TSCĐ và tớnh khấu hao hàng thỏng. Cuối quý lập bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng rồi lập sổ
cỏi TK 214, TK211 ... lập bỏo cỏo định kỳ về nguồn vốn cho toàn cụng ty. Theo dừi cỏc quỹ được phõn phối cho xớ nghiệp.
* Kế toỏn tiền mặt, ngõn hàng : Cú nhiệm vụ hạch toỏn tỡnh hỡnh
thu chi tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng. Theo dừi việc thu chi ngoại tệ phỏt sinh trong quỏ trỡnh nhập khẩu clinker hoặc xi măng kế toỏn cụng nợ phải thu, phải trả hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ mua bỏn, phiếu thu, phiếu chi. Kế toỏn cú nhiệm vụ hạch toỏn chi tiết và tổng hợp cụng nợ phải thu, phải trả với người bỏn, người mua, xớ nghiệp với cụng ty, cụng ty với Tổng cụng ty ... Theo dừi cấp vốn lưu động bằng hàng hoỏ cho cỏc xớ nghiệp trực thuộc.
* Thủ quỹ : Quản lý thu, chi tiền mặt theo chứng từ cụ thể cuối ngày
kế toỏn thanh toỏn đối chiếu với sổ quỹ để đảm bảo việc rỳt tiền mặt và thanh toỏn 1 cỏch thuận tiện.
* Kế toỏn chi phớ : Thực hiện việc hạch toỏn chi phớ, tổng hợp chi
phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp và tớnh giỏ thành sản phẩm vào cuối quý. Kế toỏn tiến hành tập hợp chi phớ theo đối tượng tập hợp chi phớ phự hợp với đối tượng tớnh giỏ thành. Căn cứ vào số dư, số phỏt sinh của cỏc tài khoản tập hợp chi phớ để lập bảng tớnh giỏ thành sản phẩm, hạng mục sản phẩm. Kế toỏn trực tiếp theo dừi và sử dụng TK 621, TK 622 ... TK 154 .
* Kế toỏn tổng hợp : Giỳp kế toỏn trưởng trong việc tạo lập cỏc
thụng tin kinh tế như lập bỏo cỏo kế toỏn, tổ chức thụng tin kinh tế phõn tớch thụng tin kinh tế, ghi 1 số tài khoản tổng hợp và tổ chức bảo đảm lưu trữ tài liệu kế toỏn, lập bỏo cỏo định kỳ để bỏo cỏo Tổng cụng ty và cơ quan chức năng nhà nước quy định. Sau khi Tổng cụng ty duyệt quyết toỏn tiến hành phõn bổ lại lợi nhuận và duyệt quyết toỏn cho cỏc đơn vị trực thuộc hướng dẫn và điều chỉnh sổ sỏch cho phự hợp với số liệu quyết toỏn tổng cụng ty đó duyệt.
* Kế toỏn tiờu thụ sản phẩm : Cú nhiệm vụ theo dừi lương thành
phẩm nhập kho và xuất kho. Hạch toỏn tiờu thụ sản phẩm.
* Kế toỏn theo dừi đầu tư xõy dựng cơ bản : Lập thủ tục và kế hoạch cỏc cụng trỡnh sửa chữa lớn, mua sắm tài sản cố định của cỏc xớ nghiệp và cụng ty. Theo dừi việc cấp phỏt vốn xõy dựng cơ bản, tổng hợp quyết toỏn về vốn xõy dựng cơ bản, lập biờn bản bàn giao cụng trỡnh xõy dựng cơ bản hoàn thành đưa vào sử dụng tăng giỏ trị TSCĐ đồng thời tăng vốn cố định.
Hỡnh thức kế toỏn tại Cụng ty là hỡnh thức vừa tập trung vừa phõn tỏn.
Tại 3 xớ nghiệp phụ thuộc là xớ nghiệp đỏ Tràng Kờnh và Xớ nghiệp vận tải sửa chữa thủy, xớ nghiệp bao bỡ thỡ hạch toỏn phụ thuộc, cũn lại chi nhỏnh Thỏi Bỡnh thỡ sử dụng hỡnh thức bỏo sổ. Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh tại phõn xưởng được cỏc kế toỏn phõn xưởng ghi chộp và chuyển lờn phũng kế toỏn của cụng ty để kế toỏn tại phũng kế toỏn hạch toỏn. Tại chi nhỏnh thỡ kế toỏn chi nhỏnh cú nhiệm vụ hạch toỏn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh tại chi nhỏnh. Cuối kỳ hạch toỏn chuyển số liệu về phũng kế toỏn tài chớnh của cụng ty để tập hợp chi phớ cũng như xỏc định kết quả kinh doanh của cụng ty.
Trước ngày 01/01/ 1994 hỡnh thức kế toỏn tại cụng ty là hỡnh thức nhật ký chứng từ, sau thời điểm trờn đơn vị ỏp dụng thử nghiệm hỡnh thức nhật ký chung. Bắt đầu từ ngày 01/1/96 theo quyết định 1141/ TC/ QĐCĐKT cụng ty chớnh thức ỏp dụng hỡnh thức nhật ký chung để tiến hành kế toỏn và xõy dựng bộ sổ mới. Theo yờu cầu của hỡnh thức sổ cũng như xuất phỏt từ thực tiễn cụng ty. Cụng ty đó xõy dựng 1 hệ thống sổ bao gồm :
- Cỏc sổ thẻ chi tiết : Cỏc sổ thẻ này dựng để ghi cỏc nghiệp vụ phỏt sinh cú liờn quan tới cỏc đối tượng mà theo yờu cầu quản lý của cụng ty
cần phải theo dừi chặt chẽ chi tiết, những đối tượng cú mức độ thường xuyờn phỏt sinh. Thuộc loại này cụng ty cú cỏc loại sổ như : sổ theo dừi chi tiết thạch cao, sổ theo dừi chi tiết khỏch hàng.
- Sổ quỹ là sổ để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ phỏt sinh cú liờn quan đến thu chi tiền mặt tại cụng ty, căn cứ để ghi vào cỏc sổ này là cỏc phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
- Sổ nhật ký chung : Là sổ để theo dừi chung tỡnh hỡnh biến động của toàn cụng ty tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh đều được phản ỏnh vào sổ theo thứ tự thời gian tăng dần. Bờn cạnh cỏc sổ nhật ký chung cũn cú cỏc sổ chuyờn dựng, cỏc sổ này dựng để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ diễn ra 1 cỏch thường xuyờn và theo yờu cầu quản lý của cụng ty thỡ chỳng được tỏch ra ghi riờng. Trỡnh tự ghi sổ này giống như sổ nhật ký chung. Cuối thỏng tổng hợp số liệu rồi ghi vào nhật ký chung của cụng ty.
Sổ cỏi cỏc tài khoản được mở ra để theo dừi 1 số loại vốn hoặc nguồn vốn. Số liệu ghi vào sổ này là cỏc sổ tổng hợp cuối thỏng từ nhật ký chung và cỏc sổ chi tiết. Sổ cỏi cú mẫu biểu đỳng với quy định của nhà nước. Một số sổ chi tiết cú cải tiến cho phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh và yờu cầu quản lý cuả cụng ty. Tổng hợp số liệu của cựng 1 tài khoản từ sổ nhật ký chung và chuyển vào sổ cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan. Căn cứ vào sổ cỏi kế toỏn lập bảng cõn đối số phỏt sinh, bảng cõn đối tài khoản và cỏc bỏo cỏo tài chớnh khỏc. Hệ thống tài khoản của cụng ty được ỏp dụng theo hệ thống tài khoản của chế độ kế toỏn mới do Bộ tài chớnh ban hành.