I. Phân loại và tính giá vật liệu
1. Phân loại vật liệu
Do đặc điểm của ngành cao su để sản xuất ra cao su thành phẩm phải trải qua 2 giai đoạn: giai đoạn khai thác và giai đoạn sơ chế thành phẩm cao su.
Do đó mỗi NVL được sử dụng cho mỗi giai đoạn rất khác nhau về chủng loại, quy cách và số lượng.
Để tiến hành quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời thì cần phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Công ty Cao Su Đồng Nai đã mã hóa các loại nguyên vật liệu theo từng mục, từng kho, từng chi tiết vật liệu để tiện theo dõi, quản lý. Các loại vật tư đã được mã hoá như sau:
Ví dụ: 152521: Vật tư thiết bị phụ tùng kho Nông trường Trảng Bom Trong đó:
152 5 21 Số tài khoản Tiểu khoản Mã số đơn vị
1: Phân bón 13 Nông trường:
2: Nhiên liệu 10: Dầu Giây 3: Hoá vật tư vườn cây 11: An Lộc
4: Hoá chất 14: Bình Lộc
5: Phù tùng thay thế 15: Long Thành 6: Vật tư xây dựng 16: Ông Quế 8: Lương thực thực phẩm 17: Bình Sơn 18: Cẩm Mỹ 19: Cẩm Đường 21: Trảng Bom 22: Túc Trưng 24: Hàng Gòn 25: An Viễng 27: Thái Hiệp Thành Xí nghiệp chế biến gồm 04 phân xưởng: 91: An Lộc 93: Long Thành 94: Cẩm Mỹ
95: Xuân Lập
* Mục đích lập: Sắp xếp đồng bộ theo từng kho, từng loại, từng mã vật tư, quy cách phẩm chất để đảm bảo yêu cầu quản lý, dễ dàng theo dõi vật tư tránh việc nhầm lẫn, không mất nhiều thời gian khi có nhu cầu sử dụng.
1.1. Nguyên vật liêu chính:
Do đặc điểm tổ chức sản xuất, Công ty Cao Su Đồng Nai tổ chức sản xuất theo loại hình khép kín từ khai thác mủ cao su đến sơ chế thành phẩm. Khai thác mủ từ vườn cây đưa về nhà máy sơ chế thành phẩm cao su các loại. Do đó NVL chính chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Đó là các loại phân bón, hoá chất, dầu kích thích, sơn vôi, nhiên liệu (sử dụng chế biến trong nhà máy)…
1.2. Vật liêu phụ:
Căn cứ vào mục đích sử dụng vật liệu phụ được chia thành nhiều loại như sau:
-Nhiên liệu
Ví dụ: xăng, dầu, nhớt,… -Vật tư vườn cây
Ví dụ: kiềng, chén, máng, thùng, sô,… -Phụ tùng thay thế
Ví dụ: vỏ, ruột, xe,… -Vật tư xây dưng
Ví dụ: đinh, đai, niềng, ... 2. Tình hình tính giá thực tế NVL: 2.1. Tính giá thực tế NVL nhập kho:
Để đáp ứng được nhu cầu sản xuất, đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách phẩm chất theo đơn đặt hàng và yêu cầu của thị trường, Công ty Cao Su Đồng Nai nhập NVL từ nhiều nguồn khác nhau như mua ở thị trường nội địa, nhập từ các nước trên thế giới,…
Ngoài ra có một số trường hợp vật liệu phụ có giá trị nhỏ thì các Nông trường có thể đặt mua trực tiếp trên thị trường, sau đó báo cho Công ty để Công ty thanh toán.
a.Vật liệu mua trong nước:
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá ghi trên HĐ chưa thuế + CP thu mua Chi phí thu mua bao gồm:
-Vận chuyển bốc xếp -Công tác phí
-Chi phí thuê kho -Bảo hiểm…
b. Nguyên vật liệu mua từ nước ngoài:
Giá TT NVL nhập kho = Giá HĐ chưa thuế + CP thu mua + Thuế NK
Chi phí thu mua: -Bảo hiểm tàu biển
-Bốc xếp vận chuyển 2.2. Tính giá thực tế NVL xuất:
Nguyên vật liệu của Công ty sử dụng rất đa dạng, do đặc điểm sản xuất mang tính mùa vụ, do đó mỗi thứ NVL sẽ được nhập nhiều lần có nhiều giá khác nhau nên Công ty sử dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền một lần vào cuối kỳ kế toán.
Ví dụ: Phân bón Kali trong kì ngày 14/05/2007 nhập 156.000 kg theo hóa đơn
số 0063649( nằm ở phần phụ lục) có đơn giá 4520đ. Ngày 16/05/2007 xuất cho đội III 291 kg
Vì không có hàng tồn kho đầu kỳ nên đơn giá bình quân chính là đơn giá nhập Giá thực tế vật liệu xuất dùng = 291 x 4520 = 1315320đ
ĐVT: 1.000 Đ
II.HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL
Hạch toán chi tiết NVL là một công việc hết sức cần thiết nó giúp cho kế toán dễ dàng hơn trong việc theo dõi, kiểm tra và đối chiếu sổ sách với nhau, Tại Công Ty Cao Su Đồng Nai phương pháp hạch toán chi tiết NVL được sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên.
Dựa trên những định mức kinh tế kỹ thuật đã được xây dựng hằng năm và diện tích, sản lượng đã được duyệt từ Phòng kỹ thuật cao su, Phòng kế hoạch vật tư lập bảng dự trù vật tư tổng hợp. Sau đó tiến hành mua vật tư và phân bổ cho các Nông trường và các Phòng ban về phục vụ cho nhu cầu sản xuất.
1.Ở phòng Kế hoạch vật tư:
Phòng Kế hoạch vật tư được chia thành các bộ phận: -Kho
-Kế toán kho
-Bộ phận lập dự toán, KH,…
Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch lập hợp đồng mua và cung cấp NVL đến các Phòng ban và các Nông trường trực thuộc, lập phiếu nhập vật tư, phiếu xuất vật tư , theo dõi NVL về mặt số lượng.
SVTT: Nguyễn Võ Xuân An Trang 29
Đơn giá bình quân NVL =
Số lượng NL tồn kho + số lượng NVL nhập kho
Giáthực tế NVL xuất dùng = SL xuất dùng x đơn giá bình quân Giá trị vật liệu tồn kho + Giátrị
+Lập phiếu nhập: Sau khi lập bảng tổng hợp dự trù vật tư, Phòng KHVT tiến hành phân loại để xác định theo loại nào mua ở thị trưởng nội địa, loại nào mua ở nước ngoài. Đối với NVL mua ở nước ngoài giao cho Phòng xuất nhập khẩu liên hệ khách hàng nước ngoài để đặt hàng.
Vật tư sau khi mua về căn cứ vào hoá đơn mua hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập phiếu nhập vật tư.
+ Lập phiếu xuất: Khi có phiếu xin cung cấp vật tư của các đơn vị trực thuộc phòng KHVT. Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch đã được duyệt làm phiếu xuất vật tư.
Phiếu nhập, phiếu xuất do bộ phận kế toán kho lập bằng máy tính và in phiếu theo chương trình kế toán đã được cài sẵn trong máy.
Thẻ kho được mở để theo dõi về mặt số lượng của từng thứ vật liệu theo đặc điểm đã được quy định.
2. Ở kho:
Xuất vật tư, thủ kho- người giao vật liệu và người lãnh vật liệu sau khi thực hiện xong các thủ tục nhập xuất đều phải ký vào phiếu nhập xuất.
Kế toán kho có nhiệm vụ căn cứ vào phiếu nhập, xuất đã được lập để ghi lên bảng xuất nhập tồn vật liệu và thẻ kho.
3. Nông trường – Nhà máy:
Ghi nhận vật tư ở kho trung ương và mua ngoài theo phiếu nhập kho, khi xuất sử dụng thì căn cứ vào phiếu xin của cơ sỡ để lập phiếu xuất kho, phản ảnh trên thẻ kho và bảng kê cuối mỗi tháng tập hợp để gởi lên Phòng kế toán
4. Phòng kế toán:
Các chứng từ nhập xuất, sau khi được đối chiếu giữa kế toán kho và thủ kho. Cuối tháng, Phòng kế hoạch vật tư sẽ chuyển các chứng từ nhập xuất liên quan về Phòng kế toán, Kế toán vật tư khi nhận các chứng từ liên quan đến nhập xuất tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ phù hợp với nội dung của từng phiếu đồng thời định khoản, theo dõi số lượng và giá trị của vật liệu nhập xuất tồn của từng loại, từng kho, chứng từ vật tư bao gồm:
-Phiếu nhập vật tư -Phiếu xuất vật tư -Bảng kê sử dụng vật tư -Bảng kê nhập xuất tồn vật tư
* Phiếu nhập vật tư được lập thành 4 liên:
-1 liên gốc lưu
-1 liên giao cho người nhận -1 liên giao thủ kho
-1 liên giao Phòng kế toán
-1 liên gốc lưu
-1 liên chuyển Phòng kế toán -1 liên giao thủ kho
-1 liên giao cho người lãnh vật tư
* Cuối kỳ kế toán in ra sổ sách bao gồm:
-Bảng kê luân chuyển tồn kho -Sổ cái tài khoản liên quan -Bảng kê tồn kho
Tất cả các sổ được in chi tiết theo từng kho, từng nông trường, nhà máy.
* Số lượng và giá trị của vật liêu nhập xuất tồn được phản ánh trên bảng kê
luân chuyển tồn kho với số lượng ghi trên thẻ kho và với giá trị trên sổ kế toán tổng hợp thông qua bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn , nếu có sai xót thì tiến hành điều chỉnh.
* Trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất có thể tóm lược qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
1: Đối tượng sử dụng trực tiếp
2: Luân chuyển Công ty-Nông trường , Nhà máy
3: Cuối tháng nộp bảng kê nhập xuất tồn vật tư từ Nông trường về Phòng kế toán
4: Cuối tháng nộp bảng kê nhập xuất tồn vật tư từ Phòng KHVT về Phòng kế toán
: Cuối kỳ tiến hành đối chiếu
III.HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL:
Sơ đồ nhập:
SVTT: Nguyễn Võ Xuân An Trang 31
Phòng kế toán
Kho vtư
Cty Trường, Nông Nhà Máy Xuất SD tại NT,NM Đơn vị SD trực tiếp các Phòng Ban Chứng từ gốc Phiếu nhập VT Bảng kê nhập xuất Nhật ký VT Nhập theo từng loại Bảng kê luân chuyển nhập xuất
Do yêu cầu quản lý của kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, Công Ty Cao Su Đồng Nai phân loại vật liệu theo công dụng và chi tiết theo từng cấp như sau:
TK 1521: Phân bón TK 1522: Nhiên liệu TK 1523: Vật tư vườn cây TK 1524: Hoá chất TK 1525: Phù tùng thay thế TK 1526: Vật tư xây dựng TK 1528: Lương thực thực phẩm TK 153: Công cụ dụng cụ. 1.Hạch toán tổng hợp nhập NVL:
Sơ đồ hạch toán nhập nguyên vật liệu:
111,112,331 152
133
Hạch toán NVL mua ngoài :
Mỗi khi mua vật liệu về nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư và chi phí vận chuyển để tính giá giá nhập kho
NVL mua ngoài thường phát sinh một số trường hợp sau:
TH1: Mua nguyên vật liệu trả bằng tiền mặt ngay thời điểm mua, trong những
trường hợp cần thiết, với khối lượng và giá trị hàng mua nhỏ, đơn vị sẽ tự mua hàng bằng tiền mặt rồi về thanh toán sau
-Chi thanh toán thu muaNVL: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111
Ví dụ: Ngày 20/6/2007 nhân viên Phòng vật tư mua lò xo phục vụ cho sản xuất trả bằng tiền mặt. Cuối ngày NVL được mua về hoá đơn GTGT số 930045, số lượng 900 cái, giá trị 990.000đ đã có thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển và mua hàng 100.000đ
Hạch toán như sau:
Nợ 152 900.000+100.000 Nợ 133 90.000
Có 111 1.090.000
*Hạch toán theo cách này cũng có nhiều ưu điểm đơn giản, không phải theo dõi công nợ.
TH2: Trường hợp mua NVL chưa thanh toán cho người bán:
-Trường hợp này phát sinh do người bán và Công ty có mối quan hệ mật thiết, Công ty là khách hàng của người bán. Đầu năm Công ty sẽ thiết lập Kế hoạch NVL cho nhu cầu cả năm, sau đó sẽ ký hợp đồng với người bán .Trong kỳ, nếu Công y có nhu cầu về NVL thì người bán sẽ cung cấp cho Công ty theo hoá đơn. Công ty sẽ thanh toán sau, đến 31/12 vào cuối kỳ Công ty sẽ thanh toán hết các khoản nợ phải trả người bán.
-Khi NVL về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152-theo mã kho
Nợ TK 133
Có TK 331-theo từng đối tượng người bán
Ví dụ: Ngày 10/01/2007 Công ty hợp đồng mua của Công ty VLXD Chất đốt Đồng Nai nhiên liệu dùng cho nhu cầu phục vụ sản xuất theo phiếu nhập vật tư 930005 và hóa đơn bán hàng 0038525, số lượng 11.800 lít dầu Diesel , đơn giá 7.682đ/l, thuế GTGT 10% có cả vận chuyển Chỗ này là phiếu nhập của NT Bình Lộc hay 930005 em xem lại
Trình tự hạch toán như sau:
Nợ 1522 11.800x 7.682 = 90.647.600, Nợ 133 8.710.760,
Có 331 99.358.360,
TH3: Trường hợp nhập khẩu từ nước ngoài. Khi mua về nhập kho kế toán sẽ
căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan về nhập, để tính giá NVL nhập.
Giá NVL nhập kho= Giá HĐ + Thuế NK + c/p thu mua
Sau đó kế toán ghi: Nợ 152
Có 111,112,331,811
Vd: Ngày 09/10/2007, công ty mua 1400 bình chứa khí có chi phí bán 10.421.000 bao gồm thuế VAT 5% gồm các chi phí chi tiết:
− Phí nâng hàng, hạ rỗng, IMO: 360.000đ có hóa đơn. − Phí hạ bãi kiểm hóa: 140.000đ có hóa đơn.
− Phí kiểm chứng từ, chuyển tiền: 100.000đ có hóa đơn. − Chi phí làm hàng: 2.250.000đ không hóa đơn.
− Lệ phí kiểm tra chất lượng bình khí: 300.000đ có hóa đơn. − Phí lập lý lịch cho lô hàng: 2.200.000đ có hóa đơn.
− Phí THC: 966.000đ có hóa đơn. − Phí cắt seal: 5.000đ có hóa đơn.
− Cước vận chuyển: 2.600.000đ có hóa đơn.
− Taxi về Bình Sơn giao hàng: 500.000đ có hóa đơn.
− Taxi mang bình về KCX Linh Trung kiểm định: 400.000đ có hóa đơn. − Taxi mang bình từ KCX Linh Trung về Bình Sơn: 400.000đ có hóa đơn. − Chi phí đi lại cho NV giao nhận: 200.000đ có hóa đơn.
=> Chi phí vật liêu nhập kho= 360.000+ 140.000+ 100.000+ 2.250.000+
300.000+ 2.200.000+ 966.000+ 5.000+ 2.600.000+ 500.000+ 400.000+ 400.000+ 200.000 =10.421.000
do có một chi phí không hóa đơn nên định khoản như sau: *Nợ 152 10.421.000 Có 111 10.421.000 * Nơ ï311 7.761.474 Nợ 811 2.250.000 Nợ 133 409.526 Có 111 10.421.000 2. Hạch toán xuất NVL:
*Hạch toán xuất NVL ở Công ty hạch toán như sau:
Hạch toán NVL xuất dùng cho sản xuất. Các đơn vị nhỏ lẻ của nông trường tính toán vật liệu sử dụng để sản xuất sau đó đề nghị lên nông trường. Tại đây, Kế toán Nông trường căn cứ vào nhu cầu thực tế sử dụng ở các đội sản xuất. Nông trường làm phiếu xin vật tư đem gởi lên công ty để xin xuất vật tư. Sau khi vật tư về đơn vị Nông trường, xuất vật tư cho các tổ sản xuất nhỏ lẻ. Nông Trường là đơn vị hạch toán sổ chỉ theo dõi nhập xuất về mặt số lượng, về giá cả do Phòng tài chính kế toán của Công ty hạch toán.
Chứng từ gốc Phiếu xuất VT Bảng kê xuất vật tư Nhật ký VT Nhập theo từng loại Bảng kê luân chuyển nhập xuất
*Sơ đồ hạch toán xuất cho nhà máy sử dụng:
152 công ty 1368 3368 152 621,627,154 luân chuyển
Xuất cho Nông trường:
152 1368 3368 152 621,627,154
Xuất sử dụng trực tiếp (các Phòng ban Công ty) 152 641,642
*Để phục vụ sản xuất được bình thường, liên tục, các đơn vị trực thuộc luôn có một số lượng vật liệu tồn kho Phòng kế toán đã sử dụng TK 1368, 3368 làm trung gian khi nhập xuất vật tư trong nội bộ, đồng thời dùng để đối chiếu giữa sự giao và nhận hàng giữa Công ty và Nông trường, Nhà máy. Tránh trường hợp thất thoát vật tư trên đường vận chuyển.
-Từ kho Công ty xuất kho Nông trường Nợ 1368(Mã đơn vị nhận)
Có 152(Công ty)
-Nông trường nhập hàng từ Công ty về tiến hành nhập kho: Nợ 152(Nông trường)
Có 3368(mã vật tư nhập)
-Khi Nông trường xuất vật liệu để sử dụng Nợ 621,627,154
Có 152(Nông trường)
Ví dụ:(có đính kèm bảng luân chuyển tồn kho ở phần phụ lục)
Ngày2/5/2007 kho vật tư công ty xuất 308 lít Amoniac cho nông trường Bình Lộc theo đơn giá 1413,57đ có giá trị là (1413,57 x 308) = 435.380. Được hạch toán như sau:
Nợ 156814 435.380
Có 152400 435.380
Nông trường Bình Lộc tiến hành nhập kho: (theo phiếu nhập ngày nào, số phiếu) Nợ 152414 435.380
Có 336814 435.380
-Ngày 31/05/2007 Nông trường Bình Lộc xuất sử dụng cho vườn cây khai thác thuộc đội I là 180 lít Amoniac theo cùng đơn giá khi nhập kho. (theo phiếu xuất ngày nào, số phiếu)
Giá trị xuất= 180 x 1413,57= 254.443 Hạch toán:
Nợ 621103 254.443 Có 152414 254.443
-Ngày 31/05/2007 Nông trường Bình Lộc xuất sử dụng cho vườn cây khai thác