II. Tình hình tổ chức kế toán bán hàng tại công ty
4. Thực trạng nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty thơng
4.5.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện đợc do việc bán hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng.
Doanh thu bán hàng của công ty Thơng mại FCM:
+ Doanh thu bán hàng nhập khẩu = Đơn giá x số lợng hàng xuất bán
+ Doanh thu bán hàng mua ở trong nớc = Đơn giá x Số lợng hàng xuất bán
Căn cứ để công ty ghi sổ doanh thu là hoá đơn bán hàng . Hoá dơn bán hàng đợc kế toán của công ty lập làm 3 liên ( đặt giấy than viết một lần , liên 1 lu, liên 2 giao cho ngời mua, liên 3 công ty làm chứng từ thu tiền. Những hoá đơn đã dợc thu tiền mặt kế toán đóng dấu đã thanh toán vào hoá đơn .
a. Kế toán doanh thu bán buôn, bán lẻ:
(Theo phơng thức này hàng hoá đợc giao trực tiếp tại kho và tại quầy hàng của công ty)
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các hoá đơn đã đợc lập và báo cáo bán hàng từ quầy hàng vào sổ chi tiết bán hàng “ phụ lục số 17”, sổ này đợc mở chi tiết cho từng loại hàng hoá đã bán trong ngày và dùng để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng đã tiêu thụ.
Cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết làm căn cứ, đối chiếu, kiểm tra sổ nhật ký- sổ cái (phụ lục 24)
Đồng thời căn cứ vào các báo cáo bán hàng và chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu thu, các chứng từ thanh toán) kế toán vào “sổ quỹ tiền mặt” (phụ lục số 18), “sổ quỹ tiền gửi ngân hàng” (phụ lục số 19) làm cơ sở để cuối tháng đối chiếu với nhật ký- sổ cái.
Doanh thu bán hàng của công ty dợc xác định trong các trờng hợp sau: - Trờng hợp 1: Khách hàng thanh toán ngay:
VD: Ngày 15/11/2003 Công ty bán cho công ty TNHH Trung Thành 15 hộp sữa Weigh gain Aduld giá bán cha thuế GTGT là 258.750 đ/ hộp, thuế suất 10%, tổng giá mua vào của số hàng trên là 3.375.000đ Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi xác định tiêu thụ số hàng trên kế toán ghi:
Nợ TK632: 3.375.000 đ Có TK156.1 3.375.000 đ
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, và phiếu thu tiền kế toán phản ánh : Nợ TK111: 4.269.375 đ
Có TK511: 3.881.250 đ Có TK33311: 388.125 đ
- Trờng hợp 2: Khách hàng chậm thanh toán, thì trong hợp đồng bán hàng phải ghi rõ ngày thanh toán.
Trờng hợp này công ty sẽ theo dõi khách hàng trên “sổ chi tiết thanh toán với khách hàng”(phụ lục số 20).Cơ sở để ghi sổ này là hoá đơn, phiếu xuất kho, cùng với các chứng từ thanh toán nh phiếu thu,
VD: Ngày12/11/2003 Công ty xuất bán cho công ty cổ phần Nhất Nam 20 hộp sữa Weigh gain, 25 hộp XO, 20 hộp Sunny maman400, thuế suất của những mặt hàng này đếu là 10%. Tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT là 14.752.826. Công ty cổ phần Nhất Nam cha trả tiền hàng ngay, mà tiền hàng đợc ghi trong hợp đồng mua bán là sẽ thanh toán vào ngày 28 tháng kế tiếp. Trờng hợp này kế toán phản ánh nh sau:
- Phản ánh giá vốn hàng xuất bán : Nợ TK 632: 11.662.320đ Có TK 156: 11.662.320đ (Trong đó chi tiết của W: 4.500.000đ X: 6.300.000đ S: 862.320đ ) - Phản ánh doanh thu và công nợ phải thu : Nợ TK131: 14,752,826 đ Có TK511: 13.411.660đ
Có TK33311:1.341.166 đ
( và đồng thời hạch toán chi tiếtdoanh thu của W: 5.175.000đ X: 7.245.000đ S: 991.660đ )
Đến ngày 28/12/2003 công ty cổ phần Nhất Nam thanh toán tiền hàng lô hàng nói trên bằng tiền mặt, khi đó kế toán ghi:
Nợ TK111: 14.752.826đ Có TK131: 14.752.826đ
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và hợp đồng mua bán cuối ngày kế toán nhập vào sổ chi tiết TK131“ phải thu khách hàng” theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng (phụ lục 20), cuối tháng lập “bảng tổng hợp phải thu khách hàng” (phụ lục số 21) để đối chiếu với nhật ký- sổ cái.
Công ty thơng mại FCM cũng áp dụng cả hình thức bán buôn theo phơng thức vận chuyển thẳng không qua kho. Tuy nhiên khi hạch toán lại hoàn toàn giống nh phơng thức bán buông qua kho, khi nhập hàng về tới cảng công ty có thể bán luôn hàng hoá nhng kế toán vẫn sử dụng TK156 “ hàng hoá” để phản ánh hàng nhập về, xuất bán chứ không sử dụng TK157 “ hàng gửi bán” hay TK151 “hàng đang đi đờng” hoặc hạch toán trực tiếp sang tài TK 632 “ giá vốn hàng bán” với hàng nguyên lô.
VD Ngày 02/08/2003 công ty nhập khẩu 843 thùng sữa Sunnymaman, giá CIF Hải Phòng là 41 EUR/thùng , thuế nhập khẩu là 45%, công ty bán ngay cho công ty TNHH Phú Thành 50 thùng với tổng giá bán cha có thuế GTGT là 46.443.210đ Tỷ giá 1EUR=12660VNĐ
Khi có đầy đủ chứng từ, kế toán hạch toán số hàng đã bán nh sau: Phản ánh giá vốn: Nợ TK632: 37.631.850 đ Có TK156.1: 37.631.850 đ Và phản ánh doanh thu: Nợ TK131: 51.087.531 Có TK511: 46.443.210 Có TK33312 4.644.321
b. Kế toán bán hàng đại lý, ký gửi :
Công ty ký gửi hàng hoá ở hầu hết các cơ sở đại lý lớn trong toàn khu vực Hà Nội, và các tỉnh thành phố lớn. Theo phơng thức này công ty giao hàng cho các cơ sở đại lý bán hàng, các cơ sở này sẽ đợc hởng khoản chênh lệch giá do công ty giao và giá bán của cơ sở đại lý đồng thời đợc hởng các chính sách u đãi của công ty . Khi giao hàng kế toán lập luôn hoá đơn GTGT giao cho khách với hình thức thanh toán trả chậm. Tiền hàng sẽ đợc nhân viên phòng kinh doanh cầm liên 3 hoá đơn GTGT trực tiếp tới các đại lý thu tiền theo định kỳ
VD: Ngày 15/10/2003 công ty giao hàng cho đại lý Nguyệt Hồng 40 hộp sữa Sunnymaman400, 30 hộp Weigh gain, 35 hộp XO . Tổng giá vốn17,294,640. Tổng giá bán của số hàng trên là 21,877,702. Kế toán hạch toán :
Nợ TK157: 17.294.640 đ Có TK156.1: 17.294.640 đ ( Trong đó chi tiết S: 1.724.640đ W: 6.750.000đ X: 8.820.000đ)
Đến ngày 28/11/2003 đại lý gửi bảng kê hàng bán ra. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và bảng kê trên hạch toán giá vốn hàng tiêu thụ và doanh thu bán hàng :
- Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 17.294.640 đ Có TK 157: 17.294.640đ - Phản ánh doanh thu: Nợ TK131: 21.877.702 đ Có TK511: 19.888.820đ Có TK3331: 1.988.882đ
Định kỳ nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm theo liên 3 hoá đơn GTGT tới các cơ sở đại lý thu tiền. Kế toán sẽ căn cứ vào số tiền đã thu đợc khớp số tiền trên hoá đơn GTGT, đóng dấu đã thanh toán voà hoá đơn . và thủ quỹ tiến hành nhập quỹ. Khi đó kế toán ghi
Nợ TK111 :21.877.702đ
4.5.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty thơng mại FCM
Công ty áp dụng các trờng hợp chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán bằng cách giảm giá trực tiếp trên hoá đơn. Tức là khi phát sinh chiết khấu thơng mại, hay giảm giá hàng bán, công ty phản ánh luôn giá đã đợc giảm vào cột giá bán trên hoá đơn. VD: Ngày 12/11/2003 công ty xuất bán 100 hộp sữa Sunnymaman400g, và 70 hộp Weigh gain cho đại lý. Theo bảng giá hiện hành giá một hộp Sunnymaman là 49.583đ/hộp, của Weigh gain là 258.750đ/ hộp . Tuy nhiên công ty áp dụng hình thức chiết khấu cho đại lý bằng cách giảm giá còn 476.00đ/hộp Sunnymaman, và 248.400đ/hộp Weigh gain. Khi đó kế toán sẽ không hạch toán vào các TK521,TK532, mà phản ánh trực tiếp vào doanh thu:
Nợ TK131: 24.362.800 Có TK511: 22.148.000 Có TK3331: 2.214.800
4.5.4 Kế toán thuế GTGT phải nộp :
Công ty Thơng mại FCM áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và đợc thực hiện hàng tháng, cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn kế toán tiến hành nhập vào “ bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra” (phụ lục 16 ), cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế GTGT
Theo phơng pháp khấu trừ thì số thuế GTGT mà công ty phải nộp hàng tháng dợc xác định bằng :
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Trong đó :
Thuế GTGT Giá tính thuế của hàng Thuế suất thuế GTGT của đầu ra hoá dịch vụ bán ra hàng hoá, dịch vụ tơng ứng
Thuế GTGT đầu vào là số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT hàng hoá mua vào Khi hạch toán thuế GTGT, đối với thuế đầu vào công ty sử dụng TK1331để hạch toá, thuế GTGT đầu ra đợc hạch toán ở TK3331. Mức thuế suất đối với các loại hàng hoá bán ra của công ty đều là 10%.
III . Kế toán các khoản chi phí :
1 Chi phí bán hàng:
Tại công ty thơng mại FCM các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá,
dịch vụ gồm:
Chi phí cho nhân viên bán hàng: gồm các khoản tiền lơng và các khoản trích theo l- ơng, phải trả cho nhân viên viên trực tiếp bán hàng .
Chi phí công cụ, dụng cụ cho việc bán hàng : nh bàn ghế, tủ quầy hàng.v.v . Các khoản chi phí này phát sinh trong tháng nào thì tính trực tiếp vào chi phí bán hàng của tháng đó.
Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng Chi phí bằng tiền khác.
Tất cả các chi phí liên quan đến bán hàng trong kỳ kế toán phản ánh vào TK641. Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí và kết chyển vào TK911để xác định kết quả kinh doanh. Hiện nay công ty không mở sổ hay thẻ chi tiết TK641 mà việc tập hợp phản ánh các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng đợc ghi trên bảng kê( phụ lục số 17) Cuối tháng kế toán sử dụng số liệu ở bảng kê để đối chiếu với Nhật ký- Sổ cái
VD:Trong tháng 11/2003 căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng phải trả cho nhân viên bán hàng của công ty là 3.600.000 đ kế toán ghi vào bảng kê dòng TK641 , phản ánh nghiệp vụ nh sau:
Nợ TK641.1: 3.600.000 đ Có TK334: 3.600.000 đ Phản ánh các khoản trích theo lơng: Nợ TK641.1: 684.000 đ Có TK338: 684.000 đ
Các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng bằng tiền mặt : Phiếu chi số 142 trả tiền thuê xe :2.250.000 đ
Phiếu chi số 150 rả tiễn bốc vác : 1000.000 đ Tổng cộng : 3.250.000 đ Các chi phí khác: 850.000 đ Kế toán ghi : Nợ TK641.7: 3.250.000 đ
Có TK111: 3.250.000đ Nợ TK 641.8: 850.000 đ Có TK 111: 850.000 đ
2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp, tất cả các chi phí này phát sinh ở tháng nào thì đợc tính hết vào chi phí quản lý doanh nghiệp của tháng đó.
Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lơng và các khoản phụ cấp, tiền ăn ca, các khoản trích theo lơng
Chi phí đồ dùng văn phòng
Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho toàn doanh nghiệp , thiết bị máy tính, các thiết bị liên quan khác.
Chi phí dịch vụ mua ngoài nh tiền thuê văn phòng điện, nớc, fax…
Thuế, phí , lệ phí.
Chi phí khác bằng tiền
Cũng nh chi phí bán hàng công ty không mở sổ hay thẻ chi tiết TK642, mà phản ánh toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ lên bảng kê (phụ lục 17). Kế toán sử dụng để đối chiếu với Nhật ký- Sổ cái
VD Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng phải trả cho nhân viên quản lý của công ty trong tháng 11/2003 là 13.100.000đ. Kế toán ghi vào bảng kê , kế toán phản ánh nghiệp vụ:
Nợ TK642.1: 13.100.000 đ Có TK334: 13.100.000 đ Phản ánh khoản trích theo lơng: Nợ TK642.1: 2.489.000 đ Có TK338:2.489.000 đ
Căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý văn phòng kế toán ghi
Có TK214: 1.046.970 đ
Các chi dịch vụ mua ngoài (Tiền điện + tiền nớc + fax) phát sinh bằng tiền mặt trong tháng11/2003 : 750.240đ
Nợ TK642.7 : 750.240 đ Có TK 111 : 750.240 đ
IV. Xác định kết quả bán hàng:
Sơ đồ hạch toán kết quả bán hàng (phụ lục 6)
Kết quả tiêu thụ hàng hoá của công ty đợc tính theo công thức :
Xác định kết quả bán hàng đợc thực hiện vào cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ gốc, các sổ liên quan các bảng kê (sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, các bảng kê TK641,TK642 ) cuối kỳ kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang bên nợ TK911
Phần chênh lệch giữa bên Có và bên Nợ TK911sẽ đợc kết chuyển sang TK421 “ lãi cha phân phối”để xác định kết quả.
VD Trích số liệu tháng 11/2001 của công ty Thơng mại FCM - kết chuyển doanh thu thuần từ hoá đơn bán hàng:
Nợ TK511: 773.508.320 đ Có TK911: 773.508.320 đ Kết quả Tiêu thụ hàng hoá Tổng doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng quản lý Chi phí doanhnghiệp = - - -
- Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK911: 715.219.775đ Có TK632 : 715.219.775 đ - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK911: 8.384.000 đ Có TK641: 8.384.000 đ
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp : Nợ TK911: 17.386.210 đ
Có TK642: 17.386.210 đ - Kết chuyển lãi về tiêu thụ: Nợ TK911: 32.518335đ Có TK421: 32.518.335 đ
Phần 3
Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng tại công ty thơng mại FCM
I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty: định kết quả bán hàng ở công ty:
Công tác bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Tối đa hoá lợi nhuận trở thành mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Để thực hiện mục tiêu số một này, doanh nghiệp cần phải biết đợc kinh doanh mặt hàng nào là có lợi nhất, cố gắng làm tăng doanh thu và giảm thiểu chi phí. Tăng doanh thu chính là đẩy mạnh quá trình bán hàng. Do đó nếu quá trình bán hàng đợc thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi để đạt đợc lợi nhuận mà doanh nghiệp mong muốn .
II. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty thơng mại FCM
1. Những u điểm đạt đợc:
Công ty thơng mại FCM là một công ty TNHH có chức năng kinh doanh thơng mại.
Qua quá trình tìm hiểu công tác kế toán bán hàng ở công ty em rút ra một số nhận xét sau:
Nhìn chung công tác kế toán bán hàng ở công ty đã cung cấp đợc các thông tin cần thiết một cách chính xác, kịp thời, rõ ràng phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty. Kế toán bán hàng cũng phản ánh, quản lý sát sao tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng. Do đó đảm bảo theo dõi đợc tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với công ty đợc đầy đủ, rõ ràng. Hiện tại em thấy ở công ty có một số u điểm cần đợc phát huy:
- Công tác kế toán bán hàng ở công ty đã chấp hành tơng đối đầy đủ các nguyên tắc và phản ánh chính xác doanh thu bán hàng.
- Công ty luôn chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nớc, các chính sách về thuế, tổ chức sổ sách một cách phù hợp để phản ánh và theo rõi tình hình bán hàng.
- Đối với công tác kế toán xác định kết quả bán hàng, kế toán đã thực hiện cung cấp các số liệu về doanh thu chính xác, không xảy ra tình trạng thừa hay thiếu doanh thu, đảm bảo công việc kết chuyển doanh thu nộp công ty nhanh chóng kịp thời .
- Công ty áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái là phù hợp với quy mô của công ty với bộ máy kế toán tập trung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Việc sử dụng chứng từ theo đúng mẫu quy định của bộ tài chính, có cơ sở pháp lý giúp cho việc điều tra và đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu sổ sách, giám sát tình hình