I: Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng
B.Kế toán bán hàngvà xác định kết quả: 24
1. Các phương thức bán hàng:
Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng hai phơng pháp bán hàng: Bán hàng theo phơng thức gửi hàng và bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp.
a. Bán hàng theo ph ơng thức gửi hàng:
Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ớc trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyền quyền sở hữu và đợc ghi nhận doanh thu bán hàng.
* Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Căn cứ vào phiếu xuất kho gửi hàng hoá đi bán hoặc gửi cho các đại lý nhờ bán hộ, kế toán ghi:
Có TK 157: Hàng hoá
Trờng hợp mua hàng gửi đi bán ngay không nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán
Căn cứ vào giấy thông báo chấp nhận thanh toán hoặc các chứng từ thanh toán tiền của khách hàng, của cơ sở đại lý bán hộ và các chứng từ thanh toán khác, kế toán kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán sang bên nợ TK 632.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi đi bán
Hàng hoá đã gửi đi hoặc dịch vụ đã thực hiện, khách hàng không chấp nhận, kế toán phản ánh nghiệp vụ nhập lại kho.
Nợ TK 156: Hàng hoá
Có TK 157: Hàng gửi đi bán
* Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Đầu kỳ, kết chuyển trị giá thành phẩm gửi đi bán cuối kỳ trớc nhng cha đợc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi đi bán
Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm gửi đi bán nhng cha đợc xác định là bán, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán Có TK 632: Giá vốn hàng bán
b. Bán hàng và kế toán bán hàng theo ph ơng pháp giao hàng trực tiếp:
Theo phơng thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba. Ngời nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá đợc xác định là bán (hàng đã chuyển quyền sở hữu)
Để phản ánh tình hình bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp, kế toán sử dụng TK 632 (giá vốn hàng bán).
Đối với đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Căn cứ vào phiếu xuất kho, giao hàng trực tiếp cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá
Trờng hợp doanh nghiệp thơng mại mua bán hàng giao tay ba, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán
Trờng hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoàn thành nhng không nhập kho mà chuyển bán ngay, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Ngoài ra các trờng hợp bán lẻ hàng hoá, bán hàng trả góp cũng sử dụng TK 632 (giá vốn hàng bán) để phản ánh tình hình giá vốn của hàng xuất kho đã bán.
2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.1. Nội dung doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu bán hàng là số tiền thu đợc do bán hàng. ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán. Ngoài ra doanh thu bán hàng còn bao gồm cả các khoản phụ thu.
- Nếu khách hàng mua với khối lợng hàng hoá lớn sẽ đợc doanh nghiệp giảm giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ đợc doanh nghiệp chiết khấu, còn nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá. Các khoản trên sẽ phải ghi vào chi phí hoạt động tài chính hoặc giảm trừ trong doanh thu bán hàng ghi trên hoá đơn.
2.2. Chứng từ, các tài khoản kế toán và nghiệp vụ chủ yếu: 2.2.1. Chứng từ kế toán:
Các chứng từ thờng dùng là:
Hóa đơn GTGT.
Phiếu thu, chi tiền mặt, giấy báo nợ, có của ngân hàng.
2.2.2. Tài khoản sử dụng:
TK 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911, 111, 112, 131, 333.1, 711, 721,...
2.2.3. Phơng pháp hạch toán:
* Căn cứ vào giấy báo có, phiếu thu hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 112: Tiền gỉ ngân hàng Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333: Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nớc (3331): Thuế GTGT phải nộp
* Trờng hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ kế toán phải quy đổi sang tiền đồng Việt nam theo tỷ giá ngân hàng nhà nớc công bố tại thời điểm thu tiền. Nếu doanh nghiệp ghi theo tỷ giá hạch toán thì khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán đợc ghi ở TK 413 (chênh lệch tỷ giá)
* Khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 521: Chiết khấu bán hàng Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại
Có TK 131: Phải thu của khách hàng Hoặc Có TK 111, 112
* Đối với trờng hợp hàng bị trả lại trong kỳ, doanh nghiệp phải nhập kho lại số hàng đó theo trị giá vốn, đồng thời phải ghi giảm số thuế GTGT đầu ra.
- Ghi nghiệp vụ hàng nhập kho: Nợ TK 156: Hàng hoá
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
- Ghi số tiền thuế GTGT đầu ra giảm tơng ứng với số hàng trả lại: Nợ TK 3331: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
* Trờng hợp hàng bán bị trả lại phát sinh vào kỳ hạch toán sau trong năm, ký tr- ớc đã ghi doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán phản ánh:
- Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 531: Hàng bị trả lại
Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3331) Có TK 131, 111, 112
- Phản ánh số hàng bị trả lại nhập kho theo giá vốn: Nợ TK 156: Hàng hoá
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
* Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại đợc kết chuyển sang bên nợ TK 511 hoặc TK 512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi theo hoá đơn ở bên có của TK này.
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Hoặc TK 512)
Có TK 531: Hàng bán bị trả lại Có TK 531: Giảm giá hàng bán
* Trờng hợp bán hàng đại lý, doanh nghiệp đợc hởng hoa hồng và không phải kê khai tính thuế GTGT. Doanh thu bán hàng là số tiền hoa hồng đợc hởng. Khi nhận hàng của đơn vị giao đại lý, kế toán ghi vào bên nợ TK 003 - hàng hoá vật t nhận bán hộ - ký gửi khi bán hàng thu đợc tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112,131
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán (Số tiền bán hàng trừ hoa hồng) Đồng thời ghi có TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi.
* Bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh số bán hàng thông thờng ở TK 511, số tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh số bán thông thờng, khoản chênh lệch đó đợc ghi vào thu nhập hoạt động tài chính.
Nợ TK 111, 112 (số tiền thu ngay) Nợ TK 131 (số tiền phải thu)
Có TK 511 (Ghi giá bán thông thờng theo giá cha có thuế GTGT) Có TK 333 (Thuế GTGT tính trên giá bán thông thờng)
Có TK 711(Ghi phần chênh lệch cao hơn giá thông thờng)
* Bán hàng theo phơng thức đổi hàng, khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra. Khi nhận hàng của khách hàng, kế toán ghi hàng nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào.
- Khi xuất hàng trao đổi, ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333 (3331) Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc Khi nhận hàng của khách, ghi:
Nợ TK 152,156
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 131: phải thu của khách hàng (Hoặc TK 331: Phải trả cho ngời bán)
Nếu ghi vào TK 331, cuối kỳ phải đối chiếu để bù trừ và ghi: Nợ TK 331: phải trả cho ngời bán
Có TK 131: phải thu của khách hàng
* Trờng hợp doanh nghiệp hàng hoá sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng này tơng ứng với chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hoá để ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh
Nợ TK 621, 627, 641, 642
Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Đồng thời ghi thuế GTGT:
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
* Hàng hoá dùng để biếu tặng đợc trang trải bằng quỹ khen thởng phúc lợi kế toán ghi:
Nợ TK 431: Quỹ khen thởng, phúc lợi Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331)
* Đối với hàng hoá có tính chất đặc thù dùng các chứng từ đặc thù nh tem bu chính, vé cớc vận tải, vé xổ số, trong giá thanh toán đã có thuế GTGT, kế toán phải tính doanh thu cha có thuế
Thuế GTGT đợc tính bằng cách lấy giá trị thanh toán trừ đi trị giá cha có thuế GTGT.
* kế toỏn theo phương thức gửi hàng
Đối với cỏc đơn vị hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn :
Căn cứ vào phiếu xuất kho gửi thành phẩm, hàng hoỏ đi bỏn hoặc gửi cho cỏc đại lý nhờ bỏn hộ - Kế toỏn ghi :
Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bỏn Cú TK 155 - Thành phẩm Cú TK 156 - Hàng hoỏ
Trường hợp DNTM mua hàng gửi đi bỏn ngay khụng nhập kho, kế toỏn ghi : Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bỏn
Cú TK 331 - Phải trả cho người bỏn
* Hàng hoá bán ra thuộc diện tính thuế xuất nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán xác định số thuế XNK và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp ghi:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333 (3332 & 3333): Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
bán hàng với số tiền thực nộp, nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt (Số tiền thực nộp) Nợ TK 138: Phải thu khác (Số tiền thiếu)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng.
Nếu số tiền thực nộp lớn hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt (Số tiền thực nộp)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (Số tiền thừa)
Các doanh nghiêp bán lẻ phải lập bảng kê doanh số bán hàng cuối tháng tổng hợp số liên doanh số bán hàng theo từng loại hàng có cùng thuế suất GTGT để xác định thuế GTGT phải nộp ở khâu bán
C. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng
1. Công tác tổ chức quản lý chung về hàng hoá:
Công ty CP ĐT KT Hồng Hà thuộc loại hình doanh nghiệp t nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trờng, tự do cạnh tranh. Nhận thức đợc điều đó, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật t hàng hoá, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá. Công tác quản lý hàng hoá đợc tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng.
a. Đặc điểm chung về hàng hoá:
Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng nh: - Thép 6, 8mm tròn cuộn cán nóng của các nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất.
- Thép tròn thanh 10 , 32mm cán nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất.
- Thép L30 L100 Do Công ty gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại.
Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lợng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhng khó vận chuyển vì cồng kềnh.
Công ty Hồng Hà chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhng hàng hoá của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá.
Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty liên doanh sản xuất thép lớn tại miền Bắc: Công ty LDSX thép Posco, Công ty LDSX thép Vinausteel, Công ty gang thép Thái Nguyên và các Công ty kim khí lớn của Nhà nớc: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty kim khí Quảng
Ninh.
Công ty Hồng Hà xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Nhà nớc: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Licogi, Tổng Công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điểm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho ngời tiêu dùng xây dựng.
b. Đánh giá hàng hoá:
Công ty CP ĐT KT Hồng Hà áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hoá theo giá thực tế.
• Giá hàng hoá nhập kho: Là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu
vào.
Ví dụ: Ngày 8/3/2009 Nhập của chi nhánh Công ty kim khí Thành phố Hồ Chí Minh thép φ6 LD: Số lợng: 15.298 kg, đơn giá: 4.000 đ.
Trị giá thực tế hàng nhập kho là: 15.298 x 4.000 = 61.192.000 đ
• Giá hàng hoá xuất kho:
Tại Công ty hiện nay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hoá.
2. Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán:
Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty CP ĐT KT Hồng Hà đợc áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã đợc Nhà nớc ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định.
2.1. Thủ tục nhập kho:
vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính ban hành.
Ngày 8/3/2009 mua hàng của chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty viết hoá đơn cho doanh nghiệp số: 3974 (Biểu số 2).
Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) của đơn vị cung cấp(Chi nhánh Công ty KK TP Hồ Chí Minh), kế toán hàng hoá lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hoá, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 03 liên.
- Một liên lu tại gốc.
- Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, xong đình kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán(Có biên bản giao chứng từ).
- Một liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ví dụ: (Biểu số 3)
2.2. Thủ tục xuất kho:
Tại Công ty CP ĐT KT Hồng Hà, hàng hoá xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty t nhân, Cửa hàng VLXD, xuất bán lẻ cho ngời tiêu dùng.
Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà nớc.
- Trờng hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh kim khí khác. Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ