2.2.3 .Phương pháp luận
3.3. Công tác cập nhật và lưu trữ hồ sơ địa chính tại VPĐKQSDĐ huyện
3.3.2. Công tác lưu trữ hồ sơ địa chính tại văn phòng đăng ký quyền sử dụng
huyện Cao Lãnh
Quy trình lưu trữ hồ sơ
( Nguồn văn phịng ĐKQSDĐ huyện Cao Lãnh)
Hình 3.7 Quy trình lưu trữ hồ sơ địa chính tại văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Cao Lãnh
Bước 1, 2, 3, 4 : Bao gồm các công việc của công tác cập nhật và chỉnh lý biến động
như tiếp nhận hồ sơ, xử lý sơ bộ, phân loại và sắp xếp, chỉnh lý biến động trên sổ bộ.
Bước 5 : Sau khi hồn thành các cơng việc ở bước ,2 ,3 ,4 hồ sơ sẽ tiếp tục trải qua
công đoạn đánh phông lưu trữ. Cách đánh phông lưu trữ sẽ căn cứ vào loại hồ sơ đăng ký biến động và tiến hành đánh phông lưu trữ.
Bước 6 : Sau khi đã đánh phông lưu trữ xong tiếp tục nhập dữ liệu vào máy tính để lưu
trữ.
Bước 7 : Sau khi hồn thành cơng việc nhập dữ liệu vào máy tính cán bộ chuyên trách
sẽ vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và vào bìa hồ sơ tiến hành đóng lại thành bó, gói và đưa vào kho lưu trữ tài liệu.
Tiếp nhận hồ sơ Xử lý sơ bộ Chỉnh lý biến động trên sổ bộ địa chính Phân loại và sắp xếp Đánh phông lưu trữ Nhập dữ liệu vào máy tính
Đưa vào kho lưu trữ
Phương pháp lưu trữ hồ sơ
Hiện tại văn phòng đang lưu trữ tài liệu theo hai phương pháp phổ biến sau:
Lưu trữ theo phương pháp truyền thống bao gồm các tài liệu hồ sơ bằng giấy được hình thành theo thời gian hoạt động của cơ quan.
Lưu trữ theo phương pháp phổ biến hiện nay là lưu trữ trên máy tính theo dạng dữ liệu số.
Sơ lược về đặc điểm kho lưu trữ tại VPĐKQSDĐ huyện Cao Lãnh Chế độ bảo quản tài liệu
Nhiệt độ, độ ẩm : Tài liệu được bảo quản trong kho với nhiệt độ tự do của môi trường xung quanh.
Ánh sáng : Hạn chế tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu bằng màn chắn sáng di động.
Vệ sinh mơi trường, khí độc tồn đọng : Vệ sinh phòng kho được thực hiện tương đối tốt định kỳ tổng vệ sinh trong kho hai lần trong năm, phịng kho được giữ gìn tương đối sạch sẽ, nồng độ khí độc trong kho do khơng có dụng cụ để xác định nên khơng thể xác định được có đúng tiêu chuẩn quy định khơng.
Phịng bụi và ơ nhiễm : Cửa sổ của nhà kho được lắp kính tồn bộ và ln đóng kín để hạn chế bụi. Khơng có thiết bị thơng thống khơng khí, nền kho lát bằng gạch men. Phòng chống sinh vật gây hại : Văn phòng tổ chức phun thuốc định kỳ 3 tháng/lần. Công việc này không phải do nhân viên trực tiếp tại văn phòng làm mà thuê công ty chuyên trách công việc làm.
Cách sắp xếp tài liệu trong kho
Phần lớn các tài liệu lưu trữ trong kho được đặt ngay trên nền gạch men phân thành các khu vực chứa các loại tài liệu.
(Nguồn Võ Văn Xướng)
Hình 3.8 Cách sắp xếp tài liệu trên nền gạch trong kho lưu trữ
Các tài liệu dạng quyển được sắp xếp ngăn nắp trên kệ thép và phân theo khu vực hành chính xã, phường. Mỗi khuông trong kệ là một đơn vị hành chính.
(Nguồn Võ Văn Xướng )
Hình 3.9 Cách sắp xếp tài liệu trên kệ thép trong kho lưu trữ
Các bản đồ địa chính bằng giấy được cuốn tròn lại, đối với các tờ bản đồ địa chính theo hệ thống lưới mỗi tờ bản đồ là một cuộn trịn của một đơn vị hành chính và sắp xếp theo theo thứ tự là tờ số 01 đến tờ cuối cùng của một đơn vị hành chính tính từ phải sang trái. Đối với các tờ bản đồ theo chỉ thị 299/TTg năm 1980 về công tác đo đạc, phân hạng và đăng ký ruộng đất trong cả nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành sẽ được cuộn thành một cuộn tròn và được đặt phía bên trái trong cùng và được đặt cùng một ngăn với cùng một đơn vị hành chính (Hình 3.7).
(Nguồn Võ Văn Xướng )
Hình 3.10 Cách sắp xếp bản đồ trên kệ thép trong kho lưu trữ
Đối với các sổ mục kê, sổ địa chính theo Nghị định 181 và Nghị định 88 sẽ được sắp xếp theo từng đơn vị hành chính và được đặt trong cùng một khng của kệ thép. Sổ
địa chính theo Nghị định 181 sẽ được đặt thẳng đứng và sắp xếp tăng dần hoặc giảm theo số thứ tự được ghi trên quyển sổ. Đối với sổ địa chính theo Nghị định 88 sẽ được đặt nằm ngang và được xếp theo thứ tự của số ghi trên quyển sổ.
(Nguồn Võ Văn Xướng )
Hình 3.11 Cách sắp xếp sổ bộ địa chính theo Nghị định 181 và Nghị định 88 trên kệ thép trong kho lưu trữ
Đối với sổ mục kê, sổ địa chính theo chỉ thị 299/TTg sẽ được xếp chung các đơn vị hành chính với nhau và được đặt trong một khuông của kệ thép (Hình 3.9)
(Nguồn Võ Văn Xướng)
Hình 3.12 Cách sắp xếp sổ bộ địa chính theo chỉ thị 299/TTg trên kệ thép trong kho lưu trữ
Đối với các bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các trang bổ sung ghi thơng tin cập nhật thay đổi trong q trình sử dụng đất được chứa trong các hộp vuông được sắp xếp theo thứ tự của số vào sổ. Tất cả các hộp chứa bản lưu GCNQSDĐ sẽ được sắp xếp chung trong một khuông trên kệ thép và được ghi chú trên vỏ hộp.
(Nguồn Võ Văn Xướng )
Hình 3.13 Cách sắp xếp các bản lưu GCNQSDĐ và trang bổ sung cập nhật thay đổi trên GCNQSDĐ trên kệ thép trong kho lưu trữ
Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho: Tài liệu trong kho được lưu trữ và bảo quản vĩnh viễn.
3.3.3.Tổng hợp số liệu công tác lưu trữ tại văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
huyện Cao Lãnh giai đoạn 2009 - 2012
Sau khi tài liệu đã được cập nhật, chỉnh lý xong sẽ được đưa vào kho lưu trữ. Số lượng hồ sơ đưa vào kho lưu trữ hàng năm được thể hiện cụ thể qua bảng 3.7 sau :
Bảng 3.6 Số lượng hồ sơ đưa vào kho lưu trữ từ năm 2009 – 2012
Năm 2009 2010 2011 2012
Số lượng hồ sơ 13.396 12.161 13.442 13.663
( Nguồn văn phòng ĐKQSDĐ huyện Cao Lãnh)
Qua bảng số liệu 3.7 cho thấy số liệu đưa vào kho lưu trữ phụ thuộc vào số lượng hồ sơ đăng ký biến động và các loại hồ sơ liên quan đến lĩnh vực đất đai, có thể thấy sự tương đồng qua bảng số liệu trên. Nếu số lượng hồ sơ đăng ký biến động và các loại hồ sơ liên quan đến lĩnh vực đất đai tăng thì hồ sơ đưa vào lưu trữ sẽ tăng và ngược lại. Nhìn chung từ năm 2009 đến năm 2012 số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ có tăng, nếu như năm 2009 số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ là 13.396 hồ sơ thì đến năm 2012 số lượng hồ sơ là 13.663 tăng lên 267 hồ sơ so với năm 2009.
Theo kết quả tổng hợp cuối năm từ văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Cao Lãnh, số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ hằng năm thì lượng hồ sơ đăng ký chuyển nhượng QSDĐ là chiếm tỉ lệ cao nhất. Trong bốn năm từ năm 2009 – 2012 số lượng
hồ sơ đăng ký chuyển nhượng chiếm 26,46% (chiếm hơn 1/4 số lượng hồ sơ lưu trữ) với 13.936 hồ sơ trong tổng số 52.662 hồ sơ đưa vào kho lưu trữ.
Trong số lượng hồ sơ lưu trữ của các đơn vị hành chính thì các đơn vị hành chính như Ba Sao, Phương Thịnh, Gáo Giồng, Mỹ Thọ, TT.Mỹ Thọ và Tân Hội Trung là các đơn vị có số lượng hồ sơ đưa vào kho lưu trữ nhiều nhất. Chỉ với sáu đơn vị hành chính trên đã chiếm tới khoảng 1/2 số lượng hồ sơ đưa vào kho lưu trữ với 24.232 hồ sơ trong tổng số 52.662 hồ sơ trong bốn năm 2009 – 2012. Lý do các đơn vị hành chính trên có số lượng hồ sơ dưa vào lưu trữ chiếm tỉ lệ cao là do các đơn vị này có số lượng hồ sơ đăng ký biến động và các loại hồ sơ liên quan đến lĩnh vực đất đai nhiều và là những đơn vị hành chính có số dân đơng và diện tích tương đối lớn.