CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Một số vấn đề chung về phần mềm kế toán
2.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp trong việc ghi nhận các giao dịch kinh doanh, chuẩn bị các báo cáo tài chính và các hoạt động phân tích. Sử dụng phần mềm kế tốn, các giao dịch tài chính được ghi lại một cách nhanh chóng và chính xác với chi phí tương đối thấp. Hơn nữa, phần mềm kế toán giúp tăng hiệu quả hoạt động tổng thể bằng cách cải thiện cả về số lượng và chất lượng của thơng tin quản lý sẵn có (Abu-Musa, 2005).
Trong thơng tư 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán (2005, trang 1), thuật ngữ “Phần mềm kế tốn là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thơng tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế tốn và báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị”.
“Phần mềm kế tốn (cịn được gọi là phần mềm hệ thống kế toán, phần mềm giải pháp về kinh doanh, hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp) là một trong những phần mềm của máy tính thực hiện việc ghi nhận thơng tin và xử lý thông tin của kế tốn thơng qua các phân hệ của kế toán như kế toán các khoản phải thu, phải trả, tiền lương, hàng tồn kho, chi phí, tính giá thành sản phẩm,…Từ đó, tổng hợp và cung cấp các báo cáo kế toán theo yêu cầu của nhà quản lý”. (Trần Phước, 2007).
2.1.2 Phân loại phần mềm kế toán
2.1.2.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm kế tốn có thể phân loại là phần mềm kế toán bán lẻ và phần mềm kế toán quản trị.
Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc
hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho cơng tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế tốn tài chính quản trị.
Phần mềm kế tốn tài chính quản trị (hay phần mềm kế tốn phía sau văn
phịng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế tốn, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính.
2.1.2.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm
Theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế toán được phân loại thành phần mềm đóng gói và phần mềm kế toán đặt hàng.
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn,
đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường.
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm
thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao.
2.1.3 Các tiêu chuẩn đối với một phần mềm áp dụng tại đơn vị kế toán ở Việt Nam
Tại Việt Nam, thơng tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc “Hướng
dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”, phần mềm kế toán cần đáp ứng
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù
hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà khơng ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu
kế tốn.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu.
2.1.4 Vai trị của phần mềm kế tốn
Ngày nay, cùng với sự phát triển vượt bật của công nghệ thông tin, vai trị của phần mềm kế tốn ngày càng quan trọng hơn đối với doanh nghiệp.
Vai trò của phần mềm kế tốn đồng hành cùng với vai trị của kế toán, nghĩa là cũng thực hiện một phần vai trị là cơng cụ quản lý, giám sát và cung cấp thơng tin, vai trị theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực là công nghệ thơng tin và lĩnh vực kế tốn nên vai trị của phần mềm kế tốn cịn được thể hiện qua các khía cạnh sau:
Vai trị thay thế tồn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính tốn, xử lý bằng thủ cơng của người làm kế tốn, giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn. Căn cứ vào thơng tin do phần mềm kế tốn cung cấp, các nhà quản lý đề các ra quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh hơn bằng cách thay đổi số liệu (trong phần dự tốn) sẽ có được những kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp lựa chọn.
Vai trị số hóa thơng tin: phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp thơng tin được số hóa để hình thành một xã hội thơng tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên các mạng nội bộ hay trên internet. Chẳng hạn
các nhà đầu tư có thể tìm thơng tin của doanh nghiệp qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của cơng ty chứng khốn (nếu các cơng ty được niêm yết). Như vậy thay vì đọc hoặc gởi các thơng tin kế tốn bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax,…người sử dụng thơng tin kế tốn có thể có thể có được thơng tin từ máy vi tính của họ thơng qua cơng cụ trao tin điện tử email, internet và các vật mang tin khác. Đây là công cụ nền tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau trong hiện tại cũng như tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ. (Trần Phước, 2007).
2.2 Quy trình lựa chọn phần mềm kế tốn
Quy trình chung để đánh giá lựa chọn một phần mểm phù hợp bao gồm sáu giai đoạn (Sonar, 2011).
1. Xác định nhu cầu
Giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình lựa chọn phần mềm chính là xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng của phần mềm. Trong giai đoạn này, các nhu cầu cần được xác định chính xác, đầy đủ và chi tiết vì đây chính là cơ sở để doanh nghiệp chọn phần mềm phù hợp.
2. Điều tra sơ bộ các gói phần mềm sẵn có
Thực hiện điều tra sơ bộ đối với các phần mềm có khả năng phù hợp với doanh nghiệp, xem xét các tính năng chính và các tính năng được hỗ trợ bởi các gói phần mềm, từ đó lập một danh sách các gói phần mềm được đưa vào đánh giá.
3. Danh sách ngắn các gói phần mềm
Trong giai đoạn này, những phần mềm không cung cấp các chức năng cần thiết hoặc có khả năng tương thích thấp được lọc bỏ. Các tiêu chí liên quan đến nhà cung cấp hoặc giá của phần mềm cũng có thể được sử dụng để loại bỏ khỏi danh sách những phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp. Sau quá trình loại bỏ, doanh nghiệp thực hiện xem xét, đánh giá chi tiết đối với các phần mềm còn lại.
4. Xây dựng các tiêu chí để đánh giá phần mềm
Các tiêu chí dùng để đánh giá phần mềm được xác định và sắp xếp theo cấu trúc hình cây, các thuộc tính cơ bản cũng được xác định và đo lường. Kết quả giai
đoạn này là tập hợp các tiêu chí sắp xếp theo thứ bậc định dạng cấu trúc cây. 5. Đánh giá các gói phần mềm
Việc đánh giá đối với từng tiêu chí cơ bản trong hệ thống phân cấp cây trên hệ thống cấp bậc được thực hiện một cách chi tiết, số điểm được gán cho mỗi thuộc tính cơ bản trong các tiêu chí, sau đó số điểm tổng hợp được tính tốn cho từng gói phần mềm.
6. Lựa chọn phần mềm
Doanh nghiệp thực hiện việc xếp hạng các phần mềm được đánh giá theo thứ tự điểm số giảm dần và lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Số điểm tổng hợp thể hiện đâu là phần mềm phù hợp hơn với doanh nghiệp so với những phần mềm còn lại. Tuy nhiên, quyết định lựa chọn phần mềm phụ thuộc vào con người. Doanh nghiệp có thể xem xét cân nhắc về giá / hiệu suất để xác định gói phần mềm đại diện cho các giá trị tốt nhất, sau cùng là đàm phán và ký hợp đồng với nhà cung cấp.
Quá trình lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp là linh hoạt và có thể tùy chỉnh đối với từng trường hợp cụ thể. Đối với các DNNVV, quá trình lựa chọn một phần mềm có thể đơn giản hơn do hạn chế về chi phí, thời gian, nhân sự và các vấn đề liên quan khác. Tuy nhiên, quyết định lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong cả hiện tại và tương lai. Do đó, các DNNVV cần xem xét, lập kế hoạch lựa chọn phần mềm kế tốn cụ thể và có sự đầu tư hợp lý.
2.3 Doanh nghiệp nhỏ và vừa
Hiện nay, một khái niệm thống nhất trên thị trường quốc tế về những gì cấu thành nên một DNNVV vẫn chưa có. Khái niệm và sự phân loại DNNVV khác nhau ở mỗi quốc gia. Quy mô của doanh nghiệp thường được xác định bởi nhiều chỉ tiêu khác nhau, bao gồm quy mô của tài sản, số người lao động, cơ cấu sở hữu, nguồn và loại hình tài trợ, lĩnh vực doanh nghiệp hoạt động. Ở Việt Nam, có thể hiểu và phân loại theo nghị định số 56/2009/NĐ - CP về trợ giúp DNNVV, là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp:
siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình qn năm, trong đó tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên. Tuy nhiên, việc xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể khác nhau tùy vào mục đích, chẳng hạn như:
Thông tư 16/2013/TT-BTC, doanh nghiệp vừa và nhỏ được nhận dạng như sau: Doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa, bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc nhưng hạch toán độc lập, hợp tác xã (sử dụng dưới 200 lao động làm việc toàn bộ thời gian năm và có doanh thu năm khơng q 20 tỷ đồng).
Phân loại DNNVV theo nghị định số 56/2009/NĐ-CP.
Quy mô
Khu vực
Doanh nghiệp siêu
nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa
Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động I. Nông, lâm nghiệp và thủy sản 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng Từ trên 200 người đến 300 người II. Công nghiệp
và xây dựng 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng Từ trên 200 người đến 300 người III. Thương mại
và dịch vụ 10 người trở xuống 10 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 50 người Từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng Từ trên 50 người đến 100 người Hình 2.1 Phân loại DNNVV
2.4 Các lý thuyết nền
2.4.1 Mơ hình chấp nhận cơng nghệ (Technology Acceptance Modeal – TAM)
Mơ hình TAM được sử dụng để giải thích, dự đốn về sự chấp nhận và sử dụng công nghệ. Hai yếu tố cơ bản của mơ hình là sự hữu ích cảm nhận và sự dễ sử dụng cảm nhận. Trong đó, sự hữu ích cảm nhận là mức độ mà một người tin rằng sử dụng một công nghệ cụ thể sẽ nâng cao hiệu suất cơng việc của mình, sự dễ sử dụng cảm nhận đề cập đến mức độ mà cá nhân tin rằng sử dụng hệ thống công nghệ không cần sự nỗ lực. Khái niệm thái độ nói về sự đánh giá có tính cảm xúc của con người về chi phí và lợi ích của việc sử dụng công nghệ mới (Davis et el, 1989). Ý định sử dụng được coi là đại diện hợp lý cho hành vi sử dụng thực sự (chan hu 2002), là yếu tố quyết định của một hành vi (Fishbein and Ajzen, 1980). Sử dụng thực tế dùng để đo lường hành vi sử dụng của người sử dụng trong thực tế, khái niệm này thường được đo bằng số lần hoặc số lượng sử dụng hệ thống công nghệ (Davis et el, 1989).
Hình 2.2 Mơ hình chấp nhận cơng nghệ (Davis, 1989)
2.4.2 Thuyết hành vi dự định (Theory of Planned Behavior – TPB)
Ajzen (1991) phát triển thuyết hành vi dự định từ lý thuyết hành động hợp lý (TRA) và đây được xem như là sự mở rộng của thuyết hành động hợp lý. Trong lý thuyết hành động hợp lý, yếu tố quan trọng nhất quyết định hành vi của con người là ý định thực hiện hành vi. Hai nhân tố là thái độ của một người về hành vi và
Hữu ích cảm nhận
Thái độ sử dụng Sử dụng thực tế
chuẩn chủ quan liên quan đến hành vi quyết định ý định thực hiện hành vi. Trên thực tế, lý thuyết này khá hiệu quả khi dự báo những hành vi nằm trong tầm kiểm sốt của ý chí con người.
Sự ra đời của thuyết hành vi dự định xuất phát từ giới hạn của hành vi mà con người có ít sự tự kiểm soát. Hành vi kiểm soát cảm nhận là mức độ mà một người nhận thức về khả năng thực hiện hành vi, đây là yếu tố thứ ba mà Ajzen cho là có ảnh hưởng đến ý định. Mơ hình TBP được xem là tối ưu hơn TRA trong việc dự đốn và giải thích hành vi người tiêu dùng.
Hình 2.3 Thuyết hành vi dự định (Ajzen, 1991)
2.4.3 Lý thuyết hợp nhất về chấp nhận và sử dụng công nghệ (UTAUT – United theory of Acceptance and Use of Technology) United theory of Acceptance and Use of Technology)
Lý thuyết hợp nhất về chấp nhận và sử dụng công nghệ được phát triển bởi Venkatesh và cộng sự (2003), mơ hình UTAUT giải thích ý định sử dụng của một người đối với việc sử dụng một hệ thống công nghệ thông tin và những hành vi xảy ra sau đó. Mơ hình xây dựng từ tám mơ hình: Lý thuyết hành động hợp lý, lý thuyết hành vi dự định, mơ hình chấp nhận cơng nghệ, mơ hình động cơ thúc đẩy, mơ hình sử dụng máy tính (Model of PC Utilization – PCUM), lý thuyết phổ biến sự thay đổi (Innovation Diffution Theory), lý thuyết nhận thức xã hội (Social Cognitive Theory), lý thuyết kết hợp hành vi dự định và mơ hình chấp nhận cơng nghệ.
Theo lý thuyết hợp nhất về chấp nhận và sử dụng công nghệ, mong đợi về