b. Di chuyển khối văn bản
4.5 Xem tài liƯu tr−ớc khi in
Xem tr−ớc khi in (hay còn gọi Print preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những ng−ời mới học word, ch−a cú nhiều cỏc kỹ năng về in ấn. Qua màn hình Print
Preview, bạn có thĨ quan sát tr−ớc đ−ỵc cấu trúc trang in cịng nh− nội dung chi tiết trên
trang in. Qua đú sẽ cú những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của mỡnh để khi in ra sẽ thu đ−ợc kết quả cao nh− ý muốn.
Để bật màn hỡnh Print preview, bạn cú thể làm theo một trong hai cỏch:
Cách 1: Mở mục chọn File | Print Preview
Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh cơng cơ Standard. Màn hình Preview cùng thanh công cơ Print preview xuất hiện:
Màn hỡnh Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cịng nh− nội dung cỏc trang tài liệu tr−ớc khi in;
Thanh công cơ Print Preview cung cấp cỏc nỳt chức năng để làm việc trờn màn hỡnh Preview, đú là:
: Để phúng to, thu nhỏ (Zoom) thụng tin trờn màn hỡnh Preview;
: Cho phộp hiển thị hay khụng hiển thị th−ớc kỴ (Rule) trờn màn hỡnh này; : Chỉ hiển thị một trang tài liệu trờn màn hỡnh này; : Có thể chọn n trang tài liƯu cùng hiĨn thị trờn cựng một màn hỡnh này (n=1..6);
: Để chuyển đổi chế độ chỉ xem và xem + có thĨ sưa nội dung trực tiếp trờn tài liệu; : In tài liƯu ra máy in;
:
Đúng màn hỡnh này lại, trở về màn hỡnh soạn thảo tài liệu ban đầ Bạn cũng cú thể làm viƯc này khi nhấn phím ESC.
4.6 In ấn tài liƯu
Sau khi đã chế bản xong tài liệu, đà kiểm tra lại cỏc lỗi chế bản. B−ớc này bạn sẽ thực hiện in ấn tài liệu ra mỏy in.
Có nhiỊu cách cho bạn chọn lựa ra lƯnh in ấn:
Cách 1: Mở mục chọn File | Print.. Cách 2: Nhấn tỉ hỵp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện:
- Hộp Printer cho phộp bạn chọn mỏy in cần in (trong tr−ờng hợp mỏy tớnh bạn cú nối tới nhiỊu máy in). Nút Properties cho phộp bạn thiết lập cỏc thuộc tớnh cho mỏy in nếu cần;
- Hộp Page range- cho phộp thiết lập phạm vi cỏc trang in: - Chọn All – in toàn bộ cỏc trang trờn tệp tài liệu;
- Current page – chỉ in trang tài liệu đang chọn;
- Pages – chỉ ra cỏc trang cần in. Qui tắc chọn ra cỏc trang cần in nh sau: <từ trang>-<đến trang>
Ví dụ:
Chỉ in trang số 5: 5
In từ trang 2 đến trang 10: 2-10
In từ trang 2 đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15
- Hộp Copies – chỉ ra số bản in, ngầm định là 1. Nếu bạn in nhiều hơn 1 bản, hÃy gừ số bản in vào đõy;
- Hộp Page per sheet đĨ chỉ ra số trang tài liệu sẽ đ−ỵc in ra một trang giấ Ngầm định là 1, tuy nhiờn bạn cú thể thiết lập nhiều hơn số trang in trên một trang giấy, khi đó cỡ sẽ rất bé;
Cõu hỏi và bài tập ch−ơng 4
1. Muốn in cỏc trang: 3,4,5, 9, 10 và 15 của tài liệu đang mở trờn cựng một lệnh in, phải thiết lập nh− thế nàỏ
2. Cỏch thiết lập để cú thĨ in đ−ợc 3 bản in trờn một lệnh in? 3. Muốn in 2 trang tài liệu lờn một trang giấy, làm thế nà
4. Có thể vừa thiết lập một số trang tài liƯu in theo h−ớng giấy dọc (Portrait), vừa in theo h−ớng giấy nằm ngang (Landscape) đ−ợc khụng? Nếu đợc, hÃy nờu cỏch làm? (tham khảo hỡnh d−ới)
Trang hiĨn thị theo chiỊu ngang Các trang
hiĨn thị theo chiều dọc
5. Có thĨ sưa đ−ỵc nội dung tài liệu trờn cửa sổ Print preview đ−ỵc khụng? Nếu đợc, nờu cỏch làm?
Ch−ơng 5:
trộn tài liƯu
5.1 Khỏi niệm về trộn tài liệu
Một tớnh năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đà giỳp ớch cho cỏc nhõn viờn văn phũng rất nhiều trong viƯc in các danh sách của mỡnh ra cỏc phiếu nhỏ. Chỳng ta hÃy tỡm hiĨu tình hng sau:
Lan là Bí th− chi đồn lớp Q9A1, cụ đang phải soạn thảo cỏc giấy mời để gửi tới cỏc bạn sinh viờn tham dự buổi liờn hoan văn nghệ do Chi đoàn tổ chức. Danh sỏch khỏch mời đà đ−ỵc liệt kờ trờn một bảng Word (hoặc trờn Excel) nh− sau:
TT Họ tên Lớp
1 Nguyễn Văn Quang Q9A2
2 Thạch Hải Vân Q9A2
3 Bùi Thị Ninh Q9A3
4 Lê Quang Tám Q9A3
5 Ngun Thị Hà Q9A4
Lan phải làm nh− thế nà
Tớnh năng Mail Merge của Word sẽ giỳp Lan đơn giản và rất nhanh chúng tạo ra đ−ỵc cỏc giấy mời ghi đầy đủ thụng tin cần thiết.
5.2 Chuẩn bị dữ liệu
Phải chắc chắn bạn đã tạo đ−ợc danh sỏch khỏch mời nh− sau:
TT Họ tên Lớp
1 Nguyễn Văn Quang Q9A2
2 Thạch Hải Võn Q9A2
3 Bùi Thị Ninh Q9A3
4 Lờ Quang Tỏm Q9A3
5 Ngun Thị Hà Q9A4
Bảng này cú thể đ−ỵc soạn trờn Word, trờn Excel hoặc một bảng trờn Access, Foxpr
5.3 Soạn mẫu tài liệu trộn
5.4 Kớch hoạt tớnh năng Mail merge
Kớch hoạt tớnh năng trộn tài liệu của Word bằng cỏch mở mục chọn Tools | Mail
Mergẹ. , Hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện:
ở mục bấm chuột nút Creat và chọn mơc Mailing Label, hộp thoại sau đõy xuất hiện:
Hãy chọn Active Window đĨ tiếp tơc:
ở mục , nhấn chuột nút Get Data và chọn mơc Open Data Sourcẹ., hộp thoại Open Data Source xt hiƯn, bạn hÃy chọn tệp chứa danh sỏch khỏc mời đÃ
tạo rồi nhấn Open.
Sau khi mở đ−ợc tệp chứa danh sỏch khỏch mời, có thể nhấn Close để đúng hộp thoại
Mail Merge Helper và sử dụng thanh cụng cụ Mail merger đĨ chèn các tr−ờng tin cần
thiết lờn tài liệu:
Nếu không thấy thanh công cụ Mail Merge xuất hiện trờn màn hỡnh, cú thể hiển thị nú bằng cỏch chọn thực đơn View | Toolbars | Mail Merge.
5.5 Chèn các tr−ờng tin lên tài liệu
Để chốn một tr−ờng tin lờn giấy mời, làm nh− sau:
B−ớc 1: Đặt điểm trỏ vào vị trớ cần chốn thụng tin trờn tài liệu: đặt lờn phần định chốn
tên (nếu mn chèn tr−ờng Họ tên) hoặc đặt điểm trỏ lờn mục lớp (nếu muốn chốn tr−ờng Lớp);
B−ớc 2: Trên thanh công cơ Mail merge nhấn nút Insert Merge Field, rồi chọn
tr−ờng tin cần chốn lờn tài liệ
Sau khi chốn đầy đủ cỏc trờng tin vào những vị trớ hợp lý của chỳng trờn tài liệu, bạn có thể chuyển sang b−ớc tiếp theo để tiến hành trộn ra cỏc Giấy mờ
5.6 Thực hiƯn trộn tài liƯu
Nhấn nút trờn thanh cụng cụ Mail merge, hộp thoại tuỳ chọn trộn th− Merge xuất hiện:
Có thĨ thiết lập thơng số cho hộp thoại này nh sau:
- Mục Merge to: cho biết những giấy mời đ−ợc tạo ra sẽ đặt ở đõu: New document- ở một tƯp word mới; hc Printer – sẽ đ−ợc in ngay ra mỏy in;
- Mục Records to be merged: cho biết phạm vi cỏc bản ghi sẽ đ−ỵc trộn ra: All- sẽ thực hiện trộn tất cả cỏc bản ghi hoặc From: – hãy chỉ ra trộn từ bản ghi nào đến To: bản ghi nà
5.7 Thanh công cơ Mail merge
Thanh công cơ Mail Merge cung cấp các nút chức năng giỳp bạn làm viẹc nhanh chúng và thuận tiờn trong quỏ trỡnh trộn tài liệu trờn word.
: ĐĨ chèn một tr−ờng tin (cột) từ danh sỏch lờn tài liệu trộn; : ĐĨ chuyển đến vị trớ cỏc tài liệu sau khi đà trộn đ−ỵc;
: Để hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper tiếp tơc những thiết lập ở mục 5.4;
: ĐĨ kiĨm tra xem cú một lỗi nào trong quỏ trỡnh thiết lập cỏc thụng tin trộn tài liƯu hay không?
: Thực hiƯn trộn tài liƯu và đa cỏc kết quả ra một tệp Word mới; : Thực hiƯn trộn tài liƯu và in luụn kết quả ra mỏy in;
: Mở hộp thoại thiết lập cỏc thụng tin tr−ớc khi trộn th− Merge.
Bài tập ch−ơng 5
1. Nờu cỏc b−ớc cần thiết để trộn tài liệu word từ một bảng dữ liệu cú sẵn trờn một tƯp word khác?
2. Tạo một danh sỏch điểm học sinh của một lớp (15 học sinh) bao gồm các cột: Họ tờn, Lớp, Tin học đại cơng, Thuật toỏn lập trỡnh, Triết học, ĐTB, Xếp loạ Tiếp theo sử dụng tớnh năng Mail merge trộn ra cỏc phiếu điểm nh− sau đĨ gưi tới phơ huynh học sinh:
3. Tạo danh sỏch kết quả thi tuyển (10 thớ sinh) bao gồm 8 cột thông tin: SBD, Họ tờn, Ngày sinh, Địa chỉ, Điểm mụn1, Điểm mụn 2, Điểm mụn 3, Kết quả xột tuyển. Tiếp theo sử dụng tớnh năng Mail merge để tạo và in ra cỏc Giấy bỏo kết quả thi tun gưi tới từng thí sinh.
Ch−ơng 6:
Một số ứng dơng khác cđa word
6.1 Tớnh năng đếm từ
Tớnh năng đếm từ cho phộp bạn thống kờ đợc cỏc thụng tin về ký tự, từ, đoạn, trang trờn một tệp tài liệ Nú rất cần thiết khi bạn là nhà bỏo, viết sỏch hoặc làm những việc có liên quan.
Mở mục chọn Tools | Word Count đĨ gọi tớnh năng nà Hộp thoại Word Count xuất hiện: Tổng số trang Tổng số từ Tổng số ký tự (khụng tớnh dấu cỏch) Tổng số ký tự (kể cả dấu cỏch) Tổng số đoạn Tỉng số dòng
Nếu chọn mục , sẽ thực hiện đếm cả cỏc từ và đoạn trờn những phần ghi chỳ của tài liệ
6.2 Bảo vệ tài liệu
ViƯc bảo vƯ dữ liệu trờn Word đợc phõn thành cỏc mức độ. Mức độ cao nhất là bảo vệ khi mở tệp tài liệu, và mức độ thứ hai là bảo vệ sự thay đổi dữ liệu trờn tệp tài liệ Sử dụng mức độ nào là do bạn quyết định, tuỳ thuộc vào mục đớch của bạn.
Nguyờn tắc bảo vệ cho mỗi mức là: bạn gỏn một mật khẩu (Password). Khi đú, chỉ khi nào ng−ời dùng nhập đỳng mật khẩu đà gỏn mới cú thể làm đ−ỵc việc mà bạn đà bảo vƯ.
6.2.1 Bảo vƯ khi mở tƯp tài liƯu
B−ớc 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word;
Trên thỴ Save, bạn hÃy gừ vào mật khẩu bảo vệ tƯp khi mở ở mơc Password to
Open:, gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Confirm Password xuất hiện, yờu cầu bạn
nhập lại mật khẩu vừa gõ:
Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trớc đú vào mục Reenter password to open: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất.
Nếu bạn gừ đỳng, hộp thoại sẽ đúng lại, việc thiết lập mật khẩu khi mở văn bản đà thành cụng. Nếu bạn gừ sai, thụng bỏo sau đõy xuất hiện:
Tiếp theo bạn phải nhập lại mật khẩu đà gừ tr−ớc đó.
Sau khi đã thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu khi mở tệp này thành cụng, nếu ngời dựng mở tệp tài liệu này ra để làm việc, hộp thoại sau đõy xuất hiện yờu cầu nhập vào mật khẩu bảo vƯ:
thĨ mở đ−ợc tệp tài liệ
6.2.2 Bảo vệ khi sửa nội dung tài liệu
B−ớc 1: Mở tài liệu cần bảo về trờn word; B−ớc 2: Mở hộp thoại Options;
Trờn thẻ Save, bạn hÃy gừ vào mật khẩu bảo vệ khi sửa đổi nội dung văn bản ở mục
Password to modify:, gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Confirm Password xt hiƯn,
yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa gừ:
Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trớc đú vào mục Reenter password to modify: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất.
Nếu bạn gừ đỳng, hộp thoại sẽ đúng lại, việc thiết lập mật khẩu thành cụng. Nếu bạn gừ sai, thụng bỏo sau đõy xuất hiện:
Sau khi đã thiết lập đ−ỵc mật khẩu, nếu ng−ời dùng mở tƯp này ra đĨ sư dơng, một hộp thoại yờu cầu họ nhập mật khẩu để cú thể sưa đ−ợc nội dung tài liệu:
- Nếu nhập mật khẩu đúng, ng−ời dựng đú sẽ cú quyền sửa nội dung tài liệu;
- Nếu khơng có mật khẩu, họ cịng có thĨ nhấn nút Read Only đĨ mở tƯp tài liƯu này d−ới dạng chỉ đọc- Read Only (dạng này thỡ khụng sửa và cất đỵc nội dung văn bản). Khi đú, thanh tiờu đề word xuất hiện dũng chữ:
Cỏch bảo vệ này khụng đợc hiệu quả lắm khi mà cỏc kỹ năng xử lý dữ liệu trờn tài liệu hiện nay là rất đơn giản. Bạn nờn dựng cỏch bảo vệ mức khi mở tệp dữ liệu thỡ hiệu quả sẽ cao hơn.
6.3 Hộp thoại Options
Khi làm viƯc với word (cũng nh− làm việc trờn bất kỳ phần mềm cú qui mụ lớn nào đú) bạn th−ờng phải thiết lập cho mỡnh một mụi tr−ờng làm việc thuận tiện, phự hợp với sở thớch và cụng việc. Hộp thoại Options cho phộp bạn làm những việc đú.
Bạn kích hoạt mơc chọn Tool | Options. Hộp thoại Options xt hiƯn với nhiỊu thỴ, giúp bạn có thĨ thiết lập mơi tr−ờng làm việc theo cỏc nhúm:
6.3.1 ThỴ View
Có rất nhiều cỏc thuộc tớnh mà bạn cú thể thiết lập đ−ỵc ở đõy, nhng d−ới đõy là một số thuộc tính hay đ−ỵc sư dơng nhất:
- Status bar: để hiển thị thanh trạng thỏi Status bar;
- ScreenTips: cho phộp hiển thị những mẫu giới thiệu (Tips) trờn màn hỡnh của
word;
- Animated text: cho phộp hiển thị những hiệu ứng trỡnh diễn của văn bản (để
thiết lập những hiệu ứng này, bạn tham khảo mơc 1.2.1.f Hộp thoại Font); - Hozirontal scrollbar: để hiển thị thanh cuộn ngang của cửa sổ tài liệu;
- Vertical scrollbar: để hiển thị thanh cuộn dọc cđa cưa sỉ tài liƯu;
- Drawing: cho phép hiển thị hỡnh vẽ lờn tài liệu và in đ−ỵc chúng ra mỏy in. Nếu
khụng chọn mục này, bạn khụng thể nhỡn thấy cỏc hỡnh vẽ bằng thanh công cơ
Drawing cũng nh− không thĨ in đ−ợc cỏc hỡnh này ra mỏy in;
- Text Boundary: hiển thị đờng viền bao cho trang văn bản cũng nh− những đối
t−ỵng khỏc trờn tài liệ Điều này giỳp bạn phõn định đ−ợc rừ ràng biờn giới cỏc đối t−ợng cú trờn tài liệu đang làm việc;
6.3.2 ThỴ General
ĐĨ thiết lập một số thụng tin mang tớnh chung trờn mụi tr−ờng làm viƯc:
Chỳng tụi chỉ giới thiệu 2 thuộc tớnh bạn có thĨ quan tâm nhất:
- Recently used file list: hÃy nhập vào số tệp word đ−ỵc sư dơng dơng gần đõy
nhất lờn mục chọn File của word. Điều này rất thuận tiện cho việc mở một tệp văn bản mà bạn chỳng mới đợc sử dụng gần đõy chỉ bằng cách nhấp chuột. Ngầm định số tệp là 4, bạn nờn thiết lập con số này nhiều hơn;
bạn. Cú 2 kiểu đơn vị đo chiỊu dài đ−ợc sử dụng ở đõy là Inch và Centimeter.
6.3.3 ThỴ Spelling & Grammar
ĐĨ thiết lập những thụng tin về kiểm tra lỗi chớnh tả văn bản:
- Check spelling as you type: để kớch hoạt tớnh năng kiểm tra lỗi chớnh tả. Bạn
nờn chọn mục này, bởi lẽ nếu nú đ−ỵc chọn thỡ những từ viết tắt và những thiết lập kiểm tra lỗi chớnh tả trờn hộp thoại AutoCorrect mới có tác dơng;
- Check grammar as you type: để kớch hoạt tớnh năng kiểm tra lỗi ngữ phỏp (ngữ
phỏp tiếng Anh). Bạn chỉ bật nú khi tài liệu là văn bản tiếng Anh, trỏi lại bạn nờn bỏ mơc nàỵ
6.3.4 ThỴ File Locations
Thiết lập những thụng tin về th mục trờn đĩa cú liờn quan đến mụi tr−ờng làm viƯc word:
Hãy chọn mơc cần thiết lập lại th− mơc ở danh sách File types: rồi nhấn nút
Modify để chọn lại th− mơc làm viƯc. Ví dơ, mn thay đỉi th mục ngầm định khi
mở và cất văn bản mới, làm nh− sau:
B−ớc 1: Chọn mục Documents trên danh sách File types;
B−ớc 2: Nhấn nút Modify, hộp thoại sau xt hiƯn cho phép bạn chọn lại th− mơc
mớị
B−ớc 3: Sau khi chọn xong th− mục ngầm định để mở và cất tài liệu, nhấn nút OK
6.4 Làm viƯc với Macro
Khi làm việc với word nhiều khi bạn phải lặp lại một số cỏc thao tỏc xử lý trờn tài