Ngời lao động là nhân tố quan trọng của quá trình sản xuất. Ngời lao động phải bỏ sức lao động của mình, sử dụng công cụ lao động tác động vào đối tợng lao động để làm ra sản phẩm hoặc thực hiện những hành vi kinh doanh. Bù đắp lại phần hao phí lao động đó của ngời lao động doanh nghiệp phải trả cho họ một khoản tiền phù hợp với số lợng và chất lợng laod động mà họ đã đóng góp, số tiền này gọi là tiền công hay tiền lơng. Trong doanh nghiệp nhà quản trị cần phải có đầy đủ, kịp thời các thông tin về lao động để có thể quyết định chính xác các phơng thức sản xuất kinh doanh cũng nh các điều kiện về vật chất và tinh thần khác nhằm khuyến khích động viên ngời lao động phát huy tinh thần chủ động sáng tạo tăng năng suất lao động. Các thông tin này chủ yếu là các thông tin về số lợng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động và quĩ lơng. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ tổng hợp Bảng luỹ kế N–X-T Phiếu giao nhận chờ nhập Phiếu giao nhận chờ xuất Sổ số dư
Kế toán quản trị lao động nhằm mục đích cung cấp các thông tin nói trên để đa ra phơng án tổ chức tốt các công tác quản lý lao động, bố trí hợp lý lao động và các khâu công việc cụ thể để phát huy năng lực và sáng tạo của ngời lao động, tăng năng suất lao động và nâng cao đời sống ngời lao động.
Để có đợc thông tin chính xác về số lợng lao động cần phải tiến hành phân loại lao động trong từng doanh nghiệp hoặc trong từng bộ phận của doanh nghiệp.
3.3.2.1. Phân loại lao động và lập kế hoạch lao động
3.3.2.1.1 Phân loại lao động
Việc phân loại lao động trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc qui hoạch ngời lao động, phục vụ trực tiếp cho việc tính toán chi phí lao động trực tiếp, gián tiếp. Có nhiều tiêu chuẩn phân loại có mục đích, ý nghĩa phục vụ yêu cầu quản lý khác nhau.
Phân loại theo thời gian lao động:
Theo thới gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động th- ờng xuyên, trong danh sách và lao động tạm thời mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm đợc tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dỡng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với ngời lao độngvà với Nhà nớc đợc chính xác.
Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất:
Dựa theo mối quan hệ với quá trình sản xuất có thể phân lao động thành 2 loại sau:
♦ Lao động trực tiếp sản xuất: Đây chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
♦ Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận lao động tham gia gián tiếp vào qúa trình sản xuất sản phẩm. Thuộc loại này bao gồm nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh...
Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh:
Theo cách này có thể chia làm 3 loại:
♦ Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp và gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ nh công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xởng...
♦ Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ nh nhân viên bán hàng, tiêp thị, nghiên cứu thị trờng...
♦ Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia hoạt động kinh doanh và quản lý hành chính của doang nghiệp nh các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính...
3.3.2.1.2.Lập kế hoạch lao động
Việc phân loại lao động có ý nghĩa quan trọng trong việc tính toán phân công, bố trí nhân sự công tác trong doanh nghiệp. Cơ sở để lập kế hoạch lao động là nhieemj vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp để lập kế hoạch lao động cho từng bộ phận của doanh nghiệp.
Đối với lao động trực tiếp: căn cứ vào khối lợng cần sản xuất, thời gian hao phí lao động để hoàn thành một sản phẩm và thời gian làm việc theo chế độ của ngơì lao động.
Đối với lao động gián tiếp: căn cứ theo thời gian làm việc theo chế đọ của ngời lao động và tỷ lệ lao động gián tiếp trong tổng số lao động của doanh nghiệp để xác định.
Đối với doanh nghiệp thực hiện chế độ trả lơng theo sản phẩm: doanh thu cần phải xác định theo định mức thời gian và định mức về sản lợng để tính đợc số lao động cần thiết cho từng bộ phận xởng.
Kế toán quản trị để có thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch lao động gồm số lợng lao động, thời gian lao động và năng suất lao động của từng bộ phận thì cần mở sổ chi tiết để hạch toán cụ thể. Thống kê số lao động thực tế của từng bộ phận, thời gian làm việc của mỗi loại lao độngtrong doanh nghiệp, trên cơ sở các bảng chấm công, bảng kê khối lợng công việc hoàn thành... Phân định rõ số ngời làm việc đủ theo chế độ và không theo chế độ để có cơ sở tính ra số lao động bình quân thực tế. Đối chiếu giữa sổ kế hoạch và số thực tế để xác minh mức chênh lệch và tìm nguyên nhân giúp nhà quản trị đa ra các quyết định tối u trong việc sử dung lao động hợp lý.
3.3.2.2 .Hạch toán về số lợng, thời gian và kết quả lao động
3.3.2.2.1. Hạch toán số lợng lao động
Chỉ tiêu số lợng lao động của doanh nghiệp đợc phản ánh trên "Sổ danh
sách lao động" của doanh nghiệp do phòng lao động tiền lơng lập dựa trên số lao động hiệc có của doanh nghiệp, bao gồm cả số lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp gián tiếp và các lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Sổ này không chỉ lập chung cho toàn doanh nghiệp mà còn lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp.
Mọi sự biến động về số lợng lao động phải đợc ghi chép kịp thời vào sổ này để làm căn cứ tính lơng phải trả và các chế độ lao động khác cho ngời lao động.
Hạch toán sử dụng thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc tạm thời của từng ngời lao động, từng đơn vị sản xuất.
Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành thời gian lao động, kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lơng, tính thởng chính xác cho ngời lao động.
Chứng từ ban đầu quan trọng để hạch toán thời gian lao động là "Bảng chấm công" sử dụng ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của ngời lao động theo từng ngày. Bảng này phải lập riêng cho từng bộ phận và dùng trong một tháng. Tổ trởng tổ sản xuất hoặc trởng các phòng, ban là ngời trực tiếp ghi "Bảng chấm công" căn cứ vào số lợng lao động có mặt, vắng mặt. Bảng này phải để tại một địa điểm công khai để ngời lao động giám sát thời gian lao động của mỗi ngời.
Đối với các trờng hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì, đều phải lập" Biên bản ngừng việc", trong đó ghi rõ thời gian ngừng việc thực tế của mỗi ngời, đây là cơ sở để tính lơng và xử lý thiệt hại xảy ra.
Đối với các trờng hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản... đều phải có chứng từ nghỉ việc do các cơ quan có thẩm quyền cấp... và đợc ghi vào "Bảng chấm công" theo ký hiệu qui định.
Mẫu bảng chấm công Bảng chấm công Tháng... năm 199... STT Họ và tên Cấp bậc lơng hoặc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 … 31 Số công hỏng l- ơng sản phẩm Số công hởng l- ong thời gian Số công nghỉ, ngừng việc hởng 100% lơng Số công nghỉ, ngừng việc hởng ... % lơng Số công hởng BHXH Cộng
3.3.2.2.3. Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo chính xác số lợng và chất lợng sản phẩm hoặc khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời, từng bộ phận làm căn cứ tính lơng, thởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lơng phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán, xác định năng suất lao động.
Để hạch toán kết quả lao động trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Chứng từ
ban đầu đợc sử dụng phổ biến là "Phiếu xác nhận công việc sản phẩm hoàn thành". Đây là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của từng đơn vị hoặc cá nhân. Phiếu này do ngời giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của ngời giao việc, ngời nhận việc. Phiếu đợc chuyển cho phòng kế toán để tính lơng tính thởng.
Trong trờng hợp giao khoán công việc thì chứng từ ban đầu "Hợp đồng giao khoán". Hợp đồng này là bản ký kết giữa ngời giao khoán và ngời nhận khoán về khối lợng, thời gian làm việc. Chứng từ này cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho ngời nhận khoán.
Mẫu phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành:
phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành Ngày... tháng... năm…..
Tên đơn vị (cá nhân):……… Theo hợp đồng số... ngày... tháng... năm.… stt Tên sản phẩm
công việc Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Cộng
Tổng số tiền (viết bằng chữ):...………...
3.3.2.3 Kế toán tiền lơng, tiền thởng và thanh toán với ngời lao động. 3.3.2.3.1 Các hình thức tiền lơng
a. Hình thức tiền lơng theo thời gian
Hình thức này thực hiện việc tính trả lơng cho ngời lao động theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn của ngời lao động.
Đơn vị để tính lơng thời gian là lơng tháng, lơng giờ, lơng ngày.
Lơng tháng đợc qui định sẵn đối với từng bậc lơng trong các thang lơng. Lơng tháng thờng đợc áp dụng cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính...
Lơng ngày là tiền lơng trả cho ngời lao động theo mức lơng ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lơng ngày đợc tính bằng cách lấy mức l- ơng tháng chia(:) cho số ngày làm việc trong tháng.
Lơng giờ thờng áp dụng để trả lơng cho ngời lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hởng lơng theo sản phẩm.
b. Hình thức tiền lơng theo sản phẩm
Hình thức này thực hiện việc trả lơng cho ngời lao động theo số lợng và chất lợng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Đây là hình thức tiền lơng phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động; có tác dụng khuyến khích ngời lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Trong việc trả lơng theo sản phẩm thì điều kiện quan trọng nhất là phải xây dựng đơn giá tiền lơng đối với từng loại sản phẩm, từng công việc một cách hợp lý.
Hình thức tiền lơng theo sản phẩm tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể ở từng doanh nghiệp mà cụ thể nh sau:
Hình thức tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế.
Hình thức tiền lơng theo sản phẩm gián tiếp
Hình thức tiền lơng theo sản phẩm có thởng, có phạt
Hình thức tiền lơng theo sản phẩm luỹ tiến
Hình thức khoán khối lợng hoặc khoán từng việc
Hình thức khoán quĩ lơng
c. Hình thức khoán thu nhập
Doanh nghiệp thực hiện khoán thu nhập cho ngời lao động, tiền lơng không tính vào chi phí sản xuất mà là một nội dung phân phối thu nhập cho ng- ời lao động. Hình thức này bắt buộc ngời lao động quan tâm đến kết quả mọi hoạt đống sản xuất, do vậy phát huy đợc sức mạnh tập thể trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.
3.3.2.3.2Thanh toán với ngời lao động
Công việc tính lơng tính thởng và các khoản khác phải trả cho ngời lao động đợc thực hiện tại phòng kế toán. Thời gian để tính lơng tính thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ theo dõi thời gian lao động kết quả lao động, và các chứng từ có liên quan. Sau khi đã kiểm tra các chứng từ kế toán tiến hành tính lơng tính thởng trợ cấp phải trả theo hình thức trả lơng trả thởng tại doanh nghiệp.
"Bảng thanh toán tiền lơng" là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lơng phụ cấp cho ngời lao động, nó đợc lập tơng ứng từ "bảng chấm công". Khi tính tiền thởng thờng xuyên cho ngời lao động kế toán lập "Bảng thanh toán tiền th- ởng" dựa trên các chứng từ ban đầu nh "Bảng chấm công" hoặc "Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành".
Mẫu bảng thanh toán tiền l ơng:
bảng thanh toán tiền lơng Tháng... năm.…. STT Họ và tên lơngBậc Lơng thời gian và nghỉ, ngừng đợc hởng 100% lơng Nghỉ, ngừng việc đợc h- ởng _% l- ơng Nghỉ, ngừng việc đợc h- ởng 100% l- ơng Số
công tiềnSố côngSố tiềnSố côngSố tiềnSố
Phụ cấp thuộc quĩ l- ơng Phụ cấp khác Tổng số Thuế Thu nhập phải nộp … … Cộng
Mẫu bảng thanh toán tiền th ởng
bảng thanh toán tiền thởng Tháng... năm.….
Nợ .……….. Có.…………
Số
thứ tự Họ và tên Bậc lơng Xếp loại Mức thởng
thởng tiềnSố nhậnKý
Ghi chú
Cộng
Doanh thu tiờu thụ là số tiền về số sản phẩm vật tư, hàng hoỏ lao vụ dịch vụ đó tiờu thụ hoặc thực hiện cho khỏch hàng theo giỏ thoả thuận.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, hoạt động SXKD của doanh
nghiệp mang tớnh tổng hợp, cỏc doanh nghiệp tiến hành nhiều loại hoạt động sản xuất kinh doanh khỏc nhau, trong mỗi loại hoạt động lại cú thể bao gồm nhiều nghiệp vụ kinh doanh, sản xuất chế tạo nhiều loại sản phẩm hoặc cung cấp thực hiện nhiều loại lao vụ, dịch vụ khỏc nhau. Hoạt động thụng thường của cỏc doanh nghiệp là hoạt động sản xuẩt - tiờu thụ sản phẩm; mua - bỏn vật tư hàng hoỏ và thực hiện cung cấp lao vụ dịch vụ.
Cỏc nhà quản trị doanh nghiệp luụn luụn cần thiết thụng tin một cỏch chi tiết cụ thể về chi phớ - doanh thu và kết quả của từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm, lao vụ dịch vụ để đỏp ứng yờu cầu quản lý vĩ mụ, để cú được những quyết định đỳng đắn cho sự phỏt triển doanh nghiệp khụng chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lõu dài. Việc kế toỏn chi tiết chi phớ - doanh thu - kết quả sẽ giỳp cho cỏc chủ doanh nghiệp quyết định nờn mở rộng hay thu hẹp quy mụ hoạt động, mở rộng, thu hẹp như thế nào, tới mức độ nào
hay đỡnh chỉ, quyết định tiếp tục sản xuất kinh doanh hay chuyển hướng hoạt
động...
Việc tổ chức chi tiết kế toỏn doanh thu tiờu thụ phải được tiến hành riờng thành doanh thu tiờu thụ ra bờn ngoài và doanh thu tiờu thụ nội bộ và thành cỏc khoản doanh thu tương ứng sau:
- Doanh thu bỏn hàng.
- Doanh thu bỏn hàng bị chiết khấu.
- Doanh thu của hàng hoỏ đó bỏn, lao vụ đó cung cấp bị trả lại hoặc khụng được chấp nhận thanh toỏn.
- Doanh thu bị giảm giỏ do giảm giỏ hàng bỏn.
Ngoài ra doanh thu bỏn hàng ra bờn ngoài và doanh thu bỏn hàng nội