CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2 Những lợi ích và hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB
2.2.1 Những lợi ích của hệ thống KSNB
Sự phát triển ngày càng lớn mạnh của một tổ chức bất kỳ thì lợi ích của một hệ thống KSNB càng trở nên to lớn hơn vì nhà quản lý sẽ gặp khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro. Sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – riêng của nhà quản lý với nhân viên luôn tồn tại song hành, điều này thể hiện rõ hơn đối với những đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài. Làm thế nào để quản lý được rủi ro, làm sao để phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác khơng chỉ dựa vào kinh nghiệm quan sát trực tiếp của nhà quản lý. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đơng thì một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao từ cổ đông. Hệ thống KSNB vững mạnh là nhân tố giúp hệ thống quản trị doanh
nghiệp vững mạnh và là chìa khóa giải mã các vấn đề quan tâm trên. Hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích sau:
+ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính của cơng ty. Thơng tin đóng vai trị then chốt cho việc ra quyết định, vì vậy, thơng tin phải đảm bảo kịp thời về thời gian, chính xác, độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu
+ Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất do quản lý cịn thiếu sót + Giảm bớt rủi ro gian lận hay trộm cắp đối với đơn vị do các bên thứ ba hoặc nhân viên gây ra đồng thời bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng
+ Đảm bảo việc tuân thủ các quy định của pháp luật, nội quy, quy chế, chính sách và quy trình kinh doanh của nhân viên
+ Đảm bảo đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, đồng thời bảo vệ quyền lợi và gây dựng lòng tin đối với các bên thứ ba
2.2.2 Những hạn chế của hệ thống KSNB
Mặc dù đã được bổ sung và hồn thiện trong q trình phát triển, nhưng ta cần nhận thức rằng một hệ thống KSNB dù có được thiết kế hồn hảo đến đâu thì cũng khơng thể ngăn ngừa, phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra bởi do những hạn chế cố hữu vốn có của nó, đặc biệt là trong điều kiện kinh tế hiện nay. Các hạn chế của hệ thống KSNB được thể hiện qua:
- Hệ thống KSNB được xem xét trong mối quan hệ giữa lợi ích đem lại và chi phí bỏ ra. Các nhà quản lý sẽ không muốn bỏ ra một khoản chi phí lớn khi thực hiện các thủ tục kiểm sốt để đổi lấy lợi ích có thể mang lại ít hơn. Do vậy, các nhà quản lý có xu hướng triển khai hệ thống KSNB nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý với chi phí phù hợp
- Các thủ tục kiểm soát thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên
- Khả năng hệ thống KSNB không phát hiện được sự thông đồng của các nhân viên với ban quản lý hoặc nhân viên với những người trong hay ngoài đơn vị. Việc thiết kế những chính sách, thủ tục để nâng cao hiệu quả của hệ thống
KSNB dựa trên sự phân chia trách nhiệm sẽ bị phá sản khi có sự thơng đồng với nhau bởi nhận định con người có khả năng và đáng tin cậy
- Nhà quản lý lạm dụng các đặc quyền của mình: hệ thống KSNB do các nhà quản lý cấp cao thiết lập và điều hành nên hầu như nó chỉ có tác dụng kiểm sốt đối với cấp thấp hơn và sẽ bị vơ hiệu với cấp cao nếu họ cố tình gian lận
- Sự thay đổi cơ chế và yêu cầu của nhà quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị vi phạm hay lạc hậu. Hệ thống KSNB được xây dựng bởi các nhà quản lý trong đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, lý thuyết KSNB chỉ giới hạn trách nhiệm của người quản lý trong các hoạt động của đơn vị mà chưa thể hiện trách nhiệm liên quan đến việc kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn. Trong một số trường hợp, với những hạn chế trong tính cách, tác phong và năng lực làm việc có thể gây ra những sai sót vơ ý, bất cẩn, sao lãng, hiểu sai các chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới. Ngoài ra, việc chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, nên khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm sốt trở nên kém hiệu quả thậm chí bị vơ hiệu. Các thủ tục về kiểm sốt có thể bị lỗi thời khơng phù hợp khi điều kiện thực tế đã có sự thay đổi
Tóm lại, KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối. Đơn vị chỉ ngăn ngừa và phát hiện những gian lận, sai sót chứ khơng thể đảm bảo là chúng không xảy ra. Việc nhận thức được những hạn chế của hệ thống KSNB cho phép nhà quản lý có thể thiết kế và vận hành để khắc phục các hạn chế này trong giới hạn cho phép nhằm nâng cao tác dụng tối đa của hệ thống KSNB trong đơn vị mình