II. Tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty
a.Nguyên nhân thành công
Cùng với chính sách đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp của nhà nớc, sự ra đời của bộ luật doanh nghiệp đã tạo một môi trờng thuận lợi, thông thoáng hơn cho công ty Cổ phần đầu t thợng mại khoáng sản Sóc Sơn mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trờng tiêu thụ và nâng cao năng suất lao động. Đây là yếu tố tác động tích cực đến các hoạt động của phòng hành chính tổ chức, nâng vị trí, vai trò của phòng lên một tầm cao mới. Cùng sự quan tâm của lãnh đạo, sự giúp đỡ của các tổ chức đoàn thể, cán bộ và nhân viên phòng hành chính tổ chức đã lỗ lực khắc phục những khó khăn, phát huy những thế mạnh, không ngừng xây dựng và hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, từng bớc nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng góp phần vào sự phát triển của công ty.
b. Nguyên nhân tồt tại.
Nguyên nhân chủ quan là do lãnh đạo công ty nhận thức về tầm quan trọng, vị trí, vai trò của văn phòng trong các hoạt động của công ty cha đầy đủ, còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn trong việc tổ chức bộ máy văn phòng. ý thức chấp hành nội quy, quy chế hoạt động và kỷ luật cha cao. Quy mô sản xuất nhỏ, gặp nhiều khó khăn trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, nên công ty chỉ chú trọng vào phát triển sản xuất, cha có nhiều điều kiện đầu t, mở rộng hoạt động của văn phòng, nguồn kinh phí đầu t cho công tác quản lý, mua sắm các trang thiết bị văn phòng mới eo hẹp là nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong việc tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính tổ chức.
Nguyên nhân khách quan là do các thể chế về giám sát, kiểm tra, thanh tra... ở lĩnh vực tổ chức, nhân sự và hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi, sửa chữa nhng bất cập, lạc hậu trong hệ thống thể chế Việt Nam, các văn bản pháp luật cũng nh chủ trơng chính sách của Nhà Nớc quá nhiều chồng chéo, hay thay đổi, do đó các doanh nghiệp khó phân biệt loại nào còn hiệu lực, loại nào hết hiệu lực. Còn nhiều vấn đề bất cập trong cơ chế quản lý và điều hành của nhà nớc, nh cha có những quy định cụ thể và thống nhất cách tổ chức văn phòng cũng nh các hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, do đặc điểm sản xuất của công ty phụ thuộc vào thời tiết dẫn đến doanh thu không ổn định, đời sống cán bộ công nhân viên vẫn còn nhiều khó khăn nên việc đầu t đổi mới các trang thiết bị văn phòng bị hạn chế, đây là một trong số nguyên nhân dẫn đến việc thực hiện chức năng tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của phòng hành chính tổ chức kém hiệu quả.
Chơng Iii
Một số giảI pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tạI công ty cổ phần đầu t thơng mạI khoáng
sản sóc sơn.
Bất kỳ tổ chức nào đợc hình thành cũng nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định, công ty có thể có một hệ thống các mục tiêu nhng mục tiêu
tổng quát nhất là lợi nhuận. Để thực hiện mục tiêu đó, mỗi bộ phận trong công ty đều phải có sự lãnh đạo thống nhất, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, đó chính là vai trò tổng quát và quan trọng của bộ máy văn phòng công ty. Xuất phát từ thực tế tại công ty, từ khả năng có thể. Em xin đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn.
1. Bổ sung và thực hiện quy chế tập trung dân chủ.
Quy chế tập trung dân chủ đợc xem là quy chế cơ bản, nền tảng và quan trọng nhất trong tổ chức và hoạt động của công ty nhằm phát huy quyền làm chủ, tạo động lực mạnh mẽ để phát triển doanh nghiệp trên cơ sở gắn bó chặt chẽ trách nhiệm giữa giám đốc và công nhân, viên chức.
Thực hiện dân chủ ở công ty phải đi đôi với nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nớc của cơ quan Nhà nớc và quản lý kinh doanh của công ty, thực hiện phân công, phân cấp cụ thể trong công ty, khuyến khích và tạo môi trờng thuận lợi cho hoạt động quản lý của giám đốc đợc chủ động sáng tạo phù hợp với yêu cầu của cơ chế thị trờng.
Ngời sử dụng lao động và ngời lao động trong công ty có nghĩa vụ phải thực hiện tốt nhiệm vụ đợc giao, thực hiện đúng hợp đồng lao động, thoả ớc lao động đã ký kết, chấp hành đúng các nội quy, quy chế của công ty; thực hiện đầy đủ quyền dân chủ, giữ gìn kỷ luật, đấu tranh chống các biểu hiện tham nhũng, lợi dụng dân chủ gây mất đoàn kết nội bộ; nỗ lực vì sự phát triển của doanh nghiệp khi thuận lợi cũng nh lúc gặp khó khăn trong công ty.
Tăng cờng sự lãnh đạo của tổ chức Đảng ở doanh nghiệp với toàn thể ngời lao động, đối với Hội đồng quản trị ( ở những doanh nghiệp Nhà nớc có Hội đồng quản trị), Giám đốc, tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên Công sản Hồ Chí Minh trong thực hiện đờng lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nớc nhằm phát triển công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả và xây dựng Đảng ngày càng vững mạnh.
Ban lãnh đạo công ty phải lắng nghe ý kiến, phản ánh, phê bình của cán bộ, nhân viên và không đợc có hành vi trù dập đối với cán bộ, nhân viên đã góp ý, phê bình mình. Khi cán bộ, nhân viên đề nghị đợc gặp thì Thủ trởng công ty gặp và trao đổi các vấn đề liên quan.
Ban lãnh đạo công ty phối hợp với Công đoàn cơ sở tổ chức hội nghị cổ đông mỗi năm một lần vào cuối năm để kiểm điểm việc thực hiện nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nớc, đánh giá việc thực hiện kế hoạch công tác hàng năm và thoả thuận, bàn biện pháp thực hiện kế hoạch công tác năm tới của cơ quan, doanh nghiệp; tiến hành khen thởng cá nhân, tập thể của công ty có thành tích trong công tác.
Trong khi thi hành nhiệm vụ, công vụ, cán bộ nhân viên phải phục tùng sự chỉ đạo và hớng dẫn của cấp trên. Cán bộ, nhân viên có quyền trình bầy ý kiến, đề xuất việc giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, khác với ý kiến của ngời phụ trách trực tiếp, nhng vẫn phải chấp hành sự chỉ đạo của ngời phụ trách trực tiếp, đồng thời có quyền bảo lu ý kiến và báo cáo nên cấp trên.
Cán bộ, nhân viên phải tự phê bình nghiêm túc, phát huy u điểm, sửa chữa khuyết điểm để không ngừng tiến bộ, phải thẳng thắn phê bình, đấu tranh để xây dựng nội bộ công ty trong sạch, vững mạnh, kể cả góp ý kiến, phê bình Thủ trởng cơ quan; khi đợc yêu cầu, cán bộ, nhân viên có trách nhiệm đóng góp ý kiến vào việc xây dựng các văn bản, các đề án của công ty.
2. Bố trí sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức.
Từ thực trạng tổ chức nhân sự phòng Hành chính tổ chức công ty với biên chế nhân sự gồm 06 ngời: 01 Trởng phòng, 01 Phó phòng, 01 Nhân viên Văn th - lu trữ, 02 bảo vệ - tạp vụ và 01 lái xe - thủ kho đã đảm bảo các hoạt động của phòng Hành chính tổ chức đợc trôi chẩy, thông suốt và có hiệu quả, giữa các nhân viên có sự linh hoạt cao trong công việc. Tuy nhiên, Trởng phòng Hành chính tổ chức vừa đảm nhiệm công việc của một nhà quản trị văn phòng còn “kiêm” công việc của Trởng phòng Kế toán nên có sự chồng chéo
về chức năng và nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Phó phòng hành chính tổ chức do nhân viên thủ quỹ của phòng kế toán phụ trách, nên hoạt động của phòng hành chính tổ chức cũng gặp nhiều khó khăn nh: thiếu nhân lực, thiếu những cán bộ có trình độ cao trong khi khối lợng công việc ngày càng nhiều và tính phức tạp cao, đòi hỏi ngời quản lý và nhân viên văn phòng cần những kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và nhiều thời gian để thực hiện công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính tổ chức.
Xuất phát từ thực trạng, để giải quyết những mặt còn hạn chế trong điều hành và hoạt động cần có sự tổ chức, sắp xếp lại nhân sự của phòng là yêu cầu bức thiết nhằm củng cố và phát huy hơn nữa chức năng và vai trò của phòng Hành chính tổ chức trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nội dung tổ chức, sắp xếp lại nhân sự phòng hành chính tổ chức cần đảm bảo những yêu cầu: Cần một cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý chung đợc đào tạo chính quy về quản lý và hành chính văn phòng, có kinh nghiệm làm việc. Hội tụ đầy đủ các phẩn chất của ngời quản lý văn phòng nh: có khả năng kỹ thuật, khả năng quản lý, khả năng ra quyết định và khả năng quản lý hành chính để có thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, tạo tấm gơng trong công việc, duy trì kỷ luật để dành đợc sự tôn trọng của cấp d- ới; cùng tham gia công việc mang tính thời hạn, cố vấn khắc phục khó khăn, biết ra quyết định một cách có phơng pháp để giải quyết kịp thời, hợp lý...
Phó phòng và các nhân viên trong phòng với nhu cầu hiện tại của công ty đã đảm bảo sự hợp lý về số lợng, nhng cần có sự phối hợp, công tác giữa các nhân viên trong công việc, nên có kế hoạch phân công công việc cụ thể, rõ ràng để hạn chế sự chồng chéo trong công việc.
3. Sắp xếp, bố trí lại vị trí các phòng ban.
Sơ đồ bố trí lại các phòng ban công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn.
Ghi chú: hớng đi
Với cách sắp xếp này có thể làm giảm thời gian di chuyển theo luồng công việc giữa phòng hành chính tổ chức, phòng kế toán với phòng giám đốc, tạo sự thuận lợi trong quy trình giải quyết các thủ tục hành chính cũng nh giám đốc có thể bao quát, quản lý sát các hoạt độnh của các phòng trong công ty. Phòng Kế hoạch - Vật t kỹ thuật mỏ ( phòng KH - KT) đợc tách xa nơi nhiều tác động qua lại sẽ tạo đớc môi trờng yên tĩnh hơn, thuậm lợi cho việc nghiên cứu các kế hoạch, vẫn đảm bảo tính tơng quan giữa các bộ phận.
4. Tăng cờng công tác kiểm tra.
Tăng cờng công tác kiểm tra nhằm kiểm tra, đánh giá và thúc đẩy hoạt động của văn phòng, từ đó rút ra những kinh nghiệm để hoàn thiện bộ máy văn phòng của công ty. Tuỳ theo cấp quản lý mà mỗi cấp áp dụng những ph- ơng pháp kiểm tra riêng. Kết quả kiểm tra sẽ cho phép các nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá về mặt hình thức, về mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành công và khuyết điểm của công việc từ đó đa ra biện pháp loại bỏ những tồn tại.
Phòng KH - KT Hội trờng Phòng Giám đốc Phòng Kế toán Phòng HC- TC (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các phơng pháp kiểm tra gồm:
4.1. Thanh tra: Cấp trên(cấp quản lý) phải thanh tra định kỳ đơn vị theo sáng kiến của mình và chỉ thanh tra thờng xuyên khi có đặc điểm kỹ thuật mới hoặc tình thế thay đổi nhanh chóng và bất ngờ.
4.2. Kiểm tra ngân sách: Ngân sách là một công cụ tốt cho việc kiểm tra, kiểm tra ngân sách bao hàm các công việc phân tích số liệu, tỉ lệ phần trăm. Nó là công cụ thờng đợc sử dụng cho kiểm tra toàn bộ cơ quan tổ chức và từng bộ phận chuyên môn.
4.3. Kiểm tra tập trung: Kiểm tra đợc tiến hành tại một địa đIểm, đợc gọi là tập trung theo địa bàn, Loại kiểm tra khác gọi là kiểm tra tập trung theo chức năng.
4.4. Kiểm tra biểu mẫu: Kiểm tra biểu mẫu là việc kiểm tra các biểu mẫu đợc thiết kế sẽ đảm bảo tính chất hợp lý của số liệu hay công việc.
Kiểm tra chính sách.
4.5. Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự hoạch định cụ thể và chi tiết. Thủ tục đợc xem nh kiểu mẫu để theo đuổi, là cầu nối giữa hành động, các cá nhân và hồ sơ văn th. Thủ tục thờng diễn tả chính sác thành ngôn ngữ hành chính chi tiết, mô tả cách thức mà mỗi cá nhân phải tuân thủ theo.
4.6. Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn th ghi lại các sự kiện, tình huống sẩy ra dới dạng văn bản. là một phần không thể tách rời khỏi chơng trình, kế hoạch kiểm tra.
4.7. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: là phơng pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu chuẩn có thể chủ quan ( đặt cơ sở trên sự suy luận) hoặc khách quan ( dựa trên các sự kiện ).
4.8. Kiểm tra bằng lịch công tác: Công việc văn phòng đợc quy định bằng một lịch công tác, nó là sự kết hợp có hiệu quả giữa các tiêu chuẩn, năng lực của nhân viên và công việc cần phải thực hiện hoặc kế hoạch hành động.
Kiểm tra lịch công tác sẽ kiểm soát đợc mức bình quân phân phối công việc giữa các nhân viên.
Để việc kiểm tra có hiệu quả cần phải tuân thủ những nguyên tắc: + Nguyên tắc kiểm tra toàn diện;
+ Nguyên tắc kiểm tra khách quan; + Nguyên tắc kiểm tra kịp thời; + Nguyên tắc kiểm tra cụ thể.
5. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc.
Kế hoạch hoá công việc là biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động của nhà lãnh đạo, quản lý. Muốn kế hoạch hoá công việc đợc tốt cần có sự phân loại công việc. Có nhiều cách phân loại công việc nh: phân theo nội dung ( kinh tế, văn hoá...); phân theo quan hệ; phân theo tính chất ( phức tạp, trớc mắt, lâu dài...).
Việc lựa chọn công việc để giải quyết phải phù hợp với yêu cầu thực tế, kịp thời và chính xác, phải đặt ra những câu hỏi để lựa chọn:
- Cần giải quyết việc gì?
- Tại sao phải giải quyết việc đó?
- Giải quyết nh thế nào? Cách nào tốt nhất? - Nơi giải quyết là đâu?
- Khi nào phải giải quyết xong? Có thể kéo dài công việc không? - Giao việc cho ai là hợp lý?
- v.v...
Song, với sơ đồ phân phối công việc các nhà lãnh đạo, quản lý có thể giải quyết tất cả các vấn đề trên. Sơ đồ phân phối công việc thể hiện một cách tổng thể các công việc, hoạt động của một đơn vị hay các bộ phận phòng ban theo từng cá nhân.( Tuy nhiên do khổ giấy có giới hạn, em chỉ kẻ hai ô tơng ứng cho hai ngời)
Sơ đồ phân phối công việc
Tên bộ phận
Ngày tháng duyệt: Họ và tên Họ và tên
Ngời thiết kế: Ngời duyệt: Chức vụ Chức vụ
STT Hoạt động giờ /tuần Công việc cụ thể Giờ /tuần
Công việc giờ
cụ thể /tuần 1
2 3 4 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng số giờ trong tuần 80 40
40 Từ góc độ quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính có thể kiểm soát đợc các công việc thực hiện, thời gian thực hiện của mỗi công việc cụ thể. Từ đó có thể nghiên cứu các phơng án phân phối công việc hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất và với thời gian ít nhất.
Từ góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, sơ đồ phân phối công việc cũng có thể đợc Giám đốc sử dụng tại cuộc họp giao ban định kỳ để đánh giá việc thực hiện công việc thời gian qua, lắng nghe đóng góp của cán bộ, nhân viên và định ra những công việc chủ yếu phải thực hiện trong thời gian tới của cơ quan, doanh nghiệp thông qua sơ đồ phân phối công việc, và là công cụ hữu ích để kiểm tra, đánh giá kết quả các hoạt động trong toàn công ty.