II. Tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty
2.Bố trí, sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức
Từ thực trạng tổ chức nhân sự phòng Hành chính tổ chức công ty với biên chế nhân sự gồm 06 ngời: 01 Trởng phòng, 01 Phó phòng, 01 Nhân viên Văn th - lu trữ, 02 bảo vệ - tạp vụ và 01 lái xe - thủ kho đã đảm bảo các hoạt động của phòng Hành chính tổ chức đợc trôi chẩy, thông suốt và có hiệu quả, giữa các nhân viên có sự linh hoạt cao trong công việc. Tuy nhiên, Trởng phòng Hành chính tổ chức vừa đảm nhiệm công việc của một nhà quản trị văn phòng còn “kiêm” công việc của Trởng phòng Kế toán nên có sự chồng chéo
về chức năng và nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Phó phòng hành chính tổ chức do nhân viên thủ quỹ của phòng kế toán phụ trách, nên hoạt động của phòng hành chính tổ chức cũng gặp nhiều khó khăn nh: thiếu nhân lực, thiếu những cán bộ có trình độ cao trong khi khối lợng công việc ngày càng nhiều và tính phức tạp cao, đòi hỏi ngời quản lý và nhân viên văn phòng cần những kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và nhiều thời gian để thực hiện công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính tổ chức.
Xuất phát từ thực trạng, để giải quyết những mặt còn hạn chế trong điều hành và hoạt động cần có sự tổ chức, sắp xếp lại nhân sự của phòng là yêu cầu bức thiết nhằm củng cố và phát huy hơn nữa chức năng và vai trò của phòng Hành chính tổ chức trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nội dung tổ chức, sắp xếp lại nhân sự phòng hành chính tổ chức cần đảm bảo những yêu cầu: Cần một cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý chung đợc đào tạo chính quy về quản lý và hành chính văn phòng, có kinh nghiệm làm việc. Hội tụ đầy đủ các phẩn chất của ngời quản lý văn phòng nh: có khả năng kỹ thuật, khả năng quản lý, khả năng ra quyết định và khả năng quản lý hành chính để có thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, tạo tấm gơng trong công việc, duy trì kỷ luật để dành đợc sự tôn trọng của cấp d- ới; cùng tham gia công việc mang tính thời hạn, cố vấn khắc phục khó khăn, biết ra quyết định một cách có phơng pháp để giải quyết kịp thời, hợp lý...
Phó phòng và các nhân viên trong phòng với nhu cầu hiện tại của công ty đã đảm bảo sự hợp lý về số lợng, nhng cần có sự phối hợp, công tác giữa các nhân viên trong công việc, nên có kế hoạch phân công công việc cụ thể, rõ ràng để hạn chế sự chồng chéo trong công việc.
3. Sắp xếp, bố trí lại vị trí các phòng ban.
Sơ đồ bố trí lại các phòng ban công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn.
Ghi chú: hớng đi
Với cách sắp xếp này có thể làm giảm thời gian di chuyển theo luồng công việc giữa phòng hành chính tổ chức, phòng kế toán với phòng giám đốc, tạo sự thuận lợi trong quy trình giải quyết các thủ tục hành chính cũng nh giám đốc có thể bao quát, quản lý sát các hoạt độnh của các phòng trong công ty. Phòng Kế hoạch - Vật t kỹ thuật mỏ ( phòng KH - KT) đợc tách xa nơi nhiều tác động qua lại sẽ tạo đớc môi trờng yên tĩnh hơn, thuậm lợi cho việc nghiên cứu các kế hoạch, vẫn đảm bảo tính tơng quan giữa các bộ phận.
4. Tăng cờng công tác kiểm tra.
Tăng cờng công tác kiểm tra nhằm kiểm tra, đánh giá và thúc đẩy hoạt động của văn phòng, từ đó rút ra những kinh nghiệm để hoàn thiện bộ máy văn phòng của công ty. Tuỳ theo cấp quản lý mà mỗi cấp áp dụng những ph- ơng pháp kiểm tra riêng. Kết quả kiểm tra sẽ cho phép các nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá về mặt hình thức, về mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành công và khuyết điểm của công việc từ đó đa ra biện pháp loại bỏ những tồn tại.
Phòng KH - KT Hội trờng Phòng Giám đốc Phòng Kế toán Phòng HC- TC
Các phơng pháp kiểm tra gồm:
4.1. Thanh tra: Cấp trên(cấp quản lý) phải thanh tra định kỳ đơn vị theo sáng kiến của mình và chỉ thanh tra thờng xuyên khi có đặc điểm kỹ thuật mới hoặc tình thế thay đổi nhanh chóng và bất ngờ.
4.2. Kiểm tra ngân sách: Ngân sách là một công cụ tốt cho việc kiểm tra, kiểm tra ngân sách bao hàm các công việc phân tích số liệu, tỉ lệ phần trăm. Nó là công cụ thờng đợc sử dụng cho kiểm tra toàn bộ cơ quan tổ chức và từng bộ phận chuyên môn.
4.3. Kiểm tra tập trung: Kiểm tra đợc tiến hành tại một địa đIểm, đợc gọi là tập trung theo địa bàn, Loại kiểm tra khác gọi là kiểm tra tập trung theo chức năng.
4.4. Kiểm tra biểu mẫu: Kiểm tra biểu mẫu là việc kiểm tra các biểu mẫu đợc thiết kế sẽ đảm bảo tính chất hợp lý của số liệu hay công việc.
Kiểm tra chính sách.
4.5. Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự hoạch định cụ thể và chi tiết. Thủ tục đợc xem nh kiểu mẫu để theo đuổi, là cầu nối giữa hành động, các cá nhân và hồ sơ văn th. Thủ tục thờng diễn tả chính sác thành ngôn ngữ hành chính chi tiết, mô tả cách thức mà mỗi cá nhân phải tuân thủ theo.
4.6. Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn th ghi lại các sự kiện, tình huống sẩy ra dới dạng văn bản. là một phần không thể tách rời khỏi chơng trình, kế hoạch kiểm tra.
4.7. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: là phơng pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu chuẩn có thể chủ quan ( đặt cơ sở trên sự suy luận) hoặc khách quan ( dựa trên các sự kiện ).
4.8. Kiểm tra bằng lịch công tác: Công việc văn phòng đợc quy định bằng một lịch công tác, nó là sự kết hợp có hiệu quả giữa các tiêu chuẩn, năng lực của nhân viên và công việc cần phải thực hiện hoặc kế hoạch hành động.
Kiểm tra lịch công tác sẽ kiểm soát đợc mức bình quân phân phối công việc giữa các nhân viên.
Để việc kiểm tra có hiệu quả cần phải tuân thủ những nguyên tắc: + Nguyên tắc kiểm tra toàn diện;
+ Nguyên tắc kiểm tra khách quan; + Nguyên tắc kiểm tra kịp thời; + Nguyên tắc kiểm tra cụ thể.
5. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc.
Kế hoạch hoá công việc là biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động của nhà lãnh đạo, quản lý. Muốn kế hoạch hoá công việc đợc tốt cần có sự phân loại công việc. Có nhiều cách phân loại công việc nh: phân theo nội dung ( kinh tế, văn hoá...); phân theo quan hệ; phân theo tính chất ( phức tạp, trớc mắt, lâu dài...).
Việc lựa chọn công việc để giải quyết phải phù hợp với yêu cầu thực tế, kịp thời và chính xác, phải đặt ra những câu hỏi để lựa chọn:
- Cần giải quyết việc gì?
- Tại sao phải giải quyết việc đó?
- Giải quyết nh thế nào? Cách nào tốt nhất? - Nơi giải quyết là đâu? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khi nào phải giải quyết xong? Có thể kéo dài công việc không? - Giao việc cho ai là hợp lý?
- v.v...
Song, với sơ đồ phân phối công việc các nhà lãnh đạo, quản lý có thể giải quyết tất cả các vấn đề trên. Sơ đồ phân phối công việc thể hiện một cách tổng thể các công việc, hoạt động của một đơn vị hay các bộ phận phòng ban theo từng cá nhân.( Tuy nhiên do khổ giấy có giới hạn, em chỉ kẻ hai ô tơng ứng cho hai ngời)
Sơ đồ phân phối công việc
Tên bộ phận
Ngày tháng duyệt: Họ và tên Họ và tên
Ngời thiết kế: Ngời duyệt: Chức vụ Chức vụ
STT Hoạt động giờ /tuần Công việc cụ thể Giờ /tuần
Công việc giờ
cụ thể /tuần 1
2 3 4
Tổng số giờ trong tuần 80 40
40 Từ góc độ quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính có thể kiểm soát đợc các công việc thực hiện, thời gian thực hiện của mỗi công việc cụ thể. Từ đó có thể nghiên cứu các phơng án phân phối công việc hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất và với thời gian ít nhất.
Từ góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, sơ đồ phân phối công việc cũng có thể đợc Giám đốc sử dụng tại cuộc họp giao ban định kỳ để đánh giá việc thực hiện công việc thời gian qua, lắng nghe đóng góp của cán bộ, nhân viên và định ra những công việc chủ yếu phải thực hiện trong thời gian tới của cơ quan, doanh nghiệp thông qua sơ đồ phân phối công việc, và là công cụ hữu ích để kiểm tra, đánh giá kết quả các hoạt động trong toàn công ty.
6. Đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ văn phòng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng và kiện toàn bộ máy văn phòng, việc đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng cần đợc quan tâm đúng mức nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ có đạo đức, có thể áp dụng nhiều hình thức đào tạo nh:
- Đối với cán bộ chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức và trình độ chuyên môn, nâng cao trình độ hiểu biết và trình độ học vấn.
- Có thể đào tạo nâng cao chất lợng cán bộ dới hai hình thức:
∗ Đào tạo tại chỗ; là hình thức đào tạo vừa học vừa làm, ng- ời có trình độ cao hớng dẫn, giúp đỡ ngời kém.
∗ Đào tạo ngoài doanh nghiệp: là hình thức cử cán bộ, nhân viên đi học hoặc gửi đến doanh nghiệp đối tác học hỏi kinh nghiệm.
- Nâng cao nhận thức của họ đối với việc học tập và nâng cao trình độ, xác định yêu cầu thực tế đối với mỗi cá nhân.
Ngoài ra, phòng hành chính tổ chức nên thực hiện một số chính sách u đãi đối với những công nhân có tay nghề cao, tạo điều kiện cho con em họ vào làm việc tại công ty nhằm xây dựng và phát triển lực lợng “công nhân truyền thống” cho công ty.
7. Tăng cờng các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty.
Tăng cờng các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty là biện pháp cần thiết đảm bảo các hoạt động đợc diễn ra theo đúng kế hoạch, sự chỉ đạo của lãnh đạo phải chú ý các yêu cầu:
+ Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế và đợc truyền đạt kịp thời, chính xác.
+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng. + Tránh vi phạm thẩm quyền.
+ Xây dựng nội quy, quy chế theo những nội dung đợc pháp luật quy định và theo tính chất cá biệt của doanh nghiệp.
Để đảm bảo việc thực hiện tốt những nội dung các nội quy, quy chế hoạt động của phòng hành chính tổ chức cũng nh của công ty, Ban giám đốc và các nhà quản lý cần kết hợp với các tổ chức khác nh tổ chức Đảng, Công đoàn, Hội thanh liên, Hội phụ nữ ... tuyên truyền, giáo dục các nội quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nội quy, quy chế. Ngoài ra, thực hiện việc động viên, khen thởng, biểu dơng những ngời thực hiện tốt
các nội quy, quy chế và ngời có thành tích tốt trong công tác. Đây chính là những tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích cực hơn.
8. Đầu t trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trờng làm việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để văn phòng hoạt động hiệu quả hơn việc lập kế hoạch đầu t thêm các trang thiết bị hiện đại, cải tiến môi trờng làm việc hớng tới nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng cũng nh các bộ phận khác trong doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu:
+ Phơng tiện làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp phải thích hợp với từng loại công việc, đợc sử dụng một cách có hiệu quả để góp phần giảm bớt những công việc nặng nhọc trong cơ quan, doanh nghiệp.
+ Xây dựng môi trờng làm việc thuận lợi, có khả năng phát triển năng lực cá nhân. Đáp ứng yêu cầu này các phơng tiện làm việc đợc bố trí theo trật tự lôgích, sử dụng các máy móc hay công cụ nào để thay thế công việc tay chân tốn thời gian, chú ý các yếu tố môi trờng tác động đến tâm lý nhân viên.
+ Đầu t tiết kiệm; có nghĩa là không phải thiết bị nhiều thì công việc của cơ quan, doanh nghiệp sẽ luôn luôn tốt. Cần tránh xu thế phô trơng, lãng phí. Phải chú ý nâng cao năng xuất sử dụng thiết bị trong từng bộ phận cũng nh toàn cơ quan, doanh nghiệp.
+ Luôn không ngừng đổi mới và hiện đại hoá các thiết bị văn phòng, thay thế kịp thời các thiết bị lạc hậu.
9. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức.
Cần có các biện pháp tuyên truyền, giáo dục để cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức đầy đủ về vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính tổ chức. Chọn các cán bộ có năng lực, có đạo đức đáng tin cậy làm công tác văn phòng. Có cơ chế, chính sách đãi ngộ, động viên và biểu d- ơng những cán bộ, nhân viên có thành tích công tác tốt. Mặt khác cũng có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên
trong toàn công ty. Thực hiện đợc điều này, tức phòng hành chính tổ chức đã thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình.
Kết luận
Hoạt động văn phòng là các hoạt động quan trọng diễn ra hàng ngày ở tất cả các cơ quan Nhà nớc, doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là công việc soạn thảo, đánh máy, quản lý văn bản. đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, mà còn là nơi xử lý, tổng hợp và chuyền tải các thông tin nhằm phục vụ các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Để các hoạt động văn phòng đạt đợc hiệu quả cao thì việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của văn phòng và cả bộ máy hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Hiện nay, việc hoàn thiện tổ chức văn phòng đã đợc Chính phủ, các cơ quan, các doanh nghiệp chú trong quan tâm và đã có những giải pháp hiệu quả, nhiều cơ quan, doanh nghiệp dần hoàn thiện tổ chức văn phòng của mình, thích ứng với mọi tình huống, ổn định và phát triển, góp phần vào sự tăng trởng của nền kinh tế nớc nhà đa Việt Nam từng bớc hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Em xin chân thành cảm ơn công ty và PGS. TS Đinh Văn Tiến đã giúp đỡ, hớng dẫn em hoàn thành bài luận văn này. Do thời gian ngắn, kiến thức và kinh
nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên không tránh khỏi sai sót rất mong đợc sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô, cùng bạn đọc để bài viết đợc hoàn thiện hơn.
Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình “Tổ chức quản lý văn phòng doanh nghiệp” trơng đại học Quản lý và kinh doanh Hà nội, khoa hành chính doanh nghiệp, năm 2001.
2. Giáo trình “ Tổ chức quản lý” trờng đại học quản lý và kinh doanh Hà nội, khoa đào tạo ngắn hạn, năm 2000.
3. Các giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính tại Việt Nam, nhà xuất bản chính trị quốc gia, năm 2001.
4. Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB chính trị quốc gia, năm 1999.
5. Quy chế thực hiện dân chủ ở các doanh nghiệp Nhà nớc, NXB Thông kê, 4/2000.
6. Quản trị hành chánh văn phòng. Nguyễn Hữu Thân. NXB Thống kê. 7. Một số tài liệu tham khảo khác.