Để có cái nhìn cụ thể hơn về quy trình kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn BCTC tại A&C, em xin trình bày quy trình chuẩn của Cơng ty đồng thời minh họa bằng khách hàng cụ thể là: Công ty xăng dầu ABC là doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu, khí gas hóa lỏng và các dịch vụ khác. Cuộc kiểm toán được thực hiện từ ngày 1/4/2008 đến ngày 6/4/2008 cho năm tài chính 2007
2.3.1 Kiểm sốt chất lượng kiểm tốn trong giai đoạn trước cuộc kiểm toán
Thực chất, giai đoạn trước cuộc kiểm toán là giai đoạn thực hiện những công việc
chuẩn bị cho cuộc kiểm tốn từ khi tìm hiểu khách hàng, kí hợp đồng kiểm tốn và xây dựng kế hoạch kiểm toán. Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, quyết định lớn đến thành cơng của cuộc kiểm tốn. Qúa trình kiểm sốt trước cuộc kiểm tốn sẽ
Trợ lý
tổng hợp Trưởng nhóm KTV điều hành Bộ phận KSCL BGĐ Ghi chép giấy tờ
giúp cho quá trình chuẩn bị đi đúng hướng, tạo tiền đề thuận lợi cho thực hiện kiểm tốn. Cơng việc của giai đoạn này chủ yếu bao gồm:
Kiểm soát khách hàng tức xem xét khả năng tiếp tục, duy trì, chấp nhận kiểm toán khách hàng
Việc kiểm sốt khách hàng có vai trị rất quan trọng nhằm KSCLKT. Kiểm sốt tốt khách hàng sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro và bất lợi nghiêm trọng, phương hại đến niềm tin của công chúng dành cho các dịch vụ do cơng ty cung cấp. Kiểm sốt khách hàng là q trình thu thập thơng tin về tình hình hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ pháp lí của khách hàng nhằm xem xét có thể tiếp tục thực hiện kiểm toán với khách hàng hoặc chấp nhận kiểm toán với khách hàng mới. Những thông tin thu thập được cùng những nhận xét của người khảo sát sẽ được trình bày trong “Báo cáo khảo sát tình hình doanh nghiệp”. Đối với công ty ABC, việc khảo sát khách hàng do chị Cao Thu H - trưởng phòng nghiệp vụ 4 thực hiện, bao gồm các thông tin chủ yếu như trình bày trong biểu số 2.
Biểu số 2 Báo cáo khảo sát tình hình doanh nghiệp (cơng ty xăng dầu ABC)
Cơng ty TNHH kiểm tốn và tư vấn A&C
BÁO CÁO KHẢO SÁT TÌNH HÌNH DOANH NGHIỆP A. Tóm lược tình hình khách hàng:
1. Tên doanh nghiệp: Cơng ty xăng dầu ABC
2. Loại hình doanh nghiệp: doanh nghiệp nhà nước.
3. Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh: kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa
dầu, khí gas hóa lỏng và các dịch vụ khác.
B. HTKSNB và tổ chức cơng tác kế tốn
I. HTKSNB
- Có quy chế hoạt động chung tồn cơng ty
- Có ban kiểm sốt.
- KTV tiền nhiệm: cơng ty kiểm tốn XYZ
II. Tổ chức cơng tác kế tốn 1. Bộ máy kế tốn
- Hình thức kế tốn: tập chung - Tổ chức nhân sự:
+ Kế toán trưởng: 10 năm công tác
+ Số lượng nhân viên: 6 người, trong đó 4 người tốt nghiệp đại học chuyên ngành tài chính kế tốn, 2 người tốt nghiệp trung cấp.
2. Sổ sách kế tốn:
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Đầy đủ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
3. Chứng từ kế tốn:
- Đầy đủ, hình thức tốt
- Chứng từ thu, chi bình qn tháng: 152; hóa đơn bán hàng bình qn: 65
4. Hệ thống báo cáo: Đã được lập đầy đủ, trừ không lập báo cáo lưu chuyển
tiền tệ …………
IV. Một số thông tin về báo cáo tài chính: 1. Tổng tài sản: 87.938.542.162
Trong đó: - Tài sản lưu động
+ Khoản phải thu: 24.633.203.999 + Hàng tồn kho: 26.761.483.416
- Tài sản cố định: 11.999.226.948 2. Tổng nguồn vốn: 87.938.542.162
Trong đó: - Vay ngắn hạn: 51.237.794.940 - Vay dài hạn: 2.403.640.000
3. Kết quả hoạt động kinh doanh: - Doanh thu: 1.050.139.877.822 - Gía vốn hàng bán: 1.011.767.826.651 - Chi phí bán hàng và quản lí: 32.975.096.805 - Thu nhập tài chính:187.611.318 - Thu nhập bất thường: 221.187.885 - Tổng lãi/ lỗ: 5.805.753.569 ……....
1. Nhận xét chung: quy mô cơng ty lớn, cơng việc khơng q phức tạp, có
khả năng kiểm tốn.
2. Đánh gía rủi ro trong kiểm sốt: Bình thường. Chú ý đến doanh thu và
hàng tồn kho
3. Đề xuất kế hoạch kiểm toán
- Thời gian: làm việc tại doanh nghiệp: 06 ngày; tổng hợp báo cáo: 03
ngày
- Nhân sự: 5 người
Kiểm soát việc lập kế hoạch kiểm toán
Trước khi thực hiện hợp đồng kiểm tốn, cơng ty xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể chỉ rõ nội dung, mục tiêu, phạm vi của cuộc kiểm tốn và những bố trí về con người, phương tiện thực hiện kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán là cơ sở để kiểm soát cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán cũng được gửi cho khách hàng nhằm phối hợp cùng cơng ty kiểm sốt cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán tổng thể đối với cơng ty ABC như trình bày ở biểu số 3.
Biểu số 3 Kế hoạch kiểm toán tổng thể
Cơng ty kiểm tốn và tư vấn A&C
KẾ HOẠCH KIỂM TỐN TỔNG THỂ
Phịng nghiệp vụ: 4
Khách hàng: Cơng ty xăng dầu ABC Năm tài chính: 2007
I. Thời gian:
Thời gian kiểm tra tại
doanh nghiệp (ngày) Thời gian tổng hợp tại công ty (ngày) Thời gian phát hành báo cáo chính thức 1/4/2008 đến 6/4/2008 7/4/2008 đến 9/4/2008 20/4/2008
II. Nhận sự:
Thành phần Họ và tên Giám đốc/ Phó giám đốc chỉ đạo Nguyễn Thị Hồng Thanh Kiểm tốn viên điều hành Nguyễn Lan P
Trưởng nhóm kiểm tốn Cao thu H
Kiểm toán viên Nguyễn Mạnh Đ
Nguyễn Đức H
Trợ lý kiểm toán Trịnh Khánh N
Bùi Huy Q III. Phạm vi cuộc kiểm toán
- Thực hiện kiểm tốn cho năm tài chính 2007 - Phát hành BCKT và thư quản lý (nếu có) IV. Trang thiết bị: tự chuẩn bị
V. Phương tiện đi lại: khách hàng đưa đón
Người duyệt Người lập (kí tên) (kí tên)
Khi kế hoạch kiểm tốn đã được Giám đốc phê duyệt, phịng kiểm tốn BCTC – phịng nghiệp vụ 4 cần chuyển một bản kế hoạch cho Bộ phận KSCL để theo dõi. Căn cứ vào kế hoạch đó, Bộ phận KSCL mở sổ theo dõi cơng tác kiểm tốn (tên khách hàng, tên KTV tổng hợp, thời gian thực hiện tại khách hàng…).
Kiểm sốt nhóm kiểm tốn thực hiện kiểm tốn công ty khách hàng
Sau khi hợp đồng kiểm toán giữa cơng ty và khách hàng được kí kết, A&C sẽ tiến hành lựa chọn nhóm kiểm tốn thực hiện kiểm tốn. Cơng việc này cũng được kiểm soát rất chặt chẽ bởi chính nhóm kiểm tốn là người trực tiếp thực hiện kiểm toán, trực tiếp quyết định đến chất lượng cuộc kiểm tốn. Nhóm kiểm tốn phải đảm bảo có ít nhất một KTV có chứng chỉ CPA, đủ khả năng hướng dẫn, giám sát các trợ lý kiểm tốn. Nhóm kiểm tốn thực hiện cơng ciệc của mình dưới sự giám
sát, hướng dẫn chặt chẽ bởi một KTV điều hành. Tính độc lập, khách quan của nhóm kiểm tốn cũng được kiểm sốt rất chặt chẽ. Các KTV được phân cơng thực hiện kiểm tốn phải trả lời các câu hỏi liên quan đến tính độc lập của mình với khách hàng
Bảng số 4 Câu hỏi đánh giá tính độc lập của kiểm tốn viên
Cơng ty TNHH kiểm tốn và tư vấn A&C
CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ TÍNH ĐỘC LẬP CỦA KIỂM TOÁN VIÊN Họ tên KTV: Cao thu H Phòng nghiệp vụ: 4
Khách hàng: Công ty xăng dầu ABC
Stt Câu hỏi Có Khơng
1 Kiểm tốn viên có góp vốn cổ phần trong cơng ty khách hàng khơng?
x
2 Kiểm tốn viên có vay vốn khách hàng khơng? x
3 Kiểm tốn viên có là cổ đơng chi phối của cơng ty khách hàng khơng?
x
4 Kiểm tốn viên có cho khách hàng vay vốn khơng? x
5 Kiểm tốn viên có cung cấp nguyên vật liệu hay dịch vụ cho khách hàng khơng?
x 6 Kiểm tốn viên có ký kết hợp đồng gia công chế tạo sản phẩm với
công ty khách hàng khơng?
x 7 KTV có làm đại lý bán hàng cho cơng ty khách hàng khơng? x 8 KTV có qan hệ họ hàng thân thuộc với những người trong bộ máy
quản lý của công ty khách hàng không?
x 9 KTV có làm dịch vụ trực tiếp ghi sổ kế tốn, giữ sổ kế tốn và lập
báo cáo tài chính cho cơng ty khách hàng không?
x 10 Kết luận: KTV sẽ tham gia kiểm toán đã đảm bảo tuân thủ các
nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp về tính độc lập?
x
Sau khi nhận thấy khơng có bất cứ tình huống nào dẫn đến vi phạm tính độc lập, các KTV sẽ làm bản cam kết về tính độc lập.
Biểu số 5: Bản cam kết về tính độc lập của kiểm tốn viên
Cơng ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C
BẢN CAM KẾT VỀ TÍNH ĐỘC LẬP
Kính gửi: Tổng Giám đốc
Phòng: Nghiệp vụ 4
V/v: Bản cam kết về tính độc lập của kiểm tốn viên
Chúng tơi đã đọc và hiểu rõ quy chế độc lập của kiểm toán viên nêu trong bản quy chế nhân viên của Cơng ty TNHH kiểm tốn và tư vấn
Trên cơ sở đó, chúng tơi xin cam đoan, với sự trung thực tuyệt đối của mình là: (a) đã thực hiện đúng quy chế và
(b) khơng thấy có dấu hiệu nào được xem là vi phạm quy chế về tính độc lập của kiểm tốn viên.
Thành viên nhóm kiểm tốn Vị trí trong nhóm Chữ ký Ngày 1. Cao Thị H 2. Nguyễn Mạnh Đ 3. Nguyễn Đức H 4. Trịnh Khánh N 5. Bùi Huy Q
Kiểm tốn viên- Nhóm trưởng Kiểm tốn viên
Kiểm tốn viên Trợ lý kiểm toán Trợ lý Kiểm toán 28/03/2008 28/03/2008 28/03/2008 28/03/2008 28/03/2008
Kiểm sốt trong thiết kế chương trình kiểm tốn
Thơng thường, chương trình kiểm tốn cho từng phần hành đã được công ty thiết kế sẵn, chuẩn mực nhằm hướng dẫn cho các KTV và các trợ lý kiểm toán thực hiện tốt kiểm tốn phần hành được giao; ví dụ như chương trình kiểm tốn TK 141- Tạm ứng như sau:
Biểu số 6: Chương trình kiểm tốn TK 141- Tạm ứng
1. Tìm hiểu quy trình, đặc điểm, nội dung tài khoản và chính sách kế tốn 2. Tìm hiểu HTKSNB và quy trình tạm ứng
3. Tổng hợp số liệu đối chiếu với sổ cái, báo cáo kiểm toán năm trước
4. Thu thập chi tiết các khoản tạm ứng theo đối tượng đối chiếu với biên bản đối chiếu công nợ tạm ứng
5. Kiểm tra danh sách dư nợ tạm ứng xem có đối tượng dư nợ lâu ngày hoặc không phải nhân viên của đơn vị
6. Chọn mẫu…. đối tượng nhận tạm ứng để kiểm tra chi tiết tới chứng từ gốc theo quy trình từ lúc nhận tạm ứng đến lúc hoàn ứng.
Tuy nhiên, đối với một số phần hành, chương trình kiểm tốn sẽ được thiết kế cụ thể theo đặc điểm của khách hàng. Thơng thường, đó là những phần hành được đánh giá có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính của khách hàng và có khả năng tồn tại rủi ro cao. Những phần hành này đã được người thực hiện khảo sát về khách hàng lưu ý trong “Báo cáo khảo sát tình hình doanh nghiệp”. Cơng việc này được thực hiện bởi KTV điều hành và nhóm trưởng nhóm kiểm tốn trên cơ sở chương trình kiểm tốn chuẩn của cơng ty và đặc điểm thực tế của khách hàng.
Ví dụ, về chương trình kiểm tốn hàng tồn kho, khoản mục được đánh giá có khả năng rủi ro cao, của công ty xăng dầu ABC như sau:
Biểu số 7: Chương trình kiểm tốn hàng tồn kho
Kiểm sốt chứng kiến kiểm kê
1. Tìm hiểu đặc điểm tài khoản và HTKSNB 2. Tổng hợp số liệu HTK từ cân đối phát sinh
3. Tổng hợp số liệu chi tiết nguyên vật liệu từ sổ cái, đối chiếu cân đối tài khoản 4. Tổng hợp phát sinh
5. Tổng hợp đối ứng
6. Kiểm tra nhập kho nguyên vật liệu
7. Thu thập báo cáo nhập- xuất- tồn NVL đối chiếu số liệu với sổ cái 8. Kiểm tra phát sinh CP SXKD
9. Tổng hợp đối ứng CP SXKD từ sổ cái 10. Tổng hợp phát sinh hàng hóa
11. Tổng hợp đối ứng xăng dầu
12. Kiểm tra nhập kho xăng dầu (tháng 12) 13. Tổng hợp đối ứng dầu mỡ
14. Kiểm tra nhập kho dầu mỡ (tháng 12) 15. Tổng hợp đối ứng ga và phụ kiện
16. Kiểm tra nhập kho ga và phụ kiện (tháng 12) 17. Tổng hợp đối ứng hàng hóa khác
18. Kiểm tra giá xăng dầu, dầu mỡ, ga, phụ kiện
19. Thu thập báo cáo nhập- xuất- tồn hàng hóa đối chiếu với sổ cái
20. Tổng hợp kết quả kiểm kê xăng dầu và đối chiếu với tài khoản trên báo cáo nhập- xuất- tồn
21. Thu thập báo cáo nhập-xuất- tồn dầu mỡ (chi tiết theo mặt hàng) đối chiếu với nhập-xuất- tồn hàng hóa
22. Tổng hợp kết quả kiểm kê dầu mỡ (chọn mẫu theo mặt hàng) và đối chiếu với báo cáo nhập-xuất-tồn dầu mỡ
23. Thu thập báo cáo nhập-xuất-tồn ga và phụ kiện (chi tiết theo mặt hàng) và đối chiếu với báo cáo nhập-xuất tồn hàng hóa
24. Tổng hợp kết quả kiểm kê ga và phụ kiện (theo mặt hàng) và đối chiếu với thống kê trên báo cáo nhập-xuất-tồn
25. Đối chiếu biên bản kiểm kê tổng hợp với biên bản kiểm kê chi tiết tại từng cửa hàng 26. Kết luận
- Khi kế hoạch kiểm kê đã được Giám đốc phê duyệt, các phịng kiểm tốn báo cáo tài chính cần chuyển bản kế hoạch cho bộ phận KSCL để theo dõi. Căn cứ vào kế hoạch đó, bộ phận KSCL mở sổ theo dõi công tác chứng kiến kiểm kê (tên khách hàng, tên nhân viên kiểm toán, thời gian…).
- Các nhân viên được phân công đi kiểm kê tại khách hàng sau khi hồn thành cơng việc cần tổng hợp lại hồ sơ, lập ngay Báo cáo kiểm kê, hồn tất chương trình kiểm kê theo quy định. Trưởng, phó phịng kiểm tốn cần kiểm tra sốt xét các hồ sơ này. Chậm nhất là 5 ngày sau khi thời gian kiểm kê tại khách hàng, bộ hồ sơ cần được chuyển cho Bộ phận KSCL để kiểm tra, quản lý lưu trữ. Các nhân viên cần lập danh mục tài liệu của từng hồ sơ kiểm kê và ký sổ giao nộp hồ sơ.
- Các nhân viên sẽ được thanh tốn cơng tác phí kiểm kê khi bộ hồ sơ kiểm kê đã được bộ phận KSCL xác nhận đạt yêu cầu. Hồ sơ chưa đạt yêu cầu sẽ được trả lại để bổ sung, hoàn thiện. Hạn nộp hồ sơ trong vòng 3 ngày kể từ khi trả hồ sơ.
- Khi chuẩn bị tài liệu đi kiểm tốn khách hàng, các phịng sẽ liên hệ với Bộ phận KSCL để nhận lại hồ sơ của khách hàng đó và ký nhận sổ giaoo nhận hồ sơ.
2.3.2 Kiểm soát trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn thực hiện kiểm tốn, cơng việc kiểm sốt chủ yếu được thực hiện bởi nhóm trưởng đối với các thành viên trong đồn kiểm tốn thơng qua giấy tờ làm việc của họ cũng như thái độ và tiến độ làm việc; và của KTV điều hành đối với nhóm kiểm tốn thơng qua kế hoạch kiểm toán tổng quát. Phương thức KSCLKT trong giai đoạn này thực hiện dưới hình thức:
- Hướng dẫn: đảm bảo các trợ lí kiểm tốn được hướng dẫn một cách cụ thể về cơng việc được giao; hoặc đồn kiểm tốn được giải thích chi tiết về các vấn đề phát sinh bởi KTV điều hành hoặc ban giám đốc.
- Giám sát: trưởng nhóm đảm bảo các thành viên thực hiện đúng công việc được giao; KTV điều hành và BGĐ đảm bảo cuộc kiểm toán được thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra và tuân thủ các chuẩn mực và quy định hành nghề.
- Soát xét lại: đảm bảo các thành viên thực hiện tốt công việc, bằng chứng thu thập được là đầy đủ để đưa ra ý kiến kiểm toán
Quá trình hướng dẫn, giám sát và sốt xét trên khơng thể hiện trên các giấy tờ làm việc của nhóm kiểm tốn. Đây chỉ là hoạt động tác nghiệp linh hoạt của các