- Về tổ chức bộ máy kế tốn ở Cơng ty được bố trí xun suốt từ các đơn vị trực
2.3.1. Tổ chức hạch toán ban đầu.
a. Vị trí hạch tốn ban đầu.
Hạch tốn ban đầu về tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa quan trọng vì hạch tốn ban đầu chính xác từ đó mới có thể vào sổ kế toán và bảng phân bổ, bảng tổng hợp chi tiết mới phản ánh đúng tình hình hoạt động của Cơng ty và giúp ban lãnh đạo nắm được tình hình trong Cơng ty.
b. Nhiệm vụ hạch toán ban đầu.
Phải phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời vào chứng từ, bảng chấm cơng, bảng tính BHXH, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phải kiểm tra liên tục các khoản chi lương, BHXH tồn Cơng ty, đồng thời quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi các thơng tin trên kế tốn.
c. Chứng từ sử dụng.
* Chứng từ nguồn :
+ Các quyết định liên quan đến việc bổ nhiệm, tuyển dụng, sa thải, bãi nhiệm… + Quy chế lương của công ty ; quy định thang lương, bảng lương Nhà nước và các khoản trích theo lương .
* Chứng từ thực hiện: - Bảng chấm công;
- Bảng xếp loại lao động tháng. - Bảng thanh toán tiền lương; - Phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH; - Bảng thanh toán BHXH;
2.3.2 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
* Tài khoản sử dụng.
TK 334 - phải trả người lao động: tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng,…và các khoản thanh tốn khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.
TK 338 - phải trả, phải nộp khác:TK này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật; cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Tài khoản cấp 2 trong hạch tốn lương gồm: 3382 - Kinh phí cơng đồn; 3383 - Bảo hiểm xã hội; 3384 - Bảo hiểm y tế; 3389 - Bảo hiểm thất nghiệp.
• Sổ kế toán: Kế toán sử dụng sổ cái/chi tiết TK 334 và TK 338
Sơ đồ 1.11: Trình tự luân chuyển chứng từ:
Sau đây em xin trình bày quá trình tổ chức hạch tốn kế tốn tại văn phịng cơng ty Cổ phần Bao bì sabeco Sơng Lam.
Phê duyệt của P. HC-NS và Ban TGĐ về bảng chấm công và bảng xếp loại CBCNV nhà máy Nhân viên LĐTL P.HC-NS lên bảng lương Kế toán trưởng, Tổng giám đốc công ty phê duyệt bảng lương Nano Financial 2011 Sổ cái TK 334,TK 338, TK 3335 Bảng chấm công, Bảng xếp loại lao động CBCNV nhà máy
Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán
Biểu số 2.3: Bảng chấm công Bộ phận Văn phịng.