CHƢƠNG V : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
5.2. Một số kiến nghị
Một là, vị trí đặt văn phịng có tác động mạnh nhất đến quyết định thuê văn phòng
của doanh nghiệp bởi vì Văn phịng ảo chính là văn phòng đại diện cho doanh nghiệp, là hình ảnh của doanh nghiệp. Điều này cho thấy việc chọn lựa vị trí Văn phịng ảo sẽ là việc ưu tiên đầu tiên của các doanh nghiệp cho thuê văn phịng ảo. Vị trí văn phòng nên được đặt tại trung tâm thành phố nơi nhiều người biết đến và giao thơng thuận tiện sẽ mang lại hình ảnh tốt cho doanh nghiệp. Trung tâm thành
phố Đà Nẵng nằm tại các trục đường chính như Nguyễn Văn Linh, Lê Duẩn, Nguyễn Tri Phương, Nguyễn Hữu Thọ thuộc quận Hải Châu và quận Thanh Khê. Các lựa chọn khi đặt văn phòng:
- Văn phòng tại Cao ốc Thiên Kim – Nguyễn Văn Linh – Quận Hải Châu.
- Văn phòng tại Vĩnh Trung Plaza - Hùng Vương - Quận Thanh Khê.
- Cao ốc 9 tầng mặt tiền Ơng Ích Khiêm, quận Hải Châu.
- Tịa nhà 5 tầng đường Lê Đình Lý, quận Thanh Khê.
Hai là, giá cả là yếu tố tác động mạnh thứ hai đến Quyết định thuê văn phòng ảo
của các doanh nghiệp tại Đà Nẵng. Do đó phải đưa chính sách giá hợp lý, thuyết phục được khách hàng thuê Văn phòng ảo. Khi khảo sát tại Đà Nẵng với 5 mức giá từ 300.000 – trên 1.500.000VND thì người nghiên cứu nhận thấy có sự chấp nhận giá trải đều qua các mức giá. Do đó, để thuyết phục được nhiều khách hàng thì người cho th văn phịng ảo nên chia làm nhiều gói với nhiều mức giá khác nhau. Mức giá thấp nhất nên nằm ở 300.000 - 600.000VND và cịn tùy thuộc vào vị trí, chiến lược của từng công ty.
Ba là, sự linh hoạt là yếu tố thứ ba tác động mạnh đến Quyết định thuê Văn phòng
ảo của doanh nghiệp. Sự linh hoạt là đặc tính hấp dẫn của Văn phịng ảo. Những người làm việc lựa chọn hình thức Văn phịng ảo kết hợp làm việc từ xa vì sự linh hoạt về địa điểm, thời gian, các mối quan hệ. Để nâng cao sự linh hoạt về thời gian thì những người cho thuê Văn phòng ảo nên kéo dài thời gian mở cửa ngồi giờ hành chính, có thể kéo dài đến 21:00 để khách hàng có thể làm việc cả vào ban đêm. Nhằm nâng cao sự linh hoạt về địa điểm thì cơng ty cho th Văn phịng ảo nên có nhiều chi nhánh ở các trục đường khác nhau hoặc tại các thành phố lớn khác để khách hàng hay di chuyển có thể có nhiều văn phịng tiếp khách đồng nhất cùng một hệ thống. Nâng cao tính linh hoạt trong mối quan hệ bằng cách mở các sự kiện tạo cơ hội giao lưu, hợp tác kinh doanh, mở rộng tạo sự linh hoạt trong mối quan hệ giữa các cơng ty th văn phịng ảo với nhau.
Bốn là, làm việc nhóm là yếu tố tác động mạnh thứ tư nên các công ty cho thuê Văn phòng ảo nên mở những buổi hội thảo mời các chuyên gia chia sẻ phương thức làm việc nhóm hiệu quả, đối tượng của hội thảo là khách hàng thuê Văn phòng.
Một số kiến nghị khác từ thực trạng Văn phòng ảo tại Đà Nẵng
- Tại Đà Nẵng hình thức này cũng chưa được nhiều người biết đến do đó phải đẩy mạnh quảng cáo loại hình này đến các đối tượng đang có nhu cầu nhưng khơng biết về Văn phịng ảo. Qua khảo sát cho thấy đa số các đối tượng làm việc từ xa là những người trong độ tuổi 18 – 25, độ tuổi này rất muốn khẳng định mình trong việc kinh doanh làm ăn riêng và dễ dàng chấp nhận công nghệ trong công việc. Thường bắt gặp những đối tượng này tại các quán café, thư viện, do đó nên đẩy mạnh quảng cáo tại các địa điểm này. Có thể quảng cáo bằng tờ rơi, áp phích, biển quảng cáo tại các địa điểm này.
- Kết quả khảo sát còn cho thấy những loại hình kinh doanh thực sự có nhu cầu thuê Văn phòng ảo tại Đà Nẵng là kinh doanh (hàng may mặc, mỹ phẩm, thực phẩm, linh kiện điện tử…), tư vấn (tài chính, du học, đầu tư…), du lịch và tryền thơng quảng cáo. Những loại hình này cũng cần một khu vực nhỏ để trưng bày tờ rơi quảng cáo, hàng hóa sản phẩm mẫu của doanh nghiệp. Do đó khi xây dựng Văn phịng ảo cần xây dựng một khu vực trưng bày những hàng hóa dịch vụ đặc trưng của doanh nghiệp.
Một số kiến nghị khác từ thực trạng chung Văn phòng ảo Việt Nam
- Vì pháp luật Việt Nam vẫn chưa có quy định riêng cho hoạt động kinh doanh Văn phịng ảo do đó đơi bên phải lường trước được những rủi ro có thể dẫn đến tranh chấp và nêu rõ những điều này trong hợp đồng thuê Văn phòng ảo. Một số kiến nghị cho những rủi ro có thể xảy ra như:
Về phía bên cho th Văn phịng ảo:
Yêu cầu bên thuê Văn phòng ảo đồng ý ủy quyền cho bên cho thuê để bên cho thuê sẽ là người đại diện kí nhận thư từ bưu phẩm, đón tiếp khách cho bên thuê. Bộ phận tiếp tân của bên cho thuê chỉ nhận hộ cho bên thuê những bưu phẩm có nguồn gốc rõ ràng (có tên người gửi, người nhận) có trọng lượng và kích thước khơng q lớn (do bên cho thuê quy định). Bên cho thuê có quyền từ chối nhận bất kỳ hàng hóa hay những vật dụng có tính chất nguy hiểm hoặc bất hợp pháp và khơng chịu trách nhiệm về những nội dung bên trong của các bưu phẩm, bưu kiện đó. Sau thời hạn này nếu bên th khơng đến nhận thì bên cho thuê có tồn quyền quyết định xử lý đối với thư từ, bưu kiện, bưu phẩm đó mà khơng phải chịu bất kỳ nghĩa vụ hoặc trách nhiệm nào đối với bên thuê.
Bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi phát hiện bên cho th có hình vi lừa đảo, gian lận trái với pháp luật.
Về phía bên th Văn phịng ảo:
Yêu cầu bên cho thuê phải bảo mật thông tin riêng cho bên thuê.
Bên cho thuê phải có trách nhiệm lưu trữ nguyên vẹn những thư từ, bưu phẩm, bưu kiện của bên thuê, không được tự ý tháo gỡ hoặc làm hư hỏng những thư từ, bưu phẩm, bưu kiện này.
- Để tránh trường hợp khách hàng thuê Văn phịng ảo lừa đảo làm ảnh hưởng đến hình ảnh thực của văn phịng ảo thì các cơng ty phải đưa một điều khoản chấp dứt hợp đồng một cách rõ ràng với khách hàng thuê Văn phịng ảo. Trong điều khoản đó sẽ quy định nội dung nếu cơng ty có hành vi gian lận nào gây thiệt hại đến nhiều người khác và dính đến pháp luật Việt Nam thì hợp đồng sẽ bị chấm dứt và tiền thuê Văn phòng ảo sẽ khơng được hồn trả lại. Sau đó Cơng ty cho th Văn phịng ảo sẽ thơng báo lên Cơ quan thuế về việc cơng ty này khơng cịn th vị trí giao dịch tại đây nữa.
- Việt Nam nên hoàn thiện một khung pháp lý cụ thể hoặc thơng tư hướng dẫn chi tiết cho loại hình Văn phịng ảo. Hy vọng sắp tới đây sẽ có khung pháp lý cụ thể
quy định những cơng ty th dịch vụ Văn phịng ảo phải trình hợp đồng thuê văn phịng khi làm thủ tục đăng kí giấy phép kinh doanh. Đồng thời sẽ có các mức xử phạt hợp lý nếu doanh nghiệp sử dụng địa chỉ Văn phòng ảo một cách tùy tiện trước khi thuê dịch vụ Văn phòng ảo.