cao, thành lập ban cố vấn trong đó các thành viên sẽ là những người giới thiệu điều khiển hội nghị hoặc thảo luận với tư cách đại diện cho cơ quan tổ chức của họ. Tìm hiểu các hội nghị trước đó với cùng chủ đề, mời những nhà tổ chức của các nhà hội nghị đó trình bày những kinh nghiệm hoặc gợi ý cho hội nghị lần này, bố trí cẩn thận chương trình phát biểu của đại biểu để đảm bảo sự suôn sẻ của hội nghị.
* Tạo ra khơng khí chờ đợi: Xây dựng và thơng báo về chương trình nghị sự để các thành viên có thể dự kiến
sự đóng góp của các vấn đề mà họ quan tâng. Tiến hành khai mạc và bế mạc chính thức hội nghị.
* Khuếch trương hội nghị một cách sáng tạo: ra thông báo và yêu cầu các website có liên quan quảng bá
thông báo này, yêu cầu các website này tạo liên kết tới website hội nghị (nếu có). Gửi thư điện tử thơng báo về hội nghị các nhóm đối tượng có liên quan, tổ chức các buổi gặp gỡ, thăm viếng trụ sở làm việc, gọi điện thoại hoặc gặp gỡ trên mạng trước với các đại biểu phát biểu hoặc những người điều khiển hội nghị, khuyến khích ban cố vấn gửi thông báo về hội nghị cho nhân viên website hoặc tạp chí của họ.
* Xác lập etiquette của hội nghị: Hướng dẫn các thành viên tham gia phát biểu một cách ngắn gọn dễ hiểu
bảo đảm những bài phát biểu chính chi phối giới hạn từ 1-3 trang. Góp ý khi thảo luận khơng vượt q một trang. Khơng khuyến khích những bài phát biểu có tính chất tán dương mà chú ý đến các bài có thực chất. Khuyến khích các thành viên tham gia gửi ý kiến của mình trực tiếp cho những người có liên quan mà khơng gửi cho cả nhóm. Giới thiệu tóm tắt về cá nhân của người tham gia phát biểu hoặc điều khiển từng phần hội nghị. Mọi người có thể quan tâm vào những thơng báo về sản phẩm hoặc đề án mới, nhưng những thông tin này phải được đưa vào hội nghị một cách hợp lý để những người tham gia không cảm thấy họ là đối tượng để quảng cáo. Cần lưu lại các bài trình bày và nội dung thảo luận và một mục tại một website để có thể sử dụng về sau.
39. Làm thế nào để nâng cao khả năng liên lạc và dịch vụ khách hàng thông qua việc sử dụng e-mail và website? website?
Sự thành công lâu dài của một doanh nghiệp hoặc một tổ chức được xây dựng trên nhiều mối quan hệ. Các công cụ như Listserv, các cuộc thăm dò thị trường các bản tin điện tử, các cuộc thảo luận có điều khiển và các cuộc hội nghị giúp cho việc xây dựng những mối quan hệ này. Để đạt được nhiều kết quả từ các hoạt động trên, doanh nghiệp cần lập hồ sơ khách hàng, tức là xây dựng các file dữ liệu về từng khách hàng, trao đổi thông tin hai chiều với khách hàng trên cơ sở trực tiếp từng cá nhân hoặc trong một nhóm hạn chế những cá nhân. Doanh nghiệp cũng có thể cung cấp cho khách hàng những thông tin theo yêu cầu (need - to - know basis)
Sau đây là một số gợi ý để nâng cao tính định hướng khách hàng của công ty
- Chỉ định người quản lý khách hàng thông qua phương tiện liên lạc, làm dịch vụ khách hàng và phổ biến thông tin.
- Ghi địa chỉ thư điện tử của khách hàng vào cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp và tạo ra một listserv có phân loại theo từng khu vực
- Phân loại khách hàng theo từng loại nhu cầu cụ thể
- Nói chuyện với khách hàng thơng qua các cuộc khảo sát thị trường trên mạng, listserv, thảo luận có điều khiển
- Phát hành các bản tin điện tử hàng tuần hoặc hàng tháng. - Tạo lập liên kết trực tiếp tới tất cả các website của khách hàng.
- Tiến hành khảo sát trên mạng thường xuyên và gửi kết quả cho khách hàng. - Sử dụng hội nghị - video để trao đổi ý kiến với khách hàng
- Lưu trữ các báo các trên mạng (theo từng chủ đề)
Sử dụng Email để cải thiên quan hệ với khách hàng như thế nào? Thư điện tử được sử dụng rộng rãi, được
coi là một công cụ liên lạc có thể chuyển ngay và miễn phí những thơng tin có mục tiêu tới khách hàng, nhân viên, cán bộ quản lý, các nhà cung cấp, đồng nghiệp trong ngành và các nhà chuyên môn. Một số cách để tập trung vào một số nhóm đối tượng được trình bày dưới đây: