* Việc kế toán máy ở Nhà máy được tiến hành như sau:
Hàng ngày, kế tốn thu thập các thơng tin ban đầu trên cơ sở các chứng từ gốc được lập bằng giấy. Kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ này. Từ đó dựa trên các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ để nhập các dữ liệu đầu vào cần thiết cho máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn tương ứng với các phần hành kế toán đã được khai báo từ trước. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái, Nhật Ký Chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ kế tốn với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối niên độ kế toán, các Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.1.2.2. Các đối tượng quản lý:
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng... Để quản lý các đối tượng này kế toán Nhà máy cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: Danh mục tài khoản, danh mục vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng... Phần mềm Cyber Accounting đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục
vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan.Việc khai báo danh mục được thực hiện ngay lúc bắt đầu đưa phần mềm vào sử dụng.
+ Danh mục tài khoản:
Danh mục tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, xương sống tồn bộ hệ thống kế tốn.Hầu hết mọi thơng tin kế tốn đều được phản ánh trên tài khoản
+ Danh mục khách hàng:
Danh mục khách hàng được dùng để theo dõi chi tiết mua hàng hoá vật tư, bán hàng hoá, sản phẩm và các khoản phải thu, phải trả khác cho từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng, tên khách hàng, loại khách, địa chỉ, mã số thuế,...
+ Danh mục vụ việc:
Dùng để theo dõi các chi tiết và tổng hợp liên quan đến các vụ việc. Bên cạnh mã vụ việc, mỗi vụ việc còn được mơ tả chi tiết thêm bởi các thuộc tính khác như: Tên vụ việc, tài khoản của vụ việc( trong trường hợp cần theo dõi số dư của vụ việc)
+ Danh mục kho vật tư, hàng hố, thành phẩm:
Mỗi kho có một mã riêng.Tên kho và loại kho cũng được lưu giữ trong danh mục này.
+ Danh mục các chứng từ:
Dùng để quản lý các loại chứng từ gốc.Mỗi loại chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc và in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ. Một danh mục chứng từ được xây dựng hợp lý sẽ tối ưu hố q trình nhập dữ liệu.
+ Danh mục vật tư, hàng hoá:
Đây là một trong những danh mục hết sức quan trọng.Nó được sử dụng khi nhập, xuất hàng hố, nhập kho thành phẩm, xuất bán thành phẩm, xuất vật tư cho sản xuất.Mỗi vật tư, hàng hoá, thành phẩm sẽ mang một mã hiệu riêng.
2.1.3. Tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu phải được quản lý chặt chẽ ở cả ba khâu: Thu mua, xuất dùng, bảo quản và dự trữ. Để làm được điều đó nhất thiết phải có sự tham gia của các bộ phận, phòng ban chức năng trong Nhà máy:
Tại phòng kế hoạch vật tư:
- Phòng kế hoạch vật tư của Nhà máy lên kế hoạch sản xuất trong tháng, tiến hành lập kế hoạch cung cấp vật tư theo định mức vật tư cho từng sản phẩm.
- Ước tính khối lượng nguyên vật liệu cần cung cấp, khối lượng nguyên vật liệu cần dự trữ để lên kế hoạch cung cấp, thu mua nguyên vật liệu trong kỳ.
Số lượng Số lượng NVL Số lượng NVL Số lượng NVL
- Bộ phận thu mua tiến hành thu mua theo yêu cầu kế hoạch cung ứng NVL
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng, phòng vật tư tiến hành cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất. Đồng thời lập định mức kế hoạch sản xuất và thường xun kiểm tra, đơn đốc tình hình thực hiện kế hoạch.
Tại kho:
- Nguyên vật liệu thu mua về tiến hành kiểm nghiệm rồi nhập kho - Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành cấp phát nguyên vật liệu
- Cuối tháng thủ kho tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu trong kho, đối chiếu giữa số liệu kiểm tra với số liệu trên sổ sách. Sau đó báo cáo với phịng kế hoạch vật tư để có kế hoạch cho sản xuất tháng sau.
- Kho chỉ quản lý về mặt số lượng vì vậy khâu bảo quản nguyên vật liệu hết sức quan trọng.
Tại phịng kế tốn:
- Kiểm tra sự biến động của nguyên vật liệu thông qua hệ thống giá, tình hình thu mua bằng các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, từ đó theo dõi chặt chẽ các định mức cấp phát, việc sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả khơng.
- Cung cấp đầy đủ thông tin giúp cho việc xác định mức tiêu hao vốn lưu động trong khâu dự trữ từ đó đưa ra định mức nguyên vật liệu phù hợp.
- Giúp cho các phòng liên quan xác định kế hoạch vật tư, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
- Kế tốn theo dõi ngun vật liệu dưới hình thái số lượng và giá trị. Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm được doanh nghiệp xây dựng khá chặt chẽ.Định kỳ sáu tháng một lần tiến hành kiểm kê, xác định số nguyên vật liệu đã sử dụng trong kỳ, số hao hụt trong kỳ, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu tồn kho.
Tại phân xưởng sản xuất:
Căn cứ vào kế hoạch được giao, phân xưởng nhận nguyên vật liệu đưa vào sản xuất. Cuối tháng căn cứ vào định mức tiêu hao xác định số nguyên vật liệu tồn ở phân xưởng và phế liệu thu hồi sản xuất. Nếu nguyên vật liệu tiêu hao vượt định mức thì phải báo cáo với các bộ phận có liên quan để rút kinh nghiệm và có biện pháp xử lý
Với phương châm “Luôn làm thoả mãn khách hàng bằng chất lượng cao, sản phẩm đa dạng” Nhà máy đã quan tâm đến yếu tố chất lượng sản phẩm và xây dựng chiến lược sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu do mua ngoài (mua trong nước và cả nhập khẩu từ nước ngồi) do đó chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm. Mặt khác việc nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài với số lượng lớn sẽ gây tác động trực tiếp tới tính chủ động
của Nhà máy trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và tới việc tính giá thành sản phẩm do giá cả nguyên vật liệu và tỷ giá hối đoái trên thị trường thế giới thường xun biến động. Chính vì thế Nhà máy phải phân tích, xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm kinh doanh của mình. Khối lượng dự trữ hợp lý vừa đảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh vừa không gây ra ứ đọng vốn lưu động. Vấn đề đặt ra là Nhà máy nên dự trữ nguyên vật liệu bao nhiêu là hợp lý.
2.1.4. Đánh giá nguyên vật liệu:
2.1.4.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:
Các nguyên vật liệu chính sử dụng cho sản xuất tại nhà máy là Bột đá (Bột đá Lào Cai, bột đá Phú Thọ), Đất sét (Đất sét Hải Dương, Đất sét Hưng Châu), Bột màu, Men bột, Cao lanh lọc, Vỏ hộp,...Ngồi các ngun vật liệu có ở trong nước thì một số loại ngun vật liệu đắt tiền Nhà máy phải nhập khẩu từ Trung Quốc, Italia,... do đó cơng tác đánh giá địi hỏi phải chính xác, thống nhất.
Nguyên vật liệu của Nhà máy được đánh giá theo giá thực tế:
Do Nhà máy tính giá theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hố đơn dùng để tính giá nhập kho là giá chưa bao gồm thuế GTGT. Việc đánh giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế giúp cho cơng việc hạch tốn được chính xác, giảm được khối lượng ghi sổ sách.
Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2013, Nhà máy tiến hành nhập kho số hàng mua của cơng ty TNHH TỒN TIẾN theo hoá đơn số 0000090 ngày 28/12/2013 như sau:
- Số lượng 17890 kg, Đơn giá: 4300 đ/kg - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu
Căn cứ vào hố đơn GTGT do cơng ty TNHH TOÀN TIẾN lập và chứng từ nhập kho do HỜ VĂN HỊA đưa, kế tốn tính ra trị giá vật liệu nhập kho là: 17890 x 4300= 76927000 đồng Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá mua ghi trên hố đơn (cả thuế nhập khẩu) Chi phí phát sinh trong q trình thu mua Các khoản thuế khơng được hồn lại Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại = + + - Biểu 2.1:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01.GTKT3/001
Liên 2: (Giao khách hàng) TT/11P Ngày 28 tháng 12 năm 2013 Số: 0000090 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TOÀN TIẾN
Mã số thuế: 0600470624
Địa chỉ: số 49 LÊ QUÝ ĐÔN,NAM ĐỊNH Số TK: 3200201003188
Điện thoại: .................................... Mã số thuế:..................... Họ tên người mua hàng: Hồ Văn Hòa
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
Địa chỉ: Đường Đặng Thai Mai – KCN Bắc Vinh – NA Số TK:.................
Hình thức thanh tốn: CK Mã số thuế: 2900324272-002
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Si li cate lỏng Kg 17.890 4300 76.927.000
Cộng tiền hàng: 76.927.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.692.700
Cộng tiền thanh toán: 84.619.700 Số tiền viết bằng chữ: tám tư triệu sáu trăm mười chín ngàn bảy trăm đồng
chẵn./
Sau đó, Nhà máy phải tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo chứng từ
Biểu số 2.2 :
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ HÀNG HOÁ
Hôm nay, ngày 28 tháng 12 năm 2013
Tại kho vật tư Nhà máy Granite Trung Đơ, chúng tơi gồm có: I. Đại diện bên nhận: Nhà máy Granite Trung Đô
+ Ơng Hồ Văn Hồ - Chức vụ: Kế toán + Bà Nguyễn Thị Linh - Chức vụ: thủ kho + Ông Trần Anh Tuấn - Chức vụ: Bảo vệ + Bà Trần Thị Hằng - Chức vụ: gs cân
II. Đại diện bên giao: Cơng ty TNHH TỒN TIẾN + Ơng: Bùi Đình Trọng - Chức vụ: giám đốc
Hai bên thống nhất kiểm tra và giao nhận số vật tư – NVL theo HĐKT số ngày tháng năm do Giám đốc Nhà máy ký
Kèm theo: Hoá đơn giao hàng số ngày tháng năm Hoá đơn GTGT số ngày tháng năm 200 Loại vật tư hàng hóa: si li cate lỏng
TT Chủng loại ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Tổng trọng tải kg 27.050
2 Kh bì kg 9.160
3 Kh thanh toán kg 17.890
Đánh giá chất lượng: Đảm bảo yêu cầu, đạt chất lượng kỹ thuật
Hai bên thống nhất cùng ký vào biên bản với nội dung trên. Biên bản này được lập làm 03 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở đối chiếu.
Bên nhận Bên giao
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.3:
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
PHIÊU NHẬP KHO
Số : 36/12 Nợ TK : 152
Ngày 28/12/2013 Có TK : 331 Họ tên người giao hàng:Bùi Đình Trọng (cơng ty TNHH TỒN TIẾN)
Theo hố đơn số 0000090 ngày 28/12/2013 của Cơng ty TNHH TOÀN TIẾN Nhập tại kho: Nguyễn Thị Linh ĐVT: VNĐ
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 1 Si li cate lỏng Kg 17.890 17.890 4.300 76.927.000 Cộng tổng 76.927.000
Cộng thành tiền bằng chữ: Bảy mươi sáu triệu chín trăm hai mươi bảy ngàn đồng chẵn./ Nhập ngày 28 tháng 12 năm 2013
2.2.4.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Nhà máy tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp Bình quân sau mỗi lần nhập (Bình qn liên hồn). Cách tính như sau:
Cơng việc tính đơn giá và thành tiền (giá thực tế vật tư xuất kho) được phần mềm máy tính tính tốn và điền vào tự động.
Giá thực tế vật tư xuất
kho
Đơn giá bình quân sau mỗi
lần nhập
Số lượng thực tế vật tư xuất kho
= x
Giá trị hàng tồn trước và ngay trong lần nhập đó Đơn giá bình
quân sau mỗi lần nhập
=
Số lượng hàng tồn trước và ngay trong lần nhập đó
Biểu sớ 2.4:
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
PHIÊU XUẤT KHO
Số:4/12 Nợ TK 621 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Có TK 152 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Quang Tiệp
Địa chỉ: Phân xưởng sản xuất 1 Lý do xuất kho: Xuất kho phục vụ sản xuất
Xuất tại kho: Nguyễn Thị Linh ĐVT: VNĐ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐV Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất 1 Đất sét hải dương A Kg 397.320 397.320 2,3.. .......... 11 Silicate lỏng kg 40.845 40.845 ... ........... Tổng cộng
Xuất ngày 31 tháng 12 năm 2013 Tổng số tiền(viết bằng chữ):...
2.1.5. kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Hiện nay, Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, việc ghi chép, theo dõi được thực hiện song song giữa phịng kế tốn và kho. Đây là một phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là việc ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thơng tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn thì việc xử lý, tính tốn trở nên dễ dàng hơn nhiều.
+ Tại kho: Thủ kho chỉ ghi chép về mặt số lượng. Thủ kho dựa vào phiếu xuất
kho, phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan để mở Thẻ kho. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một Thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng trên thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất phải xác định ngay lượng tồn.Việc theo dõi này được tiến hành hàng ngày và theo số lượng thực tế. Định kỳ Kế toán xuống kiểm tra việc ghi sổ của Thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Biểu 2.5: thẻ kho
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
THẺ KHO
Kho:knlvl-vật tư: thủy tinh lỏng. Đvt:kg, tk:152 Từ ngày: 01/12/2013 đến ngày: 31/12/2013 Tồn đầu; sl: 35.432 giá trị: 152357525 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất
16/12 pn 16/12 Nhập cty tnhh Toàn tiến
hd 0000089 17560
28/12
pn 28/12 Nhập cty tnhh Toàn tiến hd
0000090 17890
31/12 px 31/12 Xuất phục vụ sx gạch 40845
31/12 px 31/12 Xuất phục vụ sx ngói úp 288
+Tại phòng Kế toán: Kế tốn vật tư theo dõi tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị bằng cách sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho từng loại vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập kho, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh