Biểu 2.6: Nhà máy Granite Trung Đô
SỔ CHI TIÊT THỦY TINH LỎNG
Tháng 12 năm 2013 TK 1521 – Nguyên vật liệu chính Số
C.T
Ngày
C.T Nội dung Số lượng Đơn giá Tiền Nhập Tiền Xuất
[số tồn kho đầu kì] 35432 4300 152357525 16/12 16/12 /2013 Nhập cơng tyTNHH tồn tiến 17560 4300 75508000 28/12 28/12/
2013 Nhập cơng ty tnhh tồntiến 17890 4300 76927000
.... ................
[Số nhập trong kỳ] 35450 4300 152435000
[Số xuất trong kỳ] 44654 4300 192012200 [Số tồn kho cuối kỳ] 26228 4300 112780325
Khi in ra sẽ có mẫu:biểu 2.7:
2.1.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu :
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế tốn có nội dung kế tốn ở dạng tổng quát.
Để theo dõi và phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các ngun vật liệu dùng trong đơn vị, kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2 song theo yêu cầu quản lý cụ thể và phân loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp thì có thể tổ chức quy định các tài khoản cấp 2 này áp dụng ở đơn vị.
Ví dụ: Chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, Nhà máy mở các TK cấp 2 như: TK 1521 – Nguyên vật liệu chính
TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ TK 1523 – Nhiên liệu
Ngồi ra Nhà máy cịn sử dụng TK 621 và TK 627 để hạch tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho các phân xưởng sản xuất.
2.1.6.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu :
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập từ nhiều nguồn khác nhau như: mua ngồi, tự chế, th ngồi gia cơng chế biến, nhận vốn góp liên doanh,..v.v..nhưng chủ yếu là do mua ngồi. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn Nhà máy Granite Trung Đơ
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP X́T TỒN Tháng 12/2013 TT Tên vật tư dơn vị tính
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền … … … … … … 149 Men Frít Kg 22 697 326 046 291 3 117 44 776 238 19 580 281 270 048 … … … … … … … 155 Thuỷ tinh lỏng Kg 35 432 152 357 525 35 450 152 435 000 44 654 192 012 200 26 228 112 780 400 … … … … … … … Cộng … … … …
GTGT và các chứng từ liên quan kế toán vật tư sẽ nhập các dữ liệu vào máy vi tính, việc xử lý dữ liệu trong máy được tiến hành vừa tổng hợp vừa chi tiết theo một quy trình nhất định.
- Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng:
Ví dụ: Ví dụ: Tương ứng với Phiếu nhập kho 15/10, kế toán định khoản: Nợ TK 1521: 170.000.000
Nợ TK 1331: 17.000.000
Có TK 141 (Lê Hữu Dũng): 187.000.000 - Mua hàng bằng tiền mặt:
Ví dụ: Ngày 20/12/2013 Nhà máy mua đá mài, bi nghiền của Công ty Ninh Huyền, tổng số tiền là 11.000.000 đồng, bao gồm thuế GTGT 10%. Hàng đã về nhập kho đủ, Nhà máy đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho số2/12 và Hoá đơn GTGT ghi:
Nợ TK 1521: 10.000.000 Nợ TK 1331: 1.000.000 Có TK 111: 11.000.000
- Mua vật liệu chưa trả tiền (mua chịu):
Ví dụ: Ngày 28/12/2013 Nhà máy mua Thuỷ tinh lỏng của Cơng ty tnhh tồn tiến số tiền là 76927000 đồng (chưa có thuế GTGT 10%). Căn cứ vào phiếu nhập kho số 36/12 Kế toán ghi:
Nợ TK 1521: 76927000 Nợ TK 1331: 7692700
Có TK 331 (Ctytồn tiến): 84619700
Trường hợp vật liệu chưa trả tiền ngay là nghiệp vụ thường xảy ra đối với Nhà máy. Vì vậy, địi hỏi kế tốn phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh tốn với người bán qua tài khoản 331 bằng việc lập sổ chi tiết các khoản công nợ cho từng người bán nhằm tránh tình trạng nhầm lẫn khi thanh tốn, kế tốn có thể kiểm tra giám sát các khoản công nợ với người bán.
Đồng thời với việc chi tiết các khoản cơng nợ thì căn cứ vào Sổ nhật ký chung kế toán ghi vào Sổ cái TK 331. Căn cứ vào số phát sinh bênNợ, bên Có của TK 331 trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái TK 331.
Tại Nhà máy thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, Nhà máy đã tiến hành tổng hợp các khoản thuế GTGT, lập Bảng kê tổng hợp hóa đơn chứng từ hàng hố dịch vụ mua vào sau đó làm tờ khai nộp thuế GTGT.
Sau khi nhập xong dữ liệu từ các chứng từ vào phần mềm máy tính – Phân hệ kế toán Hàng Tồn Kho, phần mềm sẽ xử lý và chuyển số liệu vào các mẫu sổ kế toán theo
quy định như: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152, Sổ Cái TK 133, Sổ Cái TK 331, và các Sổ Cái liên quan khác tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế phát sinh
2.1.6.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu:
Vật liệu xuất kho dùng cho rất nhiều mục đích: dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, dùng cho nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp, góp vốn liên doanh và các nhu cầu khác. Ở Nhà máy Granite Trung Đô, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất gạch ốp lát các loại, bởi vậy kế toán vật tư phải hạch tốn chính xác chi phí ngun vật liệu trong tồn bộ chi phí sản xuất.
Khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, Kế toán tập hợp lại theo từng cơng đoạn, từng sản phẩm, sau đó nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính. Chi phí được phân bổ trực tiếp về từng công đoạn, sản phẩm thơng qua phần mềm kế tốn với phân hệ “giá thành”.
Ví dụ: Ngày 09/10/2013 xuất 200 lít dầu Điezen cho Trần Hữu Đại (phịng kinh doanh), kế tốn ghi:
Nợ TK 641: 2.334.805 Có TK 1523: 2.334.805
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho 4/12, Khi xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6211: 175633500 Có TK 1521: 175633500
Sau khi nhập xong dữ liệu từ các chứng từ vào phần mềm máy tính, phần mềm sẽ xử lý và chuyển số liệu vào các mẫu sổ kế toán theo quy định như: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152, Sổ Cái TK 621, và các TK liên quan khác.
Hình 2.4: Sổ Nhật Ký Chung
Biểu sớ 2.8:
Nhà máy Granite Trung Đô
NHẬT KÝ CHUNG
Quý IV năm 2013
Số trang trước chuyển sang: 550 997 864 550 997 864
Chứng từ
Nội dung
Tài khoản Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có …. …. ……. … … …….. ….. PC 28/12/2013 Chi tiền mặt khách lẻ 131 111 766 818 766 818 …. …. …… ….. … …….. …… PN 34/12 28/12/ 2013 Nhập cty tnhh MTV TM VT Trường giang….hd 0000157
Phải trả cho người bán 331 143 754 160
Thuế gtgt 133 7 692 700
Nguyên liệu,vậtl iệu 152 76 927 000
…. ….. …….. … … .......... .........
Pn
36/12 28/12
Nhập cty tnhh Toàn Tiến hd 0000090
Phải trả cho người bán 331 84 619 700
Thuế gtgt 133 7 692 700
Nguyên liệu vật liệu 152 76 927 000
…. … …… …. … ………. ……
Cộng chuyển trang sau:968 309 950 968 309 950
Hình 2.5: sổ cái tk 152
Biểu 2.9: Sổ cái tk 152
Nhà máy gạch Granite Trung Đô
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152
(Quý IV năm 2013)
Chứng từ
Nội dung TKĐƯ
Số phát sinh
Số hiệu thángNgày Nợ Có
- Số dưđầu kỳ - Số phát sinh
… … ……… …. ………….. ………..
Px 17/12 Xuất cho Phan Đình Duy 1388 45 356 997
… … … … ……………. ……………
PN 19/12/20
13
Nhập công ty thương mại Nam Hải hd
0002556 331 60 898 000
….. ….. ………. … …….. ……….
Pn nlc 24/12/2013 Nhập công ty tnhh mtvtm vt Trường giang hd 0000153
331 153 217 600
…… ……. ………. … ….. …..
Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng
3.1 MỘT SỐ NHẬN XÉT CÔNG TÁC KÊ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY GRANITE TRUNG ĐÔ
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Kế toán Nguyên vật liệu ở Nhà máy Granite Trung Đô:
Cơng tác hạch tốn ngun vật liệu đóng vai trị quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy trên cả bình diện trực tiếp và gián tiếp. Là một doanh nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng nên với Nhà máy Granite Trung Đô, yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong tồn bộ chi phí, do đó hạch tốn ngun vật liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Hơn nữa chất lượng sản phẩm đầu ra lại phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Vì thế q trình hạch tốn ngun vật liệu từ khâu thu mua đến cung cấp cho sản xuất cần được quản lý chặt chẽ.
Là một Nhà máy có chức năng chuyên sản xuất các sản phẩm gạch Granite nên nhu cầu nguyên vật liệu tại Nhà máy Granite Trung Đô là rất lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại, yêu cầu về chất lượng cao. Do đó cơng tác quản lý nguyên vật liệu rất phức tạp địi hỏi kế tốn phải khơng ngừng nâng cao kiến thức để đáp ứng được yêu cầu quản lý.
Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về nguyên vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất, đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt, vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp. Thời gian qua Nhà máy đã có nhiều đổi mới trong cơng tác quản lý nói chung và cơng tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng, tuy
nhiên khơng phải là đã hết những mặt tồn tại, vướng mắc, do vậy địi hỏi phải tìm ra phương hướng hồn thiện.
Phương hướng hồn thiện kế tốn ở Nhà máy là phải phát huy tối đa những ưu điểm, hạn chế những mặt chưa đạt, tiếp tục hồn thiện Kế tốn Ngun vật liệu để cơng tác kế toán được tiến hành tốt hơn dựa trên các quy định ban hành của Bộ Tài chính và biết vận dụng đúng, linh hoạt các nguyên tắc đề ra.
3.1.2. Nhận xét chung: * Ưu điểm:
Nhà máy Granite Trung Đô là một trong những Nhà máy đứng đầu của ngành về chất lượng sản phẩm. Thị trường tiêu thụ rộng lớn trải dài khắp 63 tỉnh thành trong cả nước và xuất khẩu sang một số nước châu Á. Trong quá trình vươn lên khẳng định thương hiệu, Nhà máy đã luôn đặt ra mục tiêu nâng cao chất lượng phục vụ người tiêu dùng. Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng sản phẩm.Kế toán nguyên vật liệu là một cơng việc hết sức quan trọng, phức tạp và khó khăn.Một mặt cung cấp số liệu phục vụ việc lập kế hoạch mua sắm cho quá trình sản xuất, dự trữ hợp lý, mặt khác việc quản lý tốt kế toán nguyên vật liệu cịn góp phần hạ giá thành và tăng lợi nhuận.Sự phát triển của Nhà máy trong thời gian qua đã chứng minh điều đó.
Một số ưu điểm cụ thể :
(1) Về tổ chức bộ máy kế toán:
- Bộ máy kế toán được tổ chức theo mơ hình quản lý tập trung nên việc thống kê cũng như cập nhật số liệu được đảm bảo kịp thời & liên tục. Đồng thời với sự nhỏ gọn của bộ máy kế toán đã giúp cho cơng việc kế tốn được nhanh và linh hoạt hơn trong việc hạch tốn.
- Đội ngũ kế tốn có chun mơn tốt (hầu hết đều có trình độ đại học), lại cịn trẻ nên rất nhiệt tình & đáp ứng được u cầu cao của cơng việc. Các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy vi tính trong cơng việc hạch tốn sổ sách.
- Nhà máy đã áp dụng phần mềm kế toán máy nên cơng việc kế tốn được giải quyết nhanh gọn, chính xác. Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời và đầy đủ. Cơng tác kế tốn đã được hệ thống hoá từ khâu ban đầu cập nhật chứng từ đến việc hạch toán kế toán.
(2) Về tổ chức chứng từ kế toán:
- Việc tổ chức sử dụng chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ được phịng kế tốn Nhà máy thực hiện khá tốt.
- Việc tổ chức hạch toán ban đầu ở Nhà máy đã chấp hành đúng theo quy định của Bộ tài chính từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ
- Trong từng phần hành kế toán tại Nhà máy, kế toán viên đều thu thập đầy đủ các chứng từ để làm căn cứ cho việc ghi sổ, kiểm tra thông tin. Sau khi sử dụng các chứng từ đều được bảo quản và lưu trữ cẩn thận theo đúng quy định
(3) Về tổ chức tài khoản kế toán:
Trên cơ sở áp dụng hệ thống tài khoản chung do Bộ Tài chính ban hành Nhà máy đã có sự điều chỉnh, chi tiết hố để có thể áp dụng cụ thể vào từng nghiệp vụ phát sinh ở Nhà máy.
(4) Về tổ chức sổ kế toán:
- Hiện nay Nhà máy đang sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, đây là hình thức kế tốn đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thơng tin kế tốn
- Việc ghi chép sổ sách kế toán rõ ràng, đúng thời gian, đúng quy định. Sổ sách kế toán được cập nhật thường xuyên cho nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
(5) Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Hệ thống báo cáo tài chính của Nhà máy sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Ngồi ra do yêu cầu quản trị nội bộ nên Nhà máy còn lập thêm các báo cáo quản trị nội bộ
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trên việc hạch tốn tại Nhà máy cịn có một số mặt hạn chế cần hoàn thiện. Cụ thể là:
(1) Về tổ chức bộ máy kế toán:
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên Nhà máy phải nhập, xuất vật tư rất nhiều lần trong tháng. Mặt khác do quy trình sản xuất trải qua hai công đoạn nên khối lượng cơng việc của kế tốn là rất nhiều. Hiện tại phịng kế tốn của Nhà máy có 7 người (kể cả kế tốn trưởng), đây khơng phải là con số q nhỏ đối với một phịng kế tốn nhưng do khối lượng nghiệp vụ kinh tế rất lớn mà Nhà máy lại ngày càng lớn mạnh thêm nên hiện nay mỗi nhân viên trong phịng kế tốn không chuyên sâu vào một phần hành cụ thể mà có sự kiêm nhiệm trong cơng việc. Do đó chất lượng hiệu quả cơng tác kế tốn nói chung bị ảnh hưởng. Sự kiêm nhiệm đó cịn có thể dẫn tới sai sót, nhầm lẫn, thiếu sự quy trách nhiệm trong công việc.
Do Nhà máy phải nhập, xuất vật tư rất nhiều lần nên số lượng chứng từ nhập, xuất trong kỳ tương đối nhiều, rất dễ xảy ra hiện tượng mất mát chứng từ.
(3) Về tổ chức tài khoản kế toán:
Hiện nay kế tốn Nhà máy khơng sử dụng một số tài khoản kế toán như tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường”, hay tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, và một số tài khoản cần thiết khác
(4) Về tổ chức sổ kế toán:
Do Nhà máy ngày càng lớn mạnh tất yếu các mối quan hệ với nhà cung cấp, với khách hàng, với các đơn vị kinh tế khác cũng sẽ nhiều lên. Hiện nay Nhà máy mới chỉ mở sổ Nhật ký chung để ghi chép cho tất cả các đối tượng, các nghiệp vụ mà không mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt (như sổ nhật ký mua hàng, bán hàng, nhật ký thu tiền, chi tiền), điều này có thể gây ra nhiều nhầm lẫn, sai sót.
(5) Về phần mềm kế tốn:
Đối với phần mềm kế toán Cyber Accounting các kế toán viên mới chỉ biết sử dụng một phần chứ chưa khai thác hết được các tính năng của nó. Điều này có nguyên nhân lịch sử : Cyber Accounting là phần mềm kế toán mới được thay thế cho phần mềm AC-NET vốn được sử dụng trước đây ở Nhà máy
3.1.3. Nhận xét về công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy:
* Ưu điểm:
- Nhà máy tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường