PHẦN 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ AN
2.1. Thực trạng tạo động lực lao động tại công ty Xăng dầu Nghệ An
2.1.3. Tạo động lực bằng cách hoạt động khuyến khích tinh thần
2.1.3.1.Xây dựng tiêu chuẩn và vị trí làm việc
Từ việc phân tích nhiệm vụ, chức năng từng vị trí cơng việc ở từng phịng ban, thiết lập bảng mô tả công việc, phịng nhân sự có thể xây dựng các tiêu chuẩn cơ bản mà người lao động phải cần có để đáp ứng được vị trí cơng việc đó. Ví dụ tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên lập kỹ thuật là phải tốt nghiệp các trường cao đẳng, đại học trở lên, có kinh nghiệm trong ngành nhiên liệu rắn, lỏng và khí đốt
Việc phân tích cơng việc cho từng vị trí, từng bộ phận tại Cơng ty đã được thực hiện nhưng kết quả mới chỉ xây dựng được bảng Mô tả công việc, chưa xây dựng được tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với từng chức danh công việc. Đây chính là ngun nhân khiến hoạt động đánh giá cơng việc tại Cơng ty vẫn cịn cảm tính, thiếu chính xác. Cơng tác phân tích vị trí việc làm tại Cơng ty Xăng Dầu Nghệ An thường tiến hành 1 lần/ năm nên thường không được cập nhật liên tục, chỉ tiến hành điều chỉnh, bổ sung đối với những vị trí mới phát sinh do nhu cầu phát triển thực tế của Cơng ty. Việc phân tích cơng việc cũng nhằm mục đích thiết kế lại cơng việc cho phù hợp, để người lao động một hiểu rõ hơn công việc và trách nhiệm của mình, tuy nhiên cơng tác phân tích cơng việc của Cơng ty Xăng Dầu Nghệ An chưa được sát sao và còn quá sơ sài, chưa tương xứng với nội dung cơng việc.
Kết quả của phân tích cơng việc là cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự của Công ty. Song một thực tế của Công ty Xăng Dầu Nghệ An là chỉ tiến hành hoạt động phân tích và thiết kế lại cơng việc khi có quyết định của cấp trên, cịn thơng thường chỉ tiến hành 1 lần/ năm, chưa chủ động tiến hành phân tích cơng việc và thiết kế lại công việc theo yêu cầu thực tế đặt ra.
2.1.3.2.Bố trí và phân cơng lao động
Để mỗi người lao động thực hiện tốt cơng việc của mình phát triển của Công ty, tổ chức cần chú trọng cơng tác phân cơng, bố trí lao động phù hợp và làm đúng
khả năng sở trường của mình để phát huy hết khả năng của từng cá nhân. Bố trí và sử dụng nhân lực là hoạt động có ảnh hưởng nhiều tới động lực làm việc của người lao động, chính vì vậy trong nhiều năm qua cơng ty đã chú ý đến những hoạt động này và đạt được một số kết quả nhất định. .
Hệ thống tiêu chuẩn các chức danh công việc được xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các Phịng, tình hình thực hiện nhiệm vụ chun mơn và mơ hình tổ chức hiện tại của Cơng ty.
Việc bố trí và sử dụng lao động hợp lý đã được cơng ty coi trọng, tuy nhiên thực tế bố trí lao động của Cơng ty hiện nay vẫn cịn một số vị trí được bố trí chưa phù hợp với chuyên mơn mà người lao động được đào tạo. Chính vì thế, Cơng ty nên lưu ý hơn tới vấn đề bố trí lao động phù hợp trong tổ chức, ngồi bố trí đúng người đúng việc cịn cần quan tâm đến các yếu tố sở thích, năng lực sở trường của người lao động.
Bảng 2.6 Tình hình phân cơng lao động theo ngành nghề được đào tạo
Đơn vị công tác Tổng số lao động
Lao động làm trái ngành Số lao động Phần trăm
Phịng Cơng nghệ thơng tin 14 4 29%
Phịng kỹ thuật 26 6 23%
Phòng dự án 36 10 28%
Phòng kinh doanh tổng hợp 30 20 67%
Phịng tài chính kế tốn 10 4 40%
Phịng tổ chức hành chính 24 10 42%
Nhân viên kinh doanh 37 10 27%
Tổng 187 60 32%
(Nguồn: phong hành chính nhân sự)
Việc bố trí lao động khơng đúng sở trường, đúng ngành nghề được đào tạo sẽ có ảnh hưởng tới động lực phấn đầu và làm việc của người lao động. Mức độ sử dụng lao động trái ngành nghề được thể hiện qua bảng số liệu 2.6 như trên là tỉ lệ tương đối cao với tỉ lệ trung bình chung lên tới 37%. Điều này địi hỏi cơng ty cần phải có biện pháp điều chỉnh hiệu quả. Rất khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thường Rất Đồng ý
0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% 70.00% 80.00% 90.00% 100.00% 9.84% 10.66% 13.11% 66.39% Khảo sát năng lực phù hợp với người lao động
Khảo sát năng lực phù hợp với người lao động
Biểu đồ 2.1 : Kết quả khảo sát năng lực phù hợp với người lao động
(Nguồn : Phịng hành chính nhân sự)
Khi được hỏi câu hỏi: “Công việc phù hợp với năng lực của mình?”, có 13,11% đánh giá bình thường, số người số người rất đồng ý chiểm tỷ lệ 66.19%… Như vậy, số người đánh giá mức từ bình thường đến rất đồng ý chiểm tỷ lệ khỏng 79,5% . Qua đó cho thấy việc bố trí nhân sự đúng với năng lực sở trường của mỗi người được Công ty Xăng Dầu Nghệ An triển khai khá tốt. Do được sắp xếp cơng
việc phù hợp với khả năng mình nên người lao động có điều kiện để làm việc và phát triển
Công ty đã chú trọng đến vấn đề phân cơng, bố trí người lao động theo đúng chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí việc làm, tạo điều kiện để người lao động phát huy chuyên môn, nghiệp vụ của mình.
Việc phân cơng, bố trí lao động trong cơng ty dựa vào thực tế cơng việc hồn thành. Người lao động có cơ hội được chuyển việc khác phù hợp hơn nhờ chính sách tự giới thiệu, tự đề cử. Để tạo động lực cho người lao động thì Cơng ty đã xem xét đến nhu cầu của người lao động, người lao động nếu khơng u thích cơng việc hiện tại thì khơng thể phấn đấu hồn thành tốt nhiệm vụ. Vì vậy, Cơng ty ln tạo điều kiện về việc làm để người lao động n tâm, gắn bó với Cơng ty.
2.1.3.3.Đánh giá cơng việc đảm bảo tính cơng bằng
Quy định về đánh giá thực hiện công việc trong Công ty Xăng Dầu Nghệ An được áp dụng thống nhất cho tất cả cán bộ nhân viên. Đánh giá thực hiện cơng việc trong Cơng ty là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện cơng việc của người lao động trong quan hệ so sánh với tiêu chuẩn đã được xây dựng.
33.25%
19.43% 23.66%
9.30%
14.36%
Khảo sát tính cơng bằng trong đánh giá thực hiện công việc
Rất không đồng ý Không đồng ý Bình thường Đồng ý Rất đồng ý
Mục đích đánh giá thực hiện công việc của Công ty Xăng Dầu Nghệ An bao gồm: phân tích đánh giá chất lượng cơng việc của người lao động là căn cứ để tiến hành trả lương, khen thưởng, nâng lương...; là căn cứ sử dụng và sắp xếp bố trí lao động phù hợp: giao nhiệm vụ, bổ nhiệm, điều chuyển, chấm dứt hợp đồng...; là cơ sở để tổ chức có kế hoạch đào tạo cho cán bộ nhân viên đảm bảo trình độ phù hợp với nhu cầu công việc thực tế.
Biểu đồ 2.2: Kết quả khảo sát tính cơng bằng trong đánh giá thực hiện cơng việc
(Nguồn : Phịng hành chính nhân sự)
Qua số liệu tại Biểu đồ 2.2 có thể thấy cơng tác đánh giá mức độ hồn thành cơng việc trong Công ty hiện nay thực hiện chưa tốt, chưa hiệu quả trong việc tạo động lực lao động cho người lao động. Tỷ lệ số người rất không đồng ý và không đồng ý với ý kiến việc đánh giá hiện nay là công bằng. Tỷ lệ này khá lớn (số người không đồng ý là 35,25% và rất không đồng ý chiếm 18,85%); 22,95% số người đánh giá bình thường. Chỉ có 13,39% rất đồng ý và 9,02% đồng ý. Lý do là tại Công ty Xăng Dầu Nghệ An mới chỉ xây dựng được bản mô tả công việc, chưa xây dựng được tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với từng chức danh cơng việc. Vì thế hoạt động đánh giá thực hiện cơng việc tại Cơng ty vẫn cịn cảm tính, thiếu chính xác, chưa làm hài lịng người lao động
2.1.3.4.Tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, tham quan,
Các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, tham quan, nghỉ mát, giao lưu...là các hoạt động khích lệ tinh thần rất hữu ích cho người lao động đặc biệt là lao động trẻ. Đối với Công ty Xăng Dầu Nghệ An, nơi mà đa số các lao động đều trẻ tuổi, có nhiệt tình và khí thế thì hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, tham quan, nghỉ mát, giao lưu...càng trở lên quan trọng.
Bảng 2.7: Kế hoạch tổ chức giao lưu tập thể, nghỉ mát định kỳ của Công ty Xăng Dầu Nghệ An
Hoạt động tổ chức Thời gian dự kiến tổ chức
Giao lưu văn hóa, văn nghệ Tháng 6 và tháng 12 hàng năm Giao lưu thi đấu, thể dục thể thao Tháng 3, tháng 6 và tháng 9 hàng năm
Nghỉ mát công ty 2 ngày 1 đêm ( tổ chức 1 lần / năm)
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Xăng Dầu Nghệ An
Công ty Xăng Dầu Nghệ An đã tạo điều kiện, quan tâm đến việc tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, tham quan, nghỉ mát, giao lưu. Tuy nhiên việc tổ chức không được thường xuyên liên tục, các hoạt động chưa phong phú Cụ thể: hàng năm hoạt động nghỉ mát đều được tổ chức 1 lần/ năm, còn các hoạt động khác như giao lưu văn hóa, văn nghệ; giao lưu thi đấu, thể dục thể thao lại không được tổ chức đều đặn như kế hoạch, hoặc có tổ chức nhưng lại khơng đủ hấp dẫn với người lao động
Bảng 2.8Chi phí chi trả cho các hoạt động này trong 3 năm qua như sau
ST T
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 hoạt động văn hóa, thể thao 25.000.000 32.000.000 12.000.000
2 Du lịch nghỉ mát 95.000.000 65.000.000 0
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Trong 3 năm qua cơng ty ln trích ra một khoản chi phí phục vụ cho các hoạt động du lịch, nghỉ mát cũng như các hoạt động giao lưu thể thao, văn nghệ cụ thể trong năm 2021 số tiền chi cho các hoạt động thể thao văn nghệ, du lịch nghỉ mát của công ty là 25.000.000 và 95.000.000 cho hoạt động này. Tuy nhiên trong năm 2020 và 2021 các khoản này được cắt giảm xuống chủ yếu do tình hình dịch bện covid -19 căng thẳng nên cơng ty không tổ chức nhiều các sự kiện trên. Trong năm 2021 do tình hình dịch bệnh trên cả nước phức tạp nên công ty không tổ chức hoạt động du lịch nghỉ mát cho người lao động.
Công ty Xăng Dầu Nghệ An hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công ty chỉ tiến hành đào tạo khi cần, khi thực tế cơng việc địi hỏi cần đào tạo nâng cao trình độ. Cơng ty khơng có sẵn kinh phí đào tạo, mọi hoạt động đào tạo chỉ được tiến hành khi ban giám đốc ra chỉ thị. Hiện nay Công ty chủ yếu tiến hành theo phương thức đào tạo kèm cặp tại chỗ đối nhân viên mới. Sau thời gian đầu được đào tạo tại Cơng ty thì người lao động phải tự rèn luyện, học hỏi nâng cao tay nghề của bản thân.
Trong ba năm trở lại đây do vệc mở rộng quy mô nhân lực trong suốt thời gian qua đã ảnh hưởng tới chất lượng nhân lực. Trước tình hình đó, Cơng ty bắt đầu xét đến vấn đề chất lượng nhân lực, làm sao để có đội ngũ người lao động đáp ứng được yêu cầu của công việc, nhất là đội ngũ quản lý khi làm nhiệm vụ, yêu cầu của cơng việc ngày một phức tạp. Bên cạnh đó, một số lao động mới được tuyển dụng, thay thế làm cho chất lượng cũng bị ảnh hưởng do Công ty chưa đủ nguồn lực để đào tạo kịp thời. Đánh giá được tình hình trên, Cơng ty quan tâm đến vấn đề đào tạo nâng cao chất lượng nhân lực, đào tạo các kỹ năng hỗ trợ nghiệp vụ cho người lao động để phù hợp với yêu cầu của công việc.
- Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên các căn cứ như:
+Từ nhiệm vụ kế hoạch được giao hàng năm, tình hình lao động tại Cơng ty và khả năng biến động về lao động như: chuyển công tác, nghỉ việc, thai sản... Căn cứ vào đó cơng ty sẽ xây dựng kế hoạch đào tạo khi cần thiết.
+Căn cứ vào yêu cầu của công việc, lĩnh vực hoạt động của Công ty, sự phát triển và đổi mới của công nghệ. Đặc biệt là trong công tác an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy đối với lĩnh vực kinh doanh đặc thù như cơng ty xăng dầu Nghệ An thì hoạt động đào tạo nay là vơ cùng quan trọng
+Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của Công ty. Khi Công ty mở sang một lĩnh vực mới, Phòng Tổ chức hành chính phải xác định số lượng và yêu cầu về nhân sự đối với mỗi vị trí và dựa trên tình hình thực tế để đưa ra các phương án về đào tạo.
-Các hình thức đào tạo:
Từ kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt, Phịng Tổ chức hành chính sẽ phối hợp với các đơn vị có liên quan để tiến hành tổ chức thực hiện công tác đào tạo. Các khóa đào tạo có thể Cơng ty tự đào tạo nội bộ hoặc đào tạo từ bên ngoài.
+ Hình thức đào tạo nội bộ: được áp dụng đối với các đối tượng là người lao động bán hàng, người lao động kỹ thuật, người lao động triển khai trực tiếp. Chủ yếu với các đối tượng này là đào tạo các kỹ năng mềm nhằm phục vụ cho công việc. Để tổ chức các khóa đào tạo nội bộ, Phịng Tổ chức hành chính sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai các công việc cụ thể cho từng khóa học
+ Hình thức đào tạo bên ngồi: Áp dụng chủ yếu cho đối tượng quản lý đi học thêm các khóa học ngắn hạn về lãnh đạo hoặc các khóa học về chun mơn nghiệp vụ như: kế toán trưởng, nghiệp vụ thuế, nghiệp vụ kê khai, kỹ năng bán hàng.
Việc cử người đi đào tạo và xác định ai cần được đào tạo do trưởng các Phòng trực tiếp đề xuất. Giám đốc là người trực tiếp xét duyệt đối với các vị trí từ quản lý trở lên và Giám đốc xét duyệt đối với các cá nhân là người lao động trực thuộc Phòng.
Trước khi thời điểm đào tạo theo kế hoạch 15 ngày, Phịng Tổ chức hành chính liên hệ với các Phịng để tiến hành thống nhất thời gian thực hiện và thông báo tới các Phịng sắp xếp bố trí thời gian để cán bộ người lao động thuộc diện đào tạo được theo học đầy đủ.
Công ty cấp 100% kinh phí đối với những đối tượng thuộc diện Cơng ty cử đi học. Những đối tượng chủ động đề xuất xin đi học Công ty sẽ hỗ trợ 50% kinh phí. Những ngày đi học nếu vào ngày làm việc được tính là ngày đi làm.
Hằng năm, căn cứ vào trình độ chun mơn và tay nghề của CBCNV, yêu cầu công tác quản lý, phát triển sản xuất, nhu cầu đào tạo nâng cao trình độ của đội ngũ CBCNV và điều kiện kinh phí đào tạo, cơng ty xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho đội ngũ CBCNV.
Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghề hoặc nâng cao tay nghề cho người lao động. Kế hoạch các lớp bồi dưỡng ngắn hạn đối với các cán bộ của công ty, đăng ký các lớp tin học, ngoại ngữ do công ty tổ chức.
Bảng 2.9 Kết quả đào tạo, bồi dưỡng nhân lực của Công ty Xăng Dầu Nghệ An
Hình thức đào tạo ĐV tính 2019 2020 2021
Tổng số lao động Người 115 110 187
Tổng số được đào tạo bồi dưỡng Người 33 36 55
Tỉ lệ % được đào tạo % 29 33 40