Sổ kế toỏn là loại sổ sỏch dựng để ghi chộp phản ỏnh cỏc nhiệm vụ kinh tộ phỏt sinh trong từng thời kỳ kế toỏn và niờn độ kế toỏn. Từ cỏc sổ kế toỏn, kế toỏn sẽ lờn
Chứng từ gốc
Bỏo cỏo tài chớnh Nhật ký_ sổ cỏi
Bảng tổng hơp chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ(thẻ) hạch toỏn chi tiết Sổ quỹ
bỏo cỏo tài chớnh nhờ đú mà cỏc nhà quản lý cú cơ sở để đỏnh giỏ nhận xột tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mỡnh cú hiệu quả hay khụng.
Sổ kế toỏn cú hai loại:
+ Sổ kế toỏn tổng hợp: gồm sổ nhật ký,sổ cỏi, sổ kế toỏn chi tiết, sổ kế toỏn tổng hợp.
+ Sổ chi tiết: là sổ của phần kế toỏn chi tiết gồm cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết. Căn cứ vào quy mụ và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào cỏc hỡnh thức tổ chức của sổ kế toỏn, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mỡnh một hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn cho phự hợp. Tổ chức sổ kế toỏn thực chất là việc kết hợp cỏc loại sổ sỏch cú kết cấu khỏc theo một trỡnh tự hạch toỏn nhất định nhằm hệ thống hoỏ và tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu theo yờu cầu của từng doanh nghiệp. Theo quy định, cỏc doanh nghiệp cú thể lựa chọn ỏp dụng một trong cỏc hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn sau đõy:
1.8.4.1.Hỡnh thức nhật ký sổ cỏi
Theo hỡnh thức này, cỏc nhiệm vụ kinh tế phỏt sinh được phản ỏnh vào một quyển sổ gọi là sổ cỏi. Sổ này là sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất, trong đú kết hợp phản ỏnh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả cỏc tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ỏnh cả hai bờn nợ- cú trờn cựng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Mỗi chứng từ ghi vào một dũng của sổ cỏi.
Sơ đồ 04: Trỡnh tự hạch toỏn theo hỡnh thức nhật ký sổ cỏi
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Quan hệ đối chiếu
1.8.4.2. Hỡnh thức chứng từ ghi sổ
Hỡnh thức này phự hợp với mọi loại hỡnh đơn vị, tuy nhiờn việc ghi chộp bị trựng lặp nhiều nờn việc bỏo cỏo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ cụng. Sổ sỏch trong hỡnh thức này gồm :
Sổ cỏi: là sổ phõn loại dựng để hạch toỏn tổng hợp. Mỗi tài khoản được
phản ỏnh trờn mụt vài trang sổ cỏi. Theo kiểu ớt cột hoặc nhiều cột
Sổ đăng ký chứng từ ghi số: là sổ ghi theo thời gian, phản ỏnh toàn bộ
chứng từ ghi sổ đó lập trong thỏng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cỏi. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày thỏng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đỏnh liờn tục từ đầu thỏng đến cuối thỏng. Ngày, thỏng trờn chứng từ ghi sổ tớnh theo ngày ghi “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Bảng cõn đối tài khoản: dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh tồn đầu kỳ, phỏt
sinh trong kỳ và tỡnh hỡnh cuối kỳ của cỏc loại tài sảnvà nguồn vốn với mục đớch kiểm tra tớnh chớnh xỏc của việc ghi chộp cũng như cung cấp thụng tin cần thiết cho quản lý.
Cỏc sổ và cỏc thẻ hạch toỏn chi tiết: dựng để phản ỏnh cỏc đối tượng cần
Sơ đồ 05: Trỡnh tự hạch toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Quan hệ đối chiếu
1.8.4.3. Hỡnh thức nhật ký chứng từ
Hỡnh thức này thớch hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nhiệm vụ nhiều và điều kiện kế toỏn thủ cụng, để chuyờn mụn hoỏ cỏn bộ kế toỏn. Tuy nhiờn đũi hỏi trỡnh độ, nhiờm vụ của cỏn bộ kế toỏn phải cao. Mặt khỏc, khụng phự hợp với việc kiểm tra bằng mỏy. Sổ sỏch trong hỡnh thức này gồm cú:
Chứng từ gốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ cỏi Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Số( thẻ) kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chứng tự gốc Bảng cõn đối số phỏt sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ cỏi Nhật ký chứng từ
Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ,(sổ )kế toỏn chi tiết Bảng kờ
Sổ nhật ký chứng từ: nhật ký chứng từ được mở hàng thỏng cho một hoặc
một số tài khoản cú nội dung giống nhau và cú liờn quan với nhau theo yờu cầu quản lý và lập cỏc bảng tổng hợp cõn đối. Nhật ký_chứng từđược mở theo số phỏt sinh bờn cú của tài khoản đối chứng với bờn nợ của tài khoản liờn quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn phõn tớch.
Sổ cỏi: mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết cho từng
thỏng trong đú bao gồm số dư đầu kỳ, số phỏt sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ cỏi được ghi theo số phỏt sinh bờn nợ của taỡ khoản đối ứng với bờn cú của cỏc tài khoản liờn quan, phỏt sinh bờn cú của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trờn cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ cú liờn quan.
Bảng kờ: đươc sử dung cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng
kờ ghi nợ TK 111, 112, bảng kờ theo dừi hàng gửi bỏn, bảng kờ theo chi phớ phõn xưởng … trờn cơ sở cỏc số liệu ở bảng kờ, cuối thỏng ghi vào nhật ký chứng từ cú liờn quan.
Bảng phõn bổ : sử dụng với những khoản chi phớ phỏt sinh thường xuyờn
cú liờn quan đến nhiều đối tượng cần phải phõn bổ. Cỏc chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phõn bổ, cuối thỏng dưa vào bảng phõn bổ chuyển vào cỏc bảng kờ và nhõt ký chứng từ liờn quan.
Sổ chi tiết dựng: để theo dừi cỏc đối tượng cần hạch toỏn chi tiết
Sơ đồ 06: Trỡnh tự hạch toỏn theo hỡnh thức nhật ký chứng từ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Quan hệ đối chiếu
1.8.4.4. Hỡnh thức nhật ký chung
Là hỡnh thức phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự theo thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đú căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cỏi. Mỗi bỳt toỏn phản ỏnh trong sổ nhật ký chung được vào sổ cỏi ớt nhất cho hai tài khoản cú liờn quan. Đối với cỏc tài khoản chủ yếu, phỏt sinh nhiều nghiệp vụ, cú thể mở cỏc nhật ký phụ. Cuối thỏng cộng cỏc nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cỏi
Sơ đồ 07: Hạch toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung
Chứng từ gốc Sổ(thẻ) kế toỏn chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hơp chi tiết Sổ cỏi
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Quan hệ đối chiếu
Sổ cỏi trong hỡnh thức nhật ký chung cú thể mở theo nhiều kiểu và mở cho cả hai bờn nợ, cú của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trờn một sổ riờng. Với những tài khoản cú số lương nghiệp vụ nhiều, cú thể mở thờm sổ cỏi phụ. Cuối thỏng cộng sổ cỏi phụ để đưa vào sổ cỏi.
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh