Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý công ty, doanh nghiệp

3.1 .Phân tích bảng cân đối kế toán

3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý công ty, doanh nghiệp

3.1. Cơ cấu tở chức BỘ PHẬN MARKETING PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KHAI THÁC BỘ PHẬN TÀI CHÍNH N H Â N V IÊ N H IỆ N T R Ư Ờ N G K Ế T O Á N V IÊ N K Ế T O Á N T R Ư Ở N G N H Â N V IÊ N V Ă N PH Ị N G

3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

 Giám đốc

Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;Giám đốc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật. Nếu điều hành trái với quy định này thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.  Phó giám đốc

Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân cơng của Giám đốc.

Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.

 Bộ phận tài chính 1. Kế tốn trưởng a. Chức năng:

- Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn phù hợp với tổ chức kinh doanh của cơng ty.

- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.

b. Nhiệm vụ:

- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn, tài chính trong đơn vị kế tốn; - Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế tốn và phù hợp với hoạt động của cơng ty;

- Lập Báo cáo tài chính.

c. Quyền hạn:

- Kế tốn trưởng có quyền độc lập về chun mơn, nghiệp vụ kế tốn.

- Có ý kiến bằng văn bản với Giám đốc công ty về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ;

- Yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế tốn và giám sát tài chính của Kế tốn trưởng;

- Báo cáo bằng văn bản cho Giám đốc khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn trong cơng ty.

2. Kế toán viên a. Chức năng

- Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác như: giám sát, thực hiện các khoản thu chi, tiền gửi ngân hàng, tính tốn giá thành sản xuất, kiểm tra và lập nhập kho hàng mua, xuất kho bán hàng, tính lương nhân viên…

- Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, ghi vào sổ kế tốn để theo dõi một cách có hệ thống sự biến động của tài sản và nguồn vốn kinh doanh trong doanh nghiệp

- Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế tốn (Báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị), phân tích tài chính từ các số liệu kế tốn đê tư vấn cho người ra các quyết định (Giám đốc, kinh doanh, nhà đầu tư…)

- Thực hiện các công việc liên quan đến quyền và nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp: kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và các loại thuế khác hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi, nghĩ vụ thu nộp, thanh tốn cơng nợ, kiểm tra, quản lý việc sử dụng tài sản và nguồn hình thành nên tài sản đó

- Phân tích số liệu kế tốn để tham mưu đề xuất các giải pháp nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị và quy định kinh doanh của doanh nghiệp

Cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo đúng quy định của pháp luật

Tóm lại, theo Cơng ty kế tốn Thiên Ưng Kế tốn sẽ làm các cơng việc sau:

+ Thu nhận: Ghi chép lại các hoạt động kinh tế vào các chứng từ kế tốn. + Xử lý: Hệ thống hóa các thơng tin từ chứng từ kế toán vào sổ sách kế toán. + Cung cấp: Tổng hợp số liệu để lập các báo cáo kế toán.

Và được thực hiện qua các trìn tự sau: Lập chứng từ – Kiểm kê – Tính giá các

đới tượng kế tốn – Tính giá thành – Mở tài khoản – Ghi sổ kép – Lập báo cáo tài chính

b. Nhiệm vụ

- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán làm căn cứ làm BCTC.

- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thơng tin, số liệu kế tốn. - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thơng tin, số liệu kế tốn.

- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Thơng tin, số liệu kế tốn phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.

- Phân loại, sắp xếp thơng tin, số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.

c. Yêu cầu

- Trung thực: Kế toán viên phải cung cấp các thông tin trung thực về hoạt động tài chính của đơn vị để đối tượng sử dụng thông tin đề ra quyết định đúng đắn.

- Kế tốn viên khơng trực tiếp thực hiện hoạt động đó nhưng phải có nghĩa vụ cung cấp thơng tin đúng đắn về nó giống như “Người viết sử khơng làm ra lịch sử, nhưng quyết không cho lịch sử bước qua đầu.

- Cẩn thận: Nghề này luôn gắn liền với tài liệu, sổ sách, giấy tờ trong đó chứa đựng những con số “biết nói” về tình hình tài chính của đơn vị vì vậy kế tốn viên phải cẩn thận trong việc giữ gìn tài liệu cũng như tính tốn những con số để làm sao chúng “nói” đúng nhất với người sử dụng thơng tin

- Ngồi ra nghề này vẫn địi hỏi có sự năng động, sáng tạo, có kiến thức tổng hợp để phân tích đánh giá tham mưu cho người sử dụng thông tin đề ra các quyết định đúng đắn.

 Bộ phận marketing

- Nghiên cứu tiếp thị và thơng tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng - Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.

- Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng. - Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu.

 Bộ phận khai thác 1. Nhân viên hiện trường

- Hỗ trợ khai thác hàng tại kho

- Xử lý và phối hợp xử lý sự cố tại cảng

- Hỗ trợ phụ giúp tàu bốc/ dỡ hàng hóa cho kịp tiến trình vận chuyển của tàu.

2. Nhân viên văn phịng

- Theo dõi lịch trình tàu ở hai đầu bốc/ dỡ. - Khai thác tàu và hàng cần vận chuyển. - Làm hợp đồng vận chuyển

- Xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình luân chuyển của tàu. 4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty, doanh nghiệp

4.1. Hình thức kế tốn áp dụng

- Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được hi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

- Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt

+ Sổ cái

+ Các sổ, thẻ chi tiết

- Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung

+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các

nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10,…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đạ laoi5 từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).

+ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các số Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung 4.2. Tổ chức bộ máy kế toán BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ NHẬT KÝ CHÚNG THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

4.3. Trách nhiệm và quyền hạn từng kế toán phần hành

- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung trong phòng với nhiệm vụ

tổ chức, giám sát, kiểm tra cơng việc của bộ máy kế tốn, chỉ đạo các kế toán viên lập hệ thống sổ sách kế tốn minh bạch, phản ánh trung thực tình hình kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

- Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm kiểm sốt các quyết tốn của cơng ty, tổng

hợp bảng kê khai nhật ký của kế toán phân hành, tiến hành lập các báo cáo kết chuyển, tính tốn các tài khoản cụ thể và lên báo cáo tài chính.

- Kế tốn thanh tốn: Chịu trách nhiệm theo dõi các quan hệ thanh tốn của

cơng ty với chủ hàng và chủ tàu, thông qua ngân hàng.

- Thu quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu thu chi

của doanh nghiệp.

4.4. Hệ thống chứng từ sử dụng

Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống chứng từ do bộ tài chính ban hành lựa chọn những chứng từ kế tốn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình:

1. Hợp đồng bán ra, mua vào 2. Biên bản thanh lý hợp đồng 3. Biên bản đề nghị thanh tốn 4. Hóa đơn GTGT bán ra, mua vào 5. Giấy báo có, báo nợ của ngân hàng 6. Lệnh chi, thu của ngân hàng

7. Biên bản giao nhận hàng hóa Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp

- Đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng đã ký kết về bán hàng và cung cấp dịch vụ, đây là những yêu cầu của khách hàng hoặc là những thỏa thuận của doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp có khả năng cung cấp cho khách hàng, các văn bản này cũng đồng thời là cơ sở pháp lý ràng buộc giữa hai bên.

- Chứng từ tiêu thụ: Là loại chứng từ độc lập vào lúc giao hàng, chỉ số mẫu mã của hàng hóa, số lượng giao và các số liệu khác được dùng như một cách tính tiền của người mua.

- Hóa đơn GTGT: (mẫu số 01GTKT3/001) là chứng từ của đơn vị bán các nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua. - Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ của đơn vị bán xác định mẫu mã số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua. Hóa đơn bán hàng là căn cứ cho người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan.

- Bảng thanh toan đại lý: Là chứng từ phản ánh tình hình thanh tốn hàng đại lý, giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng. Là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị nhận ký gửi hàng thanh toán và ghi sổ kế toán.

- Bản quyết toán thanh lý bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là chứng từ minh chứng cho việc chấm dứt một giao dịch hoạt động thương mại.

- Chứng từ ngân hàng, giấy báo có và giấy báo nợ: Là chứng từ thể hiện dịng tiền của doanh nghiệp có trong quỹ ngân hàng, là chứng từ chứng minh cho việc thanh toán giữa các bên giao dịch mua bán, là chứng từ dùng để ghi sổ kế toán.

4.5. Hệ thống tài khoản sử dụng

+ TK 111: Tiền mặt

+ TK 112: Tiền gởi ngân hàng

+ TK 131: Phải thu khách hàng (Chi tiết cho từng khách hàng) + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

+ TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn + TK 153: Cơng cụ, dụng cụ

+ TK 156: Hàng hóa + TK 211: Tài sản cố định

+ TK 214: Hao mòn tài sản cố định hữu hình + TK 242: Chi phí trả trước dài hạn

+ TK 311: Vay ngắn hạn

+ TK 331: Phải trả người bán (Chi tiết cho từng nhà cung cấp) + TK 333: Thuế phải nộp nhà nước

+ TK 334: Phải trả người lao động + TK 338: Phải trả, phải nộp khác + TK 411: Nguồn vốn kinh doanh + TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối

+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính

+ TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu + TK 632: Giá vốn hàng bán

+ TK 635: Chi phí tài chính

+ TK 642: Cphi phí quản lý doanh nghiệp + TK711: Thu nhập khác

+ TK811: Chi phí khác

+ TK821: Chi phí thuế TNDN

+ TK 911: Xác đinh kết quả kinh doanh

Xác định kết quả kinh doanh

- Kết chuyển giá vốn hàng bán.

- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh - Kết chuyển chi phí tài chính.

- Kết chuyển chi phí khác. - Kết chuyển doanh thu thuần. - Kết chuyển thu nhập tài chính. - Kết chuyển thu nhập khác.

- Kết chuyển lỗ. - Kết chuyển lãi.

4.6. Chính sách kế tốn tại cơng ty, doanh nghiệp

- Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01/01/2013 kết thúc vào ngày 31/12/2013). - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam

- hế độ kế toán áp dụng: Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa - Hình thức kế tốn áp dụng : Nhật ký chung

- hương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá bình qn gia quyền

+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo giá bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ): Kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Khấu hao đường thẳng

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí tài chính hay vốn hịa khi có đủ điều kiện theo quy định chuẩn mực kế toán số 16- “Chi phí đi vay”

+ Phương pháp phân bổ chi phí đi vay: Phương pháp đường thẳng - Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả:

+ Chi phí phải trả: Được ghi nhận theo chuẩn mực kế tốn số 16-“chi phí đi vay”,