Bảng kê số 11 Phải thu khách hàng TK 131 Quý I/ 2014 Số dư đầu kỳ: 2 041 987 854 STT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK131,Có TK Ghi Có TK 131, Nợ TK Số hiệu Ngày tháng TK 511 TK 3331 Cộng Nợ 131 TK111 TK 112 Cộng Có 155 Thực tế Thực tế Thực tế Thực tế Thực tế Thực tế ... … … … ..............… ...........… .......... … .......... .…. 12 53 02/01 Bán gạch A1 2 lỗ cho anh Phạm Công Bưởi Thuế GTGT 34.000.000 3.400.000 ….. ..... ...... ......... .................. ................ ............. . .......... ....... 18 657 11/01 Công ty Cp Đầu tư và phát triển Nghệ An trả tiền gạch 20.800.000 ...... ....... ....... .................. ............... ................. ............. .. .......... .......... ...... ....... ....... ................. ................ .................. Cộng 343.150.215 183.895.810 Số dư cuối kỳ: 3 968 100 809 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên)
Cơng ty CP SX Gạch Ngói Và XL Rào Gang Xã Thanh Khai, TC- NA
Mẫu số S04b8-DN
(Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC
Biểu 22. Sổ cái TK 131
Cơng ty CP SX gạch ngói và XL Rào Gang
Xã Thanh Khai, TC- NA
Mẫu số S05-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TK 131
Quý 0I / 2014
Đơn vị: đồng
Số dư đầu năm
Nợ Có
510 496 963
Ghi có các TK,đối ứng Nợ với TK
này Quý I ......... Quý IV Cộng
NKCT số 8 – Ghi Có TK 511 57 352 940 NKCT số 8- Ghi Có TK 3331 5 735 294 NKCT số 8 – Ghi Có TK 111 81.420.540 NKCT số 8 – Ghi Có TK 112 Cộng số PS nợ Tổng PS có 120.750.000. 343.150.215 183.895.810 Số dư cuối tháng Nợ 246.605.105 Có 0
Nghiệp vụ kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu tại đơn vị đã đạt được những thành công nhất định, cơ bản đáp ứng những yêu cầu quản lý đề ra.
Thứ nhất: Với việc áp dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn, các danh mục
khách hàng, danh mục hàng hoá được khai báo một cách rõ ràng, đầy đủ thuận tiện trong công tác theo dõi. Cơng ty có phương thức tiêu thụ hàng hóa hợp lý, phù hợp với mặt hàng kinh doanh.
Thứ hai: Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên nên thơng tin biến động hàng hố được cập nhập, phản ánh thường xuyên. Phương pháp tính giá đơn vị xuất kho là bình quân gia quyền cuối kỳ dự trữ đơn giản, dễ tính.
Thứ ba: Doanh thu bán hàng được ghi nhận đầy đủ; kê khai thuế GTGT khá
chặt chẽ, ln hồn thành nghĩa vụ với Nhà nước; tiến hành phản ánh, theo dõi từng khoản phải thu của từng đối tượng khách hàng.
Thứ tư: Cơng ty đã có những chính sách quan tâm, thu hút khách hàng.
Chính sách chất lượng hàng bán ln được đặt lên hàng đầu. Ngồi ra Cơng ty cịn có đầy đủ các chính sách “chiết khấu thương mại”, “giảm giá hàng bán” cho người mua. Đảm bảo và tạo quyền lợi cho khách hàng là cách mà Công ty đã làm và đạt được những thành công nhất định.
Thứ năm: Đối với việc theo dõi công nợ phải thu
Kế tốn đã theo dõi cơng nợ từng khách hàng trên từng sổ chi tiết TK 131, điều này là cần thiết vì kế tốn cơng nợ sẽ đối chiếu dễ dàng và có biện pháp đối với những khách hàng nợ dài hạn. Ngồi ra, Cơng ty có tiến hành trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi. Đây là một ưu điểm lớn trong việc theo dõi công nợ phải thu, đã quán triệt nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
Thứ sáu: Kỳ hạch toán tại đơn vị là tháng. Theo em điều này là phù hợp với
khối lượng công tác hạch tốn tại Cơng ty.
2.4. Hạn chế tồn tại
2.4.1. Hạn chế trong cơng tác kế tốn nói chung
Thứ nhất: Chưa có hệ thống kiểm tốn nội bộ.
Là một cơng ty nhưng hiện nay việc kiểm tra kế tốn nội bộ đang được thực hiện bởi Giám Đốc và Kế toán trưởng. Nếu đơn vị xây dựng được hệ thống kiểm tốn nội bộ tốt sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, sổ sách, phát hiện sai sót và sửa chửa sai sót một cách kịp thời; số liệu cung cấp trên báo cáo tài chính đáng tin cậy.
Thứ hai: Hiện nay tại phòng kế tốn của Cơng ty có 5 kế tốn viên. Tuy
nhiên theo quan sát chung, khối lượng cơng việc kế tốn lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, nên mỗi kế toán viên đang phải đảm nhiệm cùng lúc nhiều phần hành.
Trên góc độ kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu thì bên cạnh những thành quả đạt được thì cũng cịn tồn tại những hạn chế sau:
Thứ nhất: Phương pháp tính giá xuất kho
Phần mềm kế tốn Tổng cơng ty sử dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này chưa đáp ứng u cầu kịp thời của thơng tin kế tốn ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Thứ hai: Phương thức bán hàng
Nhìn chung, hiện nay tại cơng ty chỉ áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp và phương thức bán hàng trả chậm. Trong khi đó, hàng hóa lại đa dạng, khách hàng với nhiều khu vực địa lý. Vì vậy với hai phương thức đó, cơng ty chưa khai thác nhu cầu của khách hàng.
Thứ ba: Về cách thức hạch toán
* Khi hạch tốn thành phẩm, kế tốn lại khơng sử dụng TK 155- thành phẩm mà theo dõi ln vào TK 156 – hàng hóa. Điều này khơng đúng với quy định tài khoản hạch toán theo QĐ 15/2006 – BTC.
Thứ tư: Sử dụng chứng từ làm căn cứ xuất kho
Khi xuất kho sản phẩm, hàng hóa đi bán, kế tốn khơng lập “phiếu xuất kho” mà chỉ lập “Hoá đơn giá trị gia tăng”. Làm như vậy là không tuân thủ quy định về chứng từ kế tốn, khơng đảm bảo đầy đủ căn cứ cho việc hạch tốn tại phịng kế tốn và hạch tốn ở kho.Vì vậy mà quy trình luân chuyển của quá trình bán hàng khơng tn thủ các bước theo quy định.
Thứ năm: Theo dõi cơng nợ phải thu
Đơn vị có áp dụng chính sách thanh tốn chậm cho những khách hàng quen vào đầu những mùa vụ. Tuy nhiên trong sổ chi tiết phát sinh công nợ từng khách hàng chưa theo dõi về mặt “thời hạn thanh toán”, “thời hạn chiết khấu”. Không theo dõi chặt chẽ khoản công nợ về những mặt trên khiến tình trạng thất thốt vốn của DN có thể xảy ra.
Thứ sáu: Hệ thống sổ sách
Cơng ty đăng ký hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ tuy nhiên lại không tiến hành đưa số liệu các chứng từ kế tốn vào các loại sổ theo hình thức đã đăng ký, mà công tác kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu chỉ theo dõi trên sổ chi tiết và sổ cái các TK. Sổ sách theo dõi trong phần mềm thiết kế khơng sát với mẫu của hình thức đã đăng ký. Nếu quan sát mẫu Sổ Cái của đơn vị thì là gần sát với mẫu của hình thức Nhật ký chứng từ. Tuy nhiên cơng ty cũng không tiến hành vào đầy đủ các bảng kê và nhật ký chứng từ mà chỉ theo dõi trên sổ chi tiết và sổ cái TK. Như vậy có thể thấy điều này là chưa đúng quy định, giữa hình thức ghi sổ đăng ký và cách thức hạch toán, theo dõi sổ sách.
2.5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ CƠNG NỢ PHẢI THU TẠI TỔNG CƠNG TY CP SẢN XUẤT GẠCH NGĨI VÀ XÂP LẮP RÀO GANG
2.5.1 Định hướng kinh doanh của Tổng công ty CP sản xuất gach ngói và xâp lắp Rào Gang.
Năm 2014 là năm đưa tới nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và cơng ty nói riêng.Việc để ra các phương hướng nhiệm vụ trong thời gian lâu dài cũng như là các phương hướng nhiệm vụ trong ngắn hạn là yêu cầu khách quan và giúp cho doanh nghiệp có hướng đi đúng đắn, tích cực cho riêng mình và giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững thị trường. Để thực hiện tốt chức năng của mình, cơng ty cần thực hiện các mục tiêu sau:
- Doanh nghiệp đạt được lợi nhuận cao và tăng trưởng đều đặn trong tương lai tới. Đây là mục tiêu đầu tiên và cũng là tiền đề cho các chính sách của cơng ty trong ngắn hạn.Từ mục tiêu này doanh nghiệp đưa ra các phương hướng trong năm tới.
- Phát triển nguồn nhân lực dồi dào, có tri thức và có trình độ về chun mơn nghiệp vụ. Con người là nhân tố then chốt trong mọi lĩnh vực đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại với tỷ trọng lao động cao. Do vậy việc phát triển nguồn nhân lực, trình độ nghiệp vụ cũng là một địi hỏi mang tính cấp thiết cho cơng ty. Nguồn lao động dồi dào giúp cho doanh nghiệp có khả năng nâng cao lợi nhuận.
- Giữ gìn và phát triển mạng lưới khách hàng là điều kiện sống còn của mọi doanh nghiệp. Ý thức được điều này các cấp lãnh đạo luôn đặt ra các mục tiêu lâu dài là giữ vững thị trường và tìm kiếm thị trường mới ở trong cũng như ngoài nước.
_ Nâng cao trình độ quản lý, sơ sở vật chất trong cơng ty.
2.5.2. Sự cần thiết và u cầu hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và công nợ phải thu tại Cơng ty cổ phần sản xuất gạch ngói và xây lắp Rào gang.
Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay kế tốn càng đóng vai trị quan trọng hơn. Thực tiễn đã chỉ ra rằng những thiếu sót trong tổ chức cơng tác kế tốn sẽ dần đến sự trì trệ trong khâu thực hiện cơng tác kế tốn. Lúc đó, kế tốn sẽ không thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. Việc cung cấp các thơng tin tài chính vì thế mà cũng khơng kịp thời, chính xác. Vì vậy để hồn thiện cơng tác quản lý thì phải tổ chức tốt cơng tác kế tốn.
Công tác bán hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các nghiệp vụ kinh tế của cơng ty. Song song với q trình đó là việc theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. Nhưng trên thực tế, kế tốn nói chung, cơng tác kế tốn bán hàng và cơng nợp phải thu nói riêng vẫn cịn nhiều thụ động, có nhiều nghiệp vụ mới dừng lại ở việc ghi chép. Theo u cầu quản lý thì kế tốn phải biết phân tích, đánh giá số liệu, đề xuất giải pháp cho ban giám đốc, quản trị công ty.
Hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu giúp cơng ty quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh tình hình doanh thu, giá vốn, tình hình theo dõi cơng nợ với khách hàng... Hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và
cơng nợ phải thu sẽ làm số liệu kế tốn chính xác hơn, cung cấp thơng tin nhanh chóng, góp phần phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh.
2.5.3 Ngun tắc hồn thiện:
Xuất phát từ những lý luận trên cùng những thực trạng được tìm hiểu tại Cơng ty cổ phần sản xuất gạch ngói và xây lắp Rào Gang, việc hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu là điều cần thiết và cần tôn trọng những nguyên tắc sau:
Thứ nhất, nguyên tắc phù hợp: Đối với nghiệp vụ bán hàng, việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau tức là xác định phần chi phí tương ứng với doanh thu đã thực hiện.
Thứ hai, nguyên tắc thận trọng: Theo nguyên tắc này, doanh thu chỉ được ghi nhận khi có những bằng cớ chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, chi phí được ghi nhận khi có bằng chứng phát sinh. Đối với cơng tác theo dõi cơng nợ, cần phải lập khoản dự phịng phải thu khó địi nhưng khơng lập q lớn.
Thứ ba, nguyên tắc nhất quán: nguyên tắc này chỉ rõ, việc áp dụng các chuẩn mực kế toán, phương pháp kế toán... phải nhất quán trong một một niên độ kế toán. Nguyên tắc này tạo ra sự thống nhất, so sánh chỉ tiêu giữa các kỳ kế toán với nhau.
2.5.4 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng vàcơng nợ phải thu tại công ty cơng nợ phải thu tại cơng ty
a) Việc nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên kế tốn trong cơng ty
Nguồn nhân lực là yếu tố hàng đầu tại các doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại cũng như phát triển của doanh nghiệp đó. Việc đào tạo đội ngũ nguồn nhân lực được nâng cao tŕnh độ, nắm bắt sự thay đổi xã hội, không bị lạc hậu và đưa ra những ý tưởng mới cho công ty luôn là một định hướng đúng đắn. Công ty thực hiện đào tạo nâng cao chất lượng trình độ nhân viên kế tốn kết hợp với việc tuyển dụng. Doanh nghiệp tạo điều kiện hơn nữa cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo ngắn ngày nhằm nâng cao kĩ năng nghề nghiệp, am hiểu về chế độ kế tốn liên quan. Đào tạo lại về chun mơn cần được thực hiện định kì, có vậy nhân viên mới cập nhật kiến thức áp dụng vào công việc hàng ngày. Đồng thời, công ty triển khai, đào tạo những kĩ năng sử dụng phần mềm tin học ứng dụng trong công việc nhằm nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên cần chú ý, việc đào tạo cần được sắp xếp về mặt thời gian hợp lí sao cho các cơng việc không bị ứ đọng. Trong thời gian cho nhân viên đi học việc, có thể san sẻ cơng việc, nhưng chú ý, không để 1 người đảm nhận quá nhiều. Các nhân viên cần thay phiên nhau đi học sao cho hợp lí để đảm bảo cơng việc vẫn được hồn thành đầy đủ và đúng hạn. Hiện tại, cơng ty đang có xu thế mở rộng thị trường, kinh doanh thêm nhiều mặt hàng, khối lượng cơng việc sẽ tăng, cần thêm có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt huyết với công việc. Học nghiệp vụ giúp nhân viên kế tốn xử lí các nghiệp vụ tốt hơn, đặc biệt trong tình hình kế tốn Việt Nam đang có xu hướng hồn thiện theo chế độ và chuẩn mực kê toán quốc tế. Hàng năm, cơng ty nên trích một phần lợi nhuận để làm nguồn kinh
phí đào tạo bồi dưỡng nhân viên. Ban giám đốc có thể tìm hiểu những cơ sở đào tạo nghiệp vụ có uy tín để giới thiệu với nhân viên. Nếu có điều kiện, cơng ty có thể mời một số giáo viên từ các trường đại học hoặc trung tâm có uy tín về giảng dạy cho nhân viên ngay tại cơng ty. Ưu điểm là tuy tốn kém, nhưng từ việc xem cét bộ máy kế toán của cơng ty, họ sẽ có cách giảng dạy sao cho phù hợp.
Trong các đợt tuyển dụng, công ty áp dụng một mức lương phù hợp cho nhân viên mới, tạo điều kiện thu hút nguồn nhân lực có trình độ tham gia vào cơng ty. Nếu tạo được một chút áp lực trong công ty cũng là điều tốt, vì như vậy các nhân viên sẽ làm việc có hiệu quả hơn. Nhưng trên hết phải tạo ra được tinh thần gắn bó của bộ máy kế tốn, tránh sự thay đổi thường xuyên của bộ máy kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng. Vì điều ấy sẽ gây ra những khó khăn nhất định trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. cụ thể: cơng ty đã tốn mất chi phí đào tạo nhân viên đã đi, trong khi lại phải đào tạo nhân viên mới, và khoảng thời gian thích ứng cơng việc của nhân viên mới, tinh thần gắn bó của các nhân viên có thể bị giảm sút. Chính vì thế, nhiệm vụ hàng đầu của ban giám đốc là tạo ra sự gắn kết giữa các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên có năng lực. cần tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh và thăng tiến, ổn định trong cơng việc. Xây dựng chính sách lương hợp lí là một việc rất quan trọng. Khơng nên áp dụng mức lương đồng đếu giữa các nhân viên, vì điều đó sẽ gây ra sự thiếu quyết tâm phấn đấu trong mỗi nhân viên. Thay