Phần hành kế toán Tài sản cố định
Hoàng Minh Thái Lớp: Kiểm toán 47B33
Biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ, đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và
phân bổ khấu hao ...
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 211, 214…
Sổ cái TK 211, 214,… Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
3.3.4. Chứng từ và luân chuyển chứng từ - Chứng từ sử dụng:
Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản kiểm kê TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ...
- Trình tự luân chuyển chứng từ:
Biên bản giao nhận tài sản lập cho từng tài sản. Biên bản này do hội đồng bàn giao bao gồm: đại diện bên giao, bên nhận và 1 số uỷ viên lập. Và được lập thành 2 bản, mỗi bên giao và nhận giữ một bản và chuyển cho phòng kế toán kiểm tra, ghi sổ và lưu.
3.4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 3.4.1. Đặc điểm
Phòng kinh doanh của Công ty thực hiện cả bán buôn và bán lẻ hàng hóa, trong đó bán buôn là hình thức chủ yếu được thông qua trực tiếp công ty hoặc các chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Hàng hóa được bán theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng.
- Phương thức bán buôn:
Khách hàng của Công ty là những đơn vị lớn như: Bệnh viện Thái Nguyên, Sở Y tế Hà Nội, Sở Y tế Đồng Nai và nhiều bệnh viện trên cả nước.. Theo thỏa thuận giữa Công ty với khách hàng, Công ty thực hiện phương thức bán hàng qua kho.
Công ty căn cứ vào những điều khoản quy định rõ trong hợp đồng mà khách hàng đến kho của công ty nhận hàng hoặc công ty vận chuyển đến kho của khách hàng, chi phí vận chuyển thường do phía công ty chịu trách nhiệm thanh toán. Theo phương thức này thì công ty có điều kiện theo dõi, quản lý trực tiếp tình hình nhập – xuất – tồn kho cũng như tình trạng quản lý sản phẩm, hàng hóa, tránh được tình trạng thất thoát hàng khi vận chuyển.
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
- Phương thức bán lẻ:
Công ty thực hiện giới thiệu và bán sản phẩm thông qua các chi nhánh, văn phòng đại diện, đồng thời công ty cũng bán lẻ hàng hóa khi khách hàng yêu cầu. Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ và hóa đơn GTGT do phòng Tài chính – Kế toán lập và được sử dụng khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi có các nghiệp vụ bán lẻ, các cửa hàng lập bảng kê, đến cuối ngày lập hóa đơn bán lẻ trong ngày và phải gửi về phòng Tài chính – Kế toán.
Các phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty: - Phương thức thu tiền ngay:
Theo phương thức này, sau khi khách hàng nhận hàng hóa sữ thanh toán ngay bằng tiền mặt, bằng séc hoặc bằng tiền gửi ngân hàng...
- Phương thức bán hàng trả chậm:
Theo phương thức này, khách hàng có thể trả tiền một phần hoặc trả toàn bộ số tiền hàng. Khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh thu sẽ được ghi nhận theo giá bán trả ngay tại thời điểm ghi nhận doanh thu. Giá bán trả ngay được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của khoản thu sẽ thu được trong tương lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ lãi suất hiện hành. Ngoài doanh thu thực hiện, Công ty còn được hưởng khoản lãi do trả chậm. Ngoài ra Công ty còn nhận tiền ứng trước của khách hàng, sau đó thực hiện hợp đồng giao hàng cho khách hàng theo yêu cầu. 3.4.2. Tài khoản sử dụng:
TK 511: Doanh thu bán hàng được chi tiết thành 2 TK:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 632: Giá vốn hàng bán
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
TK 131: Phải thu khách hàng được chi tiết cho từng khách hàng. 3.4.3. Sổ sách và trình tự ghi sổ kế toán
Từ chứng từ gốc ban đầu là giấy đề nghị xuất ( nhập) hàng, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu xuất ( nhập hàng) , đồng thời ghi vào Thẻ kho.Từ thẻ kho kế toán ghi vào Sổ cái TK 632, 156. Từ Phiếu xuất ( nhập) hàng, kế toán váo sổ chi tiết hàng hóa và căn cứ vào đây kế toán lập Sổ tổng hợp Nhập- Xuất - Tồn.Sau khi đối chiếu Sổ cái TK 632, 156 và Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, kế toán lập Bảng CĐPS, lập BCTC.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
Phần hành kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụ và công nợ phải thu
Hoàng Minh Thái Lớp: Kiểm toán 47B36
Hóa đơn GTGT, HĐ bán hàng, HĐ giảm giá; Phiếu ghi Nợ, Có TK công nợ ...
Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 511, 521, 632, 641, 131 ...
Sổ cái TK 511, 521, 632, 641, 131 ... Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu xuất hàng, kế toán xuất hóa đơn tài chính ra, đồng thời với công việc đó kế toán ghi vào Sổ nhật kí bán hàng.Sau khi xuất hoá đơn tài chính, kế toán ghi vào Sổ chi tiết công nợ,rồi vào Tổng hợp chi chi tiết TK 131.Sau khi đối chiếu giữa Sổ cái tài khoản 131 đc lập căn cứ từ Sổ nhật kí bán hàng và Sổ tổng hợp chi tiết TK 131, kế toán lập bảng CĐPS rồi lập BCTC.
3.4.4. Chứng từ và luân chuyển chứng từ: - Chứng từ sử dụng:
+ Hợp đồng kinh tế + Phiếu xuất kho + Hóa đơn GTGT + Hóa đơn giảm giá + Phiếu thu
+ Giấy báo của ngân hàng …
- Trình tự luân chuyển chứng từ: + Đối với bán buôn:
Người mua phải chuẩn bị tiền và các chứng từ có liên quan đến việc trả tiền (giấy báo ngân hàng, phiếu thu...) đưa cho bộ phận kế toán tiêu thụ. Bộ phận kế toán tiêu thụ thanh toán và nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho).
Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, sau đó kế toán trưởng ký duyệt hóa đơn và bộ phận kế toán tiêu thụ nhận lại hóa đơn đã ký duyệt đưa cho người mua ký(người mua được giữ liên 2, liên 1 được giữ ở bộ phận bán hàng, liên 3 dùng để thanh toán)
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
Kế toán tiêu thụ thanh toán và ghi sổ, sau đó chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế vào số liệu rồi chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan, hóa đơn được lưu ở bộ phận kế toán bán hàng.
+ Đối với bán lẻ:
Các cửa hàng lập bảng kê bán lẻ, chuẩn bị tiền và các chứng từ có liên quan đến bán hàng. Các cửa hàng nộp tiền cho thủ quỹ kèm theo bản kê bán lẻ. Thủ quỹ lập phiếu thu tiền, người nộp tiền ký vào phiếu thu và chuyển lại cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ và chuyển phiếu thu , lập bảng kê doanh số bán hàng, hóa đơn bán lẻ rồi đưa cho kế toán trưởng ký duyệt, rồi chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán liên quan. Bộ phận kế toán tiêu thụ có nhiệm vụ lưu hóa đơn.
3.5. Kế toán phần hành mua hàng và công nợ phải trả 3.5.1. Đặc điểm:
Hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho sản xuất- kinh doanh, quản lý của công ty là rất đa dạng, những mặt hàng này có thể là hàng nội địa hoặc hàng nhập khẩu. Công việc của kế toán phần hành này là:
- Đối với hàng mua khi có hóa đơn mua hàng chuyển về kế toán sẽ kiểm tra sau đó nhập số liệu vào Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào cho từng tháng. - Phân loại các hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho từng công trình, sản phẩm, xí
nghiệp, hay cho quản lý công ty.
- Cuối tháng chuyển cho kế toán tổng hợp phân bổ chi phí để tính ra giá vốn hàng bán, lợi nhuận của công ty.
Kế toán theo dõi công nợ phải trả: mở sổ chi tiết theo dõi tình hình công nợ phải trả từng nhà cung cấp. Thường xuyên cập nhật, sắp xếp các khoản nợ theo thời hạn thanh toán và tiến hành thanh toán các khoản nợ đến hạn phải trả.
Cũng giống như phần hành tiền và phần hành bán hàng, cung cấp dịch vụ và công nợ phải thu, phần hành này cũng có 2 nhân viên kế toán phụ trách đó là kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp.
3.5.2. Tài khoản sử dụng:
- TK 152: Nguyên vật liệu (được chi tiết theo từng loại)
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
Được chi tiết thành 2 TK:
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
- TK 153: Công cụ - dụng cụ (được chi tiết theo từng loại) - TK 156: Hàng hóa (được chi tiết theo từng loại)
TK 331: Phải trả người bán (được chi tiết cho từng nhà cung cấp cụ thể) 3.5.3. Chứng từ và luân chuyển chứng từ:
- Chứng từ sử dụng:
+ Chứng từ mua hàng: Phiếu mua hàng, Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng kinh tế, phiếu thanh toán tạm ứng ...
+ Chứng từ liên quan đến công nợ phải trả: phiếu ghi nợ, có TK công nợ... - Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi có nhu cầu về mua hàng hóa, cần lập phiếu yêu cầu phòng kinh doanh ký duyệt. Sau đó căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế khoạch mua hàng hóa, nhân viên phòng kinh doanh làm thủ tục để mua hàng hóa: thu thập báo giá, chọn và tính báo giá hợp lý nhất để trưởng phòng kinh doanh ký xác nhận quyết định mua hàng và phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng để Giám đốc Công ty ký hợp đồng với người bán.
Căn cứ vào hợp đồng đã ký, phòng kinh doanh thông báo về số lượng và thời hạn nhận hàng cho thủ kho. Hàng được người bán giao đến cho thủ kho hoặc được nhân viên phòng kinh doanh đưa về kho. Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên. Đại diện phòng kinh doanh của Công ty và người giao hàng (người bán hàng) cùng ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được chuyển một liên lên cho thủ kho, thủ kho nhập hàng và ghi số lượng thực nhập và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi số lượng hàng đã nhập kho vào thẻ kho (sổ kho).
Người bán giao hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT cho nhân viên phòng kinh doanh của Công ty, đại diện của phòng ký vào hóa đơn mua hàng. Phiếu nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho, phiếu yêu cầu, hóa đơn và hợp dồng được phòng mua hàng chuyển cho kế toán hàng tồn kho. Sau đó kế toán hàng
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
tồn kho chuyển bộ chứng từ gồm: phiếu yêu cầu, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT cho bộ phận kế toán thanh toán và bộ phận kế toán có liên quan. Bộ phận kế toán có liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT để đối chiếu theo dõi. Khi mua và nhập hàng hóa phát hiện có sự khác biệt về số lượng, quy cách hay chất lượng giữa hóa đơn và thực tế hàng nhập thì ban kiểm ngiệm cần lập biên bản kiểm nghiệm làm 2 liên trong đó 1 liên được lưu ở phòng kinh doanh, liên còn lại chuyển đến cho kế toán hàng tồn kho.
3.5.4. Sổ sách sử dụng và trình tự ghi sổ:
• Sổ sách được sử dụng: Báo cáo hàng mua, báo cáo công nợ ... • Trình tự ghi sổ kế toán:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
Phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Hoàng Minh Thái Lớp: Kiểm toán 47B40
Hóa đơn GTGT, HĐ mua hàng, HĐ giảm giá; Phiếu ghi Nợ, Có
TK công nợ ...
Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 151, 152, 141, 133, 331 ...
Sổ cái TK 151, 152, 141, 133, 331 ...
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
3.5.5. Mô phỏng quá trình hạch toán thực tế tại công ty
Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu từ công ty Tiến Đạt ngày 17/10/2007 - Chứng từ ghi sổ:
+ Hóa đơn mua hàng số 0095963 ngày 16/10/2007 (kèm theo báo cáo) + Phiếu nhập hàng số 10/07-0084 ngày 17/10/2007 (kèm theo báo cáo)
- Từ những chứng từ trên kế toán viên nhập số liệu vào phần mềm kế toán Effect, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhập số liệu vào các sổ có liên quan:
+ Sổ nhật ký chung (Mẫu S03a-DN) + Sổ Cái TK 331 (Mẫu S03b-DN) + Sổ Cái TK 1521 (Mẫu S03b-DN)
+ Sổ chi tiết TK 1521-thép CT3 (Mẫu S10-DN)
+ Sổ chi tiết TK 331- Công ty Tiến Đạt (Mẫu S31-DN) + Sổ theo dõi thuế GTGT ( Mẫu S61-DN)
+ Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại ( Mẫu S62-DN)
- Từ số liệu những sổ này cuối năm sẽ được kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính.
3.6. Các báo cáo tài chính trong Công ty Báo cáo tài chính của công ty gồm có 4 loại:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính 3.6.1. Bảng cân đối kế toán
3.6.1.1. Quy trình lập Bảng cân đối kế toán: - Mục đích của Bảng cân đối kế toán:
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu tài sản, nguồn vốn và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc lập và trình bày Bảng cân đối kế toán:
Theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày báo cáo tài chính” , khi lập và trình bày Bảng cân đối kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc chung về lập và trình bày báo cáo tài chính.
Ngoài ra, trên Bảng cân đối kế toán, các khoản mục Tài sản và Nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn tuỳ theo thời hạn của chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. Đối với Công ty, là doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh là 12 tháng, thì Tài sản và Nợ phải trả được phân thành ngắn hạn và dài hạn theo chế độ kế toán áp dụng đã nêu ở trên.
- Cơ sở lập Bảng cân đối kế toán: + Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp
+ Căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết + Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán năm trước
3.6.1.2. Bảng cân đối kế toán năm 2007 (kèm theo báo cáo) 3.6.2. Báo cáo kết quả kinh doanh
3.6.2.1. Quy trình lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: - Nội dung và kết cấu báo cáo:
Phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh và kết quả khac
Báo cáo gồm 5 cột:
+ Cột 1: Các chỉ tiêu báo cáo
+ Cột 2: Mã số của các chỉ tiêu tương ứng
+ Cột 3: Số hiệu tương ứng với các chỉ tiêu của báo cáo này được thể hiện trên Bản thuyết minh báo cáo tài chính
+ Cột 4: Tổng số phát sinh trong kỳ báo cáo năm
GVHD: TS Nguyễn Nam Thanh Báo cáo kiến tập
+ Cột 5: Số liệu của năm trước (để so sánh)