CHƯƠNG 5 BIỆN PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ
5.1 Biện pháp hồn thiện cơng tác lập kế hoạch
5.1.1 Lập kế hoạch bán hàng:
Công tác lập kế hoạch bán hàng địi hỏi phải có sự đóng góp cơng sức của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, trong đó vai trị của chủ doanh nghiệp là quan trọng nhất vì đây là người chịu trách nhiệm chính, là người hiểu rõ nhất tình hình kinh doanh hiện tại nên sẽ có những dự báo quan trọng cần thiết cho lượng hàng cần mua vào là bao nhiêu để vừa thích ứng được với tình hình bất ổn của thị trường, vừa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của người tiêu dùng đem lại doanh thu cho doanh nghiệp. Vì vậy, chủ doanh nghiệp phải ý thức rõ vai trị quan trọng của mình, tiến hành ghi chép cẩn thận những biến động, thay đổi trong doanh số bán h àng tháng và nguyên nhân của sự thay đổi đó. Chủ doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên kế tốn làm phần tính tốn hoặc thống kê để chủ doanh nghiệp có thể giảm bớt khối lượng cơng việc, từ đó có quyết định nhanh, kịp thời và chính xác hơn. Khi xác định nguyên nhân tăng hoặc giảm doanh thu hàng tháng, chủ doanh nghiệp có thể thảo luận với nhân viên bán hàng để thu thập được nhiều thông tin hơn.
Chủ doanh nghiệp có thể làm cơng việc này như sau:
Thứ nhất, giao cho mỗi nhân viên quyển sổ cá nhân ghi chép hoạt động bán hàng để ghi lại những những kiến nghị của tất cả các nhân viên trong tuần và các sự kiện vì hầu hết các nhân viên đều có liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Trong đó:
Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ:
+ Ghi lại những ý kiến của khách hàng về những sản phẩm được khách hàng hỏi mà doanh nghiệp khơng có, những địi hỏi của khách hàng có liên quan đến chiêu thị, những góp ý của khách hàng về cách phục vụ của doanh nghiệp.
+ Những sự cố xảy ra do mất mát hay hư hỏng tài sản của doanh nghiệp trong ngày.
+ Những bí quyết mà nhân viên bán hàng đã thực hiện trong công việc nhằm làm giảm gánh nặng cho bản thân.
Các nhân viên trong cửa hàng ghi lại vào sổ góp ý:
+ Những phàn nàn hay bất mãn của mình khi mơi trường làm việc khơng thuận lợi.
+ Những sáng kiến tích cực mới xuất hiện nhằm làm tăng năng suất. Thứ hai, kế tốn cơng nợ tiến hành lập 2 bản tổng kết: Bản 1- Doanh số bán thu tiền mặt, tổng số nợ của tuần trước và các khoản nợ đã thu được trong từng ngày trong tuần; Bản 2- Tên khách hàng và số nợ phải thu của tuần trước. Trong trường hợp khách hàng hẹn lại ngày khác trả thì vẫn phải tổng kết vào danh sách cho đến ngày thu hồi nợ.
Thứ ba, kế tốn báo cáo thuế có nhiệm vụ lập bản tổng kết hàng hóa bán ra, hàng hóa nhập vào và hàng tồn kho trong từng ngày trong tuần được lấy từ thủ kho.
Thứ tư, chủ doanh nghiệp tiến hành thu thập các bảng tổng kết trên và tổng hợp các quyển sổ cá nhân ghi chép hoạt động bán hàng của các nhân viên thành 1 bản và chia thành 2 phần: phần 1- Nhu cầu và tâm lý khách hàng; phần 2- đánh giá những đóng góp của nhân viên trong doanh nghiệp, chẳng hạn như : nhân viên nào được khách hàng khen trong qua trình bán hàng hoặc có những ý kiến đóng góp trong khâu bán hàng giúp cho việc bán hàng thuận lợi hơn…
Như vậy, vào cuối ngày thứ bảy hàng tuần, chủ doanh nghiệp sẽ nhận đ ược 4 bảng tổng kết và nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp lúc này là đánh giá các bảng tổng kết. Đến cuối buổi sáng ngày thứ hai chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành tiếp thu ý kiến, giải đáp những thắc mắc của nhân viên về kết quả đánh giá và phổ biến kế hoạch cho tuần này.
Chủ Doanh Nghiệp Phản hồi Các nhân viên
Sơ đồ 11. Tiến trình đánh giá tình hình mỗi tuần
Ưu điểm của công tác đánh giá trên:
- Việc làm này giúp cho chủ doanh nghiệp xác định được số lượng hàng tồn kho để có quyết định mua hàng, cũng như điều chỉnh giá bán theo tình hình giá cả của thị trường.
- Xác định được đúng nguyên nhân gây ra hậu quả khi xảy ra vụ việc. - Hiểu rõ được nhu cầu và tâm lý khách hàng.
- Đánh giá đúng năng lực của nhân viên và hiểu được nhân viên.
5.1.2 Lập kế hạch mua hàng:
Những kết quả và đánh giá trong lập kế hoạch bán hàng sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch mua hàng hố của doanh nghiệp. Việc mua hàng hóa đúng thời điểm phụ thuộc vào quyết định mua của chủ doanh nghiệp. Do đó việc tổng kết số lượng hàng xuất, nhập, tồn của kế toán là rất quan trọng bởi vì dựa vào đó chủ doanh nghiệp sẽ ra quyết định mua phù hợp, giảm thiểu được chi phí cơ hội do hết hàng lúc khách hàng cần mua ngay và thời gian giao hàng trễ của nhà cung ứng. Cần có những tính tốn kỹ lưỡng lượng hàng thực tế cần để đáp ứng nhu cầu, từ đó có thể xây dựng kế hoạch gần đúng để mua hàng giảm thiểu được rủi ro ứ đọng vốn khi hàng tồn kho quá nhiều hay đồng vốn sinh lợi không hiệu quả do mua h àng ít.
Để xác định doanh số sẽ bán ra trong năm tới, doanh nghiệp nên xác định cụ thể lượng hàng đã bán ra trong năm qua, lượng hàng còn tồn kho đầu và cuối kỳ
3 bản tổng kết của kế toán. Báo cáo 1 bản tổng kết từ quyển ghi chép bán hàng của các nhân viên
phân tích để tính tốn chính xác lượng hàng thực sự cần mua. Để làm được như vậy cần xác định các chỉ tiêu sau:
+ Lượng hàng hóa đã bán ra trong năm vừa qua. + Hàng hóa tồn kho cuối năm
+ Lượng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. + Hàng hóa tồn kho đầu năm.
Vậy, khối lượng hàng hóa cần mua được xác định như sau:
Lượng hàng bán ra + Tồn kho cuối năm = Lượng hàng hóa yêu cầu Lượng hàng hóa cần mua = Lượng hàng hóa yêu cầu + Tồn kho đầu năm Như vậy, để có thể giảm thiểu được chi phí tồn trữ cần phải tính tốn đ ược
mức dự trữ. Mức dự trữ là lượng tồn kho tối thiểu mà chủ doanh nghiệp dự tính để duy trì hoạt động kinh doanh bình thường cho tới khi nhận được đợt hàng mới. Khi lượng hàng còn lại giảm xuống bằng mức dự trữ là đến lúc cần mua thêm hàng.
Kế hoạch nhập hàng hóa phụ thuộc vào kế hoạch mua hàng và thời gian phương tiện vận chuyển đem hàng về tới cửa hàng. Doanh nghiệp nên xác định thời gian xe hàng về có thể chờ nhập hàng để có kế hoạch sắp xếp dở hàng xuống sao cho cửa hàng ở thời điểm vắng khách, không gây trở ngại cho việc bán hàng.Theo quan sát tại cửa hàng thì thời gian hợp lý và thuận lợi cho việc dở hàng xuống là sau 10 giờ sáng và sau 4 giờ chiều.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xem xét phương pháp xuất kho dựa trên biến động giá từng thời kỳ mà xác định lượng hàng nhập về và lượng hàng nào sẽ xuất kho cho phù hợp với tình hình biến động trên thị trường, via dụ như : doanh nghiệp xuất hàng hóa theo phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO) nhưng khi giá cả hàng hóa tăng thì nên thay đổi phương pháp xuất kho bằng phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) vì như thế sẽ đảm bảo được đồng vốn br ra đối với lô hàng mới nhập về mà vẫn bảo quản tốt lượng hàng cũ...
5.2 Biện pháp hồn thiện cơng tác tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp:
5.2.1 Quản trị nhân sự:
Trong quản trị nhân sự, ngoài việc giao nhiệm vụ cho nhân viên thì điều quan trọng là phải gắn trách nhiệm vào nhiệm vụ cho họ. Mặt yếu trong việc quản
trị nhân sự của Hưng Phú là chưa gắn kết được quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên, chưa xây dựng và áp dụng hệ thống kỹ luật triệt để và chặt chẽ nên khi xảy ra sự cố thì trách nhiệm khơng thuộc về ai cả. Do đó, doanh nghiệp phải gắn trách nhiệm với nhiệm vụ cho mỗi người để khi phát hiện ra sự cố thì lập tức tổ chức kiểm tra, và đề xuất phương án xử lý tùy theo mức thiệt hại mà nhân viên gây ra cho doanh nghiệp. Như vậy mỗi nhân viên sẽ phải có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản tài sản của doanh nghiệp, tránh được tình trạng khi xảy ra sự cố rồi thì khơng biết trách nhiệm đó là của ai.
Bên cạnh đó, cơng tác đánh giá nhân viên cần phải được tổ chức lại bằng cách xây dựng một quá trình ghi chép để việc đánh giá nhân viên thực hiện được công bằng hơn.
Chủ doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ làm việc của từng nhân viên bằng cách thiết kế và thực hiện theo biểu bảng theo dõi quá trình làm việc như sau :
Từ ngày đến ngày
Tên nhân viên nghỉ làm
Lý do Số ngày nghỉ lũy kế trong tháng
Ghi chú
Trong phần ghi chú, chủ doanh nghiệp sẽ ghi lại những đóng góp của nhân viên hoặc những việc mà nhân viên gây tổn thất trong quá trình phát triển của doanh nghiệp, phần ghi chú này sẽ làm căn cứ cho quyết định thưởng hoặc tăng lương cho nhân viên.
Ưu điểm của biểu bảng này:
- Ít nhân viên nghỉ việc khơng báo cáo hơn.
- Tạo tâm lý thoải mái hơn và nhân viên làm việc nhiệt tình với năng suất cao hơn.
- Giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ hơn tình hình hoạt động của doanh nghiệp và có biện pháp cải tiến năng suất.
Để khuy ế n khích nhân v i ên tăng doanh thu.
Để tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt, họ cần được khẳng định có những chính sách thưởng hợp lý cho việc hồn thành xuất sắc cơng việc, đồng thời
phải sự hỗ trợ và thừa nhận từ phía doanh nghiệp về vai trị của họ trong sự thành công của doanh nghiệp. Do đó chủ doanh nghiệp nên nghiên cứu các vấn đề sau để có biện pháp thích hợp thúc đẩy nhân viên của mình:
- Đặt chỉ tiêu: sao cho đảm bảo khuyến khích các nhân viên vượt qua các thành tích trước đây của mình, thưởng cho người có năng suất lao động cao nhất trong năm dựa trên bảng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, bằng cách thông qua sổ theo dõi giờ công của từng nhân viên bán hàng xác định năng suất lao động theo doanh số bán hoặc đối với nhân viên giao hàng sẽ được đánh giá thơng qua việc hồn thành nhiệm vụ, giao hàng hóa cho khách hàng đúng lúc, kịp thời, khơng làm hư hỏng hay gây ra bất cứ tổn thất gì,…Các chỉ tiêu này sẽ do các nhân viên cùng tham gia bàn bạc để tăng thêm sự gắn bó và cam kết của họ với công việc và doanh nghiệp.
- Đào tạo: thể hiện sự coi trọng nhân viên của doanh nghiệp và nên sử dụng nó như một phần thưởng để khuyến khích cho người có kết quả làm việc tốt.
Ví
dụ : Nhân viên bán hàng: sẽ được tham gia lớp học về chuyên môn và kỹ năng bán hàng nếu đem lại kết quả tốt cho doanh nghiệp hàng năm, tránh gây áp lực cho nhân viên.
5.2.2 Quản trị hoạt động mua và nhập hàng:
Hoạt động mua và nhập hàng phụ thuộc vào kế hoạch bán hàng. Có các vấn đề cần chú ý trong quá trình mua và nhập hàng như sau:
Đối với hoạt động mua:
Chủ doanh nghiệp thường đặt hàng qua điện thoại, điều này thì thuận tiện nhưng tốt nhất doanh nghiệp nên gửi đơn đặt hàng vì nó sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp nhớ những gì mình đặt và làm bằng chứng cho việc đặt hàng. Chủ doanh nghiệp nên thiết kế sẵn mẫu đơn đặt hàng, khi cần đặt hàng thì gửi fax cho nhà cung cấp 1 bản và giữ lại cho mình 1 bản.
Số đơn đặt hàng: Ngày đặt hàng:
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Kính gửi:
Đề nghị cung cấp cho chúng tôi các mặt hàng dưới đây theo báo giá số…ngày…của quý cơ quan gửi kèm hoá đơn hoặc phiếu giao hàng có ghi số đơn đặt hàng này.
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Tổng cộng
- Điều kiện giao hàng: - Điều kiện thanh toán:
Ký tên Chủ doanh nghiệp
Khi hàng về đến nơi nên đối chiếu với phiếu giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo đúng mặt hàng, đúng số lượng cần mua. Nếu phát hiện sai sót thì báo lại ngay với nhà cung cấp.
Đối với hoạt động nhập hàng:
Hoạt động nhập hàng vào kho cần phải kiểm tra thật cẩn thận vì nếu khơng phát hiện sai sót lúc này thì xem như doanh nghiệp phải chấp nhận sai sót đó nếu có phát hiện về sau. Vì vậy, thủ kho phải là người chịu trách nhiệm về quá trình này. Bên cạnh đó cũng cần phải có hệ thống ghi chép sao cho dễ kiểm tra v à chủ động về tài chính. Như vậy, biện pháp nâng cao công tác nhập hàng vào kho như sau:
Thủ kho phải ghi chép đầy đủ các sổ sách theo dõi tình hình nhập kho (sổ sách do DN cấp) và đánh số trang, số ngày, lưu giữ tối thiểu 5 năm. Cách làm này có thể gọi là quản lý dữ liệu tồn kho với việc thiết lập bảng ghi chép như sau:
Thời gian Nhà cung cấp Gạch Ghi chú Đồng Tâm Bạch Mã Italy … 28.2 - Công ty A 15.1 - Công ty B … …
Tương tự như vậy đối với những nhóm hàng hóa khác.
Thủ kho dùng bảng này để ghi lại lượng hàng nhập vào kho khi đã thực hiện xong quá trình nhập hàng vào kho, đến cuối tuần thì kết hợp với bảng tổng hợp xuất nhập tồn của kế toán để báo cáo cho chủ doanh nghiệp đã được trình bày ở phần lập kế hoạch bán hàng. Quản lý dữ liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ kiểm sốt mà cịn giúp chủ doanh nghiệp nên bán mặt hàng gì, khi nào cần đặt mua hàng thêm và mua thêm bao nhiêu.
Đối với công tác kiểm kê hàng hóa trong kho:
Kiểm kê hàng hóa thường xuyên giúp cho chủ doanh nghiệp biết được lượng hàng có bị thiếu hụt khơng và thiếu bao nhiêu, những loại hàng nào bị hư hỏng hoặc đang trong tình trạng khơng tốt.
Hoạt động kiểm kê lượng hàng trong kho được thực hiện bằng cách lập danh mục kiểm kê trước và kết hợp với bảng nhập kho hàng hoá ở trên. Nhiệm vụ này sẽ do thủ kho và chủ doanh nghiệp thực hiện, kế toán sẽ ghi lại vào bảng xuất nhập tồn để báo cáo lên chủ doanh nghiệp.
Quá trình kiểm kê hàng hóa:
- Trước hết kế tốn lập thẻ kho cho tất cả các loại Ngói Thái Lan như sau: lấy mức dự trữ của cuộn kim loại như trên:
THẺ KHO
Tên hàng: Ngói Thái Lan (viên) Mức dự trữ: 3703(viên)
Ngày Diễn giải Tồn kho
Nhập Xuất Tồn 1/3 2/3 Tồn đầu kỳ Bán 400 1500 1100
DANH MỤC KIỂM KÊ Trang:1
Ngày:31/3/2006
Tên hàng Số lượng Giá trị
Kiểm kê Thẻ kho Chênh lệch Giá vốn đvsp Tổng giá trị Ngói Thái Lan 1200 1100 100
Như vậy, thẻ kho cho biết đáng ra còn bao nhiêu tồn kho, còn danh mục kiểm kê cho biết thực còn bao nhiêu tồn kho. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp t ìm nguyên nhân của sự chênh lệch này mà có cách quản trị hàng tồn kho tốt hơn.
5.2.3 Quản trị hoạt động bán hàng:
Nhân viên bán hàng và kế tốn viên phải ln giữ thái độ cởi mở, vui vẻ với khách hàng. Có cách xử lý thơng minh, khéo léo, hiểu được nhu cầu của khách hàng và giúp khách hàng phân biệt được loại hàng có chất lượng. Chủ doanh nghiệp nên thường xuyên tập huấn cho nhân viên bán hàng cách giao tiếp trực tiếp với khách