GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÚ
3.1 Lịch sử hình thành DNTN Hưng Phú :
Tên cơ sở kinh doanh: Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phú
Địa chỉ trụ sở chính: Lơ 49 Khu đơ thị mới Hưng Phú, Nam sông Cần Thơ, Thành Phố Cần Thơ.
Chi nhánh: 153 đường Trần Hưng Đạo, phường An Phú, Quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ.
Điện thoại: 07106.250.009
Phương pháp hạch tốn thuế GTGT: Khấu trừ. Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Chứng từ ghi sổ. Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân.
Hoạt động kinh doanh: buôn bán trực tiếp hàng hóa vật liệu xây dựng. Hình thức bán hàng:
• Bán hàng qua điện thoại hoặc fax theo yêu cầu của khách hàng • Bán trực tiếp sản phẩm dưới hình thức bán sỉ và bán lẻ
• Phương tiện vận chuyển hàng hoá: xe tải, xe honđa.
DNTN Hưng Phú là doanh nghiệp chuyên kinh doanh hàng hóa vật liệu xây dựng với nhiều mặt hàng và mẫu mã thiết bị xây dựng phục vụ cho nhu cầu tiêu dung đối với khách hàng bán lẻ và kinh doanh đối với khách hàng bán sỉ.
Tiền thân của doanh nghiệp Hưng Phú là Showroom Khánh Đăng nhưng về sau chuyển thành Showroom Đông Hồ tại 178A đường 3/2 phường Hưng Lợi, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ hoạt động với văn phòng giao dịch tại 146 đường Trần Văn Hoài, phường Xuân Khánh, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Sau một thời gian hoạt động có hiệu quả được sự biết đến và tín nhiệm của nhiều nhóm khách h àng và dần chiếm được vị thế trên thị trường ĐBSCL. Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và xã hội, để mở rộng quy mô hoạt động cũng như đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng DNTN Hưng Phú được thành lập. DNTN Hưng Phú chính
thức được thành lập vào năm 2004 với trụ sở chính tại Lơ 49 Khu đô thị mới Hưng Phú, Nam sông Cần Thơ - TP.cần Thơ, đặt chi nhánh tại 153 đường Trần Hưng Đạo, phường An Phú, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Từ khi thành đến nay DNTN Hưng Phú luôn cố gắng phấn đấu hoạt động có hiệu quả nhằm khẳng định lịng tin đối với khách hàng bằng cách cung cấp ngày càng nhiều mặt hàng thiết bị và vật liệu xây dựng với nhiều mẫu mã đa dạng giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn một cách phù hợp, bên cạnh đó hiện nay DNTN Hưng Phú là nhà phân phối độc quyền sản phẩm ngói CPAC MONIER Thái Lan khu vực miền Tây.
3.2 Cơ sở vật chất và sản phẩm kinh doanh : 3.2.1 Cơ sở vật chất:
Cơ sở vật chất ở cửa hàng bao gồm các trang thiết bị cơ bản, trang thiết bị phụ trợ và trang thiết bị văn phòng.
Trang thiết bị cơ bản: - Xe tải: 2 chiếc - Xe honđa: 4 chiếc Trang thiết bị phụ trợ:
Dụng cụ phục vụ bán hàng: - Kệ trưng bày
- Logo quảng cáo Dụng cụ bảo vệ:
- 1 bình CO2 loại 5kg để chữa cháy. - Găng tay bảo hộ cho công nhân.
- Các dụng cụ trang thiết bị bảo hộ khác. Trang thiết bị văn phịng:
- 12 máy vi tính, 2 máy in. - 6 điện thoại bàn.
- 2 máy fax.
- 1 máy kiểm tra tiền giả. - 1 hệ thống điện thoại nội bộ. - 1 tủ đựng hồ sơ.
- 10 bàn làm việc bao gồm: 1 bàn dành cho giám đốc, 3 bàn phòng kinh doanh, 3 bàn phòng kỹ thuật, 3 bàn phịng kế tốn hành chính.
- 1 bộ bàn ghế tiếp khách. - Các dụng cụ văn phòng khác.
Với những trang thiết bị kỹ thuật vật chất như trên, DNTN Hưng Phú hầu hết có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Nhân viên trong cửa hàng luôn ghi nhớ câu khẩu hiệu, đó là bán “đúng giá, đúng lượng, đúng loại”, thực
hiện tốt đạo đức trong kinh doanh để tồn tại. Ngồi ra việc quản trị cơng tác lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo và kiểm tra nghiệp vụ an tồn lao động và vệ sinh cơng nghiệp luôn được doanh nghiệp quan tâm thực hiện.
3.2.2 Sản phẩm mua bán hiện tại của doanh nghiệp:
DNTN Hưng Phú là nhà phân phối ủy quyền cho các sản phẩm: hệ giàn kéo Smantruss của tập đoàn BLUESCOPE BLUIDINH VN, ngói CPAC MONIER của tập đồn SIAM CIMEN Thái Lan. Ngồi ra doanh nghiệp cịn kinh doanh các loại vật liệu xây dựng như: gốm, gạch, sơn, đá trang trí, thiết bị vệ sinh, bồn tắm…
Dựa vào tình hình kinh doanh có thể phân thành các nhóm sản phẩm chính của doanh nghiệp với tỷ trọng theo doanh thu của năm 2008 như sau:
Bảng 1. CÁC SẢN PHẨM CHỦ YẾU CỦA DOANH NGHIỆP Chỉ tiêu Doanh thu 2008 (triệu đồng) Tỷ trọng (%)
Ngói Thái Lan 5.939 41,4
Kéo Martruss 5.083 33,8
Gạch 2.048 11,7
Sơn 923 7,4
Gốm đá trang trí 849 5,7
Tổng cộng 14.842 100,0
34% 41% Ngói Thái Lan Sơn Gốm đá trang trí Gạch Ké o M artrus s 1 2 % 6 % 7 % B i ể u đ ồ 1 . C ơ c ấ u s ả n p h ẩ m c ủ a H ư
n g P h ú n ă m 2 0 0 8 3.2.3 Mục tiêu tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: - Doanh số bán cao. - Tiết kiệm chi phí. - Bán đúng giá, đúng loại, đúng lượng để giữ uy tín trên thương trường. 3.3 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của DNTN Hưng Phú từ năm 2006 – 2008: Để biết được thực trạng hoạt động quản trị của cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú t r ư ớ c h ế t c ầ n p h ả i k h á i q u á t k ế t Bảng 2. TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA HƯNG PHÚ TỪ 2006 – 2008 ĐVT: Triệu đồng Khoản mục Năm 2006 Năm 2007 1. Doanh thu 10.403 15.030 2. Chi phí 10.331 14.933 3. Lợi nhuận 72 (Nguồn: Bộ phận kế toán DNTN Hưng Phú) Nhận xét: Theo bảng số liệu trên có thể thấy năm 2007 là năm doanh nghiệp đạt doanh thu cao nhất. Doanh thu của cửa hàng tăng khoảng
44,48% trong năm 2007 so với năm 2006
nhưng trong
năm 2008
doanh thu giảm mất 1,25% so với năm
2007. Các khoản chi phí và lợi nhuận cũng có tình hình tăng giảm tương tự, riêng phần lợi nhuận ròng năm 2008 đã giảm hơn 50% so với năm 2007.
Nguyên nhân của sự sụt giảm lợi nhuận trong năm 2008 là vì trên thị trường xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh, bên cạnh đó cuộc khủng hoảng kinh tế tài chính toàn cầu thời gian qua cũng gây ảnh hưởng khá lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Qua đây ta có thể thấy được, sự sụt giảm về doanh thu cũng nh ư lợi nhuận ròng của doanh nghiệp là do điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhưng để đánh giá đúng mức độ tác động như thế nào thì cần phải đi sâu phân tích công tác quản trị của doanh nghiệp và mơi trường kinh doanh của nó.
3.4 Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp:3.4.1 Thuận lợi: 3.4.1 Thuận lợi:
- Bố trí mặt bằng của doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển bằng đường bộ.
- Là doanh nghiệp bán sỉ và bán lẻ nên việc cập nhật giá cả trên thị trường được thực hiện thường xuyên. Do đó, khả năng quyết định giá bán cũng nhanh chóng. - Kinh doanh lâu năm trong ngành nên đã tạo được uy tín đối với các nhà cung ứng cũng như với khách hàng.
3.4.2 Khó khăn:
- Do là doanh nghiệp thương mại, lại ở xa nhà cung ứng nên nguồn hàng và giá bán còn phụ thuộc nhiều vào nhà cung ứng.
- Mặt bằng chưa đủ rộng để trang bị thêm máy móc để tạo mẫu mã mới cho ngành xây dựng.
- Chưa có ứng dụng cơng nghệ trong quản lý, thực hiện các nghiệp vụ chưa chun nghiệp cịn theo thói quen.
Chương 4
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÚ
4.1 Đánh giá hoạt động quản trị nhân sự:
4.1.1 Tổ chức quản trị nhân sự hiện tại ở DNTN Hưng Phú: 4.1.1.1 Cơ cấu tổ chức:
DNTN Hưng Phú là doanh nghiệp có qui mơ nhỏ nên việc tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp được thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng như sau:
GIÁM ĐỐC
P. KINH DOANH P. KỸ THUẬT P. KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH
BP BP BP BP BP KẾ KẾ THỦ
BÁN Marketing GIAO XÂY Martruss TỐN TỐN QUỶ HÀNG HÀNG DỰNG BÁN CƠNG BL
HÀNG TRÌNH THUẾ
Sơ đồ 8. Tổ chức nhân sự tại DNTN Hưng Phú
Theo cách bố trí tổ chức như trên sẽ có những ưu điểm và nhược điểm sau: - Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nắm bắt được mệnh lệnh nhanh, chính xác. - Nhược điểm: Dễ xảy ra nhiều thiếu sót trong chuyên mơn và quản lý. Do đó địi hỏi chủ doanh nghiệp phải có nhiều năng lực để quản lý toàn diện.
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.
- Chủ doanh nghiệp là người phụ trách quản lý và điều hành chung toàn doanh nghiệp. Do đó, hiệu quả kinh doanh sẽ một phần phụ thuộc vào trình độ quản lý của chủ doanh nghiệp.
- Bộ phận kinh doanh có chức năng bán hàng và giao hàng. Công việc bán hàng bao
gồm việc tư vấn bán hàng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng và giao hàng cho khách. - Bộ phận kỹ thuật phụ trách nhiệm vụ thiết kế bản vẽ, giám sát, tính dự tốn khối lượng.
- Bộ phận kế tốn làm cơng tác báo cáo thuế, theo dõi công nợ và theo dõi việc nhập kho hàng hóa.
Để cơng tác quản trị có hiệu quả, cả 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán sẽ hỗ trợ ra quyết định cho người chủ doanh nghiệp theo chức năng của mỗi bộ phận. Bộ phận bán h àng và bộ phận kế toán cũng hỗ trợ nhau làm việc, các khâu bán hàng, giao hàng và kiểm kho cũng được tổ chức liên quan chặt chẽ với nhau.
Dưới đây là bảng thống kê chi tiết về tình hình nhân sự của cửa hàng vật liệu xây dựng Hưng Phú.
BẢNG 3. TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CỬA HÀNG VLXD HƯNG PHÚ Chức vụ Số người Giới tính Trình độ Mức lương TB/tháng (triệu đồng) Thâm niên (Năm)
1. Kỹ thuật 4 Nam Đại học 4.500.000 3
2. Thủ kho 1 Nam Phổ thông 2.200.000 2
3. Kế toán
4 1 Nam Đại học 2.600.000 3
3 Nữ 2 Cao Đẳng 1 Đại học
2.000.000 2
4. Giao hàng 8 Nam Phổ thông 1.800.000 1
5. Bán hàng 4 2 Nữ Trung cấp 2.000.000 2
2 nam Trung cấp 2.000.000 2
(Nguồn: DNTN Hưng Phú)
Nhận xét :
Nhìn chung doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên có trình độ tay nghề tương đối cao, chiếm khoảng 57,14% trong đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp (đó là
những nhân viên có bằng Đại học, Cao đẳng, Trung học), còn lại 42,86% số lượng nhân viên với trình độ phổ thơng chủ yếu là nhân viên giao hàng.
Tùy theo khối lượng cơng việc nhiều hay ít hoặc tùy theo tính chất cơng việc mà phân bổ nhân viên ở từng bộ phận cho phù hợp. Theo bảng tình hình nhân sự như trên của DNTN Hưng Phú ta thấy số lượng nhân viên bố trí cho từng bộ phận tương đối phù hợp. Về trình độ, theo thơng tin từ Hưng Phú cung cấp thì các nhân viên bán hàng đã được đào tạo từ lớp Kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp là phù hợp với chuyên môn và yêu cầu cần thiết của doanh nghiệp vì tư cách của nhân viên bán hàng cũng hết sức quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh như hiện nay góp phần nâng cao doanh số bán hàng. Với các nhân viên khác doanh nghiệp đã tuyển dụng với trình độ tương ứng với từng lĩnh vực khá phù hợp, với trình độ như vậy mỗi nhân viên sẽ phát huy hết năng lực làm việc phù hợp với chuyên mơn của mình. Mức lương của mỗi nhân viên cũng được trả theo từng nhiệm vụ, trình độ khác nhau.Với cách phân bổ tình hình nhân sự, tuyển dụng trình độ nhân viên như hiện nay của doanh nghiệp là khá phù hợp đảm bảo cho việc phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.
4.1.1.2 Quyền hạn - nhiệm vụ của mỗi thành viên trong doanh nghiệp:
Chủ doanh nghiệp:
Chủ doanh nghiệp là người thành lập doanh nghiệp, đã có kinh nghiệm lâu năm (trên 10 năm) trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và có trách nhiệm chung về mọi hoạt động quản trị trong doanh nghiệp. Để quản trị tốt chủ doanh nghiệp cần có:
- Khả năng quản lý.
- Tính nhạy bén trong kinh doanh. - Tinh thần phục vụ khách hàng.
- Có uy tín với các nhà cung cấp, với khách hàng và nhân viên. - Có khả năng xử lý tốt mọi tình huống.
Nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp:
- Là người đại diện cho doanh nghiệp trong việc quan hệ với các khách hàng lớn, các nhà cung ứng và ủy quyền cho người khác làm việc đó.
- Động viên nhân viên, chăm lo cho đời sống của nhân viên, xây dựng tinh thần đoàn kết làm việc ở cửa hàng.
- Trực tiếp liên hệ với nhà cung ứng để quyết định giá bán ra cho nhân viên bán hàng và quyết định việc bán nợ cho khách hàng.
- Chủ doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết và quản lý nội dung các giấy tờ, hợp đồng, biên bản giao nhận… có liên quan.
- Chịu trách nhiệm và có quyền phân cơng sắp xếp về thời gian, ngân quỹ, nhân sự trong cửa hàng.
- Quản lý tiền bạc, tài sản của doanh nghiệp. Kế toán:
Chịu sự điều tiết trực tiếp của chủ doanh nghiệp. Hiện tại doanh nghiệp có 4 nhân viên kế tốn với nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
2 người phụ trách về tình hình cơng nợ tại cửa hàng.Cụ thể cơng việc như sau:
-Theo dõi và ghi lại những khách hàng còn nợ theo sự cho phép của chủ doanh nghiệp, khi đến hạn sẽ gửi các bảng công nợ này cho khách hàng để khách hàng thanh toán, đi thu nợ và xuất phiếu thu cho khách hàng.
- Tiếp thị, tư vấn, báo giá cho các khách hàng mua sỉ khi bảng giá sỉ có sự điều chỉnh.
- Kế tốn kiêm nhiệm vụ thủ quỹ quản lý tiền hàng khi chủ doanh nghiệp đi vắng.
2 người phụ trách về việc lập sổ sách, ghi lại rõ ràng các khoản chi phí phát sinh và doanh thu trong từng ngày theo hoạt động kinh doanh tại cửa hàng.
- Lập và lưu trữ các chứng từ, hoá đơn liên quan đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
- Biên soạn hợp đồng giao dịch, viết hoá đơn, nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định của doanh nghiệp đối với kế toán viên.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thuế và nộp thuế cho nhà nước. Thủ kho: là người giúp chủ doanh nghiệp quản lý kho hang. Thủ kho có nhiệm vụ sau:
- Kiểm kê kho hàng mỗi ngày và báo cáo số lượng đến kế toán để kế toán cập nhật và theo dõi sổ sách và đề xuất với chủ doanh nghiệp nhập hàng.
- Hướng dẫn khách xem hàng trong kho.
Nhân viên kỹ thuật: gồm có 4 nhân viên làm việc tại cửa hàng. Trong đó: - 1 người thiết kế bản vẽ.
- 1 người giám sát.
- 1 người tính dự tốn khối lượng.
- 1 người tư vấn khách hàng đối với sản phẩm cần có kỹ thuật hướng dẫn. Quyền hạn và trách nhiệm của họ như sau:
Quyền hạn: có quyền nêu ý kiến, nêu thắc mắc với chủ doanh nghiệp về những khó khăn khi thực hiện cơng việc khơng kịp lúc.
Trách nhiệm:
- Mỗi người làm phần việc chun mơn được giao phó theo chức năng trên. - Chấp hành tốt nội quy an toàn trong lao động.
Nhân viên giao hàng:
Quyền hạn: có quyền đề xuất ý kiến của mình và thắc mắc với chủ doanh nghiệp về công tác giao hàng.
Nhiệm vụ: